Perguntas e respostas: Por que o gerenciamento de projetos é importante?

Quando se trata de projetos de transformação digital, o gerenciamento de projetos é um aspecto importante para garantir que suas implementações de tecnologia sejam adotadas com o mínimo de problemas possível.

Na Impact, supervisionamos muitos projetos de DX e, ao longo dos anos, passamos por uma transformação substancial, então sabemos algumas coisas sobre gerenciamento de projetos.

Conversamos com Alex Park, diretor do Program Management Office da Impact, para discutir o que o gerenciamento de projetos significa hoje e por que empresas de todos os tamanhos se beneficiam de PM de qualidade em suas implementações.

Vamos pular direto.

Qual a importância da relação entre iniciativas de transformação digital e gestão de projetos?

AP: Absolutamente imperativo. Historicamente, projetos de todos os tipos sofreram com problemas de orçamento, escopo e alinhamento. À medida que os esforços se unem em torno da transformação digital (DX) – reunindo o antigo com o novo – esses riscos históricos são ampliados significativamente.

Como o gerenciamento de projetos se beneficia das ferramentas digitais?

AP: Na minha experiência, o conjunto de ferramentas certo é tão bom quanto os dados subjacentes que impulsionam a execução do trabalho. Com um esboço de projeto adequado e um bom alinhamento de responsabilidades, muitas tarefas tradicionais de gerenciamento de projetos podem ser automatizadas, desde que todos os membros do projeto contribuam com seus pontos de dados para o conjunto de ferramentas.

Os lembretes de fluxo de trabalho podem automatizar as solicitações de atualização de “check-in de tarefa” e “atribuição de item em aberto”. Quando os portões de decisão ou aprovação são alcançados, os fluxos de trabalho automáticos podem ser pré-programados para enviar e atualizar em um determinado cronograma.

Os dados relevantes subjacentes incluem itens como orçamento do projeto, integridade do cronograma, equipe de recursos, itens em aberto, marcos e muito mais - todos os quais podem ser relatados.

Muitos projetos DX são considerados fracassos pelas empresas quando seus resultados esperados não são atendidos. Onde você acha que as empresas tendem a errar em sua abordagem quando se trata de resultados?

AP: A falta de liderança executiva, alinhamento e adesão contínua são o início dos problemas em nossa experiência.

Trazer todas as partes envolvidas à mesa para discutir objetivos, principais requisitos de negócios, métricas de sucesso e indicadores de desempenho é vital para iniciar um esforço de DX, mas é ainda mais crucial continuar reavaliando tudo isso de forma consistente ao longo do projeto.

O cenário de negócios está em constante mudança e requer uma abordagem iterativa consistente para permanecer alinhado com as metas e objetivos atuais da liderança executiva e dos gerentes de negócios – basta olhar para o ano passado para ver a rapidez com que as circunstâncias podem mudar.

Da mesma forma, muitas organizações não consideram o tempo de recursos necessário para implementar uma mudança de cultura. Tempo de recurso não apenas de gerenciamento e liderança, mas de usuários finais diretos que fornecem feedback vital de usabilidade.

Além disso, as habilidades técnicas e gerenciais dedicadas necessárias para efetivamente arquitetar, coordenar, implementar, iterar e entregar soluções que respeitem os objetivos definidos são frequentemente subestimadas pelas empresas, o que é uma das razões pelas quais as pessoas nos procuram em primeiro lugar.

Como o gerenciamento de projetos eficaz ajuda a aliviar esses problemas sobre as abordagens atuais entre as PMEs?

AP: O gerenciamento de projetos pode ajudar a mitigar alguns desses problemas no lado da entrega, se as métricas e os requisitos relatados estiverem atualizados e alinhados com as expectativas da liderança e do gerenciamento.

Se essas conversas de alinhamento nunca acontecerem, ou se não acontecerem de forma consistente e iterativa ao longo da jornada de DX da empresa, não importa quão bem os recursos sejam atribuídos ou quão estritamente o plano adere a um cronograma de implantação, o projeto ainda seria um falha.

O que as empresas devem considerar ao fazer o gerenciamento de projetos internamente versus contratar um terceiro?

AP: Como tudo o mais, há uma análise de custo-benefício de talento versus conhecimento que uma empresa precisa realizar para entender o que faz sentido para sua organização.

Algumas perguntas que as empresas devem se fazer são; quanta atividade de negócios envolve o trabalho relacionado ao projeto? Que tipos de projetos estão sendo desenvolvidos? Se o talento técnico é terceirizado; e quais são os recursos de seus recursos de gerenciamento interno em comparação com um terceiro disponível?

