7 utilizări ale automatizării proceselor robotizate (RPA) pentru IMM-uri

Automatizarea proceselor robotizate sau RPA a crescut din ce în ce mai mult în ultimii ani.

Piața globală RPA valora 271 de milioane de dolari în 2016, iar în 2020, acest număr a atins 2,5 miliarde de dolari, o creștere enormă cu orice valoare.

Postare conexă: Investiții record în RPA: de ce contează

Aceste cifre sunt în mod constant revizuite, cu adoptarea rapidă a RPA în rândul IMM-urilor depășind majoritatea așteptărilor – piața nu era de așteptat să atingă 2,5 miliarde de dolari până în 2021.

Acest lucru este determinat în mare parte de adoptarea pe scară largă pe care o vedem în rândul IMM-urilor, care au văzut că costurile pentru tehnologia de automatizare au scăzut semnificativ în ultimii câțiva ani.

Acest lucru, combinat cu nevoia tot mai mare a organizațiilor de a investi în noi tehnologii care le vor îmbunătăți operațiunile, a condus la o creștere abruptă a pieței.

În 2020, 78% dintre organizațiile dintr-un sondaj Deloitte au implementat deja RPA și 16% plănuiesc să facă acest lucru în următorii trei ani.

Dar, pentru a realiza companiile moderne care folosesc automatizarea RPA? Ce beneficii poate aduce și de ce are nevoie de el o afacere modernă?

Astăzi, vom arunca o privire asupra șapte moduri prin care IMM-urile folosesc RPA pentru a-și îmbunătăți procesele pentru a răspunde chiar la această întrebare.

1. Serviciu Clienți

Automatizarea RPA schimbă modul în care companiile pot trata clienții lor. Și anume, face rezoluția biletelor mult mai ușoară și mai rapidă.

Un exemplu comun în acest sens este utilizarea RPA pentru automatizarea interacțiunilor cu clienții.

90% dintre angajați sunt împovărați cu sarcini ușoare care pot fi automatizate cu ușurință, ceea ce se traduce în esență prin mult timp și bani pierduti.

Mai degrabă decât ca un angajat să treacă manual prin procesul în timp util de a căuta informații pentru clienți pe cont propriu, companiile folosesc mai frecvent RPA pentru a automatiza acest proces.

Companiile folosesc RPA pentru a automatiza fiecare pas de validare a datelor asociate cu profilul unui client și integrează seturile de date necesare, eliminând nevoia unui lucrător uman de a comuta între aplicații.

Serviciul Clienți RPA în acțiune

O companie primește un flux de reclamații, dar până acum a tratat cu ele manual, pe rând, cu un agent uman.

Ei instalează un bot RPA, care este programat să sorteze și să proceseze informațiile culese din reclamații în categorii determinate.

Dacă reclamațiile se încadrează în categorii care au cursuri de acțiune prestabilite, acele acțiuni pot fi apoi întreprinse de bot.

Acestea sunt toate acțiunile care altfel ar fi efectuate de un om, dar RPA permite o rezoluție mai rapidă.

2. Procesarea facturii

Procesele financiare sunt extrem de importante pentru funcțiile de zi cu zi ale oricărei companii.

Facturile pot fi dificil de procesat. Când sunt tratate manual, oamenii se pot aștepta să se ocupe de formate de fișiere disparate, atașate de e-mail dificil de tratat – aceste sarcini de rutină necesită mult timp și energie.

În timp ce întreprinderile mai mari au investit deja sute de milioane de dolari în RPA și strategii de automatizare de câțiva ani, multe IMM-uri au fost nevoite să aștepte cu răbdare ca tehnologia să devină o opțiune accesibilă și viabilă.

Un bot automat RPA poate ajuta prin recunoașterea fișierelor și disecția datelor din acestea fără nicio intervenție umană.

Facturarea ar fi considerată un candidat principal pentru automatizare. Acest lucru se datorează faptului că, prin natura sa, facturarea este un proces bazat pe reguli; este pur și simplu raportarea unei stări de lucruri către client, ceea ce o face o muncă perfectă pentru un bot RPA nesupravegheat.

Factura RPA în acțiune

Modul în care funcționează este că un bot este programat să verifice un anumit folder. Când un fișier de factură este introdus în dosar, botul este alertat și continuă să citească și să documenteze toate informațiile relevante necesare și să le difuzeze acolo unde trebuie să ajungă.

