Por que os eventos híbridos são o futuro

Nos últimos anos, os eventos híbridos viram um aumento na popularidade.

As estatísticas mostram que mais de 25% dos gerentes de negócios e eventos realizarão entre cinco e dez eventos híbridos por ano, com um crescimento estimado de 34% nos próximos anos.

Além disso, mais de 63% das empresas com 2.000 a 5.000 funcionários possuem eventos híbridos em suas carteiras.

Para encurtar a história, eventos híbridos estão decolando. As empresas estão hospedando-os e as pessoas estão indo para eles.

Eles surgiram em todos os lugares, em todos os setores e mercados, desde pequenas reuniões locais, empresas de pequeno porte a internacionais e, em seguida, grandes conferências globais.

Há muitas razões para essa popularidade, assim como há muitas razões pelas quais você deve pensar em como os eventos híbridos podem funcionar para o seu negócio.

O que são eventos híbridos?

Um evento híbrido é um evento que mistura as fronteiras do mundo físico e digital.

A forma mais típica de evento híbrido é um evento presencial que também incorpora elementos virtuais, dando aos participantes a opção de participar de qualquer maneira ou até mesmo de ambas!

Esse tipo de evento foi possível graças aos recentes avanços na tecnologia que permite que os organizadores usem uma variedade de plataformas e ferramentas digitais em um ambiente de evento que amplifica o engajamento e pode permitir a acessibilidade do evento de todo o mundo.

No entanto, é fácil cair na armadilha de acreditar que eventos híbridos são eventos simples ou uma variação personalizada de outro tipo de evento.

Por exemplo, um evento híbrido não é um evento físico, presencial, simplesmente transmitido ao vivo para a Internet para que as pessoas sintonizem e assistam.

Também não é um evento presencial com um complemento virtual, nem um evento presencial ao vivo com conteúdo sob demanda, como você encontraria em uma convenção ou feira.

Um evento híbrido é muito mais do que isso, e é por isso que eles estão se tornando o futuro.

É importante ressaltar que esses eventos são projetados especificamente em todos os aspectos para impulsionar o envolvimento do público, independentemente de como eles estejam participando.

A forma como um evento híbrido é configurado naturalmente impulsiona a ação do público.

Claro, esses eventos se baseiam no que os eventos tradicionais oferecem. No entanto, embora possam incluir segmentos em que o público se sentará e ouvirá um palestrante, eles também podem acessar atividades muito mais envolventes.

Por exemplo, eles podem se movimentar e explorar, participar de sessões interativas ou jogar – tudo isso enquanto estão conectados a outras pessoas fazendo o mesmo.

A TwitchCon é um exemplo fantástico disso.

Leia também; guia passo a passo sobre como hospedar seu próprio evento híbrido

Como o TwitchCon é um evento híbrido?

É claro que, sendo uma plataforma de transmissão ao vivo de alto nível, você não ficaria surpreso se eles se concentrassem em oferecer apenas experiências virtuais, pois é aqui que seu público se baseia.

No entanto, o Twitch faz um trabalho fantástico ao oferecer eventos da vida real em todo o mundo, misturando-os com experiências virtuais.

Durante os eventos ao vivo, realizados em Amsterdã e San Diego, fãs e streamers vêm para interagir uns com os outros, hospedam painéis e meet-and-greets, desfrutam de entretenimento e eventos ao vivo e participam de torneios.

Imagine ser alguém que assiste ao Twitch na maioria dos dias como sua forma de entretenimento e você tem sua coleção de streamers favoritos. Depois, há um evento onde você pode conhecer esses streamers, explorar novos, fazer perguntas e jogar com eles.

Não há forma de evento que possa se comparar.

Isso é muito mais envolvente do que um evento tradicional em que alguém se senta na platéia, assiste e depois vai para casa. Esses espectadores podem passear, explorar e conhecer pessoas – tudo isso enquanto sentem que fazem parte de algo maior.

Destaques do evento TwitchCon 2019

Claro, se você não puder comparecer ao evento físico por qualquer motivo, isso não é um problema. Você ainda pode participar do mundo digital e experimentar muito do que está acontecendo à medida que acontece.

Nesse caso, o Twitch também oferece uma variedade de experiências virtuais, transmite o evento, possui recursos para participação do público online e assim por diante.

Mas não acredite que a indústria do entretenimento é a única limitada a eventos híbridos de sucesso. O mundo está vendo tantos em tantas indústrias em todo o mundo. Alguns dos melhores incluem;

• Eventos especiais da Apple
• WEC Grapevine
• Conferência de Capacitação
• FinCon
• B2B Summit América do Norte
• Entrada hospedada pelo Hubspot

Leia também; Ideias de marketing para eventos virtuais.

Quais são os benefícios dos eventos híbridos?

