Como escrever uma política de empresa eficaz para o seu negócio
Publicados: 2021-11-18Administrar uma empresa pode ser como caminhar por um campo minado. A qualquer momento, você pode se deparar com questões que se revelarão explosivas para sua empresa.
Incidentes ocorrem em todas as empresas, mas uma política da empresa pode ajudá-lo a se recuperar.
Como tal, estamos cientes de que escrever políticas e procedimentos pode ser chato e tedioso. Mas confie em nós, se você tiver uma política eficaz em vigor, manterá seus funcionários seguros – profissionalmente, pessoalmente, fisicamente e legalmente.
E se você é proprietário de uma empresa ou gerente de RH procurando criar políticas de empresa que realmente façam a diferença, não procure mais. Reunimos algumas dicas importantes que você pode usar para preparar, redigir e implementar políticas adequadas ao seu modelo de negócios.
Mas antes de começar, é importante entender por que você pode precisar criar sua própria política da empresa.
Por que é importante escrever uma política da empresa?
Existem várias razões pelas quais todas as empresas devem criar e implementar políticas que seus funcionários devem seguir.
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Ótima primeira impressão para novos funcionários
De acordo com estudos, 22% da rotatividade de funcionários ocorre durante os primeiros 45 dias de trabalho, então a primeira impressão é tudo. Uma das primeiras coisas que os novos funcionários devem receber são todas as políticas relevantes da empresa. A integração de novos funcionários com as principais metas e objetivos desde o início definirá o tom e o ritmo de seu emprego.
Todos estão na mesma página
Uma política da empresa é uma oportunidade única para garantir que todos os funcionários estejam na mesma página quando se trata de metas, valores e regras da empresa.
Reduz o Estresse
Quando os funcionários seguem uma política, é menos provável que cometam erros desnecessários, mal-entendidos. Isso torna o trabalho menos estressante para os funcionários e a gerência.
Todas as decisões são justas
Se todos os funcionários forem obrigados a ler, aceitar e seguir a mesma política da empresa, eles estarão trabalhando em um ambiente justo e correto. Ninguém é punido arbitrariamente.
Oferece Segurança Jurídica
Uma política da empresa pode fazer com que seus funcionários se sintam em boas mãos, especialmente se declarar claramente seus direitos e deveres. Uma política que promova a responsabilidade e a gestão do relacionamento com os funcionários melhora a transparência em todos os setores.
Melhora a Lealdade dos Funcionários
Uma política da empresa pode garantir que os trabalhadores permaneçam dedicados à causa da empresa, especialmente se os benefícios dos funcionários estiverem incluídos.
Em vários setores, um grande número de novos funcionários é notório por não ler as políticas da empresa (como manuais do funcionário) durante a integração. Isso fica evidente no infográfico acima.
Como preparar uma política da empresa
Infelizmente, você não pode simplesmente começar a escrever e esperar ter uma política perfeita como resultado final. Os proprietários de empresas precisam preparar cuidadosamente exatamente o que incluirão e como expressarão isso a todas as partes necessárias. Colocar as seguintes etapas em prática pode fazer toda a diferença.
Todas as partes devem concordar em desenvolver a política da empresa
Quer você tenha iniciado um negócio de construção ou um hotel, a gerência e os funcionários precisam expressar apoio unânime à política proposta da empresa. Razões válidas devem ser apresentadas para defender a política em questão. Uma vez acordado por todas as partes, o planejamento real pode começar.
Reúna uma equipe de elaboração de políticas da empresa
A política da empresa deve ser sempre um esforço colaborativo. Quanto mais pessoas contribuírem com ideias, mais unificada será a mensagem final da política. Mas você não pode simplesmente recrutar qualquer um para o trabalho. É importante usar bons gerentes e funcionários que sejam especialistas no assunto em questão.
Crie uma estrutura de política corporativa padrão
Uma das peças de preparação mais importantes a serem implementadas é garantir que a empresa tenha uma estrutura de política corporativa padronizada. Essa estrutura vai variar de acordo com a necessidade da empresa, mas independente se você é gerente de varejo ou encanador, ela deve incluir os objetivos da política, as diretrizes e a quem ela se aplica.
