Fluxul de lucru pentru documente digitale explicat

Definiția fluxului de lucru pentru documente digitale: sensul managementului și digitizării documentelor se referă în principal la metodele și procesele utilizate pentru a stabili fluxuri de lucru pentru documente în cadrul unei afaceri care se bazează exclusiv pe mijloace digitale. Aceasta va încorpora de obicei tehnologia cloud și automatizarea pentru a îmbunătăți eficiența proceselor legate de documente.

Fluxul de lucru pentru documente digitale este o aspirație a IMM-urilor de câțiva ani.

Motivele pentru aceasta au devenit mai evidente pe măsură ce organizațiile încep să vadă beneficiile transformării digitale a proceselor lor de lucru.

În prezent, există o listă de soluții și tehnologii digitale pe care CIO încearcă să le încorporeze în strategiile lor pentru a profita de beneficiile competitive care vin din digitalizare.

Trei sferturi dintre IMM-uri sunt de acord că tehnologia digitală schimba peisajul afacerilor și 48% caută modalități suplimentare de a adăuga măsuri de transformare în domeniul lor de activitate.

Transformarea fluxurilor de lucru este o tendință digitală importantă care a avut o prioritate unică în America de Nord.

Studiu de caz asociat: Noua procedură de gestionare a documentelor ajută compania de asigurări să reorganizeze PA și daunele

Afacerile din regiune consumă aproape dublul cantității de hârtie față de omologii lor europeni.

În timp ce transformarea digitală a fluxurilor de lucru nu înseamnă doar înlocuirea proceselor pe hârtie, nu există nicio îndoială că timpul și banii cheltuiți pe procese de lucru învechite sunt un factor cheie de conducere pentru companii.

Astăzi, vom arunca o privire la ceea ce poate obține afacerea dvs. dintr-un flux de lucru cu documente digitale de calitate și la tipurile de câștiguri de așteptat.

Managementul documentelor și sensul digitizării

Semnificația managementului și digitizării documentelor: managementul și digitizarea documentelor se referă la aceleași procese care alcătuiesc un flux de lucru pentru documente digitale.

Gestionarea și digitizarea documentelor pot fi considerate ca soluția folosită de organizații pentru a captura, urmări și stoca documente, indiferent dacă sunt PDF-uri sau fișiere pe hârtie.

Când vorbim despre fluxurile de lucru pentru documente digitale, ne putem gândi la managementul documentelor și digitizarea ca fiind componenta principală în acest sens.

Problemele fluxului de lucru sărac al documentelor digitale

Angajații petrec prea mult timp accesând informații

Ca întotdeauna când vine vorba de transformarea digitală, problema cheie la îndemână este productivitatea.

Fie că este vorba de producție sau de ospitalitate, companiile din fiecare industrie utilizează strategii de transformare digitală pentru a-și eficientiza operațiunile de afaceri și pentru a-și îmbunătăți productivitatea.

Angajații petrec în medie 1,8 ore în fiecare zi căutând și culegând date - adică 9 ore pe săptămână care altfel ar fi putut fi petrecute făcând ceva mai valoros.

Când luați în considerare cât de multe date există în afaceri astăzi, îmbunătățirea mijloacelor prin care acestea pot fi gestionate și partajate este crucială. Pentru a pune acest lucru în perspectivă, 90% din toate datele din lume au fost generate în ultimii doi ani.

Și astfel, există o cantitate din ce în ce mai mare de informații pe care angajații trebuie să le verifice în mod constant. Într-o organizație care nu a folosit încă soluțiile digitale, acest lucru înseamnă mult timp pierdut de lucrătorii care caută ceea ce au nevoie.

Informații care nu sunt ușor accesibile angajaților

În plus, în multe IMM-uri, angajații se străduiesc să acceseze date care nu le sunt disponibile imediat, cu un flux de lucru adecvat pentru documente.

Acest lucru poate fi dintr-o varietate de motive, dar cel mai frecvent acest lucru se datorează faptului că departamentele dintr-o companie au sisteme diferite de gestionare a datelor - de obicei sisteme vechi care sunt separate de restul companiei.

Aceasta înseamnă că poate fi efectiv imposibil ca cineva dintr-un departament să recupereze date de la altul, deoarece nu are acces.

