7 cel mai bun software pentru fluxul de documente din 2023

Cele mai bune 7 software-uri pentru fluxul de documente din 2023

1. Connecteam — Cel mai bun software all-in-one pentru fluxul de lucru pentru documente

   Disponibil pe

   • Web
   • iOS
   • Android

   Începe gratuit

   

   Connecteam este un software versatil de gestionare a angajaților care excelează ca platformă de flux de documente. Oferă mai multe caracteristici adaptate pentru gestionarea eficientă a documentelor, simplificând crearea, gestionarea și distribuirea diferitelor documente.

   De ce am ales Connecteam : Atractia Connecteam constă în instrumentele sale simple de creare a fluxului de lucru.Oferă formulare ușor de utilizat care ajută la menținerea operațiunilor eficiente. De asemenea, permite atribuirea simplă a sarcinilor legate de documente și o bibliotecă de șabloane pentru a ajuta la sarcinile operaționale de zi cu zi.

   

   Mai jos, explorez caracteristicile cheie ale Connecteam care își îmbunătățesc capacitățile de gestionare a documentelor și a fluxurilor de lucru aferente.

   Eliminați dezordinea de hârtie cu management și control îmbunătățit al documentelor

   Sistemul de management al documentelor Connecteam vă permite să stocați toate documentele și formularele într-undepozit securizat, bazat pe cloud, accesibil de oriunde și oricând.Interfața sa intuitivă vă permite să clasificați și să preluați cu ușurință documente, fie că sunt politici, manuale, proceduri standard de operare sau documente de echipă . Puteți chiar să setați date de expirare pentru a vă asigura că documentele esențiale sunt întotdeauna la zi.

   Sistemulacceptă diferite formate de fișiere , asigurând compatibilitatea cu documentele existente.Puteți să glisați și să plasați sau să încărcați în bloc fișiere, apoi să le clasificați și să le etichetați pentru o recuperare eficientă. Funcționalitățile avansate de căutare permit localizarea rapidă a fișierelor.

   Platforma oferăcontrolul versiunilor , menținând editări precise ale documentelor și istoricul actualizărilor.Această caracteristică este vitală pentru urmărirea modificărilor în timp. De asemenea, puteți sincroniza automat fișierele pentru a vă asigura că echipa dvs. lucrează întotdeauna cu cele mai recente documente. În plus, puteți controla cine poate vizualiza, edita și șterge documente cu permisiuni granulare de utilizator.

   Soluția de gestionare a documentelor de la Connecteamse integrează perfect cu software-ul dvs. existent de HR sau de management al relațiilor cu clienții (CRM), creând un mediu de flux de lucru coerent.

   Optimizați fluxurile de lucru ale documentelor cu Smart Groups și gestionarea intuitivă a sarcinilor

   Sistemul automatizat Connecteam eficientizează procesele fluxului de lucru pentru documente , reducând erorile manuale și sporind eficiența. Puteți crea grupuri inteligente care clasifică automat angajații în grupuri pe baza unor criterii precum rol, departament sau setul de abilități. Apoi, sistemul poate direcționa automat documentele către grupul potrivit .

   Apreciez modul în care Connecteam ghidează și finalizarea sarcinilor legate de documente. Cu urmărirea sarcinilor angajaților de la Connecteam , puteți încorpora instrucțiuni clare în sarcinile documentului, asigurând o urmărire precisă.În plus, puteți descompune procesele complexe în secvențe gestionabile și puteți monitoriza progresul din tabloul de bord central.

   În plus, puteți atribui sarcini unor persoane sau grupuri, iar sistemul actualizează progresul sarcinii. Mai mulțiutilizatori pot colabora la documente în timp real, cu modificări live, comentarii și @mențiuni.De asemenea, primiți alerte în timp real și actualizări privind progresul fluxului de lucru printr-un tablou de bord central, care vă informează despre starea fiecărui document în fiecare etapă.

   O altă caracteristică de colaborare remarcabilă estecanalul de comunicare specific sarcinii Connecteam, care permite comunicarea directă, bidirecțională, între angajați și manageri.Această caracteristică vă ajută să clarificați neînțelegerile în sarcinile legate de documente, asigurându-vă că lucrătorii execută acele sarcini în mod eficient și precis.

   Creșteți eficiența și colectarea datelor cu formulare personalizabile

   Generatorul intuitiv deglisare și plasare de la Connecteam vă permite să renunțați la hârtie și să creați formulare și fluxuri de lucru digitale personalizate în câteva minute - nu este necesară codarea.Putețiadăuga câmpuri precum text, casete de selectare și meniuri derulante.De asemenea, includeți elemente precum imagini și videoclipuri pentru a face formularele mai atractive și mai informative.