Crie uma lista de prioridades
Pode ser necessário criar várias políticas da empresa abrangendo uma ampla variedade de tópicos e necessidades. Portanto, para evitar que a equipe de criação de políticas da empresa fique sobrecarregada, tente priorizar as políticas na ordem de qual delas sua empresa precisa primeiro. Qualquer política que forneça benefícios de curto prazo deve vir em primeiro lugar na lista de prioridades. Esteja você treinando a equipe de limpeza ou gerenciando os trabalhadores do fabricante, é necessário debater quais políticas precisam de atenção imediata.
Faça sua pesquisa
Você precisa fazer sua lição de casa antes de começar a escrever uma política da empresa. Ter um conhecimento profundo sobre sua empresa e os tópicos que você deseja cobrir na política é fundamental. A pesquisa também pode ajudar a melhorar as políticas da empresa que já estão em vigor, preenchendo as lacunas com informações relevantes.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais você pode realizar pesquisas para uma política da empresa:
- Consulte especialistas sobre temas relevantes.
- Realizar pesquisas da empresa e entrevistar funcionários.
- Mantenha-se atualizado com as leis mais recentes que são relevantes para as políticas que você deseja criar/atualizar (como leis de intervalo para refeição e descanso por estado).
Como escrever uma política para sua empresa
Ao falar sobre como redigir uma política para sua empresa, é importante garantir que você marque todas as caixas e inclua todos os detalhes que tanto o empregador quanto o funcionário devem seguir.
De um modo geral, os empregadores devem considerar a inclusão dos seguintes componentes em todas as políticas da empresa.
Declaração de propósito
Isso explica ao leitor por que a empresa está implementando a política para começar e os objetivos que pretende alcançar ao usá-la.
Seção de especificações
Esta parte da política da empresa inclui regras específicas, diretrizes e mudanças regulatórias que os funcionários devem seguir. Por exemplo, “Espera-se que os funcionários usem uniformes da loja de segunda a sexta-feira. Os funcionários estão autorizados a seguir um código de vestimenta casual de negócios aos sábados.”
Seção de Implementação
Esta seção indica claramente quais partidos devem seguir a política e os meios pelos quais eles podem segui-la. “Gerentes de restaurantes podem determinar se o traje é apropriado ou não.”
Data efetiva
A data em que a política da empresa entra em vigor. Por exemplo, “Todas as partes estão sujeitas a seguir esta política a partir de 1º de janeiro de 2024.”
Glossário
Uma lista de termos comuns usados em toda a política da empresa, incluindo definições. Por exemplo, “uniforme: traje profissional fornecido pela empresa varejista”.
Vale a pena notar, porém, que uma apólice não deve ser confundida com um contrato ou uma lista de regras rígidas que devem ser seguidas exatamente como estão escritas. Uma política da empresa deve ser escrita com linguagem flexível, tornando-a fácil e acolhedora para os funcionários seguirem.
Como formatar e estilizar uma política da empresa
Não é apenas sobre o que você escreve na política da sua empresa. O estilo e o formato em que você o escreve também melhoram a legibilidade e, portanto, melhoram o envolvimento dos funcionários.
Aqui estão algumas dicas importantes de formatação ao escrever uma política:
- Selecione uma fonte profissional como Arial, Calibri, Georgia ou Times New Roman, por exemplo.
- Escolha um tamanho de fonte fácil de ler (tamanho 12) e consistente em todo o documento (títulos, títulos, subtítulos excluídos).
- Evite usar muitas cores para dar uma aparência profissional ao documento. Atenha-se à fonte preta em um fundo branco.
- Espace os parágrafos e seções adequadamente.
Não importa se você iniciou um negócio imobiliário ou se é um faz-tudo. Quando se trata do estilo de redação da política da empresa, há algumas coisas importantes a serem observadas:
- Escreva a política de forma clara e direta.
- Escreva na terceira pessoa – por exemplo, “he”, “she” e “it”.
