Managementul tipăririi: treceți înaintea jocului

Implementarea managementului tipăririi în organizația dvs. poate să nu fie în fruntea agendei dvs. în acest moment, dar poate că ar trebui să fie.

La urma urmei, cei mai mulți dintre noi lucrează de acasă și, din cauza circumstanțelor actuale, este posibil să nu ne vedem birourile de lucru timp de săptămâni sau chiar luni.

Dacă climatul actual ne-a arătat ceva, este că nevoia de a reduce cheltuielile inutile nu a fost niciodată mai importantă.

Când companiile revin la afaceri ca de obicei, mediul va fi foarte diferit – IMM-urile vor suferi, iar implicațiile financiare ale focarului de COVID-19 vor fi resimțite pentru o lungă perioadă de timp. Gestionarea imprimării ar putea fi un ajutor semnificativ în reducerea acelor costuri inutile atunci când aveți cea mai mare nevoie de ele.

Deșeuri în imprimare

Majoritatea liderilor de afaceri sunt probabil vag conștienți de faptul că obiceiurile lor de imprimare îi costă mai mult decât și-ar dori să cheltuiască.

Adevăratele costuri, însă, ar putea fi cu adevărat șocante. Iată șapte statistici de tipărire pentru a demonstra cât de mult ar trebui să fie deșeurile îngrijorătoare:

1. Obiceiurile de tipărire ale angajatului mediu costă companiile 725 USD pe an
2. În medie, angajații imprimă 34 de pagini pe zi, dintre care 17% vor rămâne necitite
3. 90% dintre companii nu își urmăresc costurile de imprimare
4. Companiile care folosesc presupuneri pentru a-și identifica costurile de imprimare subestimează în medie cu 40%
5. Departamentele IT petrec în medie 15% din timp remediind problemele legate de imprimare
6. În ultimii 20 de ani, consumul de hârtie în SUA a trecut de la 92 de milioane de tone la 208 milioane - o creștere de 126%
7. Consumul mediu de hârtie al companiei crește cu 22% în fiecare an, ceea ce înseamnă că în puțin mai puțin de trei ani și jumătate consumul dvs. se va fi dublat

Concluzia aici este că, dacă nu aveți un control asupra obiceiurilor de tipărire ale organizației dvs., există o șansă semnificativă să cheltuiți mult mai mult decât ați dori - implicațiile acestui lucru sunt amplificate având în vedere mediul de afaceri actual. .

Impact asupra mediului

În plus, impactul asupra mediului al deșeurilor de tipărire este enorm.

Procesul de fabricare a hârtiei, care presupune arderea scoarței pentru a crea fibre utilizabile, eliberează gaze toxice cu efect de seră, un poluant greu care a avut consecințe drastice asupra planetei.

40% din lemnul tăiat comercial din lume este folosit pentru producția de hârtie, iar peste 30 de milioane de acri de pădure sunt distruse anual pentru a ajuta la completarea acestei producții.

Îmbunătățirile în tehnologie și producție au intensificat producția de hârtie, iar consumul a crescut și el.

Acest lucru este nesustenabil, iar întreprinderile de orice dimensiune vor trebui, mai devreme sau mai târziu, să abordeze problema sustenabilității în cadrul organizațiilor lor.

Impactul asupra productivității

Impactul pe care tipărirea îl are asupra productivității forței de muncă ar putea să nu fie evident la început.

Când ai urmat aceeași structură de-a lungul anilor sau chiar deceniilor, poate fi dificil să identifici o problemă care a crescut lent în timp, chiar dacă te afectează zilnic.

Producție, ospitalitate, juridice – indiferent de industrie, IMM-urile se confruntă în mod constant cu aceleași probleme legate de forța de muncă productivă ca urmare a tipăririi negestionate.

Angajații petrec o cantitate exagerată de timp căutând informațiile de care au nevoie - 1,8 ore pe zi în total sau 9,3 ore pe săptămână.

Acest lucru creează un dublu zgomot pentru IMM-uri; nu numai că pierzi bani din costurile de tipărire, dar pierzi bani din forța de muncă pierdută, pe măsură ce lucrătorii încearcă să-și retragă slăbiciunea și își fac drum prin procese ineficiente de gestionare a documentelor legate de imprimare.

90% din datele lumii au fost create doar în ultimii doi ani.

Cu fiecare an, cantitatea de date care există crește exponențial, datorită creșterii datelor mari.

Aceasta înseamnă că se utilizează mai multă hârtie pentru a găzdui acest aflux de date și, în consecință, se irosește mai mult timp (și bani).

Ce este managementul imprimării și cum poate ajuta?

Gestionarea imprimării înseamnă parteneriat cu o terță parte pentru nevoile dvs. de imprimare.

În practică, aceasta înseamnă că terțul vă va evalua nevoile, va determina hardware-ul pentru care sunteți cel mai potrivit și vă va deservi piese și consumabile pentru acel hardware pe termen lung.

Ei vor folosi software pentru a vă urmări utilizarea și pentru a respecta obiectivul bugetar.