   În plus, Connecteam vă permite să creațiforme dinamice, adaptabile .Aceste formulare folosesc logica condiționată pentru a prezenta utilizatorilor informații și câmpuri relevante pe baza răspunsurilor lor anterioare. În loc să creați diverse formulare statice pentru diferite scenarii (cum ar fi mai multe anchete pentru diferite departamente), puteți crea doar un singur formular dinamic.

   În plus, Connecteam vă îmbogățește crearea de formulare cu o bibliotecă de șabloane ,oferind diverse formulare pre-proiectate pentru a vă porni procesul .Această caracteristică economisește timp și asigură coerența între diferitele tipuri de colectare a datelor.

   Puteți distribui, completa și trimite în mod eficient formulare prin intermediul platformei, simplificând procesul de colectare a datelor. Software-ul acceptă, de asemenea ,semnături electronice , adăugând un strat suplimentar de verificare și autenticitate formularelor dumneavoastră.Formularele trimise sunt stocate și organizate automat într-obază de cunoștințe a companiei , facilitând accesarea și analiza datelor colectate.

   Facilitați integrarea perfectă și accesibilitatea din mers

   Connecteam se integrează cu diverse platforme de stocare în cloud precum Google Drive, Dropbox și OneDrive , îmbunătățind accesibilitatea fișierelor și colaborarea.

   Un alt beneficiu? Connecteam funcționează ca o aplicație mobilă, disponibilă atât pentru iOS, cât și pentru Android .Acest lucru vă permite dvs. și lucrătorilor dvs. să accesați, să revizuiți, să editați și să partajați documente direct de pe dispozitivele dvs. mobile.

   

   În plus,capabilitățile de capturare mobilă permit scanarea și încărcarea ușoară a documentelor folosind camera unui telefon, simplificând și mai mult procesul de gestionare a documentelor.

   În cele din urmă, notificările push te țin la curent cu actualizările și aprobările documentelor, asigurând finalizarea la timp a sarcinilor.

   Și mult mai mult

   Dincolo de caracteristicile sale principale, Connecteam oferă o gamă de instrumente suplimentare, inclusiv programarea angajaților , un ceas al angajaților și multe altele, făcându-l o soluție versatilă de gestionare a forței de muncă .

   Connecteam oferă, de asemenea, un plan gratuit pentru viață – Începeți acum!

   Caracteristici cheie

   • Gestionarea și controlul documentelor îmbunătățite

   • Automatizarea fluxului de lucru

   • Formulare personalizabile

   • Semnături electronice și integrare multimedia

   • Controlul versiunii

   • Managementul sarcinilor

   Pro

   • Personalizat

   • Accesibil pentru toate afacerile

   • Accesibil prin intermediul dispozitivelor mobile

   • Se integrează cu alte platforme

   Contra

   • Mai multe integrări pe drum

   Prețuri

   Plan gratuit pe viață disponibil Planurile Premium încep de la 29 USD/lunăpentru 30 de utilizatori

   Probă gratuită de 14 zile, nu este necesar un card de credit

   Începe perioada gratuită de testare
2. 

   DocuPhase — Bun pentru captarea datelor bazată pe inteligență artificială

   Disponibil pe

   • Web
   • Windows
   • Mac

   

   DocuPhase este o companie de software care se concentrează în primul rând pe automatizarea proceselor legate de finanțe cu automatizarea conturilor plătibile, captarea datelor bazată pe inteligență artificială și integrarea cu diverse sisteme de planificare a resurselor întreprinderii (ERP).

   De ce am ales DocuPhase : eficientizează operațiunile financiare pentru a reduce semnificativ munca manuală.Cu automatizarea fluxului de lucru , puteți personaliza aprobarea, revizuirea și rutarea documentelor. În plus, puteți stabili declanșatoare automate - acțiuni prestabilite care se activează la anumite evenimente, cum ar fi trimiterea documentelor - pentru a vă asigura că procesele avansează fără întârziere.

   O caracteristică pe care am găsit-o deosebit de utilă este captura de date bazată pe inteligență artificială, care permite utilizatorilor să digitizeze fișiere pe hârtie și să importe documente electronice . Acceptă indexarea și clasificarea documentelor, permițând organizarea și recuperarea eficientă a documentelor.

   Software-ul include formulare web și semnături electronice, automatizare personalizabilă a fluxului de lucru fără implicarea IT și plăți integrate ale furnizorilor. De asemenea, sincronizează datele cu diverse sisteme ERP pentru o mai bună luare a deciziilor.

   Cu toate acestea, deoarece este axat în primul rând pe finanțe, este posibil să nu răspundă nevoilor organizaționale mai largi. Mai mult, poate fi complex de configurat și poate fi costisitor pentru unele companii.

