Ce este un plan de acțiune și cum să creați unul + un exemplu

Un plan de acțiune este o listă organizată de pași pe care îi puteți face pentru a atinge obiectivul dorit. Crearea unui plan de acțiune necesită luarea în considerare cu atenție a resurselor, a obiectivelor și a timpului disponibil. Cu un plan de acțiune bine structurat, îți poți atinge obiectivele în cel mai eficient mod posibil. Iată cum să creați un plan de acțiune – plus câteva exemple utile și sfaturi pentru economisirea timpului pentru a vă ghida în timpul procesului de planificare strategică.

Ce este un plan de acțiune?

La un moment dat sau altul, este posibil să aveți o sarcină care pare mai mare decât viața. Dar un plan de acțiune ajută.

În esență, un plan de acțiune este un plan sistematic, detaliat sau un document cuprinzător, care stabilește strategia pentru atingerea unui anumit scop sau a unui set de obiective. Este similar cu o foaie de parcurs, oferind instrucțiuni clare despre cum puteți trece de la starea curentă la cea dorită.

Conceptul de plan de acțiune nu se limitează la niciun domeniu specific, ceea ce îl face un instrument versatil. Poate fi aplicat în diverse domenii, cum ar fi afaceri, educație, management de proiect, creștere personală, asistență medicală și așa mai departe.

Un plan de acțiune bine elaborat cuprinde de obicei mai multe elemente:

• Obiectiv: Obiectivul este scopul ultim pe care doriți să îl atingeți. Trebuie să fie clar și precis. Aceasta este „destinația” pe care te străduiești să o atingi, așa că este vital să o definești într-un mod care să nu lase loc pentru ambiguitate. Adesea, cadrul SMART (Specific, Măsurabil, Achievabil, Relevant, Limitat în timp) este utilizat pentru a încadra aceste obiective.

• Pași sau sarcini: Odată ce obiectivul este stabilit, următoarea etapă este împărțirea lui în pași sau sarcini mai mici și mai ușor de gestionat. Fiecare sarcină ar trebui să fie simplă, fezabilă și ar trebui să contribuie direct la atingerea scopului final. De exemplu, atunci când împărțiți un proiect mare în sarcini mai mici, gestionabile, vă menține pe drumul spre succes și face să rămâneți motivat în afaceri mai ușor în timpul proiectelor dificile.

• Resurse: Pentru fiecare sarcină, ar trebui să identificați și resursele necesare. Acestea pot fi resurse fizice, cum ar fi echipamente sau materiale, sau resurse umane, cum ar fi abilități sau personal specifice. Prin identificarea acestora în avans, puteți planifica și atenua mai bine blocajele potențiale.

• Cronologie: este, de asemenea, esențial să setați o cronologie pentru fiecare sarcină, care include o dată de început și o dată de încheiere. Acest lucru nu numai că insuflă un sentiment de urgență, dar ajută și la urmărirea progresului în timp. Un program bine planificat poate preveni, de asemenea, suprapunerea sau ciocnirea sarcinilor.

• Atribuirea responsabilității: Fiecare sarcină are nevoie de o persoană sau o echipă responsabilă care să o ducă la bun sfârșit. Definirea acestui lucru asigură responsabilitatea și previne trecerea cu vederea sarcinilor.

• Plan de urgență: În ciuda celei mai bune planificări, pot apărea circumstanțe neprevăzute. Având un plan de urgență, vă pregătește pentru astfel de scenarii, asigurându-vă că planul dumneavoastră rămâne robust și flexibil.

• Urmărirea și evaluarea: Un aspect important al unui plan de acțiune este urmărirea progresului și evaluarea rezultatelor. Acest pas este esențial, deoarece vă permite să vă ajustați planul după cum este necesar, pe baza performanței fiecărei sarcini sau a circumstanțelor în schimbare.

Crearea unui plan de acțiune eficient

Crearea unui plan de acțiune eficient este o parte integrantă a atingerii oricărui obiectiv. În următorul videoclip, Brian Tracy, un cunoscut speaker și autor în domeniul autodezvoltării, își conturează metoda de formulare a unui astfel de plan. Procesul lui Tracy, construit din ani de experiență, oferă pași clari și practici care pot fi aplicați oricărui proiect sau obiectiv.

