5 Strategii de management al schimbării pentru transformarea digitală

Managementul schimbării este una dintre cele mai importante strategii pentru asigurarea transformării de succes; probabil unul dintre motivele pentru care poziția de CIO este acum unul dintre cele mai râvnite și compensate roluri în afaceri de astăzi.

Companiile care operează în peisajul modern al afacerilor se trezesc din ce în ce mai mult gestionând mai mult decât angajați, clienți și produse.

De asemenea, gestionează introducerea de noi tehnologii, apariția bruscă a noilor oportunități de piață și schimbările în modul în care consumatorii aleg, interacționează cu și aplică standarde mărcilor lor.

Pe scurt, afacerile moderne trebuie să gestioneze schimbarea. Pentru a face acest lucru, trebuie să-și schimbe strategiile de management.

Cu toate acestea, ca și în cazul oricărei tulburări drastice într-o organizație, formularea unui plan structurat de management al schimbării poate fi dificilă.

Angajații pot fi reticenți în a „încerca lucruri noi”. Poate fi dificil să se asigure un buget, deoarece factorii de decizie pot să nu vadă nevoia de a actualiza procesele care par să funcționeze. Și chiar dacă o fac, implicarea oamenilor potriviți în măsura în care trebuie să fie poate fi o provocare în sine.

Capacitatea de a aborda și de a se adapta la schimbări în cadrul unei organizații devine un element critic de supraviețuire pentru multe companii moderne în peisajul actual al transformării digitale.

Compania dumneavoastră se pregătește să întreprindă schimbarea sau se luptă să o gestioneze? Citiți mai departe pentru a afla cum a evoluat managementul schimbării și ce puteți face pentru a ajuta la crearea unei strategii viabile și de succes.

Obiectivele managementului schimbării

Spre deosebire de managementul proiectelor – unde este ușor să indicați programe, obiective tangibile și rezultate specifice – managementul schimbării urmează o cale mai reactivă și nedefinită.

Cum arată managementul schimbării poate varia de la o organizație la alta, dar toate strategiile vor împărtăși trei obiective principale:

• Pentru a îmbunătăți rentabilitatea investiției forței de muncă. Toate schimbările, în special cele asociate cu transformarea digitală, ar trebui instalate pentru a îmbunătăți eficiența și productivitatea forței de muncă. Fie că este vorba de tehnologia pentru a comunica mai bine între departamente sau de instrumentele pentru a desfășura lucrări de proiectare calificate în mod eficient, fiecare schimbare ar trebui să-i ajute pe angajații să-și facă munca mai bine și mai rapid.
• Pentru a crea un avantaj competitiv. Companiile evoluează pentru a deveni mai bune în ceea ce fac. Oferind procesului de schimbare o structură, managementul schimbării ajută companiile să identifice oportunități de a obține un avantaj competitiv prin costuri reduse, specializare, inovare sau calitate crescută a serviciilor.
• Energizați și împuterniciți angajații. Cercetările estimează că aproximativ 70% dintre inițiativele de schimbare eșuează din cauza lipsei de sprijin din partea angajaților. Schimbarea poate fi intimidantă, mai ales atunci când utilizatorii au făcut lucrurile într-un anumit fel de mult timp sau se tem că schimbările ar putea duce la pierderea veniturilor. Managementul schimbării ajută la asigurarea faptului că angajații se simt recunoscuți și sprijiniți, dându-i astfel puterea să susțină inițiativele de schimbare.

Probleme actuale ale managementului schimbării în transformarea digitală

După cum am menționat, efectuarea unor schimbări majore la procesele de afaceri existente este adesea o călătorie lungă și nu este ușoară, în special atunci când se fac schimbări necesare componentelor de afaceri care au fost în vigoare de mulți ani.

Un sondaj Harvey Nash/KPMG CIO subliniază că doar 41% dintre companii au o strategie digitală la nivel de întreprindere și doar 18% dintre companii consideră că utilizarea tehnologiei digitale este „foarte eficientă”.

Eșecul în proiectele de transformare digitală se rezumă aproape întotdeauna la o lipsă de pregătire și strategie.

Comunicare clară; obiectivele și raportarea consecventă a progresului; menținerea bugetului – toate acestea sunt cruciale pentru a duce o inițiativă de la început până la sfârșit.

Afacerile care se simt dezamăgite de rezultatele proiectelor lor digitale au adesea lipsă de direcție în aceste domenii cheie.

