Ce este un software de colaborare All-in-One și de ce ar trebui să utilizați unul?

În era digitală de astăzi, colaborarea este o componentă esențială a fiecărei afaceri.

Odată cu munca la distanță din ce în ce mai comună, companiile au nevoie de modalități eficiente de a comunica și colabora, partaja fișiere, gestiona sarcini și urmări proiecte într-un singur loc.

Aici intervine software-ul de colaborare all-in-one.

Un software de colaborare all-in-one integrează mai multe funcții de comunicare și colaborare într-o singură platformă, facilitând colaborarea echipelor.

În această postare pe blog, vom explora ce este un software de colaborare all-in-one, cum poate aduce beneficii afacerii dvs. și de ce ar trebui să vă gândiți să utilizați unul.

Ce este un software de colaborare All-in-One?

Istoria software-ului tradițional de colaborare a început cu mai bine de 30 de ani în urmă, când companiile au început să-și formeze departamentele IT și au trebuit să pună laolaltă produse de la diverși furnizori pentru a obține întreaga gamă de funcționalități necesare pentru a-și îndeplini munca. La acel moment, software-ul de colaborare era o soluție unică pentru cazul unic de utilizare al echipei, indiferent dacă acesta a fost managementul sarcinilor, date sau chat.

Având rapid înainte până în prezentul avansat tehnologic, aceste tipuri de software de colaborare numite soluții punctuale încă există, dar au fost de mult depășite de soluțiile de colaborare all-in-one.

Software-ul de colaborare all-in-one este conceput pentru a ajuta echipele să fie mai productive și să lucreze mai eficient, permițându-le să partajeze, să gestioneze documente, fișiere și alte tipuri de date și să lucreze împreună la proiecte și sarcini din orice locație și orice dispozitiv. .

Beneficiile software-ului de colaborare All-in-One

Există multe beneficii care vin cu software-ul de colaborare. Poate cea mai importantă dintre toate este oportunitatea de a îmbunătăți productivitatea în rândul echipelor care nu lucrează neapărat în același birou, aceeași țară sau același fus orar.

Iată câteva alte beneficii ale software-ului de colaborare all-in-one și modul în care acestea conduc la o muncă productivă în echipă:

Comunicare îmbunătățită

Comunicarea, spun ei, este cheia muncii în echipă.

Comunicarea și colaborarea în persoană sunt excelente, dar când acest lucru nu este posibil, instrumentele online precum software-ul de colaborare all-in-one ne ajută să menținem fluxul de conversații, feedback și idei. Comunicarea eficientă nu numai că mărește productivitatea, dar ajută și la prevenirea și rezolvarea problemelor mai rapid.

Management de proiect îmbunătățit

Gestionarea unui proiect poate fi o sarcină simplă, dar cum rămâne cu gestionarea a zeci de proiecte în același timp? Cum poți evita să te pierzi în organizarea și coordonarea de evenimente sau proiecte fără ajutorul unui instrument de colaborare?

Din fericire, nu trebuie să vă faceți griji pentru asta. Software-ul de colaborare all-in-one asigură că totul este pe drumul cel bun, pentru a evita greșelile și confuzia care pot întârzia proiectele sau sarcinile individuale.

Organizare mai bună

Când utilizați diverse instrumente pentru gestionarea sarcinilor, comunicarea și stocarea fișierelor, este ușor să pierdeți evidența a ceea ce a fost făcut, a ceea ce nu a făcut, cine a spus ce și la ce sarcină se refereau. Totul este o mizerie. Dar organizarea tuturor aspectelor proiectelor și sarcinilor tale nu trebuie să fie complicată. Software-ul de colaborare all-in-one ajută la crearea calmului și a organizării în fluxul de lucru al echipei prin comunicare deschisă și coordonare a proiectelor și evenimentelor, păstrând totul pe o singură platformă, unde nimic nu se pierde în mod misterios.

Luare a deciziilor bazată pe date

Cu puterea unei soluții de analiză a datelor, echipa dvs. nu va mai avea nevoie să piardă timp încercând să analizeze foile de calcul pentru a-și sursa datele, ci va avea mai mult timp să se concentreze pe informațiile adunate și să facă alegeri bazate pe fapte care vă vor ajuta să ajungeți la compania dvs. scopurile și obiectivele mai rapid. A avea acest lucru disponibil într-un singur loc cu toate celelalte instrumente de productivitate aduce instantaneu efort și eficacitate procesului de luare a deciziilor bazat pe date.

