Cum să obțineți o creștere a afacerii prin îmbunătățirea conformității și a managementului timpului: Studiul de caz privind serviciile de restaurare din Canada

Chit, cuie, ciocane, lemn, lipici, tablă. Când vine vorba de restaurarea casei și a biroului, instrumentele meseriei sunt bine stabilite; sau cel puțin au fost. Până nu demult, pentru a fi considerat un profesionist și a conduce o afacere de succes, trebuia pur și simplu să fii bun în a le folosi. Dar, vremurile se schimbă. În zilele noastre, tehnologia este încorporată în viața noastră de zi cu zi. Abia ne putem imagina fără tehnologia noastră, iar eliminarea acesteia ar forța o schimbare drastică.

Cu toate acestea, chiar dacă tehnologia este peste tot în jurul nostru și face parte din viața noastră de zi cu zi, multe companii locale încă se tem când vine vorba de introducerea de noi tehnologii. Nu este un secret pentru nimeni că tehnologia poate face o afacere înainte, dar numai dacă știi să o folosești. Acesta este motivul pentru care multe companii tradiționale încă preferă să folosească pixul și hârtia în loc să o „lueze online”.

Schimbarea este înfricoșătoare, dar ignorarea schimbării poate fi și mai înfricoșătoare. Încet, dar sigur, industria construcțiilor se schimbă și devine mai tehnologică. Schimbarea a început cu marii jucători din industrie care au introdus termenul și metodologia „Lean Construction“. O metodă prin care companiile de construcții operează rapid și eficient, punând pe primul loc nevoile clienților. Una dintre cele mai obișnuite modalități de implementare a metodologiilor de construcție lean este prin introducerea de software de calculator (necostisitor) pentru a genera procese de lucru mai fluide.

Construcția slabă există de fapt de aproximativ 25 de ani, dar abia recent a început să se scurgă cu încredere și în afacerile locale. De exemplu, din 2012, aproximativ 50% dintre companiile de construcții din America de Nord folosesc software pentru a produce estimări ale proiectelor, iar această cifră crește cu aproximativ 10% în fiecare an.

Marketingul în primul rând

Acesta nu este un curs de metode Lean Construction. În schimb, am dori să aducem conceptul pe pavaj din norul ipotetic. Provocările cu care se confruntă companiile locale de construcții nu necesită și nu pot susține o revizuire completă a modului de lucru. Înainte de a încerca să îndeplinim obiectivul nobil, dar înalt, de a revoluționa industria, să facem mai întâi procesele de zi cu zi mai puțin consumatoare de timp și mai productive.

După cum am menționat, software-ul pentru construcții poate ajuta companiile să își îmbunătățească eficiența. Cu toate acestea, majoritatea software-urilor pentru construcții sunt costisitoare și greu de utilizat. Acest lucru a împiedicat companiile locale să-l implementeze. Unde pătrunderea software-ului este profundă este în marketing. Marketingul este de obicei unul dintre primele domenii în care întreprinderile mici integrează noi tehnologii.

De ce? Pentru că poți vedea o rentabilitate imediată (sau nu) a investiției tale în noua tehnologie. De exemplu, majoritatea serviciilor de restaurare a casei fac acum publicitate pe Google. Unii chiar fac SEO (optimizare pentru motoarele de căutare) și au o prezență activă în rețelele sociale.

Realizarea operațiunilor de marketing online este un apel relativ ușor de efectuat. Clienții tăi potențiali sunt deja acolo . De asemenea, vă puteți externaliza cu ușurință marketingul către un furnizor extern și nu trebuie să învățați ceva nou sau să vă zdruncinați organizația. Stai pe spate și aștepți să vină apelurile telefonice (sau e-mailurile).

Cu toate acestea, a fi profesionist nu înseamnă să plătești pe altcineva să o facă pentru tine, ci să faci asta singur. Și în timp ce vă puteți externaliza marketingul, nu vă puteți externaliza operațiunile de bază. Ceea ce poți face este să folosești tehnologia pentru a îmbunătăți productivitatea echipei, atâta timp cât găsești o tehnologie ușor de utilizat, accesibilă și care îți bifează toate casetele .