Embora os eventos híbridos tenham alguns benefícios bastante claros, você deve saber quais são eles. Com clareza, você pode aproveitá-los ao máximo ao aplicar o conceito ao seu próprio crescimento e empreendimentos comerciais. Portanto, você pode desfrutar de maior sucesso.

Alguns dos benefícios dos eventos híbridos incluem:

Uma diferença de custo e ROI

Não é verdade que eventos híbridos sejam mais acessíveis para sediar do que eventos tradicionais. O equívoco é que você hospeda um evento físico menor e depois o transmite ao vivo, o que conta como um evento híbrido.

Isso, como discutimos acima, não é o caso.

Na realidade, sim, os custos de um evento híbrido podem ser altos, especialmente quando você considera todos os aspectos envolventes do seu evento, o entretenimento e toda a tecnologia e software necessários para torná-lo híbrido.

No entanto, embora o custo inicial seja alto, o ROI também é.

Se você deseja lucrar, pode, em teoria, reduzir seu evento físico e ampliar o lado virtual das coisas. Isso pode economizar dinheiro ao promover os melhores aspectos de um evento híbrido.

Os eventos híbridos não se restringem ao ROI por meio de patrocínios (mais sobre isso em breve) e vendas de ingressos físicos para o evento físico. Você pode abrir as portas para membros do público em todo o mundo, veicular anúncios no espaço digital e muito mais, proporcionando um retorno muito maior.

Isso nos leva muito bem para o próximo benefício.

Maior alcance e atendimento em uma escala potencialmente global

Como você não está mais limitado àqueles que podem comparecer fisicamente ao seu evento, você abre seu alcance para pessoas em todo o mundo que podem participar virtualmente. Isso aumenta drasticamente o alcance do seu evento.

Um local físico pode acomodar apenas 5.000 pessoas, mas um evento híbrido é potencialmente ilimitado.

Isso é fantástico para as empresas, pois permite que elas se conectem a um público maior, levando a mais vendas e conversões.

Maiores oportunidades de patrocínio

As oportunidades de patrocínio são bastante limitadas quando você organiza um evento físico. Por exemplo, uma feira em um setor específico só atrairá patrocinadores do mesmo setor.

Por outro lado, os eventos híbridos oferecem a oportunidade de abrir seu evento para patrocínios de todo o mundo, o que pode ajudá-lo a cobrir os custos do seu evento e até obter lucro.

Muitos patrocinadores maiores reconhecem o quão benéfico um evento híbrido pode ser por esses motivos exatos, o que significa que é muito mais provável que eles queiram se envolver com o evento que você está organizando.

Por exemplo, em vez de apenas colocar um banner no topo do palco ou qualquer outro marketing de patrocínio analógico usado em eventos tradicionais, você tem mais opções, como;

• Montagem de um estande virtual ou espaço de patrocínio digital
• Permitindo a oportunidade para o patrocinador fazer uma apresentação por videochamada
• Fornecer seus próprios alto-falantes ou marca de interface do usuário
• Hospede determinados segmentos dos eventos

Mantendo nosso tema de videogame, o Campeonato Mundial de League of Legends faz um trabalho fantástico nisso.

Em poucas palavras, as finais do Mundial ocorrem em um local com público físico. Eles têm uma multidão, palco principal e comentaristas, mas todo o evento é transmitido ao vivo para um stream com um bate-papo ao vivo, geralmente com mais de 500.000 espectadores em tempo real.

Durante o evento, a KitKat, marca de barras de chocolate, tem uma seção chamada 'Faça uma pausa', lembrando os espectadores de fazer uma pausa no que estão fazendo, algo que é falado durante a transmissão virtual, geralmente envolvendo uma enquete ao vivo que os espectadores pode votar em vários tópicos divertidos.

Isso fornece ao KitKat um alcance massivo e garante que seu patrocínio valha a pena.

Maiores taxas de engajamento

Os eventos híbridos fornecem uma variedade de ferramentas de engajamento que você pode usar para manter seu público engajado durante todo o evento. Isso inclui chatbots, mídias sociais, transmissão ao vivo e assim por diante.

Quanto mais engajadas as pessoas estiverem, mais envolvidas com o evento elas estarão e mais memorável será a experiência e, portanto, sua marca será.

Potencial de marketing massivo

Os eventos híbridos permitem que você divulgue seu evento para um público mais amplo e o promova por meio de vários canais. Isso pode ajudá-lo a aumentar a participação, o engajamento e as conversões.

Além disso, como há tanta tecnologia que pode estar envolvida em um evento híbrido, você terá muito conteúdo para incorporar. Por exemplo, se você tiver gravações de uma palestra, várias perguntas e respostas e outras formas de conteúdo do evento, tudo isso pode ser reaproveitado em conteúdo real e valioso para ajudar a expandir seus negócios.