Încearcă Slingshot

Funcții cheie ale software-ului de colaborare All-in-One

Fiecare software de colaborare este diferit, dar majoritatea instrumentelor vor (sau ar trebui) să includă următoarele caracteristici:

Managementul proiectului – Organizați toate aspectele unui proiect, de la planificare și programare până la alocarea și execuția resurselor.

Managementul sarcinilor – Tot ceea ce este necesar pentru a gestiona o sarcină pe parcursul ciclului său de viață, de la planificare la execuție. Stabiliți termene limită, dependențe și priorități și asigurați-vă că proiectul rămâne pe drumul cel bun și este finalizat la timp.

Gestionarea documentelor – Caracteristica de gestionare a documentelor este importantă pentru fiecare software de colaborare all-in-one. Permite utilizatorilor să partajeze și să lucreze la documente împreună prin integrarea cu ușurință a aplicațiilor de stocare în cloud de la terțe părți în platformă . Această caracteristică ajută, de asemenea, la păstrarea documentelor ordonate într-un singur loc, astfel încât toată lumea să le poată accesa cu ușurință în orice moment.

Colaborare interfuncțională – Un singur loc în care toți cei din organizația dvs. (marketing, vânzări, resurse umane, logistică, dezvoltatori, asistență etc.) se reunesc pentru a lucra la un obiectiv sau proiect.

Mesagerie internă – Aceasta este o caracteristică obligatorie care poate ajuta la menținerea comunicării organizate și la subiect. Abilitatea de a comunica în aplicație și de a colabora la sarcini și proiecte individuale, împărtășind comentarii, feedback și idei, toate păstrând o evidență istorică a discuțiilor la care toată lumea se poate referi în orice moment. Majoritatea instrumentelor de colaborare all-in-one oferă utilizatorilor, de asemenea, posibilitatea de a comenta nivelurile de sarcini și proiecte și de a atașa fișiere la sarcini și proiecte de sprijin ulterioare.

Analiza datelor – Această caracteristică nu este foarte comună, dar foarte benefică pentru sănătatea afacerii dvs. Având acces la date în timp real, utilizatorii pot lua decizii mai bine informate, care nu sunt bazate pe instinct, ci sunt susținute de informații cheie ale datelor. În zilele noastre, analiza datelor este o necesitate pentru fiecare companie. De asemenea, startup-urile nu ar trebui să o neglijeze – datele pot ajuta companiile startup să crească mult mai repede .

Notificări – Pentru a fi la curent cu toate modificările recente aduse sarcinilor, mențiunilor, discuțiilor și multe altele.

Oportunități de integrare – Cu software-ul de colaborare all-in-one, utilizatorii ar trebui să poată accesa toate tipurile de documente, fișiere și resurse, dintre care unele sunt stocate într-o aplicație terță parte. Prin urmare, este important ca soluția software de colaborare all-in-one aleasă de dvs. să ofere oportunități robuste de integrare cu instrumente precum Dropbox, Google Drive etc.

Interfață intuitivă – Un software bun de colaborare all-in-one ar trebui să fie intuitiv și ușor de utilizat și nu ar trebui să dureze mai mult de câteva zile pentru a se obișnui. Scopul acestor tipuri de instrumente este de a simplifica procesul de lucru și de a-l face mai eficient, așa că una dintre cele mai importante caracteristici ale oricărui software de colaborare este să fie simplu și direct.

Design prietenos cu dispozitivele mobile – Instrumentele de colaborare all-in-one ar trebui să poată funcționa corect și pe telefoanele mobile și tablete. Angajații de la distanță sau angajații ale căror sarcini necesită deplasare nu vor fi întotdeauna în fața desktopului, astfel încât să le ofere o soluție care să le permită să rămână productivi și să lucreze la sarcinile lor chiar și în deplasare ar trebui să fie o prioritate.

Securitate – Când vă concentrați pe caracteristicile pe care le oferă soluțiile software de colaborare all-in-one, nu trebuie să uitați de importanța protecției și securității datelor. Și în timp ce unele instrumente software de colaborare gratuite oferă mai puțină protecție decât instrumentele de întreprindere, toate ar trebui să necesite date de conectare și parole pentru a proteja datele și informațiile partajate pe platformă. Dacă software-ul de colaborare oferă autentificare cu doi factori, cu atât mai bine. Ajută la prevenirea încălcărilor de securitate și verifică identitatea utilizatorului.

