Serviciile BnB Clean Economisesc timp și bani la timp Urmărirea, programarea și multe altele (studiu de caz)

Din jurul lui '98, Cathy este implicată în industria de curățenie, cu specializare în proprietăți rezidențiale și comerciale, și chiar în servicii de mutare. Anul trecut, a dat peste câțiva proprietari Airbnb care au făcut ca totul să se completeze cu compania ei de curățare în creștere, BnB Clean Services.

BnB Clean Services oferă servicii de curățenie executivă pentru Airbnb, proprietăți rezidențiale și comerciale; cu marca sa comercială de a oferi toate elementele esențiale ciudate, cum ar fi prosoape și bomboane. Până în prezent, BnB Clean Services întreține aproximativ 100 de proprietăți pentru clienții săi. Și, ca orice companie de servicii de curățenie, s-au confruntat cu unele provocări – de la lipsa de supraveghere la dureri de cap la programarea manuală prin Google Calendar, comunicare dezordonată și așa mai departe.

Abia când BnB Clean Services a găsit aplicația de servicii de curățenie a Connecteam, provocările comune cu care se confruntau erau de domeniul trecutului.

Le-am cerut lui Cathy și Olivia de la BnB Clean Services să stea virtual cu noi pentru a discuta despre experiența lor cu aplicația de servicii de curățenie a Connecteam și despre modul în care operațiunile lor de afaceri beneficiază de pe urma utilizării unei soluții all-in-one. Cu propriile lor cuvinte, iată ce au avut de spus:

Înainte de Connecteam, ce foloseai pentru operațiunile zilnice?

Google Calendar! [Râsete!] În ceea ce privește programul, folosim Calendarul și partajam calendare cu personalul nostru. Dar ar trebui să creeze conturi Gmail și, pe măsură ce creșteam, pur și simplu nu mergea pentru noi. Calendarul nu a fost întotdeauna compatibil cu telefonul sau e-mailul tuturor.

Pe lângă toate acestea, nu aveam nicio modalitate de a urmări timpul angajaților noștri și am trimis mult prea multe e-mailuri și mesaje text. Doar că nu a funcționat la noi.

Când ne uitam la soluții de programare și urmărire a timpului, aveam o listă cu lucrurile de care aveam nevoie. Și nu am putut găsi niciunul care să aibă toate lucrurile de care aveam nevoie până nu am găsit Connecteam.

Spuneți-ne despre funcțiile pe care le utilizați cel mai mult și despre cum sunt utile companiei și angajaților dvs.

Programare eficientă a locurilor de muncă:

Probabil, cel mai util pentru noi este programul de lucru, deoarece una dintre problemele cu care ne-am confruntat înainte este că fiecare job are o locație, descriere, detalii de intrare diferite și așa mai departe. Nu a existat nicio modalitate de a aduce totul împreună. A trebuit să copiez și să lipesc pentru fiecare tură o descriere diferită, ceea ce a consumat foarte mult timp. Dar cu Connecteam, putem avea acele joburi pregătite pentru a merge cu șabloane, așa că nu trebuie să copiez și să lipesc de fiecare dată, informațiile sunt deja acolo.

Folosim, de asemenea, formularele de disponibilitate și cerere, astfel încât angajații noștri să ne poată anunța când sunt disponibili pentru o tură și doar adaugă informațiile lor în sine, astfel încât să nu urmărim asta tot timpul. Dacă doresc să solicite vacanță sau o zi de boală, acest lucru se face în aplicație în timpul lor, astfel încât să nu ne facem griji să le scriem și să ne amintim că nu sunt disponibile la acel moment. Avem vizibilitate deplină asupra programelor curățătorilor noștri acum.

Urmărirea timpului prin GPS:

Înainte, angajații noștri își notau manual orele pe o foaie de pontaj tipărită și ne trimiteau o fotografie a acesteia. Am tipări literalmente foile de pontaj, iar angajații noștri ar trebui să le completeze pe toate, cum ar fi data, locul în care se aflau și cât timp au stat acolo. Nu aveam nicio modalitate de a urmări dacă toate aceste informații erau corecte. Acum, totul este în aplicație, astfel încât să putem urmări cu ușurință orele de lucru, astfel încât să știm când au ajuns pe site și când au plecat. De asemenea, din motive de securitate, am ști să nu lăsăm pe nimeni altcineva în proprietate cât timp lucrătorii noștri sunt acolo. De asemenea, este ușor să exportați rapid foile de pontaj în QuickBooks Online și integrarea Gusto de la Connecteam pentru salarizare 100% exactă.

