Automatizarea proceselor robotizate: Călătoria de implementare pentru IMM-uri

Dacă auziți cuvântul „roboți”, care este primul lucru care vă vine în minte?

Probabil un om care merge, vorbește, umanoid sau poate chiar un partener de ping-pong sintetic. Roboții despre care vorbim astăzi, însă, nu sunt niciunul. Desigur, ne referim la roboți software, sau RPA; capabil să îndeplinească sarcini simple și complexe la locul de muncă, care fac munca tuturor mult mai ușoară.

Dar ce este RPA? Și cum poate software-ul RPA să ajute o afacere să se dezvolte? Aceasta este întrebarea pe buzele fiecărui decident care își evaluează opțiunile pentru o potențială strategie de transformare digitală. Mai simplu, RPA folosește inteligența artificială pentru a automatiza o gamă largă de procese, de la introducerea datelor până la întrebările clienților.

Pe măsură ce implementarea sistemelor RPA devine un element din ce în ce mai obișnuit pentru IMM-uri, am vrut să detaliem călătoria RPA pentru o afacere, care sunt obiectivele și cum să pornim pe un drum care va schimba modul în care funcționează organizația dvs.

Creșterea RPA în întreprinderile mici și mijlocii

Pe măsură ce aptitudinile tehnologiilor AI au crescut în sofisticare, utilizările și adoptarea lor în lumea afacerilor au crescut dramatic în ultimii ani. Implementarea sa inițială a fost susținută în principal de corporațiile mari, care aveau în mod tradițional fondurile pentru a plăti factura pentru software-ul costisitor; acum este o opțiune legitim viabilă pentru IMM-uri, deoarece costurile s-au redus la o rată accesibilă.

Conștientizarea pieței și a mainstream-ului pentru RPA în comunitatea de afaceri a crescut semnificativ; tocmai datorită disponibilității sale pentru IMM-uri. Pentru mulți, oportunitatea de a automatiza procesele manuale repetitive și de a utiliza forța de muncă economisită pentru sarcini mai complexe este o perspectivă convingătoare. În plus, îmbunătățirea capacităților de extindere a departamentelor IT a devenit un obiectiv cheie, RPA acționând ca o componentă vitală în atingerea obiectivelor tehnologice.

Industria furnizorilor de RPA este ea însăși o industrie în creștere rapidă, datorită costurilor scăzute și accesibilității și utilizării în general a tehnologiei. Furnizorii au început să își comercializeze soluțiile către întreprinderile mici și mijlocii, cu succes larg până acum. Acest lucru nu este prea surprinzător pentru a afla, având în vedere că piața a crescut de la 271 de milioane de dolari în 2016 și este de așteptat să atingă 3 miliarde de dolari în 2022.

Etapele implementării RPA la locul de muncă

1. Evaluați procesele care au potențialul de a fi automatizate

Prima etapă a oricărui proces de implementare a RPA este să auditați fluxurile de lucru vechi existente pentru a determina care procese sunt adecvate pentru automatizare. Procedura de audit este absolut crucială și nu trebuie evitată.

Este o greșeală comună și costisitoare pentru companii să implementeze software de automatizare de care nu au nevoie, doar să depășească bugetul și să rămână în urmă cu termenele limită.

Se estimează că 30-50% dintre proiectele RPA inițiale eșuează în primele etape de implementare. Acesta nu este un rechizitoriu asupra eficacității unui sistem RPA, ci o indicație că procesele și fluxurile de lucru ale unei companii nu au fost auditate corect (sau deloc).

Acest lucru se adaugă în esență la o „diagnostic” incorectă, ceea ce duce la implementarea unui software inutil. La Impact înțelegem cât de important este să avem o imagine completă a sistemelor și fluxurilor de lucru ale afacerii, printr-o evaluare formală, înainte de a ne angaja într-o implementare RPA.

2. Prioritizează elementele pe care le-ai dori cel mai mult ca RPA să se schimbe

Construiește o listă de priorități și stabilește ce aspect al afacerii tale are cea mai mare nevoie de automatizare. Ar putea fi unul dintre numeroasele motive pentru care RPA este un obiectiv important pentru dezvoltarea afacerii dvs.:

• Cost/venit : Îmbunătățirea potențialului de creștere a profiturilor
• Procese de flux de lucru : obțineți mai mult profit prin reducerea sarcinilor de lucru repetitive și consumatoare de timp ale angajaților
• Fără erori : Boții sunt capabili să efectueze mai multe procese 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână, cu rezultate perfecte. Nu obosesc și nu greșesc niciodată, făcându-i candidații perfecti pentru a se ocupa de sortarea de rutină și introducerea de cantități mari de date.
• Scalabilitate : Boții sunt capabili să lucreze cu ore neregulate și se pot scala în sus și în jos, în funcție de sarcina de lucru. Cu oamenii, nevoia de a lucra atunci când procesele sunt la cerere maximă sau la cerere scăzută poate fi foarte incomod - pentru un bot nu există o astfel de problemă

3. Colaborați cu furnizorul potrivit pentru nevoile dvs

Un furnizor bun ar trebui să vă ofere o evaluare sinceră a nevoilor dumneavoastră, respectându-vă în același timp limitările. După cum știe orice factor de decizie dintr-un IMM, bugetarea cheltuielilor tehnologice este o sarcină dificilă și adesea o considerație costisitoare.

