De ce managementul conținutului pentru întreprinderi este esențial pentru afacerea dvs

O soluție Enterprise Content Management ajută companiile să digitizeze, să controleze și să automatizeze informațiile lor nestructurate, cum ar fi borderourile de ambalare și facturi, CV-uri, documente fiscale, e-mailuri și note de întâlnire.

Un sistem ECM va capta, citi și indexa informații pentru a crește gradul de înțelegere a acestora; oferi personalului capacitatea de a edita sau adnota informații; și oferă instrumente cuprinzătoare pentru fluxul de lucru și automatizare pentru a se asigura că informațiile potrivite ajung în mâinile potrivite în timp util.

În cadrul acestui sistem, documentele pot fi create, gestionate, procesate și arhivate în siguranță și în conformitate cu reglementările de conformitate.

88% dintre angajații de birou spun că au nevoie de o platformă de căutare a datelor unificată și de încredere, care să-i ajute să-și facă treaba mai bine.

Acestea pot fi disponibile pentru tot personalul, indiferent dacă este mobil sau intern, și toate accesul la documente, modificările și mișcările sunt înregistrate pentru o mai bună organizare și criminalistică.

Toată comunicarea, inclusiv cea cu clienții, furnizorii și subcontractanții, este gestionată în mod inteligent și poate fi recuperată cu ușurință pentru fluxuri de lucru mai bune și îmbunătățirea continuă a proceselor.

De ce este esențială o soluție de management de conținut pentru întreprinderi

Afacerile moderne sunt mai concentrate ca niciodată pe procesele digitale și pe implementarea tipului de transformare digitală care conduce la succes.

Un aval de progrese tehnologice, inclusiv tehnologia cloud, capabilitățile mobile, învățarea automată și automatizarea stimulează schimbări și creează oportunități.

Noile forme de conținut sunt în creștere, pe măsură ce platformele de social media, audio și video creează mai multe date nestructurate cu care să se ocupe întreprinderile, pe lângă munții de date cu care companiile trebuie să se ocupe de la clienți și procesele de lucru.

Până în 2020, cantitatea globală de date create zilnic va ajunge la 44 de trilioane de gigaocteți și majoritatea acestor date vor fi nestructurate

Un sistem de management al conținutului pentru întreprinderi oferă o soluție care ajută companiile să facă față acestor schimbări rapide și prolifice, oferind modalități de organizare a informațiilor într-o manieră care optimizează performanța și minimizează erorile.

În plus, escaladarea fraudei și a atacurilor cibernetice înseamnă că guvernarea datelor și conformitatea cu reglementările sunt mai critice ca niciodată.

Un ECM permite gestionarea eficientă a datelor și, important, integrarea cu analizele de afaceri actuale pentru a proteja informațiile împotriva pierderii.

În cele din urmă, pe o piață din ce în ce mai competitivă, întreprinderile trebuie să profite de puterea productivității pentru a-și păstra avantajul.

81% dintre angajați menționează necesitatea accesului mobil la documentele companiei

Un ECM oferă o modalitate sigură și organizată logic de a arhiva informațiile critice, astfel încât să fie disponibil pentru a eficientiza fluxurile de lucru și pentru a crește eficiența cu datele dvs.

Defalcarea: Ce este Enterprise Content Management?

Cel mai simplu, ECM-urile (soluțiile moderne sunt de obicei ECM-uri bazate pe cloud) sunt sisteme multifuncționale utilizate pentru catalogarea și stocarea informațiilor nestructurate în scopuri comerciale.

Cu toate acestea, există multe aspecte legate de structura, funcția și beneficiile lor care ar trebui să fie clar înțelese pentru a discerne adevărata valoare pe care o aduc proceselor, productivității și profitabilității unei afaceri.

Componentele unei soluții de management al conținutului pentru întreprinderi

Există cinci componente de bază ale managementului de conținut al companiei: captare, gestionare, stocare, conservare și livrare.

Captură

Pentru a capta atât informații digitale, cât și informații imprimate, un ECM trebuie să aibă atât capabilități de scanare, cât și de recunoaștere optică a caracterelor (OCR).