Potrivit lui Darren Gradus, CEO și fondator al Serviciilor de restaurare din Canada, acesta este ceea ce l-a determinat să aleagă aplicația pentru angajați Connecteam pentru a îmbunătăți eficiența și productivitatea forței de muncă.

Despre Canada Restaurare

Canada's Restoration Services este o companie de restaurare a apei, incendiilor și mucegaiului, fondată de Darren Gradus. De când a fost fondată inițială în Toronto, acum aproape 8 ani, serviciile de restaurare din Canada au devenit o companie care acoperă 6 locații din Canada: Ottawa, Montreal, Edmonton, Calgary, Vancouver și Toronto.

O verticală a clienților Canada Restoration este companiile de asigurări care angajează Canada Restoration ca furnizor. Când un asigurător își activează asigurarea și solicită restaurarea unui subsol după o inundație, de exemplu, atunci compania de asigurări trimite Canada Restoration să execute lucrarea.

Lucrul cu un client mare, cum ar fi un furnizor de asigurări, înseamnă că Canada Restoration trebuie să respecte reglementări foarte specifice. Performanța companiei este evaluată pe baza respectării acestor reglementări.

Aceasta înseamnă că toți angajații trebuie, în primul rând, să cunoască reglementările. În al doilea rând, respectați reglementările și, în cele din urmă, răspundeți pentru acțiunile lor. Atunci când gestionează un personal mic, un manager poate comunica foarte ușor și ușor cu personalul său și poate verifica conformitatea. Cu toate acestea, pe măsură ce personalul dvs. crește, nu puteți fi peste tot deodată și devine din ce în ce mai dificil să alergați între locații și să gestionați și să dezvoltați o afacere.

Creșterea afacerii vs. Procesul de afaceri

Companiile care se bucură de o creștere rapidă suferă, de obicei, de un pic de operațiuni haotice. Te poți gândi la el ca la un cal sălbatic: cu cât calul este mai rapid și mai puternic, cu atât poate fi mai greu să-l ții sub control.

Nu ne înțelegeți greșit, creșterea rapidă este minunată și este ceea ce își dorește fiecare afacere. Cu toate acestea, aduce unele probleme noi. De exemplu, unele companii își încep ziua cu o întâlnire zilnică de 15 minute în timpul căreia toate comenzile de lucru sunt distribuite echipelor care se îndreaptă apoi către locațiile lor. Acest proces poate avea sens pentru o companie de construcții de 10 persoane, dar pentru o companie de 40 sau 60 de persoane, pot fi necesare modificări .

Darren Gradus și-a dat seama rapid că, pe măsură ce Canada Restoration Services va crește, va trebui să facă unele modificări pentru a menține nivelul de servicii. În primul rând, deoarece conformitatea este o mare preocupare pentru Canada Restoration Services, el a înțeles că are nevoie de încă o pereche de ochi în domeniu. Cu toate acestea, pentru a menține marjele de profit, angajările suplimentare, față de cele deja planificate, nu era o opțiune.

Cum a ajutat Connecteam

Multe companii care caută o modalitate de a gestiona și susține creșterea afacerii, fără a-și diminua marjele de profit, apelează la tehnologie. Și așa a început căutarea unei soluții tehnologice care să se potrivească nevoilor Canada Restoration Services. Soluția de succes ar trebui să bifeze multe căsuțe și să fie totuși suficient de accesibilă pentru a avea sens în afaceri.

Ar trebui să asigure conformitatea și responsabilitatea, oferind în același timp comunicații eficiente, managementul sarcinilor și managementul timpului. Un sistem de raportare încorporat care ar oferi informații despre timpul petrecut, resursele utilizate, procedurile finalizate (sau nu) ar fi, de asemenea, bine de a avea. În cele din urmă, soluția trebuia să fie rapid de implementat și ușor de utilizat sau altfel „soluția” noastră se transformă într-o „problemă” foarte repede.

După cercetări prelungite, Darren a găsit în sfârșit instrumentul all-in-one care să se potrivească nevoilor sale cu Connecteam.

