18 instrumente de comunicare internă de care compania dumneavoastră are nevoie în 2022

A existat o perioadă în care instrumentele de comunicare internă nu erau o prioritate mare pentru majoritatea afacerilor. Cel mult, managerii au apreciat aceste instrumente pentru îmbunătățirea transparenței între companii și pentru schimbul de informații. Dar, cu mai mulți angajați care lucrează de la distanță sau pe teren decât oricând, trebuie să găsiți modalități mai simple de a contacta ei.

Unele companii folosesc mai bine instrumentele clasice de comunicare, cum ar fi e-mailurile și apelurile telefonice. În timp ce alte companii sunt mai potrivite pentru instrumente mai avansate, cum ar fi software-ul de comunicare digitală, rețelele de social media și intranet-urile angajaților.

Oricare ar fi cazul, majoritatea forței de muncă au nevoie de instrumente care ajută la simplificarea brainstorming-ului, transmiterea feedback-ului și colaborarea, sporind totodată implicarea și productivitatea angajaților.

Am întocmit o listă cuprinzătoare a celor mai bune instrumente de comunicare internă. Și vă recomandăm să citiți toate acestea pentru a vă ajuta să înțelegeți care instrumente se potrivesc cel mai bine nevoilor de comunicare ale afacerii dvs.

Ce ar trebui să obțineți din instrumentele de comunicare internă?

Orice soluție excelentă de software de comunicare internă ar trebui să aducă următoarele beneficii atât pentru dvs., cât și pentru angajații dvs.:

1. Este simplu de utilizat și poate fi personalizat, astfel încât angajații dvs. să poată înțelege caracteristicile.
2. Economisește timp și elimină înainte și înapoi inutile prin facilități organizate, de mesagerie instantanee.
3. Îmbunătățește implicarea și productivitatea angajaților , oferindu-vă o platformă pentru a face comunicarea distractivă și plăcută.
4. Acesta asigură că toate formele de comunicare sunt sigure și securizate , protejând toate datele și informațiile private.
5. Îmbunătățește colaborarea , făcându-vă ușor pentru dvs. și pentru angajații dvs. să împărtășiți feedback. De asemenea, este ușor să găsești angajați cu un fel de instrument de căutare.

Și dacă doriți să aprofundați, consultați ghidul nostru despre crearea și implementarea unei strategii de comunicare internă pentru afacerea dvs.

Tipuri de comunicare internă

Deși există multe instrumente de comunicare internă diferite din care să alegeți (mai multe despre asta mai târziu), acestea pot fi adesea clasificate ca un tip specific de comunicare internă.

• Colaborare la proiect : angajații au nevoie de instrumente de comunicare internă pentru a-i ajuta să lucreze eficient la proiecte și sarcini împreună.
• Conducerea companiei : instrumentele de comunicare internă pot fi folosite pentru a împărtăși știri despre companie cu forța de muncă. Aceste știri pot varia de la anunțuri și repere ale angajaților până la noi strategii și politici.
• Comunicare informală : personalul ar trebui să aibă capacitatea de a comunica chiar și despre chestiuni care nu sunt legate de muncă, fie că este vorba de forumuri publice sau de mesagerie privată.

De asemenea, merită remarcat faptul că unele instrumente de comunicare internă sunt concepute pentru a fi utilizate de către angajați, în timp ce altele sunt special pentru a fi utilizate de manageri.

Tipuri de instrumente de comunicare internă

Instrumente de comunicare internă utilizate de angajați

Potrivit Gallup, companiile cu angajați foarte angajați sunt cu 21% mai profitabile decât cele ai căror angajați nu sunt.

Angajații ar trebui să aibă instrumente și metode de comunicare internă pentru a împărtăși resurse și a se conecta unii cu alții. Acestea ar trebui să permită lucrătorilor să pună întrebări relevante conducerii superioare, să colaboreze la proiecte și să ofere feedback cu privire la toate chestiunile legate de muncă.

Instrumente de comunicare internă utilizate de manageri

Potrivit studiilor, echipele sunt mai susceptibile de a fi organizate dacă primesc informații și îndrumări de sus în jos ale companiei.

Managerii au nevoie de instrumente administrative de comunicare internă care să-i ajute să-și implementeze metodele de comunicare. De exemplu, construirea și personalizarea funcțiilor de comunicare precum sondaje, buletine informative, actualizări ale companiei și multe altele.

