Cum să faci din agenție o extensie a echipei tale interne

De la eliminarea decalajelor de competențe și completarea resurselor până la extinderea întregii operațiuni, parteneriatul cu o agenție digitală are nenumărate beneficii. Cu toate acestea, dacă nu lucrați cu agenția dvs. în mod corect, veți fi sigur că veți pierde adevărata valoare pe care o puteți câștiga.

Pentru a asigura un parteneriat perfect, este esențial să vă integrați partenerii agenției ca o extensie a echipei dvs. interne. Deși o mare parte din acest lucru se va datora agenției pe care o alegeți, există câteva lucruri pe care le puteți face de partea dvs. pentru a ajuta procesul.

Să explorăm cum poți transforma o agenție externă într-un partener de colaborare care lucrează armonios cu echipele tale interne și oferă cea mai bună rentabilitate posibilă.

7 moduri de a face din agenție o extensie a echipei tale interne

1. Asigurați-vă că comunicarea dvs. este corectă
2. Stabiliți integrarea și construirea de relații de la început
3. Partajați resurse și informații oriunde este posibil
4. Configurați instrumente de colaborare pentru toată lumea
5. Definiți rolurile și responsabilitățile
6. Promovați o buclă de feedback
7. Aliniați obiectivele și KPI-urile

# 1 Asigurați-vă că comunicarea dvs. este corectă

Fundamentul oricărui parteneriat de succes este comunicarea clară. De la bun început, asigurați-vă că așteptările, obiectivele și rezultatele sunt bine înțelese atât de echipa dvs. internă, cât și de agenție. În acest fel, nu vor exista fire încrucișate și toată lumea va avea aceleași obiective în minte.

Pentru a face acest lucru, va trebui să definiți obiectivele proiectului și să conveniți asupra termenelor cu echipa agenției, să atribuiți un punct de contact care va gestiona comunicațiile de partea dvs. și să stabiliți ce canale de comunicare veți folosi. Folosiți instrumente precum Slack pentru comunicații zilnice și întrebări rapide sau folosiți e-mailul pentru actualizări mai lungi și configurați apeluri regulate pe Microsoft Teams sau Google Meet, pentru a menține toată lumea aliniată.

# 2 Stabiliți integrarea și construirea relațiilor de la început

Dacă doriți ca agenția să funcționeze ca o extensie a echipei dvs., trebuie să se simtă incluși. Stabiliți o cultură de colaborare tratându-i ca parte a organizației, în special pentru partenerii agenției de lungă durată.

La fel ca noile angajări, agențiile trebuie să fie integrate în cultura companiei dumneavoastră. Împărtășiți valorile și procesele companiei, astfel încât acestea să își poată alinia munca la standardele dvs. interne. În acest fel, este mai probabil ca ei să se ridice la înălțimea așteptărilor companiei tale și să reflecte valorile mărcii tale în munca lor.

Pentru o mai mare sinergie, invitați membri cheie ai agenției să participe la întâlniri ale echipei, sesiuni de brainstorming și chiar evenimente la nivel de companie, atunci când este cazul. În funcție de relația dvs., puteți chiar să încurajați conversațiile informale și să construiți un raport mai bun la nivel personal pentru o mai mare încredere și colaborare, la fel cum ați face cu colegii.

# 3 Partajați resurse și informații ori de câte ori este posibil

Pentru a vă asigura că agenția vă înțelege pe deplin marca și afacerea, oferiți-le acces la resurse și informații cheie. Un bun punct de plecare ar fi să împărtășiți regulile mărcii dvs., tonul documentelor vocale, campaniile anterioare și orice alte active pe care le aveți care ar fi de ajutor.

În funcție de politicile de confidențialitate, oferiți agenției cât mai multe date posibil, inclusiv valori de performanță și informații despre clienți, deoarece acest lucru va ajuta la informarea strategiilor acestora și la sprijinirea obiectivelor dvs. Nu are nici un rost să vă informați de gatekeeping, deoarece acest lucru vă va împiedica doar succesul.