Organizațiile bazate pe date au de 23 de ori mai multe șanse de a achiziționa clienți, de 6 ori mai multe șanse de a-și păstra clienții și de 19 ori mai multe șanse de a fi profitabile ca rezultat

Acesta se numește un siloz de date și sunt un factor major de ineficiență în afaceri.

Aceasta este o problemă când vine vorba de productivitate, iar estimările indică faptul că departamentele IT își petrec 80% din timp lucrând la probleme cauzate direct sau indirect de silozurile de date.

Experiență asociată clienților: roboții software aduc productivitate avansată biroului de producție

Nemulțumirea de la îndeplinirea constantă a sarcinilor ușoare

Un studiu a constatat că 22% din timpul unui angajat este petrecut pe sarcini repetitive. Pe parcursul unui an, vă puteți imagina câți bani irosesc lucrătorii care petrec timp pe sarcini manuale care pot fi acum automatizate

Sarcinile manuale de rutină sunt obișnuite în rândul companiilor care încă nu implementează transformarea digitală pentru fluxurile de lucru ale documentelor.

Aceste sarcini se vor învârti în mod obișnuit în jurul introducerii datelor sau a gestionării de rutină a datelor.

De exemplu, este posibil să găsiți un lucrător din HR care introduce manual datele despre beneficiile angajaților sau este posibil să introduceți manual toate facturile și chitanțele clienților.

Acestea sunt cazuri în care companiile s-au obișnuit să accepte aceste sarcini ușoare ca pur și simplu parte a operațiunilor lor de afaceri.

Carte electronică similară: 5 motive pentru care compania dvs. trebuie să folosească automatizarea proceselor de afaceri

Adevărul, totuși, este că acestea sunt adesea total evitate din cauza fluxului de lucru în documente digitale.

Rezultatul final net este că angajații sunt frustrați deoarece fluxurile lor de lucru pentru documentele digitale (sau lipsa acestora) nu le ajută productivitatea.

Ei fac efectiv o treabă care ar putea fi digitizată, caz în care li s-ar oferi posibilitatea de a-și concentra energia pe ceva care are nevoie de o notă umană, cum ar fi întrebările clienților.

Fluxurile de lucru substandard pentru documente digitale costă banii companiei și timpul angajaților.

Cauzele fluxului de lucru deficitar al documentelor digitale

Silozuri de date

Silozurile de date sunt grupuri de date care au fost efectiv separate de restul afacerii, deoarece există în locații digitale deconectate.

Acest lucru poate fi intenționat, dar este aproape întotdeauna neintenționat, adesea ca urmare a comutării sistemelor diferitelor departamente pe o perioadă lungă de timp.

Rezultatul final este că datele companiei sunt nestructurate și dificil de utilizat - extrem de important pentru un IMM modern.

87% dintre organizații au o maturitate scăzută de analiză și business intelligence, ceea ce înseamnă că datele nu sunt utilizate

Transformarea digitală trăiește și moare prin fluxul fără întreruperi de informații și asta este ceea ce trebuie abordat dacă o companie rămâne în urmă în capacitatea sa de a-și gestiona fluxurile de documente.

Postare conexă: Defalcarea silozurilor de date: unificați-vă datele de afaceri

Orice companie care tolerează silozurile de date își împiedică propria productivitate.

Iată doar câteva exemple de probleme ale silozului de date care apar din fluxul de lucru slab al documentelor digitale:

• Analiza datelor: Silozurile înseamnă că informațiile sunt stocate în locuri diferite, adesea ca formate de fișiere inconsistente. Acest lucru face analiza pentru deciziile de afaceri mult mai dificilă.
• Acces: permisiunile și problemele de acces sunt comune în cazul silozurilor. Rezultatul final este că angajații nu pot obține datele de care au nevoie suficient de repede, încetinind procesele de lucru în mod semnificativ.
• Muncă inutilă: vizibilitatea limitată într-o afacere înseamnă adesea că diferite echipe ajung să facă aceeași muncă în tandem, atunci când accesul partajat și eliminarea silozurilor ar economisi timp și energie.

Comunicare slabă

Comunicarea slabă în cadrul unei organizații și un flux de lucru lipsit de documente digitale merg mână în mână.

Postare asociată: De ce comunicarea între departamente este esențială pentru DX-ul tău

Atunci când fluxurile de lucru ale documentelor digitale sunt subutilizate, de obicei puteți constata că nu numai datele sunt izolate, ci și cultura.