Am nevoie de un plan de acțiune?

Toți cei care și-au stabilit obiective de afaceri ar trebui să depună eforturi pentru o planificare eficientă a afacerii. Fără un plan de acțiune, este foarte ușor să fii copleșit de obiective semnificative sau să pierzi din vedere ce perspective ar trebui să ghideze procesul de luare a deciziilor. A avea un plan organizat, realist este cum să rămâi motivat și să rămâi concentrat pe atingerea succesului.

Acest lucru este valabil mai ales pentru companiile mai mari care încearcă să navigheze prin proiecte complexe sau să lanseze mai multe inițiative în același timp. Un plan de acțiune îi poate ajuta să rămână organizați, să urmărească progresul proiectului, să anticipeze potențialele provocări și să simplifice angajarea.

Întreprinderile mai mici pot beneficia și de pe urma unui plan de acțiune, deoarece acesta va oferi o foaie de parcurs pentru extinderea operațiunilor în viitor. Un plan de acțiune eficient ar trebui să includă strategii, resurse, calendare, ținte de venituri și măsuri de succes. Bugetul afacerii și fluxul de numerar ar trebui să fie întotdeauna luate în considerare atunci când se creează un plan de acțiune.

De ce afacerea dvs. ar trebui să aibă un plan de acțiune

Fiecare afacere ar trebui să aibă un plan de acțiune, deoarece este esențial pentru succes și pentru a vă menține compania pe drumul cel bun. Iată cinci motive pentru care afacerea ta are nevoie de unul:

• Claritatea scopului: un plan de acțiune le permite tuturor din compania dvs. să știe exact ce trebuie să realizeze, astfel încât să poată rămâne concentrați și productivi. Stabiliți exemple de îndemnuri și așteptări de performanță, astfel încât toată lumea să știe spre ce să depună eforturi.
• Rezultate măsurabile: a avea obiective specifice și o cronologie vă ajută să urmăriți progresul, să vedeți ce funcționează și să ajustați planurile atunci când este necesar.
• Obiective realizabile: Planurile de acțiune vă asigură că nu vă pregătiți pentru eșec prin stabilirea de obiective nerealiste. Schițați pașii pentru succes în piese ușor de gestionat.
• Utilizarea eficientă a resurselor : un plan de acțiune vă ajută să prioritizați sarcinile și resursele, astfel încât să puteți obține cea mai bună rentabilitate a investiției (ROI). Strategiile și campaniile de relații publice sunt două exemple comune.
• Responsabilitate sporită: prin definirea clară a rolurilor, responsabilităților, termenelor limită și așteptărilor, toți cei implicați sunt mai responsabili pentru sarcinile lor și pentru succesul proiectului în ansamblu.

Cum se scrie un plan de acțiune

Un plan de acțiune eficient funcționează ca o lumină de ghidare, deschizând calea către atingerea unor obiective, repere și scopuri specifice. Pentru orice proiect sau sarcină substanțială, acesta poate fi elementul esențial care balansează echilibrul între succes și eșec.

Pentru a facilita procesul de creare a unui plan de acțiune, am oferit un tabel rezumativ mai jos. Acest tabel funcționează ca o listă de verificare, conturând pași clari și eliminând orice confuzie cu privire la ceea ce trebuie făcut în continuare.

Având această imagine de ansamblu poate fi un punct de plecare excelent, dar o înțelegere mai profundă a fiecărui pas vă va ajuta în continuare la elaborarea unui plan de acțiune solid. Deci, să începem și să explorăm fiecare dintre acești pași mai detaliat.

Pasul 1: Definiți obiectivul

Definirea obiectivelor proiectului este un prim pas critic în procesul de planificare a acțiunii. Implică stabilirea unui obiectiv clar și concis care să ghideze restul planului. Un obiectiv bine definit servește ca o foaie de parcurs pentru echipă, oferind direcție și concentrare pentru eforturile lor. De asemenea, ajută la menținerea tuturor aliniate și pe drumul cel bun, asigurând că planul este executat eficient.

Pentru a defini eficient un obiectiv, este important să luați în considerare câțiva factori cheie. În primul rând, obiectivul ar trebui să fie specific, ceea ce înseamnă că ar trebui să precizeze clar ceea ce trebuie atins. În al doilea rând, ar trebui să fie măsurabil, permițând urmărirea și evaluarea progresului.