# 4 Configurați instrumente de colaborare pentru toată lumea

Colaborarea eficientă necesită instrumentele potrivite. Folosiți platforme digitale pentru a stimula cooperarea perfectă între echipa dvs. și agenție. Platforme precum Trello sau monday.com pot ajuta ambele echipe să atribuie sarcini și să gestioneze termenele limită.

Utilizați instrumente precum Google Drive sau Dropbox pentru a partaja cu ușurință fișiere, materiale și documente importante. Și dacă organizați des sesiuni de colaborare, utilizați instrumente de editare în timp real precum Miro sau Figma pentru a planifica și a împărtăși idei.

La Semetrical, suntem flexibili și folosim instrumentele care funcționează cel mai bine pentru clienții noștri. Unele dintre favoritele noastre includ Google Drive, pentru partajarea cu ușurință a documentelor și implementarea sugestiilor pentru lucrul în colaborare, și Slack pentru mesagerie instantanee. De asemenea, ținem întâlniri regulate cu clienții noștri, fie prin Google Meets sau Teams, fie chiar față în față, dacă acesta este ceea ce preferă clientul nostru.

# 5 Definiți rolurile și responsabilitățile

Pentru ca o agenție să funcționeze eficient cu echipa ta internă, toată lumea trebuie să știe cine este responsabil pentru ce. Claritatea aici previne comunicarea greșită și asigură responsabilitatea. Nu vrei ca cineva să calce pe degetele altcuiva.

Mai întâi, definiți cine este responsabil pentru diferite aspecte ale proiectului. Acest lucru ajută la evitarea dublarii eforturilor și a confuziei. Împuterniciți ambele echipe să ofere contribuții și să ia decizii comune, cu toate acestea, vă recomandăm, de asemenea, să aveți încredere în expertiza agenției. Deși echipa dvs. internă poate fi foarte implicată, este important să acordați agenției spațiu pentru a contribui cu expertiza și pentru a aduce idei noi la masă. La urma urmei, pentru asta i-ai angajat!

# 6 Promovați o buclă de feedback

Feedback-ul este esențial pentru îmbunătățirea proceselor și a rezultatelor. Stabilirea unei bucle de feedback ajută la asigurarea faptului că parteneriatul evoluează și se îmbunătățește continuu. Probleme care ar putea fi evidente pentru dvs., ar putea să nu fie pentru agenție. Asigurați-vă că știu ce se întâmplă, astfel încât să își poată îmbunătăți serviciile la standardele de care aveți nevoie.

Programați revizuiri periodice pentru a discuta despre ceea ce funcționează bine și despre domeniile de îmbunătățire. Aceasta poate include reperele proiectului și colaborarea generală. Încercați să promovați o cultură în care atât agenția, cât și echipa internă se simt confortabile oferind feedback sincer, deoarece aceasta este singura modalitate de a continua îmbunătățirea.

#7 Aliniați obiectivele și KPI-urile

Agenția poate fi doar o extensie a echipei tale dacă ambele părți lucrează pentru aceleași obiective. Aliniați-vă obiectivele pentru a crea o direcție unificată. Setarea KPI-urilor partajate este o necesitate pentru a ne asigura că ambele părți sunt responsabile pentru succesul proiectului.

Sărbătoriți reperele și recunoașteți realizările împreună cu agenția dvs., deoarece acest lucru va genera motivația generală și va încuraja ca munca bună să continue.

Când este făcut corect, lucrul cu o agenție poate aduce o valoare imensă afacerii dvs., oferind perspective noi, abilități specializate și resurse scalabile. Tratând agenția ca pe o extensie a echipei tale interne, încurajând comunicarea deschisă, alinierea obiectivelor și partajarea resurselor, poți asigura un parteneriat perfect, productiv, care aduce beneficii ambelor părți.

Ești gata să ai propria ta extensie a echipei tale interne? Echipa noastră de experți în marketing este încântată să vă ajute să vă realizați ambițiile digitale. Ne-ar plăcea să auzim de la tine!