Acest lucru reduce considerabil timpul necesar unui client pentru a primi informațiile de care are nevoie, îmbunătățindu-și satisfacția. De asemenea, elimină necesitatea ca un angajat să-și petreacă ziua efectuând sarcini de facturare care se pot demonstra automat.

3. Creșteți productivitatea

Când angajați un specialist care excelează în domeniul său și trebuie să petreacă ore întregi introducând sau culegând date, aceasta este o risipă de bani și de timp.

Principalul avantaj al automatizării cu RPA este că angajați efectiv un alt angajat care să facă acea treabă la o mică parte din preț.

Acești roboți nu trebuie să ia niciodată o pauză, să nu greșească și să lucreze 24/7.

Efectul pe care acest lucru îl are asupra lucrătorilor umani este substanțial.

Postare conexă: Infografică: 8 beneficii ale automatizării proceselor robotizate

Proaspăt eliberați de sarcinile manuale, monotone, angajații își pot petrece acum timpul făcând o muncă care necesită setul lor de competențe specializate.

Într-un sondaj Deloitte, ei au descoperit că 86% dintre respondenți au fost de acord că RPA a îmbunătățit productivitatea la locul de muncă.

Există și avantajul suplimentar de a vă face angajații mai fericiți și de a le îmbunătăți satisfacția în muncă. Nimeni nu vrea să-și petreacă timpul făcând introducerea manuală a datelor, mai ales atunci când alternativele de automatizare sunt disponibile.

În aceste cazuri, RPA se plătește cu adevărat prin eliminarea costurilor cu forța de muncă aferente plății unui angajat pentru a îndeplini o sarcină care poate fi automatizată, oferindu-vă totodată posibilitatea de a redistribui acel lucrător și permițându-i să îndeplinească o sarcină care are nevoie de el mai mult.

4. Incorporarea angajaților

Integrarea este adesea plină de sarcini administrative care trebuie finalizate - adesea banale și repetitive.

Automatizarea RPA poate fi folosită pentru a genera și trimite automat oferte și pentru a declanșa un flux de lucru automat atunci când este creat contul angajatului.

După cum vor ști majoritatea proprietarilor de afaceri, hârtia este scumpă și risipitoare.

Factorii de decizie sunt din ce în ce mai dornici să implementeze RPA în organizațiile lor, până la 40% dintre întreprinderile mai mari adoptând un fel de software RPA până anul viitor, față de 10% în 2018.

RPA poate fi folosit și pentru a reduce cantitatea de documente pe care o procesați, având un sistem de captare electronică care elimină nevoia de a crea copii pe hârtie ale documentelor prin primirea și tratarea lor digital.

Desigur, veți face, în plus, echipa dvs. de resurse umane mult mai fericită și veți reduce timpul necesar pentru angajarea angajaților de până la zece ori.

5. Salarizare

Majoritatea angajaților HR înțeleg cât de obositoare și consumatoare de timp poate fi procesarea salariilor.

Boții pot fi folosiți pe scară largă pentru a vă ajuta echipa de salarizare prin standardizarea proceselor.

În loc să priviți cu atenție foile de calcul și să scrieți cecuri de mână, obțineți un sistem care o face pentru dvs.

Un stat de plată automat poate fi proiectat pentru a face o mare parte de plăți, cum ar fi salarii, ore suplimentare, comisioane, bonusuri, creșteri, deduceri de salarii și cheltuieli.

Personalul dvs. de resurse umane va fi servit mai bine cu un sistem de automatizare care să-i ajute astfel încât să poată face față sarcinilor care au nevoie de ele.

Postare conexă: Ce este RPA? Ghidul dumneavoastră pentru automatizarea proceselor robotizate

79% dintre respondenții la un sondaj de resurse umane despre salarizare indică că nu sunt familiarizați cu RPA sau că RPA nu face parte din strategia lor actuală.

RPA de salarizare în acțiune

RPA poate fi utilizat pentru o varietate de scopuri legate de salarizare.

Gestionarea prezenței, care poate urmări automat orele angajaților și poate ajusta câștigurile în consecință, fără a fi necesară intervenția umană.

Se estimează că o companie cu 50 de angajați poate economisi cel puțin 20.000 USD pe an prin implementarea RPA pentru sistemele lor de timp și prezență.

În plus, aveți administrarea, procesarea, deducerile și multe altele automatizate.