Em seguida, você tem outras considerações sobre a execução do projeto, como prazos do projeto, recursos de entrega para esses prazos, compartilhamento de responsabilidades entre as partes interessadas, patrocínio executivo e medição e relatório de resultados.

Em outras palavras, se uma empresa pode confiar em todos os vários aspectos necessários para entregar um projeto, isso é ótimo. No entanto, se uma empresa sentir que não tem capacidade ou capacidade para implantar um projeto DX, pode valer a pena procurar ajuda externa de terceiros.

Ao contratar um terceiro para gerenciar um projeto DX, o que você sugere que os prospects procurem em um MSP?

AP: Exposição e experiência nas plataformas, processos ou sistemas envolvidos em um esforço de DX em uma empresa.

Na Impact, usamos as operações internas como nosso banco de testes para todas as soluções que construímos para nossos clientes.

Além da experiência técnica adequada e da metodologia e experiência adequadas de gerenciamento de projetos, uma empresa deve procurar um parceiro que possa entender seus objetivos executivos – ou ajudar a orientá-los – construir facilmente relatórios em torno desses indicadores que os informarão se esses objetivos estão no caminho certo, e que tem um processo de entrega de projeto estabelecido e maduro que fornece informações consumíveis em tempo real relacionadas a riscos, decisões, problemas, cronogramas, marcos, orçamento e desempenho do projeto e do portfólio como um todo.

O escopo da transformação digital aumenta a cada ano e as iniciativas estão mais disponíveis para empresas de todos os tamanhos hoje. Com isso em mente, qual será a importância do papel dos gerentes de projeto em 2021 e além e o que isso significa para as empresas que desejam digitalizar?

AP: Os gerentes de projeto convertem as metas de negócios em fases e, em seguida, dividem essas fases em entregas pequenas.

Eles traduzem o discurso de negócios para uma linguagem técnica que pode ser interpretada e executada por outros recursos, criam relatórios com base nos principais dados da métrica de desempenho para visualizar o progresso do projeto para liderança e gerenciamento e trabalham para manter todos os recursos na tarefa/programação e comunicar ajustes quando e onde necessário para cima e para baixo na cadeia de comando.

Sabendo que o DX normalmente cruza vários silos de clientes, coordenar e gerenciar todas as partes interconectadas é mais importante do que nunca e vital para um esforço de DX abrangente e estratégico.

Há alguma circunstância em que você recomendaria que uma empresa não contratasse um gerente de projeto?

AP: O custo da equipe de gerenciamento de projetos não pode ser maior do que o valor que a equipe traz para a organização.

Como uma organização define 'valor' é flexível neste contexto.

Organizações sem muitos processos definidos ou uma boa divisão de responsabilidades de trabalho podem não perceber os benefícios de um gerente de projeto. As organizações que não têm liderança executiva ou alinhamento de gerenciamento não se beneficiariam totalmente de um gerente de projeto, pois os esforços que o GP lideraria seriam confusos em termos de escopo, objetivo de resultado etc.

Nesses casos, o foco precisa ser colocado na visão executiva e na liderança e, em seguida, um PM pode ajudar a orientar as iniciativas quando houver uma boa direção.

Quais são seus pensamentos e recomendações finais para líderes de negócios que não têm certeza se precisam de um gerente de projeto dedicado para suas iniciativas?

AP: Antes de contemplar se o gerenciamento de projetos está retendo seus objetivos e esforços, verifique a realidade se você fez um bom trabalho definindo seus objetivos “INTELIGENTEmente” – específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes, oportunos – qual é o objetivo explícito que você é fora para alcançar?

Depois de entender seu objetivo final, trabalhe com seus líderes de gerenciamento de negócios para identificar os principais requisitos operacionais (OKRs) para cada unidade.

Depois de ter uma boa compreensão e estrutura dessas áreas, você pode pensar em empregar um gerente de projeto para ajudar a formalizar essas metas e OKRs em um plano de entrega de estrutura com marcos e entregas.

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) podem então ser coletados da gerência e liderança para avaliar o sucesso dos OKRs, e os relatórios correspondentes agregam esses dados para avaliar o status de um projeto.

A longo prazo, o gerenciamento de projetos e o alinhamento da organização são necessários para garantir que os esforços de entrega no lado do projeto se alinhem consistentemente com as metas de negócios do lado da liderança.

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