   Aflați mai multe despre DocuPhase

   Caracteristici cheie

   • Captura documentului
   • Automatizarea fluxului de lucru
   • Semnături electronice
   • Indexarea documentelor

   Pro

   • Oferă fluxuri de lucru personalizabile
   • Se integrează cu alte instrumente

   Contra

   • Complex
   • Costos pentru unele afaceri

   Prețuri

   Începe de la 250 USD Probă: Da Plan gratuit: Nu

3. 

   Jotform — Bun pentru generatorul de formulare drag-and-drop

   Disponibil pe

   • Web
   • iOS
   • Android

   

   JotForm este un generator de formulare online și un software de gestionare a fluxurilor de lucru și a documentelor care oferă o gamă de caracteristici pentru eficientizarea proceselor legate de documente.

   De ce am ales Jotform : Caracteristica sa remarcabilă este generatorul intuitiv de formulare, care permite crearea ușoară a diferitelor formulare, de la sondaje la formulare de înregistrare.Formele sale suportă logica condiționată.

   În plus, Jotform vă permite să adăugați câmpuri de semnătură în formulare. De asemenea, se integrează cu multe instrumente de afaceri, cum ar fi Google Drive, Dropbox, Slack și Zapier. Acest lucru ajută la eficientizarea proceselor de colectare și gestionare a datelor.

   O altă caracteristică utilă pe care am întâlnit-o este biblioteca sa vastă de șabloane, oferind un punct de plecare pentru aproape orice tip de formular. Cu toate acestea, concentrarea JotForm pe formulare poate limita capabilitățile sale avansate de gestionare a fluxului de lucru pentru documente.

   Aflați mai multe despre Jotform

   Caracteristici cheie

   • Generator de formulare glisați și plasați
   • Logica condițională
   • Biblioteca de șabloane
   • Automatizarea fluxului de lucru

   Pro

   • Flexibil și scalabil
   • Eficient din punct de vedere al costurilor

   Contra

   • Capacități limitate de gestionare a documentelor
   • Personalizare limitată

   Prețuri

   Începe de la 34 USD/lună, pentru până la 25 de formulare Probă: Nu Plan gratuit: Da — Da, până la 5 formulare

4. 

   M-files — Bun pentru înțelegerea documentelor cu AI

   Disponibil pe

   • Web
   • iOS
   • Android
   • Windows
   • Mac

   

   M-Files este un sistem de flux de lucru de gestionare a documentelor care se concentrează pe automatizarea proceselor lucrătorilor. Oferă o gamă largă de funcții, inclusiv crearea de documente , managementul, automatizarea proceselor și colaborarea externă.

   De ce am ales M-Files : tehnologia AI generativă a M-files, M-Files Aino, m-a impresionat.Utilizează contextul (cum ar fi metadatele documentului) pentru a determina fiecare tip de document cu care lucrează. În plus, generează diverse formate de conținut, cum ar fi rezumate, rapoarte și e-mailuri pe baza instrucțiunilor. De asemenea, le poate traduce în diferite limbi.

   Pe baza proprietăților documentului (cum ar fi tipul de document ) sau a metadatelor (cum ar fi numele proiectului sau departamentul responsabil), fluxurile de lucru ale M-Files pot direcționa automat documentele către examinatorii, aprobatorii sau destinațiile potrivite. În plus, oferă control al versiunilor, piste de audit și integrare cu alte sisteme.

   Cu toate acestea, structura de prețuri a M-Files poate fi mai puțin prietenoasă cu bugetul pentru întreprinderile mici. De asemenea, utilizatorii obișnuiți cu sistemele bazate pe foldere pot găsi abordarea bazată pe metadate mai puțin intuitivă.

   Aflați mai multe despre fișierele M

   Caracteristici cheie

   • Organizarea documentelor bazată pe metadate
   • Automatizarea fluxului de lucru
   • Controlul versiunii
   • Căutare contextuală și navigare

   Pro

   • Clasificare eficientă a documentelor
   • Securitate și conformitate sporite

   Contra

   • Prețuri potențial ridicate
   • Curba de învățare pentru abordarea bazată pe metadate

   Prețuri

   Contactați furnizorul pentru preț. Probă: Da Plan gratuit: Nu

5. 

   Fluix — Bun pentru lucrătorii de teren și de birou

   Disponibil pe

   • Web
   • iOS
   • Android

   

   Fluix este o platformă bazată pe cloud care ajută companiile să digitizeze procesele documentelor și să automatizeze sarcinile de rutină. Deservește echipele de birou și de teren, cu scopul de a oferi o colectare rapidă și sigură a datelor, acordând în același timp prioritate siguranței și conformității.

   

   De ce am ales Fluix : oferă instrumente de captare și digitizare a documentelor pentru a converti documentele pe hârtie în documente digitale , împreună cu funcții de adnotare pentru adăugarea de comentarii și markupuri direct în documente.