Postare asociată: 6 Beneficii ale serviciilor de imprimare gestionate pentru IMM-uri

Soluții de flux de lucru

Partenerii de servicii și consultanții folosesc adesea managementul tipăririi ca prim pas într-o strategie mai largă de transformare digitală.

Motivul pentru aceasta este că tipărirea este un fel de fruct care nu se așteaptă și poate oferi un ROI substanțial IMM-urilor care sunt deosebit de conștienți de rezultatul lor.

Dacă o companie nu a trecut încă de tipărirea lor, este foarte adesea costisitoare, ineficientă și nepregătită pentru viitor.

Soluțiile pentru fluxul de lucru vă pot consolida în mod semnificativ operațiunile prin introducerea unui parc de imprimante multifuncționale (dacă este necesar) și a unui software pentru fluxul de lucru conceput pentru a vă simplifica procesele documentelor.

De exemplu, în loc să imprimați teancuri și teancuri de hârtie în fiecare zi, puteți în schimb să vă scanați documentul și să îl faceți disponibil instantaneu pentru oricine are acces prin cloud.

Când datele și documentele dvs. sunt organizate eficient, vă veți economisi multe bătăi de cap. Problema de mai devreme cu angajații care petrec aproape două ore căutând documente? Acum nu vor avea probleme să găsească acea informație cheie ascunsă sub un munte de hârtie, deoarece este stocată digital și este ușor de accesat.

Acest lucru va îmbunătăți semnificativ productivitatea lucrătorilor dvs., va reduce cheltuielile pentru hârtie și, în consecință, vă va îmbunătăți profitul.

Reaprovizionare și vizibilitate

Când aveți un partener care vă supraveghează flota de imprimante, acesta va folosi instrumente pentru a analiza și evalua cheltuielile și utilizarea.

Acolo unde înainte nu era vizibilitate, acum aveți un partener care vă poate spune exact ce folosiți. Îți depășești bugetul? Ei vor ști și vă vor putea ajuta să vă mențineți.

Ei vor putea, de asemenea, să spună când sunteți fără provizii și cât de mult aveți nevoie pentru a le completa.

Pe scurt, vei înțelege mult mai bine cât de mult folosești și dacă este în concordanță cu obiectivele tale, spre deosebire de a fi complet în întuneric și de a cheltui mult peste ceea ce ți-ai dori cumpărând mai mult decât ai nevoie. .

În plus, dacă ceva nu merge bine, un furnizor de servicii de calitate va fi imediat la fața locului pentru a vă rezolva problema, ca parte a contractului de servicii.

Consultare

Un furnizor de servicii gestionate cu experiență vă va putea oferi asistență pentru fiecare aspect al gestionării imprimării.

Acesta nu este – și nu ar trebui să vă mulțumiți cu – pur și simplu un proces de cumpărare a unei imprimante și apoi de a o chema pe zi.

Partenerul dvs. ar trebui să vă ajute cu plasarea imprimantei intervievând membrii personalului; există un dezechilibru în utilizare între diferite imprimante? Sunt în pozițiile care vor maximiza productivitatea? Care sunt obiceiurile actuale ale angajaților tăi și cum îți afectează asta strategia?

Acestea sunt toate aspectele cheie ale managementului imprimării care vă vor ajuta să economisiți bani și să îmbunătățiți productivitatea.

Inițiative verzi

Partenerul dvs. ar trebui să vă poată oferi inițiative ecologice pentru a vă ajuta afacerea să-și reducă amprenta de carbon.

Acest lucru ar putea fi din aprovizionarea cu hârtie verde din Statele Unite, așa cum facem noi cei de la Impact, din programe de reciclare a tonerului sau din utilizarea unor programe precum PrintReleaf, care vă permit să contribuiți la eforturile de reîmpădurire.

Când reciclați hârtia, puteți „refrunza” echivalentul consumului de hârtie și chiar aveți posibilitatea de a alege unde doriți să le plantați.

Concluzia

Principala concluzie este aceasta: mediile moderne de tipărire s-au schimbat mult mai mult decât majoritatea companiilor care nu au ținut pasul – de multe ori din cauza simplă lipsă de informații, mai mult decât orice altceva.

Investind într-un parteneriat, puteți reduce semnificativ risipa și cheltuielile nedorite (multe dintre care s-ar putea să nu știți că le aveți) și vă puteți ajuta să vă poziționați pentru viitor.

Punerea în aplicare acum a gestionării imprimării vă poate face minuni pentru când vom reveni la normal – vă va scăpa o altă maimuță, vă va eficientiza afacerea și vă va pregăti pentru implementarea digitală ulterioară, ar trebui să alegeți să o continuați.

Gestionarea tipăririi este o parte importantă a reducerii costurilor pentru multe întreprinderi mici și mijlocii care țin cont de buget și caută modalități de a reduce cheltuielile și impactul asupra mediului. Pentru mai multe informații despre ceea ce poate face managementul tipăririi pentru dvs., aruncați o privire la pagina noastră de servicii de imprimare gestionate și descoperiți ce ați putea obține dintr-un parteneriat cu un furnizor de servicii gestionate.