Ce este conturile de plată? Procesul și avantajele

„Conturi de plătit” este un termen pe care l-ați auzi des atunci când gestionați finanțele oricărei afaceri. Datorită rolului important pe care îl joacă în soluționarea tranzacțiilor comerciale, orice proprietar de afaceri ar trebui să aibă o idee clară despre ce înseamnă și cum se aplică propriei afaceri. În acest articol, vă oferim o explicație detaliată a conturilor de plătit și vă împărtășim câteva sfaturi practice despre gestionarea conturilor dvs. de plăți.

Termenul conturi de plătit provine din contabilitatea financiară și se referă la subcategoria de contabilitate care se ocupă cu facturarea serviciilor de către creditori, adică furnizorii, vânzătorii sau prestatorii de servicii care lucrează pentru o companie (fie ad-hoc, fie pe bază de contract). Conturile de plătit sunt în contrast cu conturile de încasat, care înregistrează și procesează serviciile furnizate de o companie clienților săi sau altor afaceri.

Scopul general al conturilor de plătit este de a menține relații bune cu furnizorii. Conturile de plată funcționează întotdeauna în strânsă coordonare cu achizițiile și se aplică sarcinii importante de a ține evidența tuturor facturilor deschise și de a le plăti la timp. Acesta este singurul mod de a vă asigura că produsele și serviciile sunt livrate la timp și că procesul de achiziție se desfășoară fără probleme.

Nu doar companiile mari trebuie să se ocupe de un număr mare de conturi de plătit. Un sistem clar de conturi de plăți ajută, de asemenea, start-up-urile și întreprinderile mici să țină evidența tuturor. La urma urmei, nimic nu este mai enervant decât să plătești amenzi restante sau să ai de-a face cu furnizori nemulțumiți.

Pe baza acestei înțelegeri inițiale, să cercetăm acum mai profund conturile de plătit!

Ce este conturile de plată (AP)?

Conturile de plătit (AP) sunt sume datorate de o organizație vânzătorilor sau furnizorilor săi pentru bunuri sau servicii care au fost primite, dar care nu au fost încă plătite. În contabilitate, AP este un cont din registrul general care reprezintă obligația unei companii de a plăti o datorie pe termen scurt față de creditorii sau furnizorii săi.

AP se poate referi, de asemenea, la departamentul sau divizia de afaceri care este responsabilă pentru efectuarea plăților datorate de companie către furnizori și alți creditori. Astfel, AP este responsabil de gestionarea AP! Vom acoperi ambele utilizări ale termenului în acest articol.

În cadrul unei companii, conturile de plătit sunt strâns legate de achiziție; include o prezentare generală a furnizorilor externi și a furnizorilor de servicii, gama lor de servicii și tipurile de procesare a comenzilor. Într-o organizație mare, ar putea exista un departament separat de conturi de plăți care se ocupă de procesele legate de facturile primite, în timp ce în întreprinderile mai mici aceasta este o funcție a contabilului/echipei de contabilitate. În acest sens, aceștia înregistrează numele complet al companiei, adresa, codul fiscal și, dacă este necesar, alte date, cum ar fi cele referitoare la reduceri, termene de plată și reduceri acordate în mod regulat.

Procesul de conturi de plată

Odată ce o organizație primește facturile de la furnizorii săi, acestea sunt de obicei paginate cu o ștampilă de chitanță pentru a documenta data în cazul copiilor tipărite, sau se folosește un sistem digital pentru urmărirea facturilor online. Conturile de plată oferă, de asemenea, fiecărei facturi primite un număr secvenţial unic. Apoi, este necesară o verificare pentru a asigura acuratețea faptelor și suma corectă facturată. În companiile mai mari, funcționarii pentru conturi de plătiți lucrează îndeaproape cu departamentele respective responsabile de comandarea bunurilor și serviciilor corespunzătoare. Rezultatul verificării facturii este documentat cu o bifă și abrevierea numelui direct pe factura de primire.

Conturile de plată asigură că toate facturile primite sunt plătite la timp. De asemenea, trebuie avut grijă să se asigure că se fac orice deduceri pentru reduceri de numerar, reduceri sau defecte de calitate. În companiile mai mari, funcționarii pentru conturi plătibile întocmesc o listă de propuneri de plată, pe care un alt angajat trebuie să o contrasemneze pentru a asigura respectarea principiului controlului dublu. Această listă conține datele bancare ale creditorilor și sumele care urmează să fie transferate. Astăzi, transferurile bancare se fac aproape exclusiv online, iar în cazul unor volume mai mari, schimbul automat de date are loc prin intermediul API-urilor.

