Întâlniri de afaceri: 7 lucruri pe care trebuie să le evitați

Întâlnirile de afaceri pot fi pline. Cu toții am fost la întâlniri care încep târziu, care se îndepărtează de subiect, provoacă certuri și nu ajung la nicio concluzie sănătoasă. Cu toate acestea, nu trebuie să fie așa – a conduce o întâlnire bună este o artă și poate învăța oricine.

Având în vedere acest lucru, în acest articol vom analiza șapte lucruri pe care trebuie să le evitați pentru a organiza întâlniri care produc rezultate reale și pozitive.

Haideti sa crapam!

1. Întâlniri inutile

Începând cu primul lucru de luat în considerare – înainte de a convoca o întâlnire, decideți dacă într-adevăr trebuie să organizați una. A avea o întâlnire fără rost nu este doar o pierdere a timpului tău, ci a tuturor celorlalți care participă.

Harvard Business Review are un articol, care include un mic arbore decizional drăguț, care poate fi folosit pentru a vă ajuta să determinați dacă o întâlnire este alegerea potrivită.

De asemenea, asigurați-vă că aveți nevoie de contribuția celor pe care intenționați să-i invitați la întâlnire. Dacă simțiți cu adevărat că aveți nevoie de feedback extern, aflați ce aveți nevoie și cine are cunoștințele de care aveți nevoie pentru a progresa.

Nu invita persoane inutile doar pentru a face întâlnirea mai mare și să pară mai importantă. Este mult mai eficient să inviți doar pe cei care te pot ajuta să mergi mai departe. De asemenea, permite altor persoane a căror contribuție nu este necesară să își continue munca.

2. Devenirea personală

Întâlnirile de afaceri sunt doar asta – despre afaceri. Majoritatea celor prezenți vor aprecia un memento pentru toată lumea de la început să rămână pe subiect.

Amintiți-vă că, dacă nu cunoașteți convingerile, aprecierile și antipatiile tuturor celor care participă, este periculos să rătăciți pe teritoriul necunoscut al poveștilor personale. Dacă doriți o întâlnire fructuoasă și pozitivă, rămâneți la problemele importante - și asigurați-vă că participanții o fac și ei.

Asigurându-vă că nu vă îndepărtați de subiect, vă aflați într-o poziție mai bună pentru a vă asigura că nimeni altcineva nu o face. Fiți ferm în acest sens și tăiați rapid poveștile personale, reamintindu-le vorbitorilor să se concentreze pe subiectele întâlnirii.

3. Pierderea timpului

Întâlnirile care încep târziu sau se desfășoară în timp sunt nenorocirea existenței participanților la întâlnire. Pentru a evita să vă provocați această mizerie, clarificați-vă că întâlnirea dvs. va începe la timp, apoi rămâneți la promisiune. De asemenea, puteți face cunoscut faptul că oricine întârzie mai mult de cinci minute nu va avea voie să încurajeze participarea promptă.

Dacă cineva nu a răspuns pentru a vă anunța dacă participă sau nu la întâlnire, este mai bine să fiți proactiv și fie să vă verificați, fie să delegați pe cineva pentru a afla cu siguranță.

Stabiliți o agendă pe care o puteți șterge în timpul pe care l-ați alocat și respectați-o. De asemenea, împărțiți întâlnirea astfel încât fiecărui punct să i se aloce o perioadă rezonabilă de timp, spuneți tuturor care este această scală de timp și mergeți mai departe când timpul expiră.

Dacă într-adevăr există probleme nerezolvate în timpul permis, programați o urmărire cu persoanele care le pot rezolva.

4. Wing It

Pregătirea este totul atunci când vine vorba de o întâlnire de afaceri – a avea o întâlnire fără o structură predeterminată provoacă probleme. Veți descoperi că fiecare își aduce propriile subiecte pentru animale de companie, indiferent dacă sunt relevante pentru ceea ce doriți să discutați sau nu, și orice idee bună se poate îneca în zgomot.

Lucrați cu participanții din timp pentru a determina subiectele de discuție și, din acestea, creați și distribuiți o agendă, astfel încât toată lumea să știe exact ce va acoperi întâlnirea.