- Se você estiver escrevendo sobre uma organização (por exemplo, a Organização Mundial da Saúde), certifique-se de escrevê-la na íntegra e, em seguida, inclua a sigla real (OMS) no final.
- Palavras absolutas como “irá”, “deve”, “somente”, “sempre” e “nunca” não devem ser usadas ao descrever como os funcionários devem agir. Em vez disso, os empregadores devem recorrer ao uso de termos como “geralmente”, “geralmente” e “poderia” para permitir que os gerentes sejam mais flexíveis ao lidar com diferentes situações.
Revise seu rascunho e obtenha aprovação
Uma parte vital da redação de uma política da empresa é o processo de revisão. Dê a toda a equipe de criação de políticas a chance de editar o primeiro rascunho, fornecer feedback, identificar erros e adicionar qualquer coisa que possa estar faltando.
Quando a equipe estiver satisfeita com o rascunho final, encaminhe-o para um membro executivo da empresa para aprová-lo.
Depois de formular a política da empresa, você precisa pensar em como vai implementá-la.
Use as melhores ferramentas para implementar a política da sua empresa
É crucial considerar como você compartilhará a política de sua empresa com o restante da empresa. Imprimi-lo toda vez que você contrata alguém é simplesmente entediante. Além disso, os funcionários podem facilmente perder uma versão impressa, e isso é definitivamente algo que você deseja que todas as partes tenham acesso fácil.
O Connecteam é um aplicativo de gerenciamento premiado projetado especificamente para a força de trabalho móvel – como equipes remotas e trabalhadores remotos.
Mais de 10.000 empresas de mais de 90 setores usam o aplicativo de gerenciamento de treinamento tudo-em-um da Connecteam para criar documentos e políticas e distribuí-los facilmente a todos os funcionários, não importa onde eles estejam trabalhando.
Aqui estão apenas alguns dos benefícios que o Connecteam traz:
- Se um funcionário precisar revisar uma política, ele pode simplesmente consultar o aplicativo, em vez de perder tempo com documentos em papel confusos e confusos.
- Os funcionários podem adicionar uma assinatura e fotos ao formulário digital para garantir que tudo esteja coberto.
- O Connecteam possui gerenciamento de tempo (incluindo integração com QuickBooks Online e Gusto para uma folha de pagamento tranquila), comunicação em equipe e recursos de centro de conhecimento, marcando todas as caixas para atender às necessidades da sua empresa.
- Este software de treinamento de funcionários tudo-em-um é gratuito.
A Connecteam fornece aos empresários e RH as ferramentas necessárias para digitalizar a política da empresa e atualizá-la sempre que necessário, sem necessidade de impressão.
Ensine a política da empresa para seus funcionários
O Connecteam permite que você crie sua própria base de conhecimento para toda a equipe, onde você pode anexar todas as políticas da sua empresa em tempo real. Você pode até pesquisar políticas específicas por palavra-chave. É acessível no celular do próprio funcionário para que ele tenha acesso direto à política a qualquer momento (a partir do momento em que você a atualiza).
Reduza a desordem e forneça aos funcionários recursos de aprendizagem específicos. Atribua várias bases de conhecimento a diferentes departamentos, bem como várias seções com pastas, subpastas, itens e arquivos.
Comunique-se com sua equipe sobre a política da sua empresa
Uma etapa para implementar uma política da empresa que muitas vezes é negligenciada é comunicá-la de forma eficaz aos seus funcionários. Não basta simplesmente impor políticas aos funcionários de uma empresa. Você precisa transmitir claramente o valor da política e por que é importante para todas as partes segui-la em primeiro lugar.
Embora reuniões, memorandos e e-mails sejam formas válidas de atualizar os funcionários, o software de engajamento de funcionários pode tornar a comunicação mais eficaz e eficiente.
O Connecteam também permite que os gerentes enviem atualizações simples e envolventes da empresa que os funcionários possam apreciar e entender, usando imagens, vídeos e outros arquivos. Além disso, eles podem ver quais funcionários leram a atualização e acompanhar facilmente com lembretes ou por meio do bate-papo 1:1, se necessário.