În al treilea rând, ar trebui să fie realizabil, ceea ce înseamnă că ar trebui să fie realist și realizabil, având în vedere resursele și constrângerile disponibile. În al patrulea rând, obiectivul ar trebui să fie relevant și aliniat cu strategia și obiectivele generale ale organizației. În cele din urmă, ar trebui să aibă un calendar specific, cu termene stabilite pentru a se asigura că obiectivul este atins într-o perioadă rezonabilă de timp.

Pasul 2: Managementul proiectului – Identificați acțiunile necesare

Acest pas subliniază sarcinile și activitățile specifice care trebuie efectuate pentru a atinge obiectivul definit. Aceasta implică împărțirea obiectivului în pași mai mici, gestionați și determinarea a ceea ce trebuie făcut pentru a realiza fiecare pas. Acțiunile trebuie să fie specifice, măsurabile și să aibă rezultate clare.

Managementul proiectelor joacă un rol vital în acest pas, deoarece ajută la asigurarea faptului că acțiunile necesare sunt planificate și executate în mod eficient. Managerii de proiect folosesc o varietate de instrumente și tehnici pentru a identifica acțiunile necesare, cum ar fi crearea unei structuri de defalcare a activității, crearea unui program de proiect și identificarea dependențelor de proiect.

De asemenea, lucrează îndeaproape cu echipa pentru a se asigura că resursele necesare sunt disponibile, că riscurile sunt identificate și gestionate și că progresul este urmărit și raportat. Folosind cele mai bune practici de management de proiect, echipa se poate asigura că acțiunile necesare sunt efectuate eficient și eficient și că proiectul rămâne pe drumul cel bun și în termen.

Pasul 3: Atribuiți sarcini și responsabilități managerilor de proiect și oricărei persoane responsabile

Atribuirea sarcinilor și responsabilităților este o etapă cheie în procesul de planificare a acțiunii, deoarece asigură că toate sarcinile au o persoană desemnată responsabilă de finalizarea lor. Acest pas implică identificarea cine va fi responsabil pentru fiecare dintre acțiunile necesare identificate în pasul anterior și atribuirea proprietății pentru îndeplinirea fiecărei sarcini. Este important să ne asigurăm că responsabilitățile sunt clar definite și că fiecare persoană își înțelege rolul și ce se așteaptă de la ea.

Managerii de proiect joacă un rol central în atribuirea responsabilităților, deoarece sunt responsabili pentru a se asigura că persoana potrivită este repartizată pentru fiecare sarcină. Ei lucrează îndeaproape cu membrii echipei pentru a le înțelege punctele forte, abilitățile și disponibilitatea și pentru a face sarcini pe baza acestor informații.

Ei pot, de asemenea, să aloce resurse de rezervă pentru a se asigura că echipa poate îndeplini sarcini chiar dacă persoana principală responsabilă nu este disponibilă. Este important să ne amintim că atribuirea responsabilităților este un proces de colaborare și că membrii echipei ar trebui să aibă posibilitatea de a oferi input și feedback. Folosiți exerciții de team building pentru a promova munca în echipă și oferiți metode simplificate pentru ca angajații să comunice cu managerii și factorii de decizie.

Pasul 4: Stabiliți calendarul și termenele limită

Acest pas implică crearea unei cronologie care subliniază când trebuie să înceapă și să se termine fiecare sarcină și când ar trebui atinse etapele de referință. Calendarul ar trebui să se bazeze pe domeniul de aplicare al proiectului, disponibilitatea resurselor și orice alte constrângeri. Utilizați un calendar sau diagramă Gannt pentru a contura programul exact pentru fiecare pas.

A avea un calendar și termene clare ajută la menținerea proiectului pe drumul cel bun și asigură îndeplinirea sarcinilor în timp util. De asemenea, oferă o reprezentare vizuală clară a progresului proiectului și ajută la identificarea eventualelor probleme sau întârzieri.

Termenele limită ajută, de asemenea, să-i mențină pe membrii echipei responsabili și concentrați, deoarece știu când trebuie să-și termine sarcinile. Termenele limită ajută, de asemenea, la prioritizarea sarcinilor și la asigurarea că cea mai importantă lucrare este finalizată mai întâi.

