6 Cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici în 2023
Publicat: 2023-03-27Gestionarea eficientă a documentelor, partajarea și colaborarea au devenit cruciale pentru companiile de toate dimensiunile. În acest articol, vom analiza cel mai important software de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici și vom examina avantajele, dezavantajele, caracteristicile cheie și prețurile.
Sistemele de gestionare a documentelor sunt platforme pentru stocarea, organizarea și gestionarea documentelor. Cele mai bune sisteme sunt în cloud, permițând accesul oricărui utilizator autorizat, indiferent de locul în care lucrează.
Cu toate acestea, software-ul de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici este diferit de stocarea în cloud. Un sistem de management al documentelor oferă instrumente de management, resurse pentru partajarea documentelor și automatizare pentru fluxul de lucru, pe lângă stocarea documentelor. Cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici vă ajută să păstrați toate tipurile de documente ale organizației dvs. într-o platformă ușor de utilizat, cu securitate solidă a documentelor.
În acest articol, vom analiza cele mai importante sisteme de gestionare a documentelor (DMS) pentru întreprinderile mici și vom examina avantajele, dezavantajele, caracteristicile cheie și prețurile sau opțiunile de încercare gratuită.
Dacă nu aveți timp să citiți cercetările noastre, accesați tabelul nostru rapid de comparare.
Cele mai bune alegeri ale noastre
Cel mai bun sistem de gestionare a documentelor bazat pe cloud all-in-one
Află mai multe
Bun pentru crearea și editarea fișierelor
Bun pentru eficientizarea stocării și partajării fișierelor
Cum să alegi un sistem de management al documentelor pentru întreprinderile mici
Un sistem de gestionare a documentelor pentru afaceri mici ar trebui să găzduiască toate documentele dvs. într-un singur loc. Ar trebui să permită acces ușor și stocare sigură a fișierelor. În calitate de companie mică, doriți ca sistemul dvs. de gestionare a documentelor să fie ușor de utilizat - fără a fi nevoie să depindeți de o echipă de tehnologie doar pentru a vă accesa fișierele.
Cele mai bune 6 sisteme de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici din 2023
Connecteam — Cel mai bun sistem de gestionare a documentelor bazat pe cloud all-in-one
Disponibil pe
- Web
- iOS
- Android
Connecteam este cea mai ușor de utilizat platformă pentru colectarea, gestionarea și organizarea documentelor într-un depozit central. Evaluată ca fiind cea mai bună soluție all-in-one pentru întreprinderile mici și mijlocii, Connecteam este excelentă pentru resurse umane, integrare și procesare. Permite angajaților să încarce documentele necesare și să gestioneze fișierele personale în siguranță într-o singură locație. Acest lucru minimizează timpul de integrare și îi face pe angajați să lucreze mai rapid - eliberând timp pentru alte sarcini importante.
Expirare și alerte
Puteți seta expirări pentru documentație cu alerte automate pentru a vă asigura că înregistrările angajaților dvs. sunt întotdeauna la zi. De exemplu, puteți seta notificări pentru a vă informa când documentele de conformitate, licențele sau certificările angajaților sunt pe cale să expire, astfel încât să vă puteți actualiza înregistrările.
Eliminați silozurile de date
Deoarece vă puteți accesa toate documentele într-o singură aplicație, puteți elimina silozurile de date și canalele de gestionare a documentelor. Nu mai este nevoie să folosiți e-mailul, Google Drive sau Dropbox pentru a ține evidența lucrurilor și pentru a vă face griji cu privire la locul în care este stocat ceva.
Management robust al accesului
Puteți să preluați instantaneu orice document pe care îl stocați, să acordați permisiuni utilizatorilor și să restricționați datele numai la utilizatorii autorizați. Acest lucru facilitează partajarea documentelor cu membrii echipei , asigurând în același timp accesul numai utilizatorilor autorizați.
Centre de cunoștințe
De asemenea, puteți utiliza Connecteam pentru a construi centre de cunoștințe complete pentru echipele interne, adăugând câte fișiere doriți. De exemplu, puteți stoca toate informațiile de înscriere, documentele de instruire, manualele companiei, politicile și întrebările frecvente într-o zonă configurată pentru noii angajați. Acest lucru facilitează, de asemenea, efectuarea de modificări globale, asigurând că toată lumea are acces la cele mai recente informații.