Carregue a política da sua empresa e atualize seus funcionários em qualquer lugar
Atualize a política da sua empresa
Mesmo depois de terminar de escrevê-la, revisá-la e implementá-la, sua política ainda não está definida. Deve ser um documento vivo que você atualiza à medida que avança.
Isso se aplica especialmente quando governos e estados aprovam novas leis que podem afetar sua empresa. Por exemplo, se o salário mínimo no estado em que sua empresa está localizada mudar, convém incluir na política de sua empresa como a empresa lidaria com isso no futuro. (E assim que você atualizar a política no Connecteam, todos os seus funcionários terão a versão mais recente e atualizada.)
Perguntas frequentes sobre a política da empresa
O que é exatamente uma política da empresa?
Em geral, uma política da empresa é um documento que inclui instruções sobre como fazer certas coisas em seu negócio corretamente.
As políticas da empresa ajudam a moldar as decisões que os empresários e funcionários tomam diariamente. Pode influenciar vários aspectos da vida da empresa, como ética de trabalho, cultura da empresa, comportamento no escritório e saúde e segurança.
Cada empresa exige seu próprio conjunto exclusivo de políticas, dependendo dos objetivos que definiu, tanto de curto quanto de longo prazo, bem como de sua missão abrangente.
Quais exemplos de políticas da empresa minha empresa deve usar?
O setor em que sua empresa está inserida e as necessidades de sua empresa determinarão que tipo de política empresarial você precisa criar. E há tantos exemplos diferentes de políticas da empresa. Embora nem todos se apliquem à sua empresa específica, muitas das seguintes políticas corporativas podem ser encontradas na maioria das empresas, de alguma forma:
- Políticas de segurança no local de trabalho (com base nas leis municipais/país/estaduais/federais)
- Conduta do funcionário (código de vestimenta, política de assédio, procedimentos de segurança, comportamento apropriado)
- Descrições de emprego
- Política de pessoal (horas de trabalho, termos de emprego, salários estaduais, salário/bônus, férias/licença médica/maternidade, seguro/benefícios, plano de aposentadoria)
- Governança da empresa (cultura e valores da empresa)
- Estrutura da empresa (tabela ilustrando o nome de cada funcionário e em qual departamento ele trabalha)
- Política de igualdade de oportunidades/não discriminação (raça, gênero, orientação sexual, religião, cultura)
- Política de assiduidade (horários, folgas, absentismo laboral)
- Política de abuso de substâncias (álcool, drogas, tabaco)
- Política disciplinar (desempenho ruim, má conduta, desonestidade)
- Política de tecnologia (dispositivos, telefones celulares, e-mail, internet)
- Política financeira (diferentes tipos de remuneração, benefícios, pagamento retroativo, autorização de gastos)
- Política de Privacidade
- Política de atendimento ao cliente
Vale a pena notar que esta lista não inclui todas as políticas que as empresas usam. Mas muitas políticas da empresa se enquadram nos exemplos de políticas da empresa mencionados acima.
O resultado final ao escrever uma política da empresa
Como proprietário de uma empresa (ou gerente de RH), entendemos se você pode ficar sobrecarregado com todas as etapas fornecidas.
Embora isso possa parecer muito a seguir, especialmente se você estiver escrevendo sua primeira política da empresa, recomendamos que você reserve um tempo e veja o que funciona para você. Em última análise, quanto mais detalhada for a política, mais seguros estarão os membros da sua equipe. As melhores políticas da empresa levam tempo, conhecimento e mão de obra para serem construídas.
Mas uma vez que você tenha a política da sua empresa em vigor, implementá-la pode ser rápido, fácil e acessível. O uso de uma solução digital como o Connecteam permite que gerentes e funcionários tenham acesso fácil às suas políticas.
Com apenas alguns cliques, você pode baixar, ler e assinar todos os documentos relevantes. Além disso, você pode usar este aplicativo de comunicação para iniciar o diálogo sobre a política, enviar feedback para melhorá-la e enviar lembretes para garantir que todos a tenham lido e entendido.
Portanto, deixe de lado suas canetas e papel e comece a digitalizar – porque nunca foi tão fácil preparar, redigir e implementar a política da empresa.