Pasul 5: Stabiliți un sistem de monitorizare a progresului

Stabilirea unui sistem de monitorizare a progresului oferă o modalitate de a urmări progresul proiectului și de a identifica orice probleme sau provocări care pot apărea. Acest pas implică implementarea de instrumente, procese și metrici care pot fi utilizate pentru a măsura progresul proiectului în raport cu calendarul și obiectivele. Sistemul de monitorizare a progresului trebuie să fie simplu, eficient și ușor de utilizat.

A avea un sistem de monitorizare a progresului este important din mai multe motive. În primul rând, oferă vizibilitate în timp real asupra progresului proiectului, permițând managerului de proiect și echipei să identifice rapid orice probleme sau provocări care pot apărea.

În al doilea rând, ajută la menținerea tuturor responsabili și concentrați, deoarece membrii echipei știu că munca lor va fi monitorizată și evaluată. În al treilea rând, permite îmbunătățirea continuă, deoarece managerul de proiect poate folosi datele și valorile colectate pentru a identifica zonele de îmbunătățire și pentru a face ajustări după cum este necesar.

Pasul 6: Urmăriți progresul, evaluați și ajustați după cum este necesar

Evaluarea și ajustarea după cum este necesar este un pas critic în procesul de planificare a acțiunii, deoarece oferă o modalitate de a se asigura că proiectul rămâne pe drumul cel bun și este executat eficient.

Acest pas implică revizuirea în mod regulat a progresului real al proiectului și efectuarea oricăror ajustări necesare la plan, calendar și acțiuni. Evaluarea ar trebui să se bazeze pe sistemul de monitorizare a progresului care a fost stabilit într-o etapă anterioară.

Urmărirea progresului este o parte importantă a acestui pas, deoarece oferă datele și valorile necesare pentru a evalua progresul proiectului și pentru a identifica orice domenii de îmbunătățire. Managerul de proiect ar trebui să utilizeze sistemul pentru monitorizarea progresului pentru a urmări valorile cheie, cum ar fi ratele de finalizare a sarcinilor, progresul cronologic și utilizarea resurselor. Aceste informații pot fi apoi utilizate pentru a evalua progresul proiectului în raport cu obiectivele și calendarul și pentru a identifica orice domenii de îmbunătățire.

Evaluând și ajustând după cum este necesar, managerul de proiect se poate asigura că proiectul rămâne pe drumul cel bun și este executat eficient. Acest lucru ajută la minimizarea perturbărilor și întârzierilor și asigură că proiectul rămâne aliniat cu scopurile și obiectivele.

Procesul de evaluare și ajustare ar trebui să fie continuu, cu evaluări regulate și revizuiri ale progresului. Acest lucru permite managerului de proiect să răspundă rapid la orice schimbări sau provocări care pot apărea și să facă orice ajustări necesare pentru a menține proiectul să continue. De exemplu, poate fi necesar să folosiți câteva sfaturi pentru economisirea timpului sau să delegați pentru a reveni la program. Alternativ, poate fi necesar să încercați câteva exemple noi de îndemn la acțiune pentru a influența mai eficient comportamentul clienților pentru a vă îndeplini obiectivele.

Exemplu de plan de acțiune (Șablon)

Un plan de acțiune bine structurat ajută la menținerea proiectului pe drumul cel bun și în termen, oferind o cale clară către succes. Iată un exemplu de șablon de plan de acțiune pe care îl puteți folosi pentru a vă inspira pentru propriile proiecte:

