Ce este o suită de productivitate și cum vă poate ajuta afacerea?

Implementarea suitelor de productivitate

Am vorbit anterior despre importanța punerii în aplicare a unui plan de rezervă și continuitate a afacerii și a ne asigura că politica dvs. de securitate a muncii de la distanță este la standardul necesar pentru a vă asigura că datele dumneavoastră sunt în siguranță.

Săptămâna aceasta, vom arunca o privire asupra modului în care forța dvs. de muncă are performanțe cât mai bune prin implementarea unei suită de productivitate.

Vom vorbi despre ce este o suită de productivitate, de ce sunt importante pentru eficiența forței de muncă și despre cum vă pot oferi flexibilitatea operațională pentru a răspunde eficient în vremuri grele.

Ce este o suită de productivitate?

O suită de productivitate este un set de aplicații care include aplicații precum un procesor de text, o aplicație de prezentare și o aplicație pentru a crea foi de calcul - aceste trei aplicații sunt de obicei pilonii oricărei suite de productivitate.

Majoritatea oamenilor vor fi familiarizați cu cele mai mari două suite de productivitate de pe piață; Google G Suite și Office 365 (care a fost rebranded ca Microsoft 365).

Desigur, oamenii folosesc Microsoft Word și Excel de ani de zile — poate că aveți chiar și o instalare a Word 2003 pe unul dintre desktopurile dvs.

88% dintre angajații de birou spun că au nevoie de o platformă de căutare a datelor unificată și de încredere, care să-i ajute să-și facă treaba mai bine.

Ceea ce definește o suită de productivitate este că de obicei va:

• Funcționează pe bază de abonament, adică fără achiziții unice
• Actualizați automat la cea mai recentă versiune, ceea ce înseamnă că nu veți avea niciodată software învechit
• Unificați toate aplicațiile într-o singură interfață coerentă
• Faceți copii de rezervă ale datelor dvs. în cloud și oferă fiecărui utilizator o cantitate alocată de stocare online

Suite de productivitate în creștere

În timp ce începutul noului deceniu a fost o provocare monumentală pentru IMM-urile din toată țara, suitele de productivitate sunt o soluție care a cunoscut o creștere enormă a interesului din partea întreprinderilor.

G Suite a adăugat încă un milion de companii la baza sa de clienți, crescând de la 5 la 6 milioane doar între februarie și martie 2020.

Între timp, se așteaptă ca Microsoft să iasă din pandemia de COVID-19 mai puternic decât a intrat, iar aplicația sa Teams – răspunsul Microsoft la Slack, a devenit cea mai populară aplicație de comunicare de afaceri din lume, dublându-și utilizatorii activi zilnic. de la 20 de milioane în noiembrie 2019 la 44 de milioane în martie 2020, iar apoi la 115 milioane de DAU în octombrie 2020.

De ce Microsoft și Google văd o cerere atât de crescută pentru suitele lor de productivitate?

Răspunsul este destul de simplu: focarul a provocat un exod în masă din spațiile de birouri, iar lucrătorii au nevoie de o soluție cloud fiabilă, care să vină cu aplicațiile de care au nevoie și să le permită să continue să lucreze de acasă ca și cum nu ar fi plecat niciodată.

În timp ce mulți lucrători s-au întors de atunci la birou, mulți alții încă lucrează fie de acasă, fie în circumstanțe incerte. Este această incertitudine de care companiile caută să se protejeze pentru viitor.

Echipele care lucrează în colaborare petrec cu 64% mai mult timp într-o sarcină decât cele care lucrează singure

Cu toate acestea, dacă vă gândiți că IMM-urile primesc aceste soluții doar din cauza evenimentelor actuale; mai gandeste-te.

Suitele de productivitate sunt în creștere de câțiva ani, acum; cu mult înainte ca criza să se instaleze.

De fapt, multe dintre organizațiile care au așteptat până acum să investească probabil ar fi descoperit că ar fi investit în continuare în orice caz.

Cum îmi ajută o suită de productivitate afacerea?

Este bine și bine să vorbim despre modul în care alte companii răspund prin achiziționarea de abonamente la suite de productivitate, dar ceea ce vrei să știi cu adevărat este de ce ai nevoie de unul.

Există două motive principale pentru care o afacere ar trebui să implementeze o suită de productivitate; eficiență și colaborare.

Eficienţă

Pentru organizațiile fără niciun fel de suită de productivitate, este probabil ca angajații lor să folosească aplicații vechi pentru a-și îndeplini munca.

Nu este nimic în neregulă cu aplicațiile vechi în sine, dar au o tendință bine documentată de a forma silozuri de date în mediile de afaceri, ceea ce împiedică semnificativ productivitatea forței de muncă.

Un siloz de date apare atunci când datele sunt deținute de o singură persoană sau departament și sunt inaccesibile de către alții.