Acum că sunteți conștient de principalele tipuri de instrumente de comunicare internă, să aruncăm o privire mai profundă asupra tipurilor de caracteristici care ar trebui incluse atunci când luăm în considerare soluțiile software de comunicare internă pentru afacerea dvs.

18 cele mai bune instrumente de comunicare internă pentru 2022

Cu tot mai mulți angajați care lucrează de la distanță sau pe teren, este imperativ pentru companii să profite la maximum de accesul forței de muncă la dispozitivele lor mobile.

De ce? Deoarece angajații de multe ori nu au acces instantaneu la un computer în timpul lor de zi cu zi, reducând productivitatea în acest proces. Accesul la o aplicație mobilă pentru angajați poate ajuta la rezolvarea acestei probleme și la menținerea angajaților implicați. În plus, angajații pot comunica cu managerii lor din orice locație.

Cu o aplicație mobilă pentru angajați, echipele au întotdeauna acces instantaneu la informațiile companiei și pot comunica între ele pe telefoane mobile, tablete, laptopuri și desktop-uri.

Connecteam este un exemplu ideal de soluție software cu o aplicație de comunicare cu angajații care simplifică gestionarea angajaților. Lucrătorii pot contacta cu ușurință colegii sau managerii printr-un director online, pot comunica prin chat-uri 1:1 sau în echipă, pot primi actualizări în timp real și au acces instantaneu la toate informațiile esențiale pentru locul lor de muncă.

Pentru afacerile cu echipe imense, un intranet poate fi extrem de util pentru comunicațiile interne. Acest tip de software poate fi folosit pentru a împărtăși cunoștințe între departamente, precum și articole, documente, diagrame și multe altele. Cel mai important, toți angajații, indiferent dacă lucrează în biroul principal, în locații satelit sau acasă, pot rămâne pe aceeași pagină cu știrile companiei.

Cunoscute și sub denumirea de „rețele sociale corporative”, Intranet-urile pot fi utilizate într-un număr aparent nelimitat de moduri datorită personalizării lor. Cu acest tip de instrument, utilizatorii se pot angaja într-un dialog transparent despre orice subiect legat de muncă, pot dezvolta implicarea angajaților și pot stoca câte documente sunt necesare, astfel încât atât lucrătorii de la distanță, cât și cei interni să se simtă conectați în orice moment.

Un software all-in-one care funcționează în esență ca o aplicație intranet a companiei este Connecteam. Conceput în principal pentru lucrătorii fără birou, utilizatorii pot citi toate știrile legate de companie , pot urma instruirea angajaților, pot accesa orice documente încărcate, pot completa sondaje și multe altele.

Deși este important să oferiți angajaților o voce pentru a-și împărtăși părerile despre subiectele, politicile și procesele legate de companie, mulți ar prefera să rămână anonimi. Așadar, oferirea forței de muncă un spațiu sigur în care se pot exprima fără nume, cum ar fi un sondaj online de implicare a angajaților, este o modalitate sigură de a primi feedback care face cu adevărat diferența.

Managerii pot analiza apoi trimiterile angajaților pentru a identifica punctele comune de durere și modalitățile în care pot schimba aspecte ale companiei, atât mari cât și mici.

Aplicații precum Connecteam oferă angajaților sondaje pe care le pot completa direct de pe dispozitivele lor mobile . De asemenea, este posibil să creați sondaje în care angajații le pot vota cu ușurință sau opțiunea de a comenta pentru a oferi reacții emoji la actualizările companiei.

În loc să trimită un buletin informativ intern prin postare și să nu garanteze că fiecare destinatar citește, companiile le pot partaja acum digital. Acest lucru poate fi partajat cu angajații, fie prin intermediul unei aplicații, fie prin e-mail, compiland cele mai relevante actualizări și știri și incluzând doar text și imagini captivante.

Companiile pot folosi, de asemenea, buletine informative digitale ale companiei pentru a recunoaște realizările angajaților sau ale echipelor. Acestea pot fi partajate fie pe desktop, fie pe dispozitive mobile, asigurându-se că toată lumea le primește pe dispozitivul care li se potrivește.

Aplicațiile pentru angajați precum Connecteam au opțiunea de a trimite actualizări la nivel de companie în timp real , care pot funcționa în esență ca un buletin informativ digital.