Departamentul de conturi de plătibile se ocupă, de asemenea, de atribuirea de cont a facturii primite. Acesta creează înregistrarea de înregistrare care se adresează contului de furnizor corespunzător și unui cont de cheltuieli. Această sarcină este de o importanță deosebită, deoarece doar alocarea facturii de intrare la conturile de cheltuieli corecte asigură că sunt posibile o contabilitate și un control semnificativ raportat la costuri. La postare trebuie luată în considerare cheia de control stocată de obicei în datele de bază ale vânzătorilor. Furnizorii își facturează bunurile și serviciile cu taxele aplicabile, cum ar fi taxa pe valoarea adăugată (TVA), taxa pe vânzări, etc. În cazul TVA-ului, societatea beneficiară poate deduce sumele de TVA facturate în acest mod ca taxă aferentă din taxa pe care o plătește. povară. Ca urmare, TVA-ul din facturile primite devine un element tranzitoriu care nu afectează veniturile afacerii.

Sarcinile Departamentului de conturi de plată

După cum s-a descris mai sus, procesul de conturi de plăți trebuie să fie foarte sistematic și organizat în cadrul unei organizații . Una dintre sarcinile cele mai critice ale fluxului de lucru pentru conturile plătibile este procesarea facturilor pe care vânzătorii și furnizorii le emit companiei: așa-numitele facturi de furnizor sau facturi primite (nomim aceste „facturi” în Hiveage).

Sarcinile de bază ale departamentului de conturi de plăți includ, de asemenea:

• Menținerea evidenței principale a furnizorului
• Verificarea facturii furnizorului și atribuirea conturilor
• Introducerea facturilor furnizorilor
• Gestionarea obiectelor deschise
• Efectuarea de plăți și decontări

Un exemplu din Conturile de plătit: Contabilitatea cheltuielilor de călătorie

Una dintre activitățile care apar frecvent în conturile de plăți este procesarea rapoartelor de cheltuieli de călătorie pe care angajații unei companii le depun pentru călătoriile lor de afaceri. Aceste rambursări sunt legate de cerințe legale specifice, în special fiscale; pe de alta parte, reglementarile interne ale companiei pot contine si acorduri suplimentare care sunt mai favorabile angajatului(lor), pe care departamentul de conturi de plati trebuie, desigur, sa le ia in considerare. Aici, este sarcina departamentului de conturi plătibile să verifice articolele individuale, dacă este necesar să solicite chitanțe suplimentare, să solicite emiterea unei chitanțe de înlocuire sau să respingă cheltuielile nerambursabile. În final, se verifică raportul de cheltuieli de călătorie introdus corect cu toate chitanțele, după care se emite instrucțiunea de plată.

Beneficiile automatizării conturilor plătibile

Automatizarea conturilor de plătit și reducerea introducerii manuale a datelor pot ajuta companiile în multe feluri. Mai jos sunt cele mai importante avantaje ale software-ului de automatizare AP despre care credem că poate ajuta orice afacere:

Economii cuprinzătoare de costuri

Automatizarea AP permite economii cuprinzătoare și generale de costuri. Pe lângă reducerea costurilor cu forța de muncă asociate cu captarea datelor facturilor și procesarea manuală, companiile beneficiază și de portaluri de autoservire pentru furnizori, o reducere a facturilor duplicate (și a plăților duplicate), câștiguri crescute de reduceri de numerar (de exemplu, reduceri de plată anticipată) și eliminarea taxelor de întârziere din cauza întârzierii plății.

Optimizarea fluxului de numerar

Un proces automat de conturi de plăți care reduce procesele manuale permite o planificare precisă a nevoilor de numerar așteptate. Vizibilitatea procesului permite conturilor de plăți să își concentreze prioritățile pe activitățile care influențează cel mai mult fluxul de numerar. Drept urmare, toate facturile pot fi plătite la timp, iar reducerea dinamică a numerarului oferă furnizorilor și plăți mai la timp în schimbul reducerilor de plată, care pot genera profituri anuale semnificative. Fără automatizare, este posibil ca reducerea dinamică a numerarului să nu fie fezabilă.

Relații îmbunătățite cu furnizorii

Conturile de plătit trebuie să ajungă la o bază mare de clienți în interior și în exterior. Procesul manual necesită schimburi de e-mail și e-mail cu formulare care sunt adesea dificil de descifrat. Un proces automatizat simplifică procesarea bazată pe browser a interogărilor furnizorilor, a articolelor deschise și a aprobărilor. Procedurile sunt disponibile pe desktop-uri, tablete și dispozitive mobile, încorporând în același timp standardele de securitate corporative. Acțiunea promptă și comunicarea cu furnizorii vor îmbunătăți cu siguranță bunăvoința și relațiile pe termen lung, care sunt esențiale pentru dezvoltarea unei afaceri.

Optimizați vizibilitatea

Primirea centralizată, capturarea imediată, extragerea, validarea și rutarea datelor pentru toate tipurile de facturi promovează înregistrarea corectă a datoriilor. Este creată o cale completă pentru a verifica fiecare pas și fiecare angajat implicat în proces. În același timp, conducerea poate rezolva probleme potențiale pe măsură ce apar. Întrebările și comunicarea dus-întors sunt eliminate, deoarece angajații, echipele de management financiar și furnizorii au propriul lor acces autoservire la facturi și înregistrările plăților.