Partajați cu ușurință documente în chat, grupuri sau direct
Echipele pot partaja documente în chat-urile echipei , direct cu alți membri ai echipei sau pot atribui documente grupurilor. Connecteam funcționează în special pentru „lucrătorii fără birou” care nu au acces regulat la un computer de birou sau e-mail corporativ.
Caracteristici cheie
Colectați, stocați și organizați documente
Echipe solide de gestionare a documentelor
Formulare digitale și liste de verificare
Managementul sarcinilor
Funcționalitatea centrului de cunoștințe
Formarea angajaților
Pro
Ușor de utilizat cu instrumente intuitive
Utilizează spațiu minim de stocare
Alternativă accesibilă la alte soluții DMS
Asistență excelentă pentru clienți
Contra
Nu acceptă colaborarea documentelor în acest moment
Prețuri
Începe de la doar 29 USD/lună pentru primii 30 de utilizatori Probă gratuităde 14 zile Plangratuitdisponibil
Probă gratuită de 14 zile, nu este necesar un card de credit
Începe perioada gratuită de testareZoho Docs — Bun pentru crearea și editarea fișierelor
Disponibil pe
- Web
- iOS
- Android
Zoho WorkDrive este un alt software alternativ de gestionare a documentelor care depășește crearea și stocarea documentelor într-un depozit central. Oferă un spațiu de lucru securizat, partajat, simplu și ușor de utilizat. De asemenea, reunește e-mailul, chatul, apelurile și gestionarea sarcinilor în același spațiu.
Zoho și-a întrerupt proiectul autonom de gestionare a documentelor, Zoho Docs, la începutul anului 2023, dar a introdus funcțiile în Zoho WorkDrive. Include toate instrumentele de colaborare încorporate de la Zoho Docs, permițând utilizatorilor să se conecteze, să comunice, să revizuiască, să comenteze sau să editeze fișiere în timp real. Software-ul facilitează, de asemenea, atribuirea de sarcini anumitor membri ai echipei sau grupuri.
Aflați mai multe despre Zoho DocsCaracteristici cheie
- Clasificarea documentelor
- Semnături electronice
- Controlul versiunii
- Pista de audit
Pro
- Spațiu de lucru securizat și partajat pentru colaborare și comunicare în echipă
- Răspuns rapid și simplu de utilizat
Contra
- Poate fi dificil să găsești fișiere dacă nu știi unde sunt stocate
- Autentificarea cu doi factori (2FA) lipsește în opțiunile de intrare și de nivel mediu.
Prețuri
Începe de la 5 USD/utilizator/lună Probă: Da Plan gratuit: Da
Cutie — Bună pentru simplificarea stocării și partajării fișierelor
Disponibil pe
- Web
- iOS
- Android
- Windows
- Mac
Box for Business vă permite să încărcați și să partajați cu ușurință documente în întreaga organizație. Puteți găzdui fișiere private și puteți trimite link-uri directe sau puteți descărca conținut înainte de a trimite. Box for Business vă permite, de asemenea, să personalizați link-uri pentru a acorda permisiuni de vizualizare sau editare și pentru a genera link-uri protejate prin parolă. Linkurile pot include o adresă URL personalizată și pot fi setate să expire automat după un anumit interval și să permită sau să blocheze descărcarea documentelor.
Utilizatorii se pot pune în funcțiune rapid cu o interfață intuitivă pentru stocarea fișierelor. Cu toate acestea, unii utilizatori consideră că permisiunile și configurarea administratorului sunt puțin dificile.
Puteți edita și offline; documentele sincronizate se vor actualiza automat o dată online. Cu toate acestea, există un timp de întârziere. Utilizatorii externi, cum ar fi clienții și clienții, beneficiază doar de privilegii de citire și nu pot edita documente, ceea ce ar putea complica colaborarea.