   Fluix permite, de asemenea, crearea de fluxuri de lucru personalizate pentru aprobarea și rutarea documentelor, acceptând semnăturile electronice pentru aprobări sigure. Oferă funcții de inspecții și audit pentru eficientizarea operațiunilor pe teren. Accentul său asupra siguranței și conformității este un plus semnificativ.

   Este esențial să rețineți că concentrarea principală a Fluix pe utilizarea dispozitivelor mobile poate limita compatibilitatea acestuia cu organizațiile care depind în mare măsură de platformele desktop.

   Aflați mai multe despre Fluix

   Caracteristici cheie

   • Captarea și digitizarea documentelor
   • Instrumente de adnotare
   • Automatizare personalizabilă a fluxului de lucru
   • Semnături electronice

   Pro

   • Compatibilitate cu dispozitivele mobile
   • Colaborare sporită pentru lucrătorii de teren

   Contra

   • Este posibil să nu se adreseze organizațiilor centrate pe desktop
   • Necesită curbă de învățare

   Prețuri

   Începe de la 20 USD/utilizator/lună Probă: Da — Plan gratuit de 14 zile : Nu

6. 

   DocuSign — Bun pentru semnăturile electronice și gestionarea contractelor

   Disponibil pe

   • Web
   • iOS
   • Android

   

   DocuSign este un software popular pentru fluxul de documente specializat în semnături electronice și gestionarea contractelor. Oferă funcții precum semnăturile electronice, notarizarea electronică, analiza contractelor și generarea de documente. Se adresează în principal sectoarelor serviciilor financiare, asigurărilor și imobiliare.

   De ce am ales DocuSign : caracteristica de bază a DocuSign vă permite să încărcați documente, să adăugați câmpuri de semnătură pentru destinatari și să le trimiteți pentru semnare electronică.Semnatarii pot accesa și semna documente de pe orice dispozitiv, oriunde în lume.

   Apreciez modul în care DocuSign ia în serios securitatea și conformitatea. Utilizează protocoale de criptare și securitate de vârf în industrie pentru a asigura confidențialitatea datelor și pentru a vă ajuta să îndepliniți diverse cerințe de reglementare.

   O altă caracteristică pe care mi s-a părut deosebit de utilă este managementul ciclului de viață al contractului (CLM), care gestionează întregul ciclu de viață al contractului, de la pregătirea și negocierea documentelor până la aprobare, execuție și analiza post-semnare.

   Cu toate acestea, accentul principal al DocuSign pe semnăturile electronice și gestionarea contractelor poate limita adecvarea acestuia ca soluție mai cuprinzătoare de flux de lucru pentru documente pentru companii.

   Aflați mai multe despre DocuSign

   Caracteristici cheie

   • Semnături electronice
   • Gestionarea contractelor
   • Securitatea documentelor
   • Generator de flux de lucru

   Pro

   • Mai multe integrări
   • Accesibilitatea globală

   Contra

   • Domeniu limitat dincolo de semnăturile electronice
   • Poate fi costisitor pentru întreprinderile mai mici

   Prețuri

   Începe de la 10 USD/utilizator/lună Probă: Da Plan gratuit: Da

7. 

   DocuWare — Bun pentru clasificarea automată prin AI

   Disponibil pe

   • Web
   • iOS
   • Android
   • Windows

   

   DocuWare este un software de gestionare a documentelor bazat pe cloud, care oferă clasificare asistată de AI a documentelor, management al sarcinilor și semnături electronice. Se integrează bine cu instrumente precum Microsoft Teams și Outlook.

   De ce am ales DocuWare : Platforma oferă o suită cuprinzătoare pentru gestionarea documentelor, de la importarea și organizarea documentelor până la eficientizarea proceselor de aprobare.Formularele sale electronice și integrarea Outlook sunt deosebit de eficiente pentru gestionarea comunicațiilor și a fluxurilor de lucru pentru documente.

   O altă caracteristică care iese în evidență este indexarea sa inteligentă, care folosește AI pentru a organiza automat documentele pe baza conținutului lor. Simplifică regăsirea și gestionarea documentelor prin recunoașterea și etichetarea informațiilor esențiale din documente.

   O posibilă limitare a DocuWare pe care am observat-o este costul său, care poate fi o barieră pentru întreprinderile mai mici sau organizațiile cu bugete limitate.

   Aflați mai multe despre DocuWare

   Caracteristici cheie

   • Indexare și clasificare
   • Recunoașterea codurilor de bare
   • Automatizarea fluxului de lucru
   • Semnături electronice

   Pro

   • Design ușor de utilizat
   • Mai multe integrări

   Contra

   • Configurare inițială complexă
   • Personalizare limitată

   Prețuri

   Contactați furnizorul pentru prețuri. Încercare: nu Plan gratuit: nu