Departamentele din cadrul afacerii încep să lucreze independent, cu propriile date și procese.

În repetate rânduri, cei de la Impact am văzut cât de important este ca transformarea digitală să aibă o cultură puternică pentru a asigura succesul, atât cu clienții noștri, cât și cu noi înșine.

Neglijând fluxurile de lucru ale documentelor, este foarte ușor să cazi într-o capcană în care cultura este inconsecventă și diviziunile acționează cu prea multă autonomie.

Procese de lucru consumatoare de timp

Am vorbit despre modul în care angajații sunt adesea împiedicați de nevoia de a îndeplini sarcini ușoare, manuale.

Acestea sunt adesea legate de lucrările de introducere manuală a datelor, dar procesele pe hârtie sunt un alt infractor comun.

La fel ca introducerea plictisitoare a datelor care vă costă forță de muncă, hârtia este, de asemenea, un dublu zgomot.

Cu companiile care operează în principal cu procese pe hârtie, personalul trebuie să petreacă timp prețios manipulând documentele fizice.

Aceasta se adaugă sumelor mari cheltuite pe hârtie în sine.

Un angajat mediu de birou trece prin 10.000 de coli de hârtie pe an

Companii ca acestea funcționează adesea în detrimentul unui flux de lucru digital excelent, care economisește timp și bani.

Cât costă un flux de lucru slab pentru documente?

După cum am remarcat cu unele dintre problemele de mai sus, care apar din cauza managementului defectuos al documentelor, multe dintre ele sunt ceea ce pot fi descrise drept costuri „ascunse”, multe dintre ele trec în mare măsură neobservate de companii, deoarece au tendința de a le accepta. ca o constantă.

Cel mai bun exemplu în acest sens este consumul de hârtie, obiceiurile de imprimare ale unui angajat mediu costând companiile 725 USD pe an.

Infografică similară: Cât costă hârtia afacerea dvs.?

Dacă luați în considerare că utilizarea hârtiei crește în medie cu 22% pe an, costurile hârtiei se dublează aproximativ la fiecare 3,3 ani.

Pentru majoritatea întreprinderilor, acest tip de cheltuieli devin din ce în ce mai puțin fezabile, în special atunci când există alternative digitale ușor disponibile care pot reduce drastic costurile consumului de hârtie.

Când luați în considerare și efectele pe care fluxul de lucru slab al documentelor le are asupra costurilor forței de muncă - și anume faptul că angajații petrec mult mai mult timp decât ar trebui să localizeze și să acceseze documentele de care au nevoie - atunci argumentul pentru un sistem de management al documentelor digitizat devine mult mai clar.

Flux de lucru pentru documente: statistici de cost de imprimare pe care ar trebui să le cunoașteți

Rețineți aceste statistici de imprimare atunci când vă gândiți dacă trebuie să implementați tehnologie pentru gestionarea documentelor.

Imprimarea este o pierdere obișnuită a resurselor unei companii, agravată de faptul că o proporție semnificativă - aproape o cincime - din materialul de imprimare nu este citită și nefolosită de către angajați.

• 90% dintre companii nu își urmăresc costurile de imprimare
• Companiile care folosesc presupuneri pentru a-și identifica costurile de imprimare subestimează în medie cu 40%
• Departamentele IT petrec în medie 15% din timp remediind problemele legate de imprimare
• În ultimii 20 de ani, consumul de hârtie în SUA a crescut de la 92 milioane de tone la 208 milioane de tone
• 17% dintre documentele tipărite rămân necitite

Sursă

Soluția pentru fluxul de lucru deficitar al documentelor digitale

Automatizare

Utilizarea automatizării proceselor robotizate este în creștere în rândul întreprinderilor de toate tipurile.

De exemplu, Deloitte a raportat că aproape două treimi dintre organizații investesc în RPA pentru a răspunde proceselor învechite expuse de pandemie.

Motivele pentru aceasta sunt perfect clare: utilizarea automatizării economisește mult timp și resurse pierdute.