Probabil cel mai evident tip de instrument de comunicare este o aplicație de mesagerie instantanee. De la nume cunoscute, cum ar fi WhatsApp și Messenger, până la aplicații de gestionare a angajaților cu funcții de chat pentru echipele angajaților, cum ar fi Connecteam, acest tip de tehnologie îi ajută pe oameni să rămână în contact unii cu alții , fie că este vorba din motive profesionale sau personale.

În lumea afacerilor, angajații trebuie să poată lua legătura între ei, precum și managerii lor.

Unele întrebări sunt mai ușor de adresat printr-un mesaj rapid, spre deosebire de un apel telefonic. Iar aplicațiile de mesagerie asigură că toate discuțiile legate de muncă sunt purtate pe aceeași platformă, spre deosebire de a fi amestecate cu firele de mesaje personale.

Mesageria instantanee este, de asemenea, o formă de comunicare scrisă mai rapidă și mai convenabilă decât e-mailurile, care sunt adesea mai lungi și necesită mai mult timp pentru a răspunde.

Unele instrumente de comunicare internă pot oferi mult mai mult decât simpla abilitatea angajaților de a-și trimite mesaje reciproc. Cu instrumentele de colaborare, angajații pot lucra efectiv la proiecte cu colegii de muncă, indiferent de locul în care s-ar afla în lume. Grupurile mari care trebuie să urmărească progresul și să se sincronizeze cu ușurință pot beneficia enorm de pe urma acestui tip de tehnologie.

Instrumentele de colaborare permit managerilor să împartă munca între angajați, să atribuie sarcini anumitor angajați și să comenteze fișierele în timp real.

Alte funcții tipice ale instrumentelor de colaborare includ partajarea fișierelor și gestionarea sarcinilor, două capabilități de care sunt capabile aplicații precum Connecteam.

Una dintre cele mai bune modalități de a comunica cu forța de muncă este de a oferi angajaților recunoaștere acolo unde se cuvine. Fie pentru a merge mai departe sau pentru a oferi un exemplu bun pentru colegi, un centru digital de recunoaștere a angajaților permite companiilor să pună cu ușurință un angajat în centrul atenției.

Potrivit unui studiu, afacerile cu instrumente eficiente de recunoaștere au avut o cifră de afaceri cu 31% mai mică decât cele cu instrumente ineficiente sau fără cele complet.

Recunoașterea angajaților și oferirea altora șansa de a arăta aprecierea pentru eforturile lor ajută la construirea unei culturi pozitive a companiei și oferă angajaților stimulente pentru a fi mai productivi. Managerii pot împărtăși, de asemenea, programele pentru angajatul lunii, promoții, pensionări și rămas-bun în această calitate.

Funcția de recunoaștere și recompense a angajaților Connecteam demonstrează perfect de ce este capabil acest tip de instrument.

Cu un instrument de susținere a angajaților sociali, angajații au posibilitatea de a-și demonstra abilitățile ca ambasadori online ai mărcii pentru compania lor. Acest tip de instrument le dovedește angajaților că aveți încredere că pot fi voci pozitive ale organizației, având libertatea de a-și exprima mesajele și actualizările de produse după cum consideră de cuviință.

Acestea fiind spuse, acest tip de instrument de comunicare internă poate fi folosit pentru a oferi angajaților îndrumări și direcții despre cum să-și maximizeze sarcinile de advocacy. Capacitatea de a partaja postări pe canalele de social media dintr-un astfel de instrument cu un singur clic face ca angajații să participe și mai ușor.

În mod șocant, mai mult de o treime dintre angajați trebuie să aștepte mai mult de trei ani pentru a primi orice fel de feedback de la managerii lor. Și totuși, feedback-ul constructiv este o metodă atât de importantă de a ajuta angajații să se dezvolte și să devină contribuitori independenți la operațiunile companiei.

Multe soluții software oferă caracteristici în care angajații pot solicita feedback, iar managerii îl pot oferi, cum ar fi prin chat-uri 1:1, sondaje personalizabile și casete de sugestii. Acest lucru îi ajută pe manageri să își facă o idee mai bună despre nivelul de satisfacție al angajaților lor și ajută la îmbunătățirea deciziilor viitoare de afaceri.

Cu Connecteam, puteți:

• Deschideți o casetă de sugestii pentru a aduna feedback de la echipa dvs.
• Colectați feedback în timp real prin chat- uri 1:1 și în echipă.
• Distribuiți actualizări, anunțuri ale companiei și multe altele în timp ce primiți feedback prin comentarii și reacții
• Utilizați sondaje și sondaje în direct pentru a îmbunătăți procesul de luare a deciziilor în afaceri .