Dacă aveți o agendă pe care o puteți distribui înainte de întâlnire, vă puteți pregăti, la fel și ceilalți care urmează să participe. Apoi puteți organiza discuții informale înainte de întâlnire cu persoane și puteți planifica răspunsurile acestora pe baza feedback-ului lor inițial.

5. Confruntare

Discuția sănătoasă este un lucru grozav la întâlniri, dar este ușor ca lucrurile să scape de sub control. Întâlnirile implică adesea persoane cu personalități foarte diferite, iar argumentele pot apărea. Acesta poate fi semnul morții pentru o întâlnire productivă, așa că lucrați pentru a vă asigura că nu apare conflictul.

Dacă iei un ton respectuos, alții vor urma exemplul. Așa că, chiar dacă cineva aruncă fiecare jucărie din cărucior, fii adultul în conversație și abordează-o calm, dar ferm.

Dacă știți că cineva poate fi perturbator, încercați să vorbiți în avans și descrieți comportamentul la care vă așteptați. În cadrul întâlnirii în sine, stabiliți limite de timp pentru contribuțiile individuale, astfel încât, dacă cineva trece la o nemulțumire preferată, puteți rezolva cu promptitudine.

Încercați să construiți un consens folosind substantive de grup, cum ar fi „noi” și „nostru”, și subliniind provocările sau victoriile comune. Preia controlul – nu folosi întâlnirea pentru a da vina și nu tolera atacurile personale. Cu cât tonul tău este mai imparțial, cu atât le dai mai puțină pârghie celorlalți pentru a vă elibera opiniile personale.

6. Dezangajare

Adesea veți găsi una sau două persoane care se retrag de la întâlnire și încep să discute între ei. Acest lucru este extrem de perturbator și trebuie rezolvat.

Dacă trebuie, opriți întâlnirea pentru a vă concentra pe micul lor chat - acest lucru ar trebui să le atragă atenția. Când îl aveți, cereți contribuția lor la discuția principală și continuați să reveniți la ei la intervale regulate pentru a vă asigura că nu își pierd din nou urma.

Cereți oamenilor să-și închidă telefoanele. Cu excepția cazului în care există o situație de viață sau de moarte sau partenerul lor este pe cale să dea naștere, să rămână fără telefon timp de aproximativ o oră nu va fi o calamitate. Dacă toată lumea din jurul mesei își consultă e-mailurile tot timpul, este o distragere prea departe pentru majoritatea întâlnirilor.

7. Nu se urmărește

Multe întâlniri se termină – iar când se încheie, oamenii sunt rareori mai înțelepți decât atunci când au intrat în cameră. Este o mare rușine, pentru că dacă te-ai gândit cu atenție la necesitatea de a avea o întâlnire și la ceea ce vrei să discuti, vei fi în speranța unor rezultate concrete.

Pentru a le realiza, trebuie să creați un set de puncte „preluate” – o listă de acțiuni care au fost convenite în timpul discuțiilor, inclusiv detalii despre cine este responsabil pentru a se asigura că anumite probleme sunt rezolvate sau rezultatele obținute.

În cele din urmă, faceți notițe în timpul întâlnirii. Fiecare punct de pe ordinea de zi ar trebui să ajungă la o concluzie – și ar trebui să îl notați în timp ce aveți contribuția și acordul celor prezenți.

După întâlnire, redactați un raport post-eveniment care să prezinte aceste acțiuni și proprietarii lor și distribuiți-l tuturor celor care au participat. O puteți folosi apoi ca o listă de verificare pentru a vă asigura că planurile dvs. sunt conform programului.

Concluzie

Organizarea unei întâlniri de afaceri eficiente și productive este un instrument important pentru conducerea unei afaceri, dar este foarte ușor să faci greșeli. Pentru a asigura o întâlnire bună, ar trebui să:

1. Analizați dacă aveți într-adevăr nevoie de o întâlnire.
2. Evitați problemele personale.
3. Evitați gestionarea greșită a timpului.
4. Pregătește-te cu mult înainte.
5. Evita confruntarea.
6. Încurajează participarea.
7. Nu uitați să rezumați întâlnirea.

Aveți vreo idee despre ce să evitați în întâlniri? Spune-ne în secțiunea de comentarii de mai jos!