Aflați mai multe despre BoxCaracteristici cheie
- Funcționalitatea de glisare și plasare
- Șabloane personalizabile
- Managementul fluxului de lucru
- Arhivare și păstrare
Pro
- Stocare nelimitată a datelor
- Automatizarea sarcinilor, cum ar fi mementourile și aprobările
Contra
- Nu acceptă recunoașterea optică a caracterelor
- Poate fi dificil să găsești documente dacă nu cunoști locația
Prețuri
Începe de la 20 USD/utilizator/lună Probă: Da — Plan gratuit de 14 zile : Nu
Microsoft Sharepoint — Bun pentru utilizatorii Microsoft 365 pentru medii de lucru partajate
Disponibil pe
- Web
- iOS
- Android
Microsoft SharePoint funcționează ca produs autonom sau ca parte a abonamentului Microsoft 365. Oferă colaborare de conținut și capabilități avansate de căutare. Unii utilizatori consideră că este complex și dificil de navigat. Cu toate acestea, dacă sunteți bine versat în Microsoft 365, probabil că va fi mult mai puțin o curbă de învățare. Pe lângă stocarea documentelor, de asemenea, permite utilizatorilor să construiască site-uri intranet pentru partajarea informațiilor, programarea sarcinilor și contacte.
Deoarece SharePoint este încorporat în Microsoft 365, este o alegere populară pentru multe companii. SharePoint vă permite să gestionați documente, să setați niveluri de securitate și permisiuni și să vă integrați cu instrumentele de scanare și capturare. De asemenea, permite utilizatorilor să introducă și să gestioneze metadatele documentelor.
Configurarea și întreținerea pot consuma mult timp - în timp ce sunt incluse unele funcționalități ieșite din cutie, unele funcții vor necesita un utilizator sau un dezvoltator experimentat pentru a le crea. Cu toate acestea, pentru elementele de bază ale managementului documentelor, este potrivit pentru o afacere mică.
Aflați mai multe despre Microsoft SharepointCaracteristici cheie
- Instrumente de colaborare
- Managementul fluxului de lucru
- Comentarii și note
- Se integrează cu Microsoft 365
Pro
- Șabloane personalizabile
- Poate construi site-uri intranet personalizate
Contra
- Nu acceptă controlul versiunilor sau pista de audit
- Nu acceptă semnături electronice
Prețuri
Începe de la 4,59 USD/utilizator/lună Perioada de încercare: Nu Plan gratuit: Nu
SmartVault — Bun pentru stocarea și partajarea documentelor
Disponibil pe
- Web
- iOS
- Android
- Windows
SmartVault este conceput pentru gestionarea și stocarea documentelor securizate, bazate pe cloud, punând accent pe conformitate și fluxul de lucru. Este bun pentru partajarea documentelor cu clienții, inclusiv crearea de portaluri pentru clienți de marcă. Deși nu puteți edita documente în SmartVault, puteți eficientiza procesele folosind șabloane standardizate.
SmartVault își promovează „securitatea la nivel de bancă” pentru a proteja documentele la un nivel mai înalt decât aplicațiile cloud de calitate pentru consumatori. Deși permite interacțiunile cu clienții, clienții trebuie să aibă un cont pentru a accesa orice documente de pe platformă.
Aflați mai multe despre SmartVaultCaracteristici cheie
- Gestionarea documentelor criptate
- Instrumente de colaborare
- Funcționalitatea de glisare și plasare
- Instrumente de gestionare a fluxului de lucru
Pro
- Controale de acces și permisiuni puternice
- Piste de audit automatizate
Contra
- Nu se pot edita documente în SmartVault
- Nu acceptă sincronizarea documentelor în timp real
Prețuri
Începe de la 20 USD/lună per utilizator cu un minim de 5 utilizatori Probă: Da — 14 zile Plan gratuit: Nu
Google Drive — Bun pentru stocarea fișierelor și colaborare
Disponibil pe
- Web
- iOS
- Android
Google Drive oferă acces criptat la fișiere și funcționează perfect cu Google Suite, inclusiv Google Docs, Google Sheets și Google Slides. Vă permite să colaborați în timp real cu membrii echipei. Funcționează bine pentru stocarea de bază a fișierelor și ca arhivă centrală, dar nu oferă sistemele robuste de gestionare a fișierelor și a documentelor de care au nevoie unele companii. De exemplu, nu oferă suport pentru conformitate , controale avansate ale versiunilor sau fluxuri de lucru automatizate. Cu toate acestea, este o alegere solidă pentru gestionarea de bază a documentelor și pentru a avea un loc centralizat, colaborativ pentru fișiere.
Google Drive funcționează și cu fișiere Microsoft Office, astfel încât să puteți încărca și edita documente Word, Excel sau PowerPoint online fără a le converti.
