6 considerații privind munca de la distanță pentru IMM-uri

Focarul de coronavirus provoacă un experiment fără precedent de lucru la distanță

Focarul de coronavirus a provocat o revoluție a muncii de la distanță, multe companii luând mișcarea fără precedent de a-și cere forței de muncă să-și desfășoare munca de acasă.

În timp ce telecommuting-ul în general a înregistrat creșteri în adoptarea în ultimii ani, acești angajați reprezintă doar 3,4% din întreaga forță de muncă din SUA.

Când ne uităm la afaceri în ansamblu, doar 7% dintre angajatorii din SUA oferă opțiuni de lucru de la domiciliu majorității sau tuturor angajaților lor.

Având în vedere acest lucru, există un număr substanțial de organizații din toată țara care vor trebui să învețe foarte repede cum să opereze în conformitate cu ceea ce înseamnă eficient un nou model de afaceri.

Aveți resursele și măsurile necesare pentru a face față acestei provocări neașteptate?

Astăzi, vom arunca o privire asupra unora dintre considerentele cheie pe care trebuie să le luați atunci când vă pregătiți forța de muncă pentru o perioadă lungă de lucru la distanță.

Considerații cheie privind munca la distanță pentru IMM-uri

1. De ce hardware au nevoie muncitorii?

Companiile care operează deja politici de lucru de la domiciliu vor avea probabil echipamente la îndemână și o înțelegere clară a ceea ce au nevoie angajații lor pentru a-și putea îndeplini munca în afara biroului.

Cei care sunt noi în acest domeniu nu vor avea un astfel de lux și ar putea fi nesiguri cum să abordeze cel mai bine această problemă.

Majoritatea lucrătorilor vor avea nevoie de un laptop pentru a-și continua munca acasă, dar asigurați-vă că luați în considerare profesioniști al căror hardware este parte integrantă a vieții lor profesionale.

Pentru un cercetător de date, de exemplu, un laptop personal sau chiar un laptop standard al companiei ar putea să nu fie suficient pentru a utiliza aplicații cu consum intensiv de hardware.

În mod similar, profesioniștii din domeniile creative se bazează adesea pe mărci și specificații hardware specifice pentru a rula ceea ce au nevoie pentru a-și face treaba.

Evaluați cu atenție nevoile tuturor angajaților care vor lucra de acasă și asigurați-vă că au instrumentele potrivite pentru locul de muncă - ați putea să îi pregătiți pentru eșec dacă nu sunteți minuțios.

2. Cum vor folosi software-ul de lucru?

Configurația biroului organizației dvs. va fi complet diferită de configurațiile de acasă ale angajaților, unde aceștia pot avea acces doar la un laptop și o conexiune la internet.

Lucrătorii vor avea o așteptare stabilită că au acces la tot software-ul de care au nevoie pe desktop-urile sau laptopurile obișnuite de lucru.

A fi trimis acasă, totuși, este o chestiune diferită – aceștia nu vor avea acces la software-ul instalat local pe computerele lor și pot fi nesiguri cum să obțină aplicațiile de care au nevoie atunci când sunt departe de birou.

Este esențial pentru companii să ia în considerare modul în care lucrătorii pot trece la un mediu de lucru de acasă și pot folosi în continuare toate aplicațiile de care au nevoie.

Gândiți-vă la licențele software pentru aplicațiile pe care le utilizați.

Majoritatea soluțiilor software bazate pe cloud vor permite utilizatorilor să se conecteze de pe orice dispozitiv, dar aplicațiile vechi mai vechi trebuie adesea instalate dispozitiv cu dispozitiv.

Postare asociată: Aveți nevoie de un MSP pentru aplicațiile dvs. software ca serviciu?

Ești pregătit pentru asta? Trebuie să ajustați numărul de licențe pe care le aveți, astfel încât forța de muncă de la distanță să poată folosi ceea ce are nevoie?

Luați în considerare dacă scalarea licențelor software este necesară pentru ca angajații să lucreze de acasă în mod eficient.

3. Lucrătorii de la distanță trebuie să folosească un VPN?

Dacă lucrătorii de la distanță au nevoie de acces la rețeaua internă a companiei, atunci gândiți-vă la utilizarea unui VPN pentru a asigura securitatea datelor organizației dvs.

Deși este ușor de gestionat pentru companii să aibă o afacere sigură cu toată lumea într-o singură rețea, lucrul de acasă înseamnă că multitudinii de angajați accesează date valoroase ale companiei dintr-o gamă largă de rețele cu diferite niveluri de securitate.

O rețea privată virtuală înseamnă că puteți crea în mod eficient o punte sigură între rețeaua internă și dispozitivele angajaților dvs. de la distanță.

Numai cei care au acreditările corecte pot obține acces și, prin urmare, atunci când un lucrător de la distanță folosește unul, niciun străin nu poate „vedea” rețeaua, la fel ca o conexiune WiFi obișnuită, iar datele importante de afaceri nu vor fi susceptibile de a fi furate.