Văzând că Millenials și Generația Z vor reprezenta 71,6% din forța de muncă globală până în 2030, aceasta este o mare parte din forța de muncă care este obișnuită să acceseze informații prin videoclipuri.

Conținutul video este o modalitate puternică de a comunica idei și de a împărtăși informații cu forța de muncă.

Cu o bibliotecă video, partajarea cunoștințelor este vizuală și auditivă, ceea ce înseamnă că resursele de instruire, întâlnirile și demonstrațiile pot fi predate mai eficient. În plus, angajații pot accesa toate videoclipurile încărcate la discreția lor, din orice locație. La nivel corporativ, organizațiile pot folosi bibliotecile video pentru a partaja anunțuri instantanee cu privire la noile obiective și politici ale companiei.

Aplicații precum Connecteam le permit administratorilor să partajeze instantaneu videoclipuri cu echipe și persoane în scopuri de instruire, anunțuri de companie și multe altele.

Începerea unui nou loc de muncă fără cunoștințele sau îndrumările potrivite poate fi un coșmar absolut. A avea un centru de onboarding oferă noilor angajați pași logici, asigurându-se că aceștia învață toate elementele de bază cheie pentru a se ușura în noul lor rol. Nu numai asta, dar centrele de onboarding îi ajută pe noii angajați să se obișnuiască cu procesele și cultura noii lor companii.

Cu acest tip de instrument de comunicare internă, managerii își pot personaliza resursele de formare pentru anumite angajări și echipe, pot construi baze de cunoștințe și pot adăuga noi angajați în directorul angajaților, în care pot găsi datele de contact ale tuturor figurilor relevante din companie.

Aplicații precum Connecteam permit managerilor să creeze programe eficiente de formare a angajaților pentru noii angajați.

Nu este suficient doar să le oferi angajaților instrumente de comunicare internă. De asemenea, este important să urmăriți cât de interactivi, implicați și productivi sunt angajații dvs.

Cu sistemele analitice și de raportare, puteți urmări exact modul în care echipa dvs. interacționează cu conținutul postat în platforma digitală pe care o alegeți.

De exemplu, puteți măsura implicarea angajaților cu anunțuri ale companiei, actualizări de politici, sondaje live sau postări informale.

A avea o platformă în care utilizatorii pot încărca, partaja și gestiona documente și fișiere este esențială pentru o colaborare eficientă în echipă.

Instrumentele de comunicare internă, care includ biblioteci centrale pentru stocarea documentației, oferă angajaților un spațiu clar în care pot vedea ce documente trebuie să încarce, fie că este în scopuri administrative sau de lucru. Pentru primii – managerii pot menține cu ușurință politicile, licențele și documentele angajaților la zi.

Funcția de documente a Connecteam facilitează pentru managerii de resurse umane să țină evidența documentației importante ale tuturor angajaților , cu posibilitatea de a aproba și respinge documente în funcție de starea acestora.

Întrucât podcasturile sunt acum una dintre cele mai populare forme media din lume (100+ milioane de oameni cel puțin o dată pe lună, conform Forbes), nu există niciun motiv pentru care companiile să nu le poată folosi intern pentru a-și angaja angajații.

Podcasturile pot oferi lucrătorilor informații valoroase, deși complexe, într-un mod mai simplificat, pe care le pot asculta chiar și în timpul serviciului.

Cu Connecteam, puteți încărca fișiere audio și le puteți marca ca podcasturi , adăugându-le la activele dvs., pe care angajații le pot accesa cu ușurință printr-un clic pe un buton.

Indiferent cât de mare sau mică este compania ta, trebuie să oferi echipelor tale șansa de a identifica și contacta orice persoană din companie, pentru a îmbunătăți transparența și accesibilitatea companiei.

Software-ul pentru directorul angajaților este un instrument util de comunicare internă pentru aceasta. De asemenea, organigramele sunt ajutoare vizuale excelente pentru a vedea exact cine este fiecare angajat și în ce departament lucrează.

Prin directorul angajaților Connecteam, angajații pot trimite detalii personale , informații de contact, fotografii de profil și multe altele.

De înțeles, multe companii cred că platformele de social media precum Facebook și Instagram pot distra atenția și pot fi contraproductive pentru echipele lor. Cu toate acestea, un instrument de comunicare internă care arată și se simte ca o rețea de socializare poate avea de fapt efecte pozitive asupra angajaților tăi.