De gestionare a timpului

Pentru gestionarea timpului, Canada Restoration Services utilizează ceasul de timp mobil de la Connecteam, activat prin GPS, pentru a se conecta la anumite ture ale angajaților per proiect. Angajații folosesc aplicația mobilă Canada Restoration Services pentru a-și accesa ceasul și ceasul de intrare și ieșire în timp ce se află la fața locului .

De asemenea, ei adaugă etichete și note care sunt trimise automat odată cu turele unui administrator de la birou. O foaie de pontaj este apoi creată pe „Launch Pad” de pe desktop, unde un administrator poate accesa, edita și aproba toate schimburile. Raportul poate fi apoi exportat în sistemele de salarizare.

Folosind ceasul mobil cu locație GPS, Darren a reușit să aibă o imagine de ansamblu mai bună asupra locului în care se află echipele sale în orice moment.

Integrarea Connecteam cu QuickBooks Online și Gusto permite, de asemenea, managerilor să exporte cu ușurință foile de pontaj pentru salarii 100% precise.

Fluxuri de lucru de conformitate

Contractorii care lucrează cu companiile de asigurări știu că conformitatea este esențială, iar abaterea de la liniile directoare și reglementări ar putea duce la nenorocire pentru afacerea dvs. Cu toate acestea, conformitatea este o problemă pentru mulți contractori.

Nu este neapărat că angajații nu sunt interesați sau nu le pasă de conformitate, ci că reglementările tind să se schimbe rapid și este greu să rămâi la curent, mai ales dacă ești obișnuit să faci lucrurile într-un anumit fel.

Pentru a se asigura că reglementările și standardele sunt comunicate fiecărui lucrător în orice moment, Canada Restoration Services a creat fluxuri de lucru de conformare folosind Workflow Asset de la Connecteam. Workflow Asset permite managerilor și administratorilor să creeze o anumită progresie a sarcinii care trebuie finalizată înainte ca o lucrare să poată fi considerată finalizată. Fluxurile de lucru pot fi atribuite fiecărui angajat folosind aplicația mobilă și apoi este produs un raport care detaliază finalizarea.

Acest lucru permite managerilor și administratorilor să aibă o vizibilitate deplină a progresului muncii per angajat și, de asemenea, să ofere responsabilitate pentru cine a făcut ce sau cine NU a făcut ce. Nu mai alergați încercând să vă dați seama cine este responsabil atunci când nu se respectă conformitatea.

Managementul documentelor

Furnizorii de companii de asigurări nu sunt doar profesioniști în construcții, ci sunt și ninja birocratici. După cum vă va spune orice furnizor de asigurări, lucrul cu companiile de asigurări înseamnă că aveți nevoie de un sistem eficient de înregistrare sau vi se garantează o zi foarte stresantă.

contractanții ar trebui să elaboreze o politică cuprinzătoare de păstrare a înregistrărilor. Păstrați toate certificatele de asigurare cu avize, o copie a contractului de vânzător și domeniul de activitate al vânzătorului și notele de teren pentru cel puțin 7 ani de la finalizarea proiectului.

Multe state au statut de 10-12 ani pentru depunerea cererilor de daune materiale, dar nicio limitare pentru cererile de vătămare corporală. Unele litigii pentru pretenții de vătămare corporală care implică azbest și răspundere pentru poluare, care ar fi avut loc încă din anii 1960, sunt încă în desfășurare astăzi.

Beneficiul imediat al păstrării acestor înregistrări de asigurări este acela de a evita costurile de litigii ale unei cereri de defect de construcție vechi de 10 ani către compania de asigurări a subcontractantului dvs. de nivel inferior, evitând astfel impactul acestor cheltuieli asupra bilanţului dumneavoastră sau a ratei pierderilor. Având în vedere popularitatea opțiunilor de stocare digitală, cel mai bine este să păstrați înregistrările în permanență.