Unii pot folosi chiar și tehnologia de recunoaștere a amprentei de mână (HCR), o formă de recunoaștere inteligentă a caracterelor (ICR) care permite ca textul imprimat manual să fie ușor de interpretat și capturat.

Acest lucru ajută la automatizarea sarcinilor de introducere a datelor pentru a reduce erorile umane și pentru a permite urmărirea unor volume mari de date.

management

Instrumentele de management vor varia în funcție de cerințele fiecărei afaceri. De obicei, acestea includ:

• Instrumente care permit colaborarea conținutului
• Instrumente de flux de lucru pentru managementul proceselor de afaceri
• Instrumente de arhivare și gestionare a fișierelor pentru a simplifica indexarea, păstrarea și eliminarea

Alte instrumente pot include gestionarea conținutului web sau instrumente de gestionare a documentelor.

Depozitare

Există trei elemente de bază pentru soluțiile de stocare într-o soluție de management de conținut pentru întreprinderi:

Primul; există un depozit pentru a colecta fișiere.

Al doilea; un instrument de bibliotecă care preia fișierele care au trecut prin secvența de capturare și gestionare.

In cele din urma; hardware-ul - cum ar fi servere, stocare bazată pe cloud, discuri optice și multe altele - care deține fișiere și software pentru recuperare.

Conservare

Spre deosebire de depozitul pe termen scurt al componentei de stocare, conservarea asigură stocarea pe termen lung sau arhivarea fișierelor critice.

Există multe opțiuni media care pot oferi o arhivare adecvată, totuși este important să vă asigurați că tipurile de media sunt compatibile cu tehnologiile în evoluție pentru utilizare pe termen lung.

Livrare

Pentru a putea muta conținutul către utilizatorii corespunzători din sistemul dvs., veți avea nevoie de middleware care vă ajută să mutați informațiile de la o aplicație la alta.

Procesul de livrare poate include distribuția de media pentru accesul utilizatorilor finali prin site-uri web, rețele sociale, intranet sau chiar documente tipărite.

Securitatea este esențială în această parte a procesului, astfel încât editările și accesul neautorizat să fie interzise pe măsură ce datele sunt mutate dintr-un loc în altul.

Cum funcționează ECM

Procesul de bază ECM are toate cele cinci componente ECM care lucrează în tandem pentru a organiza și disemina informații cruciale despre procesele de afaceri de-a lungul ciclului de viață al datelor. În scurt:

• Datele sunt capturate
• Informațiile sunt publicate intern sau pe site-ul companiei
• Informațiile sunt arhivate automat și în siguranță
• Informațiile vechi, învechite sau neutilizate sunt șterse periodic pentru a economisi spațiu

Pentru a începe să folosească ECM, companiile identifică de obicei fiecare tip de conținut utilizat în cadrul organizației și le atribuie unui proces de afaceri și chiar anumitor membri ai personalului.

Apoi, software-ul ECM vizează conținutul duplicat pentru a reduce redundanțele de stocare și apoi organizează informațiile într-un depozit central, împreună cu metadate, care le permit să fie accesate rapid și eficient de către persoanele care au nevoie de ele.

Acești utilizatori aprobați pot folosi căutări de text complet pentru a localiza conținutul necesar pe care apoi îl pot citi, edita sau imprima.

Utilizatorii pot folosi, de asemenea, cuvinte cheie sau expresii pentru a căuta documente, reducând timpul de recuperare și crescând productivitatea.

Aceste instrumente simple, dar puternice, permit departamentelor – sau întreprinderilor întregi – să:

• Reduceți dependența de hârtie
• Simplificați fluxurile de lucru
• Reduceți riscul
• Crește productivitatea
• Oferiți servicii excepționale pentru clienți

Accesul ușor la informațiile critice ajută companiile să ia decizii mai bune, să finalizeze proiecte mai rapid și să colaboreze fără efort pentru o eficiență sporită.

Cum beneficiază ECM afacerea dvs

Deoarece un sistem de management al conținutului de întreprindere oferă o platformă unificată pentru diseminarea, stocarea și gestionarea datelor, poate ajuta companiile să gestioneze datele într-un mod care să îndeplinească cerințele de securitate și conformitate pentru gestionarea riscurilor excepționale.