Acest lucru are avantajul suplimentar de a putea folosi angajații WiFi public, ceea ce altfel ar fi extrem de riscant.

După propriile case, al doilea cel mai obișnuit loc în care angajații își desfășoară activitatea de la distanță este în cafenele, 37% dintre respondenți indicând că le folosesc.

Atâta timp cât sunt conectați la VPN, datele lor sunt criptate și ferite de atac.

Dacă anticipați că lucrătorii de la distanță trebuie să obțină acces la datele interne ale companiei, luați în considerare cu tărie utilizarea unui VPN pentru a evita orice risc de încălcare.

4. Aveți îndrumări și proceduri implementate?

Pentru mulți angajați, aceasta ar putea fi prima lor experiență de lucru de acasă.

Asigurați-vă că înțeleg exact ce se așteaptă de la ei și că nu rămân doar cu un set vag de linii directoare pe măsură ce continuă să lucreze.

Trecerea lucrătorilor de la birouri la casele lor este profundă, iar organizațiile ar trebui să-și depună diligența prin conturarea unei politici pe care să o urmeze în timp ce sunt în afara biroului.

Aceasta poate include orice număr de lucruri, dar se va referi de obicei la programul de lucru, așteptările de comunicare și responsabilitățile.

63% dintre departamentele companiei au cel puțin o persoană care lucrează de la distanță pentru o perioadă semnificativă de timp, dar 57% dintre companii nu au politici oficiale de lucru de la domiciliu

Acest lucru nu numai că va aduce beneficii afacerii și lucrătorilor pe termen scurt, ci va oferi și o bază pentru viitor, unde munca la distanță este deja o alegere din ce în ce mai populară pentru mulți.

Lucrarea la distanță a înregistrat o creștere de 91% în ultimul deceniu, o tendință care este probabil să continue odată ce vom reveni la normal, așa că pentru mulți elaborarea unei politici va fi o bună practică

5. Cum pot menține o bună comunicare între personal?

Desigur, una dintre cele mai mari obstacole de depășit cu forța de muncă de la distanță este menținerea acestora să comunice între ei.

Inutil să spun că acest lucru este semnificativ mai greu atunci când lucrătorii nu sunt în aceeași cameră, dar, totuși, există modalități de a atenua acest lucru.

Oferiți angajaților dvs. acces la platforme de mesagerie, conferințe video și chat precum Teams și Slack, astfel încât aceștia să continue să comunice între ei cât mai perfect posibil.

Postare asociată: Ce este Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Nu uitați sau neglijați nici aspectul social al comunicării .

Angajații vor fi obișnuiți să vorbească și să socializeze cu colegii lor în persoană, iar cu acest lucru îndepărtat, poate duce la singurătate.

Într-un sondaj, s-a constatat că singurătatea este cea mai mare luptă pentru lucrătorii de la distanță, 21% dintre aceștia menționând-o ca fiind o problemă.

Pentru a vă menține forța de muncă fericită în această perioadă nesigură, încurajați-i să comunice și să colaboreze cât mai mult posibil și oferiți-le software-ul pentru a face acest lucru.

6. Instruire de conștientizare a securității

Poți fi cea mai avansată afacere din lume; poți lua toate măsurile de securitate imaginabile și totuși poți anula, deoarece lucrătorii de la distanță nu au cunoștințele necesare pentru a fi protejați de amenințările cibernetice.

Este o realitate nefericită că greșelile umane sunt responsabile într-un fel sau altul pentru majoritatea încălcărilor de date.

Eroarea umană este cauza numărul unu a încălcării datelor din atacurile cibernetice, 52% dintre incidente fiind direct atribuite acestora.

Cu toți angajații sub același acoperiș, este destul de simplu pentru a vă securiza rețeaua, dar cu lucrătorii de la distanță, vă bazați adesea pe capacitatea lor de a avea grijă de datele de afaceri pe cont propriu.

Acum, mai mult ca niciodată, organizațiile – în special IMM-urile – sunt amenințate de un număr tot mai mare de criminali care caută să profite de victimele nebănuite.

Postare conexă: Escrocherii cu coronavirus: Întrebări și răspunsuri cu directorul Impact al Serviciilor de Securitate MIT

Tot ce este nevoie este o încălcare pentru a falimenta o afacere, așa că nu lăsați piatra neîntoarsă pentru a vă asigura că personalul este bine echipat pentru a face față oricărei situații care le iese în cale, în special atacurile de tip phishing sau ransomware.

În lumina evenimentelor recente, multe organizații s-au trezit jucându-se din nou, încercând să implementeze soluții digitale improvizate pentru a recupera terenul pierdut, în timp ce forța lor de muncă trece la munca de la distanță pentru viitorul imediat.

Impact Networking a fost în afacerea de a ajuta IMM-urile de peste 20 de ani, iar soluțiile noastre pentru lucrul la distanță sunt folosite cu succes de clienții noștri în fiecare zi. Aflați mai multe despre lucrul la distanță verificând ofertele noastre Productivity Suite.