Canada Restoration Services a dus gestionarea înregistrărilor cu un pas mai departe. Folosind Connecteam, aceștia ar putea face toate înregistrările disponibile pe dispozitivele mobile și le-ar putea atribui managerilor de proiect relevanți în timp ce se află la fața locului. Acest lucru a făcut procesele de lucru mult mai rapide și a redus nevoia managerilor de proiect de a se întoarce la birou, ceea ce, la rândul său, a redus costurile cu combustibilul și a crescut productivitatea.

Instruire la locul de muncă cu responsabilitate încorporată

Începând cu 2014, Ministerul Muncii din Ontario cere tuturor angajatorilor să se asigure că toți lucrătorii și supraveghetorii lor parcurg un program de formare de bază privind sănătatea și securitatea în muncă. Pe lângă aceste noi cerințe, angajatorii continuă să aibă sarcini continue în temeiul OHSA de a informa lucrătorii despre pericolele specifice locului de muncă .

Nimeni nu neagă importanța formării în siguranță, mai ales în industria construcțiilor. Cu toate acestea, atunci când instruirea înseamnă retragerea unui angajat dintr-un proiect pentru a se conforma cerințelor de instruire în materie de siguranță, atunci asta poate avea repercusiuni grave pentru o companie locală de construcții.

Canada Restoration Services folosește modulele de instruire încorporate de la Connecteam pentru a furniza module de instruire în domeniul siguranței OSHA supraveghetorilor și angajaților . Ei pot apoi finaliza programul de formare în timp ce se află la fața locului, în tranzit sau acasă. Administratorul primește un raport complet despre progresul lor și poate chiar adăuga chestionare pentru a-și evalua cunoștințele.

Antrenamentul de siguranță este, evident, un început excelent, dar utilizările sunt nesfârșite și vă pot duce cu adevărat echipele la următorul nivel.

Îndrumare profesională în timp real

Majoritatea companiilor de construcții au probleme în a aduce cunoștințele de la birou la teren. Sesiunile de instruire sunt o soluție excelentă dacă sunteți în căutarea unei soluții strategice și pe termen lung, dar uneori trebuie doar să oferiți conversații non-formale rapide și eficiente în care managerii pot discuta probleme în timp real cu personalul în afara sediului.

Chat Asset de la Connecteam a fost folosit de echipele Canada Restoration Services ca un fel de forum profesional unde au putut împărtăși cunoștințele și discuta despre diferite opțiuni. Chat Asset permite echipelor să încarce imagini și să comenteze fișierele într-un mediu de chat live. Pentru lucrătorii mai puțin experimentați, chat-ul s-a dovedit a fi un instrument grozav prin care puteau cere sfaturi de la lucrătorii mai experimentați într-un mod informal și mai accesibil.

Ce putem învăța din ea

Deci, așa cum ar spune Austin Powers: „Ce înseamnă totul, Vasile”? Dacă gestionați și operați o companie de construcții sau servicii, știți foarte bine revoluția digitală care se întâmplă în jurul nostru. Ești pe Facebook, ai un cont de Twitter (probabil că nu este activ de câțiva ani), faci cea mai mare parte a comunicării folosind aplicațiile mobile de pe smartphone.

Cu toate acestea, compania dvs. funcționează în continuare pe pix, hârtie, tablă și poate o foaie de calcul Excel dacă sunteți super harnic. De asemenea, știi că concurenții tăi încep să facă și ei schimbarea digitală.

Cu toate acestea, ca majoritatea proprietarilor de afaceri, ai tendința de a adera la zicala: „Dacă nu este stricat, nu o repara”. Problema cu zicalele vechi este că sunt, ei bine, vechi și nu pot fi aplicate în lumea rapidă și tehnologică în care trăim astăzi. Ignorarea schimbării care se întâmplă peste tot poate fi catastrofală pentru afacerea ta. Cu cât treceți mai repede în era digitală, cu atât vă va fi mai ușor să creșteți productivitatea și să obțineți un avans față de concurenții dvs.

L-am rugat pe Darren să-și rezumă experiența utilizând Connecteam într-o singură propoziție: „Nu veți găsi un ROI mai bun pe niciun software de acolo, 1 platformă care face totul”.