Aflați mai multe despre Google DriveCaracteristici cheie
- Trageți și plasați interfața
- Capabilitati de cautare si filtrare
- Instrumente de colaborare și urmărire
- Controlul versiunii
Pro
- Ușurință în utilizare
- De asemenea, oferă acces offline la documente
Contra
- Nu acceptă semnături electronice
- Nu acceptă gestionarea fluxului de lucru
Prețuri
Gratuit pentru prima Probă de 15 GB: Nu Plan gratuit: Da
Cele mai bune 6 sisteme de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici din 2023
| Subiect |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Recenzii |   | | | | | |
| Prețuri | Începe de la doar 29 USD/lună pentru primii 30 de utilizatori | Începe de la 5 USD/utilizator/lună | Începe de la 20 USD/utilizator/lună | Începe de la 4,59 USD/utilizator/lună | Începe de la 20 USD/lună per utilizator cu minim 5 utilizatori | Gratuit pentru primii 15 GB |
| Încercare gratuită | da 14 zile | da | da 14 zile | Nu | da 14 zile | Nu |
| Plan gratuit | da Până la 30 de utilizatori | da | Nu | Nu | Nu | da |
Ce este un sistem de management al documentelor pentru întreprinderile mici?
Un sistem de management al documentelor (DMS) este o platformă online pentru stocarea, gestionarea și partajarea documentelor. Un DMS vă permite să vă centralizați gestionarea documentelor și să convertiți fișierele fizice în fișiere digitale. Acest lucru reduce consumul de timp pentru arhivarea și preluarea manuală a documentelor, permițând partajarea cu utilizatorii autorizați.
În funcție de DMS pe care îl alegeți, este posibil să puteți edita și să utilizați instrumente moderne, cum ar fi semnăturile electronice și colaborarea online .
Cum funcționează software-ul de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici?
Software-ul de gestionare a documentelor vă permite să capturați și să stocați documente digital într-o bază de date centrală. Cele mai bune soluții de gestionare a documentelor sunt bazate pe cloud pentru a oferi acces oricărui utilizator conectat și autorizat.
Utilizatorii pot accesa și colabora la documente, pot partaja documente cu alți utilizatori autorizați și pot automatiza fluxurile de lucru. De asemenea, au acces la instrumente pentru rutarea documentelor, aprobări și alerte pentru a crește eficiența.
Majoritatea soluțiilor DMS pot arhiva versiuni mai vechi ale documentelor și pot ajuta la urmărirea modificărilor pentru a oferi o pistă de audit.
Beneficiile software-ului de management al documentelor
Software-ul de gestionare a documentelor ajută întreprinderile mici să simplifice fluxul de lucru și operațiunile. Beneficiile includ:
- Spațiu de stocare redus : eliminați nevoia de dulapuri fizice, cutii și legături pentru depozitarea documentelor.Acest lucru nu numai că facilitează găsirea documentelor de care aveți nevoie, dar reduce spațiul pe podea.
- Organizare : este mult mai ușor să găsiți, să stocați și să căutați documente în software-ul de gestionare a documentelor.
- Copiere de rezervă și recuperare a documentelor : În caz de incendiu sau inundație, documentele fizice pot fi pierdute sau distruse.Un DMS oferă backup automat pentru continuitatea afacerii și recuperarea în caz de dezastru.
- Flux de lucru îmbunătățit : Un studiu recent a arătat că aproape jumătate din toate companiile se luptă să găsească și să partajeze documente , iar aproximativ o treime au avut preocupări cu privire la versiunea.Cel mai bun software de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici poate rezolva aceste probleme.
- Conformitate : respectarea reglementărilor guvernamentale și industriei în evoluție poate fi o provocare.DMS-ul corect va asigura conformitatea.
- Securitate : un DMS securizat și criptat vă va păstra documentele în siguranță.
- Partajare și colaborare : instrumentele DMS simplifică partajarea și colaborarea, sprijinind lucrătorii de la distanță, forța de muncă distribuită și clienții.
- Acces mai mare : documentele fizice sunt stocate doar într-un singur loc, iar accesul poate fi limitat.Stocarea digitală permite partajarea cu oricine autorizat pentru acces fără a fi nevoie să așteptați.