Software de colaborare All-in-One vs Point

Instrumentele de colaborare sunt grozave, deoarece măresc eficiența și productivitatea echipei și îți dorești asta pentru afacerea ta, dar apoi te confrunți cu dilema ce tip de soluție ar trebui să alegi de fapt: soluție all-in-one sau punct de vedere?

Pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine unele diferențe cheie și avantajele și dezavantajele fiecărei soluții, am făcut acest tabel de comparație pentru referință:

Ce ar trebui să luați în considerare atunci când alegeți un software de colaborare All-in-One?

Obținerea unui software de colaborare all-in-one pentru echipa ta este o decizie de afaceri critică. Nu ați dori să pierdeți timp și bani testând fiecare soluție disponibilă pe piață. Vă ajutăm să vă restrângeți opțiunile, astfel încât să puteți lua cea mai bună decizie posibilă – atât pentru echipa dvs., cât și pentru afacere.

Iată cei 6 factori principali de care trebuie să țineți cont atunci când alegeți o soluție de colaborare all-in-one:

1. Nevoi – Primul pas al alegerii unui software de colaborare all-in-one este înțelegerea nevoilor organizației dumneavoastră – cum funcționează echipa dumneavoastră în prezent, ce ar putea și ar trebui să fie îmbunătățit în procesul de lucru și munca lor este structurată sau nestructurată? Pentru a găsi răspunsurile la aceste întrebări, nu trebuie doar să vă observați munca în echipă de la distanță, ci ar trebui să vă consultați cu ei. Aceștia sunt oamenii care vor folosi acest software de colaborare până la urmă, așa că nevoile și părerea lor despre această problemă sunt ceea ce ar trebui să vă pese cel mai mult în primul rând.

Ce altceva ar trebui să luați în considerare în acest prim pas este dacă soluția este găzduită pe web sau locală. Datele și fișierele organizației dvs. vor fi în siguranță? După ce ați determinat nevoile dvs. specifice, puteți trece la pasul următor.

2. Caracteristici – Caracteristicile pe care le oferă software-ul de colaborare all-in-one sunt piesele de puzzle lipsă pentru organizația dumneavoastră. Software-ul ar trebui să ofere toate caracteristicile de care aveți nevoie pentru ca acesta să fie un instrument eficient de productivitate pentru echipa dvs. Acestea trebuie să fie receptive, ușor de utilizat și, desigur, ar trebui să vă ajute echipa să facă munca mai eficient.

3. Cost – Cât de mult vă permite bugetul pentru acest tip de software? Investiția dvs. trebuie să fie rezonabilă și trebuie să ia în considerare valoarea pe termen lung pe care software-ul o poate avea pentru echipa și organizația dvs., precum și toate celelalte costuri care ar putea veni cu acesta, cum ar fi upgrade-uri în viitor, întreținere etc.

4. Asistență – Asistența de încredere este o necesitate. Echipa ta va trebui să fie instruită și ar trebui să aibă acces la tutoriale și o bază de cunoștințe. Dacă vânzătorul nu oferă acest lucru, atunci mai bine treceți la următorul.

5. Integrare cu alte instrumente – Trebuie să găsiți software de colaborare care se poate integra cu instrumentele pe care echipa dumneavoastră le folosește deja. Nu ignora acest factor dacă ai ales un instrument care nu se poate integra cu alte instrumente necesare echipei tale, atunci software-ul nu va fi de mare ajutor – echipa ta va trebui totuși să comute între aplicații pentru a putea accesa totul necesar pentru a-și îndeplini treaba.

6. Securitate – Securitatea este importantă, așa că, în orice caz, ar trebui să alegeți o soluție care vine împreună cu caracteristici de securitate care să garanteze siguranța datelor dumneavoastră. De asemenea, ar trebui să puteți alege unde vor fi stocate datele dvs. Dacă un furnizor nu oferă caracteristici de securitate sau oferă doar o securitate slabă, luați rămas bun de la el și continuați să căutați o soluție mai bună.

Slingshot, un software complet de colaborare all-in-one

Slingshot simplifică colaborarea încorporând managementul modern al fișierelor de proiect și echipă , chat și analiza datelor, toate într-o singură aplicație. Când puteți împărtăși cu ușurință toate aceste elemente într-un singur loc cu membrii echipei și puteți împărtăși proiecte cu membrii externi ai echipei, calmul este restabilit. Cu o productivitate robustă iese din cutie și este proiectat să funcționeze fără probleme pentru a permite fluxuri de lucru de colaborare continue. Acest lucru ajută echipele să treacă peste silozurile de colaborare, previne întreruperile de lucru și facilitează ca echipele să lucreze mai bine împreună.