Alte beneficii includ:

• Capacități de audit, inclusiv check-in/check-out și supravegherea fluxului de lucru
• Acces simplificat și blocaje reduse la informații prin controlul versiunilor
• Nevoi reduse de stocare, hârtie și corespondență pentru minimizarea costurilor generale
• Securitate optimizată
• Costuri reduse – și potențialul de eroare – prin automatizarea proceselor manuale
• Servicii îmbunătățite pentru clienți prin vizibilitate în timp real

Accesul unui ECM la instrumente complexe aduce o funcționalitate robustă proceselor de afaceri.

De exemplu, extragerea datelor devine mai simplă și mai precisă prin utilizarea instrumentelor furnizate de sistemul ECM care permit identificarea parametrilor și a intervalelor de căutare pentru căutări mai rapide și mai precise.

Mergând înainte, sistemele ECM continuă să evolueze și să se schimbe, deoarece vizează nevoile companiilor care caută o agilitate sporită, integrare și avantaj competitiv într-o lume în schimbare rapidă.

Pe măsură ce ritmul digital crește, ECM-urile continuă să adauge funcții și să încorporeze tehnologii în evoluție, cum ar fi învățarea automată și inteligența artificială, pentru a maximiza eficiența.

Iar întreprinderile – mari și mici – culeg beneficiile acestor sisteme pentru a se poziționa mai solid pe piață.

Ce puncte de durere atenuează ECM?

Conformitate

Pentru multe organizații, în special pentru cele care trebuie să se confrunte cu reglementări complexe de conformitate în industrii precum distribuția alimentelor, producția și asistența medicală, un ECM poate ajuta enorm la gestionarea înregistrărilor.

Prin utilizarea unui ECM, este mult mai ușor pentru companii să mențină conformitatea. În cazul auditului, de exemplu, utilizarea unui ECM pentru a stoca datele dvs. de afaceri înseamnă că accesul securizat de la distanță poate fi acordat la informații atunci când este necesar - accelerând drastic costurile auditurilor obligatorii și oferind afacerilor liniște sufletească.

În plus, regulile și guvernarea adecvată a datelor pe care le captați și le stocați fac mult mai ușoară conformitatea cu reglementările și în alte moduri.

De exemplu, informațiile nu mai trebuie să fie șterse manual – pot fi stabilite controale automate, astfel încât ECM să aibă grijă de conformitatea datelor dvs. în timp ce vă puteți continua cu afacerea.

Control

Așa cum controlul este extrem de important pentru conformitate, acesta joacă, de asemenea, un rol important în operațiunile generale de afaceri, iar un ECM poate juca un rol important în asigurarea controlului asupra informațiilor.

Fără un ECM și un depozit central de date, este obișnuit ca companiile să aibă date care sunt descentralizate și neorganizate.

Ce înseamnă asta în sens practic?

Poate însemna angajații care folosesc diferite versiuni ale documentelor critice de afaceri; poate însemna un reprezentant care folosește un contract de vânzare sau un formular de comandă învechit.

Într-un sondaj Nintex, 39% dintre cei intervievați au susținut că au observat un proces de documentare deteriorat în cadrul organizației lor:

• 49% au spus că nu pot găsi documente cu ușurință
• 43% au susținut că se luptă în timp ce împărtășesc documente și solicită aprobarea documentelor
• 33% au avut probleme cu versiunea documentelor

Cu un depozit central de informații și un ECM pentru organizarea datelor, fluxurile de lucru documentate vă pot arăta cine este trimis ce; cine a semnat o poliță și cine nu; care are nevoie de un document care nu le-a fost trimis — înțelegi ideea.

Actualizarea, distribuirea și urmărirea datelor esențiale pentru afaceri pot fi realizate mult mai eficient cu un sistem centralizat pentru date și un ECM la bază.

Productivitate

Unul dintre motivele principale pentru care companiile caută să implementeze sisteme de management al conținutului pentru întreprinderi se datorează exclusiv productivității.

Companiile recunosc adesea că procesele lor existente pentru managementul documentelor lipsesc.

Potrivit sondajului AIIM, timpul mediu general petrecut căutând și gestionând informații este de 45 de minute, aproximativ 8% dintr-o zi lucrătoare.