Gestionarea și întreținerea fișierelor pe hârtie nu mai este practică. Vânarea de fișiere și dosare în dulapuri și cutii poate dura mult timp, care ar putea fi folosit mai productiv. Chiar dacă toate fișierele dvs. sunt online, poate fi dificil să le păstrați organizate și accesibile dacă nu sunt gestionate corespunzător.
Un DMS eficient vă permite să căutați folosind cuvinte sau expresii fără a ști exact tipul fișierului, numele sau locația. Un sondaj a raportat că mai mult de jumătate dintre angajații de birou petrec mai mult timp căutând fișiere decât lucrând la ele. Același studiu a arătat cât de dificil poate fi acest lucru atunci când informațiile sunt necesare prompt – 81% dintre profesioniștii de birou intervievați au spus că nu au putut găsi un document important atunci când șeful sau clientul lor avea nevoie urgent de ceva.
Acest lucru a devenit și mai dificil pentru lucrătorii de la distanță și hibrid care au nevoie de acces la informații, indiferent de locul în care lucrează.
Cât costă sistemele de management al documentelor pentru întreprinderile mici?
Sistemele de gestionare a documentelor pentru întreprinderi mici sunt gratuite pentru un număr limitat de utilizatori la câteva sute de dolari pe lună, în funcție de nivelul de acces și planul pe care îl alegeți.
De exemplu, pachetul Connecteam pentru afaceri mici este 100% gratuit pentru primii 10 utilizatori. Chiar dacă aveți o echipă puțin mai mare – până la 30 de persoane – planul de bază al Connecteam este de doar 30 USD pe lună .
Prin comparație, 10 utilizatori cu SmartVault ar costa 400 USD pe lună. Cel mai ieftin plan Microsoft SharePoint ar fi de 50 USD pe lună pentru 10 utilizatori sau 230 USD pe lună ca parte a unei licențe Microsoft 365 E3.
Întrebări frecvente
Care sunt tipurile de sisteme de management al documentelor?
Există mai multe tipuri de sisteme de gestionare a documentelor, inclusiv gestionarea conținutului și a înregistrărilor, managementul fluxului de lucru, managementul documentelor HR și imagistica documentelor. Când evaluați un DMS, doriți să vă asigurați că include instrumentele de care aveți nevoie pentru afacerea dvs.
Care este cel mai bun mod de a gestiona documentele?
Utilizarea unui sistem de gestionare a documentelor bazat pe cloud simplifică stocarea, organizarea și partajarea documentelor. Oferă o locație centrală pentru toată documentația dvs., facilitând căutarea și colaborarea.
Ce ar trebui să cauți într-un sistem de management al documentelor?
Cel mai bun software de gestionare a documentelor pentru afacerea dvs. mică vă va permite să personalizați soluțiile pentru a se alinia cu modul în care faceți afaceri. Asigurați-vă că DMS este ușor de utilizat, oferă securitate și conformitate robustă, acceptă automatizarea fluxului de lucru și se integrează cu stiva dvs. de tehnologie existentă.
Sunt sigure sistemele de gestionare a documentelor bazate pe cloud?
Da, sistemele de gestionare a documentelor bazate pe cloud sunt sigure. Căutați o soluție care oferă criptarea automată a documentelor și permite instrumente de gestionare a accesului și confidențialitate. Sistemele de management în cloud sunt de fapt mai sigure decât serviciile locale, deoarece furnizorii de platforme monitorizează securitatea și se asigură că sunt aplicate corecțiile și actualizările software.
Concluzia sistemelor de management al documentelor pentru întreprinderile mici
Un sistem robust și sigur de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici poate simplifica fluxul de lucru, simplifica stocarea și recuperarea documentelor și permite partajarea cu membrii echipei și clienții. Căutați un DMS care vă oferă instrumentele de care aveți nevoie și care este ușor de utilizat pentru a îmbunătăți productivitatea organizației dvs.
Connecteam este cea mai bună alegere pentru întreprinderile mici și mijlocii care doresc să-și îmbunătățească gestionarea documentelor. Fă un pas mic pentru tine – și un salt uriaș pentru afacerea ta – cu Connecteam astăzi. Nu uitați să consultați Planul de afaceri mici al Connecteam pentru tot ce aveți nevoie pentru a vă gestiona afacerea.