I. Definiți scopul:

A. Obiectiv: Lansarea unei noi linii de produse

B. Obiectiv SMART: Lansarea unei noi linii de produse în 6 luni, generând venituri de 500.000 USD în primul an.

II. Identificați acțiunile necesare:

A. Efectuați cercetări de piață pentru a determina publicul țintă și cererea

B. Dezvoltați prototipuri de produse și efectuați teste

C. Creați materiale de marketing și campanii promoționale

D. Configurați lanțul de aprovizionare și logistica

E. Lansarea produsului prin canale digitale și fizice

III. Atribuiți responsabilități:

A. Cercetare de piata: Echipa de marketing

B. Dezvoltarea produsului: echipa de cercetare și dezvoltare

C. Plan de marketing, materiale și campanii: Echipa de marketing

D. Lanțul de aprovizionare și logistică: Echipa de operațiuni

E. Lansare produs: echipe de marketing și operațiuni

IV. Stabiliți calendarul și termenele limită:

A. Cercetare de piață: Luna 1-2

B. Dezvoltarea produsului: Luna 2-4

C. Materiale și campanii de marketing: Luna 4-5

D. Lanțul de aprovizionare și logistică: Luna 5-6

E. Lansarea produsului: luna 6

V. Stabilirea unui sistem de monitorizare a progresului:

A. Măsuri cheie: Venituri, cota de piață, satisfacția clienților

B. Instrumente: Software de management de proiect, întâlniri săptămânale de progres

C. Întâlniri de evaluare a progresului: La fiecare 2 săptămâni

VI. Evaluați și ajustați după cum este necesar:

A. Examinați în mod regulat datele privind veniturile și satisfacția clienților

B. Ajustați strategia de marketing și promoțiile după cum este necesar

C. Monitorizați lanțul de aprovizionare și logistica și faceți ajustări după cum este necesar

D. Evaluați calendarul și termenele limită și ajustați după cum este necesar pentru a asigura o lansare la timp a produsului.

Sfaturi pentru construirea unui plan de acțiune fantastic

Construirea unui plan de acțiune este primul pas către atingerea obiectivelor dvs. de afaceri. Iată cinci sfaturi pentru a crea un plan de acțiune fantastic:

• Fii clar și specific: asigură-te că toți cei implicați în proiect înțeleg ce trebuie făcut și când trebuie finalizat. Stabiliți ținte măsurabile și realizabile, cu termene și termene limită specifice.
• Prioritizați sarcinile: identificați ce sarcini ar trebui să aibă prioritate, astfel încât să vă puteți concentra pe ceea ce este important în acest moment, având în același timp un plan pentru viitor.
• Începeți cu mic: Împărțiți proiectele mari în componente mai mici pe care le puteți face în etape, în loc să încercați să realizați totul deodată. Exercițiile de team-building sunt o modalitate excelentă de a menține energia și motivația ridicate.
• Descrierea resurselor necesare: Cercetați din timp ce resurse vor fi necesare pentru fiecare sarcină și asigurați-vă că aveți totul la loc în prealabil.
• Includeți spațiu pentru schimbare: realitatea este că lucrurile nu merg întotdeauna așa cum ați planificat, așa că fiți pregătit să ajustați termenele sau obiectivele după cum este necesar pe parcurs.

Plan de acțiune vs listă de activități

Planurile de acțiune și listele de activități pot părea similare la prima vedere, dar sunt două instrumente diferite care servesc unor scopuri specifice. Un plan de acțiune este o abordare organizată pentru atingerea unui scop. Vă ajută să împărțiți sarcinile mai mari în bucăți mai mici și ușor de gestionat și subliniază pașii pe care trebuie să-i faceți pentru a vă atinge obiectivele.

O listă de activități este un instrument folosit pentru a ține evidența sarcinilor de zi cu zi sau a elementelor care necesită atenție. Este de obicei folosit ca o listă de verificare pentru realizarea lucrurilor într-un anumit interval de timp. În timp ce ambele pot fi utile atunci când vine vorba de a rămâne organizați și productivi, planurile de acțiune oferă o abordare mai cuprinzătoare pentru atingerea obiectivelor pe termen lung.

Plan de acțiune vs plan de proiect

Un plan de acțiune și un plan de proiect sunt ambele instrumente utilizate pentru a ajuta la menținerea organizației și a productivității atunci când se lucrează către un anumit obiectiv. Planurile de acțiune se concentrează pe sarcini mai mici care trebuie îndeplinite și le prioritizează într-o listă organizată.

Planurile de proiect sunt mai cuprinzătoare, oferind o imagine de ansamblu asupra tuturor pașilor necesari pentru finalizarea unui anumit proiect. Acestea includ de obicei termene, termene limită, resurse necesare și alte detalii. Deși planurile de acțiune pot ajuta la definirea sarcinilor zilnice necesare pentru finalizarea unui proiect, acestea ar trebui, în cele din urmă, să fie formulate ca parte a planului de proiect mai amplu.

Imagine: Envato Elements