Cu metode învechite de gestionare a datelor, angajații petrec mai mult timp decât ar trebui să facă sarcinile de bază, cum ar fi căutarea unui document.

Acest lucru nu numai că îi frustrează pe lucrătorii care trebuie să-și piardă timpul căutând ceva la care ar trebui să aibă acces instantaneu de oriunde, dar costă și banii afacerii în folosirea prost a forței de muncă.

Adoptarea unui ECM ajută la atenuarea acestei risipe și la îmbunătățirea productivității operațiunilor dvs. de afaceri în ansamblu.

IHS susține că ECM poate reduce costurile legate de incapacitatea de a găsi documente pe utilizator pe lună de la aproximativ 200 USD la 10 USD pentru întreprinderile mijlocii (100-999 de angajați).

Eficienţă

Desigur, îmbunătățirea productivității operațiunilor dumneavoastră merge mână în mână cu rularea unui proces mai eficient pentru fluxurile de lucru ale documentelor.

Atunci când vorbim despre implementarea sistemelor ECM, fluxul de lucru pentru documente este aproape de partea de sus a agendei.

Postare conexă: Fluxul de lucru pentru documente digitale explicat

42% dintre lucrătorii cunoscuți au recunoscut că fluxurile de lucru pe hârtie fac sarcinile zilnice mai puțin eficiente, mai costisitoare și mai puțin productive.

Managementul de conținut al întreprinderii este un instrument extrem de util în îmbunătățirea eficienței afacerii, nu în ultimul rând pentru că ajută la distrugerea silozurilor de date.

Silozurile de date, care se referă la depozite de date separate care apar în cadrul unei organizații – adesea între departamente care utilizează sisteme care nu sunt integrate – reprezintă un blocaj mare când vine vorba de eficiență.

Acest punct de durere poate fi atenuat semnificativ prin unificarea datelor de afaceri din toate departamentele cu un ECM și oferind acces la date la nivel de companie acolo unde este necesar și benefic.

Deșeuri de hârtie

Unul dintre punctele dureroase mai evidente pe care le rezolvă o soluție ECM este suma cheltuită pe hârtie de către companii, precum și preocupările legate de mediu asociate.

Beneficiile ecologice ale defecțiunii fără hârtie sunt un motiv admirabil, dacă nu complet convingător din perspectiva afacerii, pentru a implementa ECM.

Este un aspect care nu trebuie subestimat, însă. Una dintre evoluțiile mai interesante care au ieșit în urma pandemiei a fost accentul sporit pe care consumatorii au început să-l pună pe experiența clienților – atât de mult încât este acum principalul diferențiere competitivă între companii; chiar și plasare mai mare decât prețul și calitatea.

Având în vedere acest lucru, este de fapt benefic să urmați un ECM și să reduceți dependența de hârtie pentru a le demonstra clienților poziția dumneavoastră cu privire la anumite probleme. Dacă clienților unei anumite afaceri le pasă de mediu într-o măsură foarte mare, urmărirea unei abordări exclusiv digitale poate funcționa de fapt ca un instrument cheie de marketing pentru companie.

Potrivit IBM, 81% dintre consumatorii din întreaga lume aparțin unuia dintre cele două segmente de cumpărători: consumatori orientați spre valoare (41%) care doresc o valoare bună și consumatori orientați către scop (40%) care caută produse și servicii aliniate cu valorile lor.

Bineînțeles, când vine vorba de risipa de hârtie, există preocupări stringente pentru companii, client sau niciun client - pur și simplu, companiile imprimă mai mult ca oricând astăzi, iar aceste costuri bazate pe hârtie se adună pentru IMM-uri.

Infografică similară: Cât costă hârtia afacerea dvs.?