Aceasta este o problemă uriașă pentru o afacere modernă și ceva care ar trebui evitat cu orice preț.

Silozurile de date pierd timp, bani și eficiență.

De exemplu; cineva folosește un sistem vechi și vrea să transfere un fișier altcuiva; ei încearcă să le trimită prin e-mail, dar dimensiunea fișierului este prea mare — dacă sunt reduse să-l pună pe un stick USB și să-l transporte fizic către persoană, atunci aceasta este o uriașă risipă de resurse în timp și muncă.

Dacă aveți o suită de productivitate, cum ar fi Office 365, toate datele dvs. din aplicațiile asociate pot fi partajate cu oricine din compania dvs. într-o clipă, permițându-vă să faceți mult mai multe într-o zi de lucru.

Nu numai că, puteți utiliza și accesa aceste aplicații pe orice dispozitiv, indiferent dacă vă aflați sau nu la birou, mai ales util dacă aveți lucrători la distanță.

Colaborare

Majoritatea factorilor de decizie vor ști cât de importantă este colaborarea și comunicarea în afacerea lor.

Unul dintre cele mai importante aspecte ale oricărei strategii de transformare digitală este eliminarea barierelor din calea comunicării – aplicațiile pe care le folosesc diferitele departamente trebuie să fie unificate pentru a înlătura aceste bariere.

69% dintre directorii financiari au spus că păstrarea informațiilor în compartimente este cea mai mare sau cea mai frecventă greșeală financiară pe care o fac companiile astăzi.

Comunicarea fără întreruperi este o parte esențială a realizării acestui lucru.

O suită de productivitate nu înseamnă doar obținerea unui abonament pentru întreaga companie la cea mai recentă versiune de Office; la fel de importante sunt aplicațiile de comunicare care vă reunesc forța de muncă.

După cum tocmai am menționat pe scurt, aplicația Microsoft Teams a crescut vertiginos de anul trecut, propulsată în primul rând de companiile care au nevoie de o aplicație de comunicare și colaborare pentru a-și ajuta angajații.

Cu Teams, puteți, printre altele:

• Mesaj instant indivizi și grupuri
• Distribuie fisiere
• Apel video și audio conferință
• Înregistrați apelurile

După cum vă puteți imagina, aplicațiile care permit utilizatorilor să facă aceste lucruri printr-o singură interfață sunt populare dintr-un motiv întemeiat, iar companiile cer să le instaleze.

Termenul industrial pentru aceste tipuri de aplicații este Unified Communications-as-a-Service sau UCaaS.

Postare conexă: Ce este comunicarea unificată ca serviciu?

UCaaS a fost incredibil de popular în rândul organizațiilor în ultimii ani, deoarece acestea încearcă să reducă ineficiența comunicațiilor și să îmbunătățească colaborarea în cadrul companiilor lor.

De asemenea, este extrem de util pentru reunirea lucrătorilor de la distanță, deoarece le permite să își păstreze toată comunicarea într-un singur loc - nu mai folosiți Facebook Messenger sau WhatsApp pentru a contacta colegii.

Echipele, în special, sunt căutate datorită criptării sale end-to-end, pe care majoritatea celorlalte platforme de comunicare nu o au, cum ar fi Slack și Google Hangouts.

Acum aveți o platformă dedicată de comunicare de afaceri care funcționează pe dispozitive de oriunde.

Concluzia

Soluțiile bazate pe cloud au fost un avantaj pentru IMM-uri în ultima jumătate a ultimului deceniu și la începutul acestuia.

Aceste soluții s-au dovedit foarte utile pentru securitate, continuitatea afacerii și alte aspecte ale operațiunilor de afaceri; și suitele de productivitate fac și ele parte din această linie.

Utilizarea unei suită de productivitate, cum ar fi Microsoft 365, vă oferă instrumentele și flexibilitatea pentru a permite personalului dvs. să opereze de la domiciliu ca și cum ar fi la birou.

Nu vă mai faceți griji dacă au acces la această aplicație sau acea aplicație și nu mai aveți griji cu privire la software-ul moștenit care se pierde instalat pe un desktop de birou.

Pe durata acestei crize, pentru condiții normale de lucru și pentru provocările viitoare care vor veni, o suită de productivitate vă va ajuta în mod semnificativ să vă ușurați operațiunile.

Suitele de productivitate sunt o parte indispensabilă a unei afaceri moderne, permițând angajaților să-și desfășoare munca în mod eficient și oferind întreprinderilor flexibilitatea de a răspunde în situații dificile, cum ar fi o creștere a numărului de lucrători care operează de la distanță.

Pentru a afla mai multe despre modul în care cloud-ul vă poate asigura că afacerea dvs. este într-o formă bună pentru viitor, descărcați cartea noastră electronică, „Ce opțiune de cloud este potrivită pentru afacerea dvs.?”