Unul dintre motivele pentru care companiile folosesc mai frecvent MSP-urile este tocmai din acest motiv – externalizarea strategiei și implementării către o terță parte care a demonstrat experiență de-a lungul unui număr de ani în proiecte similare este atrăgătoare pentru companiile care doresc să se transforme.

A avea o strategie de management al schimbărilor rezistentă la apă ar trebui să fie prioritatea principală a unei organizații atunci când se angajează în adoptarea și implementarea noii tehnologii.

Așadar, fără alte prelungiri, să trecem la cele mai importante aspecte care alcătuiesc o strategie generală excelentă de management al schimbării.

5 Strategii de management al schimbării pentru IMM-uri

Strategiile de management al schimbării sunt esențiale pentru succesul oricărei inițiative de schimbare într-o companie, fie că este vorba de o tranziție specifică, direcționată în cadrul unui departament sau de o transformare digitală semnificativă în cadrul organizației. Iată cinci bune practici pentru pașii dvs. de gestionare a schimbărilor în cadrul întreprinderilor mici și mijlocii:

1. Începeți de sus

Schimbările care afectează funcționarea fundamentală a afacerii vor afecta cultura companiei. Prin urmare, astfel de modificări trebuie să înceapă de la C-suite.

Rolul leadershipului în perioadele de schimbare este bine documentat în cercetarea managementului. De exemplu, cercetările referitoare la leadership în timpul fuziunilor au descoperit că atunci când liderii au avut un rol mai activ în managementul schimbării, procesul de fuziune în sine a produs un mediu de lucru mai pozitiv.

Prezența, îndrumarea și sprijinul liderului le-au semnalat angajaților lor că știau și susțin ceea ce se întâmplă. A atenuat temerile, a redus anxietatea și i-a ajutat pe angajați să se simtă mai încrezători în viitor.

Schimbarea care începe de la vârf reflectă o conducere angajată, investită, unificată, care este pe aceeași pagină despre viitorul companiei. Este singura modalitate prin care veți putea obține și promova cultura necesară pentru a încuraja restul companiei să accepte schimbarea.

2. Asigurați-vă că schimbarea este necesară și de dorit

Introducerea prea mult prea devreme poate fi adesea o problemă uriașă în continuare dacă o afacere nu are o strategie solidă.

Nu este un secret pentru nimeni că multe eforturi de transformare digitală se termină cu eșec sau eșuează să îndeplinească așteptările, adesea într-o măsură îngrijorătoare.

Unul dintre motivele principale pentru aceasta este faptul că factorii de decizie nu sunt siguri cum să abordeze corect o transformare digitală și impactul pe care îl va avea asupra afacerii lor.

Lipsa unui audit cuprinzător poate duce la implementarea de soluții care nu sunt necesare pentru nevoile unei organizații, ceea ce înseamnă costuri suplimentare, instruire suplimentară și așteptări crescute, adesea nerealiste.

Postare conexă: Furnizori de servicii gestionați: Ce să căutați într-un parteneriat

Este cu atât mai pertinent pentru IMM-urile care urmăresc transformarea digitală să fie conștienți de efectele pe care introducerea de noi soluții le va avea asupra companiei.

Vor fi soluțiile propuse un beneficiu general pentru capacitatea operațională a organizației, ținând cont de integrarea personalului și problemele de familiaritate? Și asta ne duce la următorul punct.

3. Minimizați întreruperile

Ceea ce angajații consideră că este o schimbare necesară sau de dorit poate varia în funcție de departament, nivel sau înregistrarea performanței. Indicatorul principal? Cât de mult o schimbare le perturbă rolul zilnic.

După cum mulți directori vor ști, nevoia de a schimba procesele existente în cadrul unei organizații poate fi o durere de cap. Atenuarea efectelor schimbărilor asupra angajaților este vitală.

De prea multe ori, anxietatea angajaților în legătură cu schimbarea provine din introducerea de noi strategii sau tehnologii menite să facă managementul și operațiunile de afaceri mai eficiente.

De exemplu, în timp ce conducerea poate vedea introducerea automatizării în funcțiile de bază ale afacerii ca o modalitate de a economisi timp și bani, angajații cărora le-au fost anterior însărcinați cu aceste roluri se pot simți înlocuiți, amenințați de învechire sau lipsiți de o direcție.

În plus, restructurarea organizațională poate determina angajații care sunt mutați într-o altă poziție să se simtă indignați, confuzi sau să se întrebe ce este în neregulă cu structura anterioară.