Aruncă o privire la unele dintre aceste statistici din infograficul legat pentru a vedea cât de mult costă hârtie un IMM mediu:

1. Obiceiurile de tipărire ale angajatului mediu costă companiile 725 USD pe an
2. În medie, angajații imprimă 34 de pagini pe zi, dintre care 17% vor rămâne necitite
3. 90% dintre companii nu își urmăresc costurile de imprimare
4. Companiile care folosesc presupuneri pentru a-și identifica costurile de imprimare subestimează în medie cu 40%
5. Departamentele IT petrec în medie 15% din timp remediind problemele legate de imprimare
6. În ultimii 20 de ani, consumul de hârtie în SUA a trecut de la 92 de milioane de tone la 208 milioane - o creștere de 126%
7. Consumul mediu de hârtie al companiei crește cu 22% în fiecare an, ceea ce înseamnă că în puțin mai puțin de trei ani și jumătate consumul dvs. se va fi dublat

Când o puneți în acest context, este clar că costurile tipăririi cresc și vor deveni – dacă nu sunt deja – nesustenabile pentru companii.

Din acest motiv, investiția într-un sistem ECM pentru a atenua acest punct de durere costisitor este o modalitate bună pentru o organizație de a aborda eficient această risipă și cheltuieli inutile.

Unde este aplicabil managementul de conținut al întreprinderii într-o afacere?

Majoritatea companiilor implementează un ECM pentru anumite procese de afaceri din cadrul organizației lor. Să aruncăm o privire la câteva aplicații comune ale ECM.

Gestionarea contractelor

Dacă aveți de-a face cu o mulțime de contracte, știți că gestionarea acestora poate fi o durere, iar o soluție ECM poate ajuta cu adevărat cu aceste tipuri de fluxuri de lucru.

ECM vă permite să vă asigurați că contractele sunt revizuite de persoanele potrivite la momentele potrivite, folosind automatizarea pentru a livra contracte părților interesate necesare atunci când este rândul lor să revizuiască sau să editeze documentul.

Automatizarea resurselor umane

Toate etapele de recrutare și integrare pot fi automatizate pentru a crea un proces de resurse umane mult mai eficient decât înainte.

Formularele online pot fi folosite pentru a captura aplicații, care sunt apoi trimise managerilor de angajare printr-un flux de lucru automat.

Același principiu poate fi aplicat multor alte aspecte ale resurselor umane, cum ar fi managementul politicilor și procedurilor, conformitatea cu I-9 și pregătirea pentru dezastre (păstrarea informațiilor protejate în cloud, mai degrabă decât depunerea lor fizică), pentru a numi câteva.

Automatizarea conturilor de plătit și de încasat

AP și AR pot fi îmbunătățite semnificativ cu implementarea ECM.

AP și AR sunt două dintre cele mai mari procese de hârtie din cadrul organizațiilor. Cât de rapid și eficient pot fi procesate facturile și facturarea va determina cât de eficiente sunt operațiunile dumneavoastră în aceste domenii.

Cu un ECM, AP și AR pot fi digitizate complet, cu captarea, stocarea, accesul și gestionarea mult mai simplificate decât metodele tradiționale de hârtie.

Concluzii

• O soluție de management al conținutului întreprinderii va captura, citi și indexa informații; oferi personalului capacitatea de a edita sau adnota; și oferă instrumente cuprinzătoare pentru fluxul de lucru și automatizare.
• Există cinci componente de bază ale unui ECM: captare, gestionare, stocare, conservare și livrare.
• Un sistem de management al conținutului pentru întreprinderi este o soluție care ajută companiile să gestioneze datele într-un mod care să îndeplinească cerințele de securitate și conformitate pentru gestionarea riscurilor excepționale.
• Alte beneficii includ capabilități de audit, acces simplificat și informații reduse, nevoi reduse de stocare, hârtie și corespondență pentru minimizarea costurilor generale, securitate optimizată, cheltuieli reduse pe termen lung

Gestionarea conținutului întreprinderilor pentru întreprinderile mici: MSP-urile oferă instrumentele și expertiza pentru a ajuta la ghidarea unei transformări, fie că este vorba de implementarea serviciilor cloud sau de o serie de noi tehnologii. Pentru a afla mai multe despre cum vă pot ajuta sistemele de imprimare și de gestionare a documentelor, descărcați cartea noastră electronică, „ Cheile pentru fluxuri de lucru eficiente”. Dacă aveți nevoie de consultanță în managementul conținutului companiei, luați legătura cu un expert Impact și vă putem ajuta.