Iată câteva dintre sarcinile pentru care poate fi folosit RPA:

• Extragerea datelor: cantități mari de date pot fi căutate pentru a găsi cu ușurință ceea ce aveți nevoie
• Gestionarea datelor: agregarea și conservarea datelor
• Activitati operationale: Logistica si suport operational
• Procure-to-pay: procesarea și raportarea facturilor
• Inventar și lanț de aprovizionare: categorizare și management

Pe scurt, companiile care utilizează automatizarea chiar și într-o mică măsură pot vedea îmbunătățiri drastice în fluxurile lor de lucru pentru documente digitale.

Norul

Unificarea datelor companiei dvs. pe cloud este un pas vital în strategiile digitale ale multor organizații.

Anul trecut, piața mondială a serviciilor publice de cloud a fost de 182 de miliarde de dolari, până în 2022 va avea o valoare de 331 de miliarde de dolari.

Utilizarea cloud-ului pentru a eficientiza fluxurile de lucru pentru documentele digitale și pentru a îmbunătăți accesul în întreaga afacere este o modalitate relativ simplă și eficientă de a actualiza procesele.

Preocupările istorice cu privire la securitatea serverelor bazate pe cloud au fost închise în ultimii ani.

Acest lucru se datorează în mare parte îmbunătățirii vaste pe care le-au observat centrele de date.

Centrele de date Tier IV, în special, sunt la fel de sigure sau chiar mai sigure decât serverele locale.

Avantajele fluxurilor de lucru pentru digitizarea documentației

După cum am observat în această postare pe blog, există o serie de probleme care apar din cauza procesării slabe a documentelor digitale pentru informații și date.

Remedierea acestor probleme începe mai întâi cu înțelegerea faptului că crearea de documente este o funcție cheie de afaceri și modul în care este gestionată acea creare a documentului - în ceea ce privește captarea, stocarea și fluxul de lucru - este esențial pentru realizarea beneficiilor și avantajelor documentației digitale.

Iată câteva dintre aceste avantaje:

Reducerea dependenței de documentele tipărite

Nu ignorăm faptul că poate fi o mare schimbare pentru o companie să renunțe la procesele pe hârtie.

Pentru mulți, totuși, este o schimbare necesară să îmbrățișeze fluxurile de lucru pentru documente digitale într-o anumită măsură.

Utilizarea unui sistem de management al conținutului de întreprindere (ECM) poate crește semnificativ productivitatea fluxurilor dvs. de lucru.

Acest lucru vă va economisi timp și materiale în comparație cu echivalentele fizice pe hârtie.

De asemenea, vă va oferi o vizibilitate și un control mult mai mare asupra documentelor și datelor care trec prin compania dvs., permițându-vă să vă dictați fluxul de lucru și nu invers.

Timpul petrecut mai bine

Cu mai puțin timp petrecut căutând, stocând și manipulând date și informații, angajații pot folosi mai bine timpul lor atunci când automatizarea fluxului de documente și procedurile de management al calității documentelor sunt în vigoare.

Acest lucru oferă beneficii companiei și angajatului - personalul își irosește mai puțin timpul în timp ce angajatorul nu plătește personalul pentru a petrece o cantitate excesivă de timp căutând documente la care acum au acces instantaneu.

Pregătirea pentru conformitate

Ne place sau nu, conformitatea este un domeniu serios de luat în considerare pentru companiile de astăzi.

Cu legi precum CCPA, SHIELD și legi specifice industriei, cum ar fi HIPAA, devine rapid imperativ pentru organizații să organizeze informațiile pe care le dețin într-un mod care să le fie ușor să rămână în conformitate cu noua serie de reglementări care intră în lege.

Pentru companiile care dețin informații semnificative despre clienți, în special date sensibile sau de identificare, obținerea unui flux de lucru de digitizare a documentelor care stochează în siguranță informațiile într-un mod eficient este o investiție inteligentă.

Concluzii:

• Fluxurile de lucru slabe ale documentelor digitale duc la eficiență și nemulțumire
• Acestea sunt cauzate de datele izolate, comunicarea slabă și procesele de hârtie consumatoare de timp
• Automatizarea, cloud-ul și reducerea dependenței de hârtie în cadrul organizației dumneavoastră vă pot îmbunătăți semnificativ procesele operaționale și eficiența.

Abonați-vă la blogul nostru pentru a primi mai multe informații despre tehnologia de afaceri și pentru a fi la curent cu noutățile și tendințele de marketing, securitate cibernetică și alte știri și tendințe tehnologice (nu vă faceți griji, nu vă vom deranja).