O rețea socială internă combină informațiile legate de muncă cu aspectul comunitar al rețelelor sociale. În plus, angajații s-au obișnuit să folosească rețelele sociale. Deci, o aplicație pentru angajați concepută cu o interfață familiară poate face procesele de lucru mai ușoare și mai plăcute.

Aplicația mobilă a angajaților Connecteam are o interfață de utilizator care amintește de o platformă de social media. De asemenea, managerii pot partaja actualizări instantanee prin intermediul unui flux social, iar angajații pot interacționa între ei prin intermediul unui chat Messenger 1:1 sau în echipă.

Oferirea echipelor cu o bază de cunoștințe digitale este o modalitate excelentă de a le furniza toate informațiile de care au nevoie pentru a rezolva orice problemă legată de muncă.

Un centru de cunoștințe eficient (cum ar fi Connecteam) ar trebui să fie personalizabil, permițând managerilor să adauge toate resursele de care au nevoie echipele lor pentru a depana orice problemă potențială care ar putea apărea la locul de muncă. Acestea pot include manuale, manuale pentru angajați, politici și documente juridice.

Furnizarea de fire de e-mail lungi și plictisitoare sau scrisori care se pierd în poștă nu este o modalitate de a oferi forței de muncă noutăți ale companiei. Nu prea diferit de un buletin informativ al companiei, un centru de știri digital este o modalitate excelentă pentru angajați de a afla instantaneu despre cele mai recente lucruri care se întâmplă în companie.

Ceea ce face un centru de știri diferit de un buletin informativ este că angajații pot accesa pur și simplu un hub centralizat care include toate cele mai recente actualizări ale companiei, postări pe blog, comunicate de presă, știri despre proiecte și multe altele. De asemenea, companiile pot folosi centrele de știri pentru a pune în lumină angajații cu performanțe înalte (programele Angajatul lunii, de exemplu).

Deși nu este menționat ca un centru de știri, actualizările Connecteam pe feedul său social permit companiilor să partajeze multe dintre știrile menționate mai sus.

Mai multe instrumente de comunicare internă care merită verificate

Există o mulțime de alte instrumente de comunicare internă pe care companiile ar trebui să ia în considerare implementarea în funcție de nevoile lor. Acestea includ:

• Canale comunitare

• Centre de Leadership/Bloguri

• Panouri de locuri de muncă

• Instrumente de videoconferință

• Instrumente pentru experiența angajaților

• Instrumente multilingve

• Instrumente de marcă

• Fluxuri de lucru pentru aprobarea conținutului

• Calendare de evenimente

• Instrumente de reacție emoji

• Forumuri și chat-uri

• Instrumente de planificare

• Creatori de grafică

• Fluxuri de activitate

Ce sunt instrumentele de comunicare cu angajații?

Un instrument de comunicare internă este o resursă concepută pentru a îmbunătăți comunicarea dintre manageri și angajați dintr-o afacere.

Acestea pot include soluții software, caracteristici și metode de comunicare care promovează transparența și colaborarea în cadrul companiei în cauză. Instrumentele de comunicare internă sunt concepute pentru a aborda orice probleme de comunicare cu care se poate confrunta forța de muncă.

Astăzi, există un număr fără precedent de instrumente de comunicare internă din care să alegeți – și acestea pot gestiona diferite tipuri de comunicare, de la chat la locul de muncă și partajarea fișierelor până la colaborare și feedback.

Concluzia instrumentelor de comunicare internă

Atunci când alegeți cel mai bun software de management al angajaților pentru compania dvs., trebuie să luați în considerare care soluție include cea mai largă gamă de instrumente de comunicare internă. Cel puțin, ar trebui să le includă pe cele de care afacerea dvs. le cere.

Având în vedere acest lucru, sfatul nostru profesionist este să încercați Connecteam, deoarece include toate cele 18 instrumente de comunicare internă menționate mai sus într-o formă sau formă. Prin intermediul centrului său de comunicații, această soluție all-in-one oferă o gamă bogată de instrumente de comunicare internă pentru a ajuta managerii și angajații să se contacteze instantaneu.

Caracteristicile de comunicare ale Connecteam maximizează productivitatea, implicarea și transparența angajaților simultan. Vă recomandăm să încercați versiunea de încercare gratuită pentru a vă face o idee mai clară despre instrumentele de comunicare internă din cadrul software-ului care se potrivesc cel mai bine afacerii dvs.