Controale și procese interne îmbunătățite

Odată cu trecerea lumii către forme electronice de facturare din cauza reglementărilor emergente, aderarea strictă la controalele interne pentru a preveni frauda și a asigura integritatea rezultatelor financiare a devenit din ce în ce mai importantă. Acest lucru a extins domeniul de aplicare al responsabilităților conturilor de plătit. Este practic imposibil să implementați în mod fiabil astfel de controale printr-un proces manual. Organizațiile cu procese AP manuale se bazează pe audituri care adaugă costuri suplimentare, având în același timp capacitatea limitată de a asigura conformitatea. Cu regulile încorporate în procesul automatizat, conturile de plătit pot reduce sarcina conformității, costurile și timpul prețios necesar pentru a menține fluxurile de lucru fără probleme.

Imbunatatire a calitatii

Un flux de lucru automatizat cu date de factură de înaltă calitate care le validează în raport cu datele ERP (sisteme de planificare a resurselor întreprinderii) asigură acuratețea și poate ajuta companiile să evite erorile (inclusiv erorile de introducere a datelor și erorile umane), întârzierile și costurile inutile. În cazul excepțiilor care necesită pași corespunzători, acest lucru se face în cadrul fluxului de lucru, mai degrabă decât într-un proces separat. Astfel de procese separate sunt adesea costisitoare, necontrolate, netestate și apar fără conformitate.

Flexibilitate operațională

Procesele de plată trebuie să sprijine strategia de afaceri. Acest lucru poate însemna creșterea volumului tranzacțiilor ca urmare a creșterii sau achizițiilor. „Schimbarea” este mult mai puțin costisitoare într-un proces automatizat decât creșterea costurilor cu forța de muncă într-un proces în mare parte manual și nestandardizat. Automatizarea facilitează, de asemenea, externalizarea funcțiilor. Procesul poate fi extins cu ușurință în cazul fuziunilor și achizițiilor, oferind eficiență la un cost redus.

Conturi simplificate de plătit cu Hiveage

Ca serviciu de facturare, Hiveage oferă posibilitatea de a ține evidența facturilor primite și de a le organiza eficient. Facturile primite se numesc „Bills” în Hiveage. Folosind funcția de facturi, puteți înregistra facturile pe care le primiți de la vânzătorii și furnizorii dvs. - propriul departament mic de plăți

Începeți prin a completa informațiile esențiale, cum ar fi numele vânzătorului, adresa, detaliile articolului și taxele. De asemenea, puteți atașa factura originală la o factură în Hiveage, ceea ce vă ajută să vă organizați toate înregistrările într-o singură locație.

Dacă sunteți o companie mai mare, cu o echipă care se ocupă de conturile dvs., este posibil să doriți să aveți controale duble pentru a determina pe altcineva din echipa dvs. să examineze facturile înainte ca acestea să fie aprobate pentru plăți. Aprobarea se poate face folosind opțiunea „Marcați ca plătibil”. Când facturile sunt marcate ca „Plătibile”, acestea vor începe să apară în Tabloul de bord sub secțiunea „Conturi de plătit”, organizată după numele furnizorului, ajutându-vă să țineți evidența sumelor totale datorate fiecărui furnizor.

Odată ce plățile datorate au fost efectuate în conturile vânzătorilor, puteți actualiza facturile adăugând informațiile de plată. Cu acest pas, veți finaliza fluxul de lucru pentru conturile plătibile din Hiveage și veți șterge soldurile din tabloul de bord.

Pentru a simplifica procesul pentru conturile dvs. de plăți și pentru a vă bucura de liniște sufletească, înscrieți-vă astăzi pentru a beneficia de o perioadă de încercare gratuită cu funcții complete de 14 zile în Hiveage. Cu fluxurile noastre de lucru intuitive și ușor de utilizat, veți ajunge să realizați că procesul de conturi de plătit nu trebuie să fie complicat și greoi. Facturare fericită!

Întrebări frecvente despre beneficiile conturilor de plătit

Care este principalul avantaj al automatizării conturilor de plătit?

Software-ul de automatizare a conturilor de plătit facilitează gestionarea facturării și procesării plăților printr-o singură platformă digitală. Oferă o vizibilitate mai clară și un control sporit atât asupra proceselor financiare, cât și asupra colectării datelor.

Care sunt cele mai importante obiective ale conturilor de plătit?

Obiectivele conturilor de plătit includ: efectuarea plăților furnizorilor la timp, menținerea datelor exacte, menținerea unor relații pozitive cu furnizorii și cercetarea modalităților de a economisi bani și de a îmbunătăți profitul.

Care sunt funcțiile cheie ale procesului AP?

Procesele cheie AP includ: Calcularea, înregistrarea tranzacțiilor comerciale, procesarea facturilor și verificarea datelor financiare pentru a fi utilizate în menținerea înregistrărilor.