Zoho Workplace promete comunicação aprimorada e envolvimento dos funcionários

Os funcionários de pequenas empresas agora podem levar seus pacotes de escritório para qualquer lugar enquanto acessam e trabalham em documentos, planilhas e apresentações. O Zoho Workplace não apenas oferece acesso remoto e híbrido a ferramentas de produtividade, mas também promove a colaboração em equipe, permitindo que os membros da equipe trabalhem juntos de qualquer local realizando reuniões e webinars, além de colaborar em arquivos no espaço de trabalho.

“Queremos trazer várias formas de comunicação para o mesmo lugar, unificando os estilos de comunicação de um usuário”, diz Rakeeb Rafeek, gerente de marketing de produto líder da Zoho para aplicativos Zoho Workplace. “Seja por meio de mensagens, bate-papo por e-mail, chamadas de áudio e vídeo, reuniões ou até mesmo prefeituras, temos uma plataforma para tudo pronto no mesmo lugar dentro do Zoho Workplace.”

O que é o Zoho Workplace?

É um pacote de aplicativos de comunicação e colaboração projetados para oferecer um conjunto completo de soluções para promover a colaboração. O Zoho Workplace apresenta aplicativos para aprimorar e-mail, gerenciamento de documentos, apresentações, bate-papos e muito mais.

O Zoho Workplace inclui três conjuntos de aplicativos de software, cada um apresentando aplicativos relacionados que são integrados entre si. Alguns dos aplicativos dentro do Zoho Workplace incluem:

• Zoho Writer
• Zoho Sheet
• Zoho Show\
• Zoho WorkDrive
• Zoho Meeting
• Zoho Mail
• Zoho Cliq
• Zoho Connect

Uma equação balanceada

O Zoho Workplace, no entanto, oferece às pequenas empresas muito mais do que um conjunto de aplicativos. Para fornecer a melhor experiência de local de trabalho híbrido para seus usuários, a Zoho atualizou o Workplace para criar uma equação equilibrada. Como o local de trabalho moderno continua a evoluir em ritmo acelerado, a Zoho reconheceu que a solução de hoje pode nem ser um problema amanhã.

Após os dois anos de interrupção no local de trabalho relacionada à pandemia, a equipe da Zoho aprendeu muito sobre os desafios dos ambientes de trabalho remotos e híbridos. Por exemplo, funcionários recém-contratados que trabalham de forma totalmente remota perdem as interações com os colegas e a liderança da empresa.

“Eles acabam fazendo muito menos conexões com o empregador e os outros funcionários da empresa porque tudo é muito bem programado”, diz Rafeek. “Eles estão trabalhando sozinhos ou trabalhando em chamadas de grupo agendadas, e não há nada no meio, então há menos oportunidades de se encontrar e ter essa conversa aleatória e construir confiança.”

Idealmente, diz Rafeek, uma empresa tem um local de trabalho equilibrado. Ferramentas como o Zoho Workplace tornam isso possível, oferecendo flexibilidade para trabalhar em casa, no escritório ou onde quiserem.

Independentemente do modo de trabalho que um funcionário escolher, o local de trabalho híbrido ideal ainda deve criar oportunidades iguais para que a comunicação informal não estruturada flua. O Zoho Workplace faz isso oferecendo processos e fluxos de trabalho claros para dar mais clareza aos indicadores, eventos etc. da empresa.

Recursos do Zoho Workplace

O Zoho Workplace apresenta uma variedade de recursos integrados à plataforma para promover a comunicação em um ambiente de trabalho híbrido, incluindo:

Vários modos de trabalho

Suponha que um funcionário esteja trabalhando em um escritório e outro esteja trabalhando em um local remoto. Nesse caso, o Zoho Workplace permite que todos simplesmente cliquem em uma foto de perfil de qualquer um de seus aplicativos de colaboração para ver se outro usuário está no status remoto ou no escritório. Graças a esses status de trabalho claros, os processos de colaboração podem progredir de forma suave e rápida.

Interface de reunião

O Zoho Workplace também unificou as interfaces de configuração de reuniões para acomodar reuniões presenciais e remotas. Com a mesma interface para usuários que trabalham em qualquer modo, o software cria um processo unificado para todos. Os usuários têm a capacidade de escolher de que maneira desejam trabalhar e informar aos outros.

Check-ins integrados

Todos os produtos do Zoho Workplace permitem que os usuários façam check-in e check-out do trabalho. Em vez de sair para uma plataforma de experiência do funcionário, os usuários podem simplesmente se conectar a um aplicativo de gerenciamento de tempo e entrar ou sair do trabalho em qualquer um dos aplicativos de colaboração da Zoho.

Aprimoramentos de segurança

A segurança é um fator de grande importância para praticamente qualquer empresa moderna. Com o Zoho Workplace, os funcionários podem trabalhar remotamente sem comprometer os sistemas ou dados seguros de uma empresa. As pequenas empresas que utilizam o Zoho Workplace podem fornecer a seus funcionários a flexibilidade de trabalhar em qualquer local físico, mantendo a tranquilidade.

Gerenciamento de dispositivo

O Zoho Workplace aprimora a segurança de uma empresa adicionando controles de gerenciamento de dispositivos à plataforma. Os empregadores podem distribuir os aplicativos de colaboração que escolherem em cada dispositivo de propriedade da empresa e distribuído pela empresa. Eles também podem empregar recursos de segurança adicionais, como desabilitar capturas de tela nos aplicativos Zoho Workplace.