Rezultatul, în ambele cazuri, este un moral mai scăzut, o performanță mai nesatisfăcătoare și o exod de creiere pe măsură ce cei mai buni performanțe fug. Prin urmare, perturbarea forței de muncă poate fi redusă la minimum prin:

• Planificarea unor perturbări și transmiterea veștilor devreme.
• Oferirea angajaților cu pregătire și resurse pentru a se adapta la schimbări.
• Promovarea unei culturi care sprijină schimbarea sau transformarea.
• Împuternicirea campionilor, cum ar fi managerii de proiect sau liderii de echipă, pentru a oferi claritate și context pentru schimbări.
• Asigurați-vă că departamentul dvs. IT este la curent și gata să sprijine schimbările tehnologice sau de infrastructură.

4. Promovați comunicarea

Am făcut aluzie la necesitatea unei comunicări adecvate în timpul schimbării organizaționale, deoarece pare să fie unul dintre factorii de bază care determină succesul sau eșecul unei tranziții sau transformări.

Comunicarea excelentă îi ține pe toți pe aceeași pagină și îi asigură pe cei care vor simți greul acestor schimbări că nu sunt în niciun pericol.

A vorbi sincer și deschis despre schimbare este unul dintre cele mai puternice lucruri pe care le puteți face pentru a vă ajuta compania să accepte schimbarea.

MIT a realizat un studiu privind efectele comunicării de către conducere a angajaților în timpul transformării digitale. În timp ce 93% dintre angajați au susținut transformarea digitală odată ce a fost discutată, doar aproximativ 36% dintre directori executivi și-au comunicat suficient viziunea angajaților organizației lor.

De asemenea, încurajați comunicarea nu doar de la conducere la angajat, ci și de la angajat la conducere.

Creați canale prin care angajații să poată adresa întrebări sau preocupări. Sprijină comunicarea între departamente pentru a ajuta ideile și inovația să se răspândească pe măsură ce noile procese se instalează. La fel ca viziunea ta, comunicarea stimulează eficiența și are potențialul de a modela cultura.

5. Recunoașteți că schimbarea este norma, nu excepția

Tratezi schimbarea ca pe un proiect cu un început și un sfârșit definit? S-ar putea să întâmpinați dificultăți, deoarece schimbarea nu este un proiect, ci mai degrabă un proces continuu.

Lumea de astăzi se mișcă excepțional de rapid – tehnologia, piețele, preferințele consumatorilor, chiar și condițiile de mediu, toate se ridică și se risipesc într-o clipă.

Companiile nu trebuie doar să își transforme operațiunile pentru a putea ține pasul cu clienții lor. Ei trebuie să anticipeze schimbarea și să fie pregătiți pentru ea atunci când se întâmplă.

Harvard Business Review definește pregătirea pentru schimbare ca fiind „abilitatea de a iniția continuu și de a răspunde la schimbări în moduri care să creeze avantaje, să minimizeze riscurile și să susțină performanța”.

Suna familiar? Acestea nu sunt nimic mai puțin decât obiectivele managementului schimbării prezentate mai devreme. Poți fi pregătit pentru schimbare doar dacă recunoști că schimbarea este norma, nu excepția de la regulă.

Concluzie

• Organizațiile sunt unice – schimbarea le afectează în moduri diferite. Strategiile de management al schimbării vor arăta diferit într-o constelație de organizații.
• Schimbarea reușită, fie că este mare sau mică, necesită o conducere activă și angajată, care să promoveze o bună comunicare, o cultură a învățării și o viziune clară asupra a ceea ce presupune această schimbare.
• Schimbarea este un element inevitabil, vital al conducerii unei afaceri în lumea de astăzi. Cu toate acestea, îmbrățișând pregătirea pentru schimbare, afacerile pot transforma schimbarea într-o oportunitate mai degrabă decât într-o provocare.
• Toate schimbările aduc unele perturbări la locul de muncă, dar puteți atenua întreruperile dăunătoare, permițându-i în același timp să introducă inovație în operațiunile dvs.

Soluțiile tehnologice avansate ajută companiile să obțină și să mențină un avantaj competitiv în industria lor. Prin valorificarea instrumentelor disponibile, puteți crește productivitatea personalului și puteți reduce costurile - afacerea dvs. se poate bucura de o capacitate de operare mai mare și poate oferi o experiență superioară pentru clienți.

Pentru mai multe informații despre modul în care soluțiile tehnologice vă pot ajuta IMM-urile, descărcați cartea noastră electronică gratuită, „Urmărirea rapidă a transformării digitale”, care conține informații despre backupul datelor și continuitatea afacerii, soluțiile de flux de lucru pentru documente, securitatea cibernetică și multe altele.