Estamos falando;

• Postagens no blog
• Vídeos do YouTube
• Curtas Instagram/FaceBook
• Postagens médias
• Postagens nas redes sociais
• Conteúdo de podcast

E muito mais. E já que você já tem um público para esse conteúdo.

Como começar com eventos híbridos

Se você está tentado pela ideia de sediar seu próprio evento híbrido (e quase certamente deve estar pelo menos interessado na ideia), mas não sabe ao certo por onde começar, não se preocupe, vamos falar sobre isso agora.

1. Tenha uma ideia

O primeiro passo é ter uma ideia para o seu evento. Isso pode ser qualquer coisa, desde uma conferência a um workshop ou um encontro. Depois de ter sua ideia, é hora de começar a planejar.

O truque aqui é ser criativo e pensar fora da caixa. Seja único e interessante. Crie uma ideia para um evento que as pessoas vão olhar e dizer: “uau, isso parece legal/informativo. Eu quero fazer parte disso.”

Já se foram os dias de contratar um palestrante de alto nível e levá-lo a realizar o evento. Em vez disso, você precisa criar maneiras de tornar o evento o mais envolvente possível e, portanto, memorável.

2. Planeje seu evento

Assim como faria com qualquer outro evento, você precisa planejar o que vai fazer e como vai executá-lo. Isso significa analisar datas, locais e configurações digitais. Quando você quer as pessoas e por quanto tempo? Qual tema você está escolhendo, qual roupa é necessária e assim por diante?

Eu poderia ficar o dia todo falando sobre como planejar um evento, mas isso é outro jogo, então vou deixar isso para você. Por enquanto, lembre-se de planejar seu evento como faria com qualquer outro tipo de evento.

Aqui está o meu guia completo sobre como planejar e executar seu próprio evento híbrido.

3. Considere as ferramentas de eventos híbridos que você precisará

Como mencionei, muita tecnologia está envolvida no sucesso de eventos híbridos. Isso significa que você precisará considerar as ferramentas necessárias para tornar seu evento um sucesso.

Algumas das ferramentas que você pode precisar incluem;

• Uma plataforma híbrida de hospedagem de eventos (ou plataforma de transmissão ao vivo)
• Software de videoconferência
• Aplicativo de eventos híbridos
• Ferramentas de mídia social
• Ferramentas de marketing

Você pode encontrar e usar ferramentas separadamente, dependendo do que está tentando alcançar. No entanto, se você deseja facilitar as coisas e manter tudo organizado, pode valer a pena usar uma plataforma de gerenciamento de eventos como o EventEngage, que pode ajudá-lo a criar uma experiência completa da maneira mais eficaz possível.

Mas, você precisará pesquisar essas ferramentas e decidir quais são as melhores para seu evento e seu orçamento. Depois de ter uma boa compreensão das ferramentas que você precisa, é hora de começar a planejar seu evento.

Nossa Recomendação ; EventEngage

4. Crie uma linha do tempo

Criar uma linha do tempo de todo o seu evento do início ao fim é uma ótima maneira de ajudá-lo a visualizar como será o dia e o que você precisará para torná-lo um sucesso. Isso funciona como sua base para o evento e, embora possa ser ajustado, é o seu manuscrito para o(s) grande(s) dia(s).

Não se esqueça de incluir detalhes e horários essenciais como uma visão geral, incluindo:

• A data e hora do seu evento
• O formato do seu evento
• Os tópicos que você abordará
• Os alto-falantes que você alinhou
• As ferramentas de eventos híbridos que você usará

Depois de ter todas essas informações em um só lugar, será muito mais fácil começar a planejar e organizar seu evento.

5. Promova seu evento

O próximo passo é começar a promover o seu evento. É aqui que todo o seu trabalho árduo será recompensado e você começará a ver as pessoas se registrando no seu evento.

Existem algumas das melhores maneiras de promover seu evento;

1. Crie uma página de destino
2. Envie campanhas de e-mail marketing
3. Use as mídias sociais
4. Publicar um comunicado de imprensa
5. Execute um boletim informativo
6. Crie uma campanha de mídia social
7. Crie tráfego orgânico
8. Invista no marketing de influência

A chave é começar a promover seu evento o quanto antes e usar vários canais específicos para melhor atingir seu público-alvo.

6. Organize seu evento híbrido!

E é isso! Depois de seguir todas essas etapas, você estará pronto para sediar seu próprio evento híbrido. Apenas lembre-se de relaxar e se divertir. Eventos híbridos são muito divertidos e podem ser uma ótima maneira de se conectar com pessoas em todo o mundo. Boa sorte!

Resumo

Eventos híbridos são o futuro. Eles oferecem às empresas uma riqueza de benefícios. Como uma empresa ou organização interessada em criar uma comunidade em torno de sua empresa e se envolver com as pessoas mais importantes, talvez seja hora de pensar em como os eventos híbridos podem funcionar para você.

Confira EventEngage para ver como você pode começar.