Análise

Uma ampla variedade de análises é incorporada aos aplicativos apresentados no Zoho Workplace. Os usuários podem acessar insights como a frequência média de cada departamento e o envolvimento dos funcionários com arquivos compartilhados. O Zoho Workplace inclui uma infinidade de inteligência e análise na maioria dos aplicativos para dar aos administradores uma mão extra para decidir quanta flexibilidade eles podem oferecer a seus funcionários.

Removendo Barreiras de Colaboração

O Zoho Workplace ajuda a criar confiança entre os funcionários removendo a barreira da colaboração. O software é projetado para permitir que a comunicação informal flua livremente dentro de uma empresa. Além de apresentar uma foto de perfil clicável de cada aplicativo de colaboração, os usuários podem adicionar comentários e responder a conversas simplesmente clicando na foto do perfil e escolhendo entre ligar para eles, iniciar um bate-papo por vídeo ou até mesmo enviar uma mensagem diretamente... documento.

O software Workplace da Zoho também ajuda a aumentar a colaboração e remover barreiras por meio do compartilhamento de e-mail. Assim que um usuário recebe um e-mail de um fornecedor ou de outro usuário, ele não precisa fazer uma captura de tela ou copiá-lo em outro programa para iniciar uma conversa com sua equipe. O Zoho Workplace cria a capacidade de ter uma conversa de mídia social por meio desse e-mail. Os usuários podem @ mencionar outros, marcá-los em uma sugestão e criar grupos, e outros podem comentar e responder ao tópico de maneira voluntária e sem sobrecarregar as caixas de entrada dos outros sempre que houver uma adição a uma conversa.

Outros aspectos do Zoho Workplace que ajudam a remover as barreiras de colaboração incluem a capacidade de fazer anotações diretas em vídeos e fóruns da empresa para permitir conversas sobre tópicos não relacionados ao trabalho. Os fóruns ajudam os funcionários que podem não se ver pessoalmente a ter discussões abertas sobre qualquer coisa no mundo em uma interface semelhante a uma mídia social.

Com os hangouts de equipe, também um recurso do Zoho Workplace, os usuários podem criar reuniões de equipe on-line com um quadro branco onde podem discutir ou até mesmo jogar em uma conversa informal, como as que ocorrem em salas de descanso físicas e salas de café. Enquanto isso, os canais de anúncio garantem que os usuários não percam nada importante que esteja ocorrendo dentro da empresa.

Melhorar o envolvimento dos funcionários

A Zoho incorporou recursos em seu produto Workplace para melhorar o envolvimento dos funcionários e aumentar a transparência. Com as prefeituras, a plataforma permite que funcionários e lideranças tenham conversas e discussões abertas. Os funcionários podem fazer perguntas e obter respostas honestas da liderança. Uma empresa pode realizar reuniões municipais por meio do Zoho Workplace em determinados horários ou com determinados departamentos.

Os chatbots adicionam clareza aos processos e fluxos de trabalho no Zoho Workplace. Os administradores da empresa podem estabelecer quando desejam enviar mensagens ou em que circunstâncias desejam alertar os funcionários. Assim, por exemplo, se um determinado tipo de despesa for aprovado, um chatbot pode enviar uma notificação instantânea aos trabalhadores que precisam dessa informação. Da mesma forma, se um ticket for atribuído, o funcionário apropriado também será notificado imediatamente via chatbot.

Com fluxos de trabalho de documentos, os usuários podem criar processos personalizados de revisão e envio dentro da empresa. Eles podem escolher quem revisa os itens em primeira mão e como as sugestões ou correções ocorrem, bem como quem assina o documento.

O gerenciamento de nuvem pode se tornar um grande obstáculo quando os funcionários estão trabalhando remotamente por meio de todos os tipos de conexões com a Internet. Como os funcionários e a gerência encontram os arquivos certos? Para resolver esse problema, o Zoho Workplace introduziu um recurso chamado gerenciamento de metadados. Sempre que um novo arquivo é carregado, os usuários podem configurar o Zoho WorkDrive para perguntar sobre as propriedades adicionais desse arquivo, como a qual cliente ele pertence ou a qual fornecedor ele se relaciona.

Os usuários também podem adicionar uma ampla variedade de informações adicionais para que os arquivos possam ser organizados e facilmente localizados.

“Queremos que todos na organização se sintam parte da decisão tomada por meio de ferramentas transparentes e da segurança de nossos produtos”, diz Rafeek. “Temos uma plataforma para tudo no mesmo lugar dentro do Zoho Workplace.”

Preços do Zoho Workplace

O Zoho Workplace oferece um conjunto completo de ferramentas necessárias para comunicação e colaboração em uma estrutura de preços competitiva. Empresas com cinco ou menos usuários têm a opção de um plano gratuito com recursos limitados. As organizações podem adicionar usuários em um plano somente de e-mail por apenas US$ 1 por mês ou escolher o plano padrão e acessar os recursos do Workplace por US$ 3 por usuário por mês, cobrado anualmente.

Quer fazer upgrade para o plano profissional com mais do que o triplo de armazenamento por usuário e 10 vezes mais espaço no WorkDrive? Ainda são apenas US $ 6 por usuário por mês. O plano profissional ainda oferece uma avaliação gratuita de 15 dias e não é necessário cartão de crédito.