A avea o foaie de parcurs clară pentru călătoria dvs. de implementare a RPA este o modalitate esențială de a preveni eșecurile. Factorii de decizie se pot simți adesea presați de concurența din industrie să se scufunde într-un plan de care nu au nevoie și de care nu îl pot îndeplini, ceea ce va provoca inevitabil lupte pe linie. Parteneriatul cu un partener de încredere cu experiență precum Impact vă poate ajuta să stabiliți așteptări și să vă îndepliniți obiectivele pe termen lung.

4. Dezvoltați, implementați și evaluați

Odată ce aveți un cadru clar pentru a merge mai departe, puteți începe procesul de programare și implementare a sistemului RPA cel mai potrivit pentru nevoile și obiectivele dvs. Indiferent dacă acest lucru se face intern, cu un furnizor sau cu un MSP, depinde.

Vă recomandăm să lucrați cu un partener care are experiența necesară pentru a vă ajuta în fiecare pas al perioadei de implementare și nu numai. Probabilitatea este ca ceva să meargă prost, chiar dacă este doar o problemă minoră, așa că asigurați-vă că aveți un plan în vigoare pentru când aveți nevoie de ajutor.

Este important, în timpul perioadei de implementare, ca procesul să fie condus de la vârf și ca toate departamentele care vor fi afectate de noua tehnologie să fie la bord și să înțeleagă modificările aduse fluxurilor lor de lucru. Stabilirea unei culturi pozitive pentru noile procese este vitală.

Asigurați-vă că aveți KPI-uri solide în vigoare pentru a evalua progresul sistemului RPA. Aceasta va constitui o componentă importantă a foii de parcurs pentru implementare și nu numai pentru a fi sigur că obțineți ceea ce doriți de la RPA.

KPI-urile RPA pot include:

• Timp economisit la efectuarea proceselor atribuite
• Volumul de muncă pentru oameni
• Viteză în îndeplinirea sarcinilor de rutină

Provocările exploatării unei forțe de muncă hibride de roboți și oameni

Odată cu implementarea sistemelor RPA la locul de muncă, aproape sigur va exista o formă de rezistență din partea angajaților. Fie că este vorba despre o reticență de a vă abate de la practicile consacrate sau din cauza unei preocupări legate de siguranța locului de muncă, este imperativ să comunicați forței de muncă beneficiile RPA.

Stabilirea unui mediu pozitiv pentru schimbare va ajuta în mare măsură angajații să se implice în schimbare. Dacă sunt promovați corect de la o poziție de conducere în jos, puteți comunica mesajul că RPA le va ușura munca și va îmbunătăți eficiența.

Când o afacere începe să-și poziționeze forța de muncă ca un hibrid de boți și oameni, implementările de succes sunt adesea determinate de efortul depus pentru a se asigura că locul de muncă are structura adecvată și forța de muncă are cunoștințe suficiente pentru a se implica în proces.

Viitorul RPA pentru IMM-uri și încotro se îndreaptă

Pe măsură ce RPA devine mai accesibil, acesta va fi un atu comun pentru IMM-urile care vor merge în viitor, deoarece acestea continuă să-și mărească cheltuielile pentru roboți. Potrivit Deloitte, 53% dintre companii au început deja procesul de implementare a RPA, numărul fiind așteptat să crească la 72% în doi ani.

În acest scop, înțelegerea cum ar trebui să arate o călătorie RPA și a modului în care IMM-urile ar trebui să o abordeze va deveni o considerație principală pentru furnizori, MSP și companii. Pentru mulți factori de decizie în viitor, a avea un partener de încredere care le poate oferi o foaie de parcurs solidă pentru dezvoltare, instalare și întreținere va fi imperativă pentru obiectivele de automatizare ale afacerii lor pentru viitor.

Aflați mai multe despre ce înseamnă RPA pentru viitor

Automatizarea proceselor robotizate ajută companiile să obțină și să mențină un avantaj competitiv în industria lor. Prin valorificarea instrumentelor disponibile, care cresc productivitatea personalului și scad costurile, companiile se pot bucura de o capacitate de operare mai mare, oferind în același timp o experiență superioară pentru clienți.

RPA este doar un aspect al transformării digitale care schimbă modul în care operează întreprinderile mici în peisajul de astăzi în continuă evoluție. Pentru a afla mai multe despre cum vă puteți moderniza organizația, contactați echipa noastră IT gestionată și discutați cu unul dintre experții noștri astăzi!