Comunicare țintită:

Folosim actualizări destul de frecvent pentru a crește moralul, pentru a face schimb de idei și sugestii (cum ar fi cum să scoatem o pată de vin), pentru a împărtăși recenzii pozitive ale clienților, pentru a recunoaște angajații care au mers dincolo, dar ajută și la logistică. De exemplu, dacă cineva este copleșit la o proprietate, vom trimite o actualizare dacă cineva se află în apropiere și poate ajuta. Nu trebuie să trimitem 20 de mesaje text diferite către 20 de persoane diferite, în schimb, totul se face dintr-o singură atingere.

Note de schimbare:

Controlăm stocul din aceste proprietăți Airbnb, cum ar fi hârtia igienică și cafeaua, iar angajații pot adăuga note într-o tură, așa că, dacă ceva se epuizează și trebuie înlocuit, acest lucru se notează în tură. Acest lucru ajută cu adevărat la eficientizarea operațiunilor și proceselor.

Citiți mai multe: Cele mai bune aplicații de programare a angajaților în 2022

Ce rentabilitate a investiției ați experimentat?

Connecteam ne-a ajutat cu adevărat să reducem timpul investit în supraveghere, deoarece obișnuiam să petrecem aproximativ 75% din timpul nostru doar urmărind lucruri.De exemplu, facem fotografii cu fiecare proprietate și pe locație, nici nu vă puteți imagina câte fotografii sunt făcute. Cu toate acestea, cu Connecteam, lucrătorii încarcă fotografiile acelei proprietăți în programul acelei zile, astfel încât să nu pierdem timpul căutând printre o mie de imagini, totul este acolo, ușor de căutat și ușor de găsit: pur și simplu mergem la orice proprietate am nevoie, într-o anumită zi, și toate imaginile sunt chiar acolo.

Și un alt aspect care merită menționat este că foile noastre de pontaj sunt chiar acolo, astfel încât salariile sunt ușor de procesat și necesită mult mai puțin timp.

Care au fost impresiile dumneavoastră cu privire la procesul de implementare?

Nu a durat deloc foarte mult. Sincer să fiu, a părut intimidant la început, pare mai complicat decât este de fapt. Și pentru utilizatorii noștri, ei îl ridică destul de repede, cel mult ca o zi.

De fapt, de fiecare dată când adăugăm un utilizator nou în aplicație, mulți dintre ei sunt cu adevărat impresionați de Connecteam. Le place cu adevărat.

Ați recomanda Connecteam colegilor dvs.? De ce?

L-aș recomanda cu siguranță pentru că este atât de simplu. Aveam aproximativ cinci, șase sisteme diferite și acum totul este într-un singur loc. Aceasta este o astfel de ușurare. Aș recomanda Connecteam oricărui tip de afacere care se bazează pe procese similare cu ale noastre. Raționalizarea și economisirea timpului sunt foarte mari.

Ce te-a surprins la Connecteam?

Asistența pentru clienți este uimitoare. Primim răspunsuri destul de rapide, ceea ce este grozav. Când faci un chat online, este întotdeauna o șansă în întuneric dacă cineva te va întoarce rapid, dar asta nu a fost niciodată o problemă pe Connecteam.

În continuare, ce ați dori să realizați cu Connecteam?

Am dori să adăugăm videoclipuri de antrenament pentru a ne îmbunătăți pregătirea și integrarea. Suntem o companie în creștere rapidă și cred că Connecteam ar face rapidă și eficientă integrarea cu adevărat a noilor produse de curățare și punerea lor la curent.

Mai doriți să adăugați ceva despre experiența dvs. cu Connecteam?

A fost o greutate uriașă de pe umerii noștri și o economie mare de timp, iar timpul este enorm pentru noi, timpul înseamnă bani în afacerea noastră.De multe ori suntem blocați și alergăm 7 zile pe săptămână, așa că orice ne economisește chiar și un minut de timp este enorm pentru noi. Connecteam ne face mai eficienți, astfel încât să putem prelua mai multe afaceri și mai multe locații – timpul înseamnă bani. A fost o mare problemă pentru noi să găsim Connecteam, îmi face munca mult mai ușoară. Ne-am confruntat cu o mulțime de alte aplicații care nu aveau tot ce aveam nevoie sau ne ofereau lucruri de care nu aveam nevoie și, adesea, ar exista unele probleme. Dar odată ce am găsit Connecteam, nu ne-am gândit niciodată să trecem la o altă soluție, în timp ce, cu alte soluții, ne-am gândit cu siguranță la schimbarea. Nu am simțit nevoia să ne uităm nicăieri cu Connecteam.