Multe dintre aceste procese sunt considerate drept fructe de bază - cu alte cuvinte, procese obișnuite, automate într-un flux de lucru care poate fi rezolvat relativ ușor și ale căror beneficii sunt realizate rapid de către companie.

6. Stocarea informațiilor

Big data este un aspect uriaș al afacerilor moderne.

IMM-urile prezidează mai multe date acum decât oricând, iar volumul de date crește exponențial.

Din acest motiv, este vital să poți sorta eficient munții tăi de date.

RPA este de neprețuit pentru organizații, deoarece poate cerceta neobosit cantități mari de date, fără erori și non-stop.

Acesta este locul în care automatizarea RPA este cea mai bună - poate eficientiza procesul care ar dura mult mai mult timp unui om și îi poate permite să facă ceva care are nevoie de o atingere umană.

O astfel de automatizare are cel mai mare succes în situațiile în care sarcina este previzibilă și manuală, deoarece roboții pot fi desemnați în mod special pentru a face acea sarcină simplă.

Pe măsură ce cantitatea de date din cadrul IMM-urilor crește în timp, ceea ce va crește, companiile vor trebui să utilizeze metode precum RPA, care vor ajuta la organizarea acestui aflux de informații și la stocarea într-un depozit central rapid și fără șansa de eroare care este comună cu oameni.

Guvernanța datelor este o provocare cheie pe care companiile doresc să o rezolve, 80% dintre liderii de analiză a datelor și de date mari într-un sondaj care au răspuns că este foarte important pentru ei.

Acest caz de utilizare pentru schimbul de date este util și pentru departamentul IT intern, deoarece RPA poate ajuta la îmbunătățirea monitorizării dispozitivelor din rețea.

De exemplu, pentru o afacere cu un număr mare de lucrători la distanță – o întâmplare obișnuită astăzi – automatizarea proceselor va alimenta și stoca informații relevante și va semnala orice preocupări de care IT ar trebui să fie conștient.

Acest lucru face ca depanarea pentru zeci, uneori sute de dispozitive să fie o sarcină mult mai simplă și mai eficientă decât era posibil anterior. Utilizarea RPA în cadrul soluțiilor de management al dispozitivelor mobile (MDM) poate ajuta enorm acolo unde procesarea în loturi este necesară pentru seturi mari de date.

7. Analytics

Eliminarea elementului uman din colectarea datelor este, de asemenea, importantă atunci când vine vorba de a vă oferi analize și perspective de date.

Cantitatea de date din afaceri oferă oportunități excelente pentru informații valoroase pentru ceea ce poate fi îmbunătățit în cadrul proceselor dvs.

Pentru factorii de decizie, datele de calitate sunt un instrument important. Din păcate, din cauza erorii umane, acești lideri de afaceri pot avea de a face cu date de proastă calitate.

Cu RPA, ei nu numai că pot trece neobosit prin cantități mari de date, dar pot fi programați pentru a identifica informații care sunt utile oamenilor.

Boții excelează în acest sens și vă asigură că datele pe care le aveți sunt de înaltă calitate și sunt definite de regulile stabilite de dvs., ceea ce înseamnă că obțineți doar exact ceea ce aveți nevoie.

Așadar, în ceea ce privește tragerea de seturi mari de date, RPA este complet de neegalat în îndeplinirea acestor sarcini.

Și nici acesta nu este puțin lucru – companiile se bazează pe date mai mult acum decât au făcut-o vreodată, fie că este vorba de cercetare de piață sau pentru evaluarea performanței angajaților lor.

Concluzii

• Software-ul de automatizare RPA are o varietate de utilizări pentru întreprinderile mici și mijlocii.
• Piața pentru RPA a crescut semnificativ în ultimii cinci ani, determinată de costuri mai accesibile.
• Beneficiile sunt multiple, cu RPA îmbunătățind eficiența și productivitatea prin eficientizarea sarcinilor manuale și utilizarea mai eficientă a forței de muncă.

Automatizarea proceselor robotizate ajută companiile să obțină și să mențină un avantaj competitiv în industria lor. Prin valorificarea instrumentelor disponibile, care cresc productivitatea personalului și scad costurile, companiile se pot bucura de o capacitate de operare mai mare, oferind în același timp o experiență superioară pentru clienți.

RPA este doar un aspect al transformării digitale care schimbă modul în care operează întreprinderile mici în peisajul de astăzi în continuă evoluție. Pentru a afla mai multe despre cum vă puteți moderniza organizația, consultați oferta noastră de automatizare robotică a proceselor.