Automatizarea proceselor de afaceri – Beneficii, aplicații, exemple și pași de automatizare

Pentru a se asigura că angajații nu repetă sarcinile în mod inutil sau abandonează sarcinile înainte de finalizare, trec cu vederea detaliile sau nu sar peste pași din fluxurile de lucru, companiile stabilesc procese standardizate. Aceste procese de afaceri asigură conformitatea și conformitatea în modul în care funcționează o companie. Prin urmare, procesele de afaceri trebuie să rămână consistente în cazul execuțiilor repetitive. Aici intervine automatizarea proceselor de afaceri (BPA).

BPA se concentrează pe automatizarea proceselor IT de zi cu zi și a funcțiilor de afaceri pentru a maximiza eficiența, a reduce costurile și a asigura operațiuni bune. Conform unui raport al piețelor și piețelor , dimensiunea pieței globale de automatizare a proceselor de afaceri este de așteptat să atingă 19,6 miliarde USD până în 2026 de la 9,8 miliarde USD în 2020, crescând la un CAGR de 12,2%.

Diferiți factori, cum ar fi întreprinderile care intenționează să-și migreze infrastructura IT în cloud , creșterea continuității afacerii și îmbunătățirea operațiunilor de afaceri, au condus la adoptarea pe scară largă a BPA în cadrul organizațiilor.

În articolul următor, vom discuta despre beneficiile metodologiei de automatizare a proceselor de afaceri împreună cu pașii de implementare a automatizării în procesele de afaceri.

Dar înainte de a intra în asta, să înțelegem mai întâi diferențele dintre automatizarea proceselor de afaceri și automatizarea proceselor robotizate pentru a avea mai multă claritate asupra conceptului.

Așa că, fără alte prelungiri, haideți să ne scufundăm!

BPA vs RPA - Care este diferența?

Automatizarea proceselor de afaceri este adesea confundată cu automatizarea proceselor robotizate, dar ambele sunt distincte în felul lor. Cu toate acestea, ele se completează reciproc și vă pot ajuta să implementați transformarea digitală la nivel de companie fără probleme.

Cu automatizarea proceselor robotizate , utilizatorii de software creează roboți software sau roboți care pot învăța, imita și apoi executa procese de afaceri bazate pe reguli. Automatizarea RPA permite utilizatorilor să creeze roboți observând acțiunile digitale umane. Fiecare bot este proiectat pentru o singură sarcină specifică.

De exemplu, un bot ar putea fi creat pentru a se conecta la un sistem, pentru a copia datele și apoi a lipi acele date într-o foaie de calcul.

BPA, pe de altă parte, este o abordare holistică pentru a optimiza și automatiza procesele de afaceri de la început până la sfârșit. BPA este o soluție end-to-end pentru automatizarea întregului proces de afaceri, iar RPA este o completare a unei abordări solide BPA. În plus, BPA oferă o gamă de capabilități care nu se găsesc în RPA. Acestea includ funcții care îmbunătățesc colaborarea și oferă date și perspective asupra performanței procesului.

Acum că am analizat diferențele esențiale dintre RPA și BPA, să înțelegem mai departe cum BPA aduce beneficii afacerilor și de ce este o abordare ideală atunci când căutați automatizarea proceselor manuale.

Beneficiile automatizării proceselor de afaceri

În această secțiune, vom discuta despre avantajele cheie ale automatizării în afaceri și despre modul în care aceasta poate îmbunătăți eficiența generală a organizației dumneavoastră.

Costuri reduse

Atunci când procesele de afaceri sunt executate manual, o cantitate semnificativă de resurse este irosită și există o șansă mai mare de ineficiență. Conform unui raport , organizațiile își pierd 20-30% din venituri în fiecare an din cauza proceselor ineficiente. Trecerea de la procesele manuale la cele automate permite reducerea la minimum a erorilor. În acest fel, nu trebuie cheltuiți timp și bani pentru remedierea problemelor. De asemenea, resursele sunt utilizate optim, iar risipa este eliminată.

Generali, un important furnizor european de asigurări, este unul dintre cele mai bune exemple de automatizare a proceselor de afaceri . S-a trecut de la procesele bazate pe hârtie, care îi costau timp și bani, la procese de afaceri automatizate. Acest lucru a redus timpul de asumare a sarcinilor complexe la jumătate și economii de până la 90% prin procese reutilizabile.

Experiență îmbunătățită a clienților

Unul dintre cele mai interesante beneficii ale BPA este impactul său pozitiv asupra clienților dvs. , experiența lor cu afacerea dvs. și modul în care îi serviți.

Cu BPA în vigoare, puteți răspunde clienților eficient și mai rapid, respectând timpul clienților dvs. și răspunzând cererilor și întrebărilor acestora cu succes în același timp.

Ceea ce înainte dura câteva ore sau chiar zile, acum durează doar câteva minute. Acest lucru, desigur, poate fi aplicat oricărui număr de interacțiuni cu clienții, inclusiv procesării comenzilor.

Acest lucru va îmbunătăți reputația companiei dvs. în rândul audienței dvs. prin cuvinte în gură pozitive și recenzii online mai puternice.

Eficiență operațională îmbunătățită

Implementarea software-ului de automatizare a proceselor de afaceri aduce o serie de beneficii operaționale. Pentru început, procesele automatizate sunt în mare parte interzise, ​​ceea ce înseamnă că nu trebuie să vă asigurați personal că o sarcină din proces trece la următoarea.

În plus, automatizarea proceselor de afaceri permite, de asemenea, identificarea și corectarea erorilor și blocajelor în fluxurile de lucru. Acest lucru contribuie la o eficiență mai mare a procesului în ansamblu.

De exemplu, Adidas a implementat software de automatizare a proceselor de afaceri pentru a-și standardiza procesele și a automatiza diverse departamente, inclusiv finanțe, marketing, comerț electronic și retail. Inițiativa de mare succes a redus timpul de lansare pe piață cu două treimi în comparație cu dezvoltarea internă tradițională și a crescut eficiența operațională cu 60%.

Vizibilitate și transparență

Cu automatizare, vizibilitatea proceselor din întreaga organizație poate fi îmbunătățită prin tablouri de bord personalizabile. Indicatorii cheie de performanță (KPI) stabiliți pot fi urmăriți cu ușurință pentru mai multe procese. Rapoartele aprofundate ale performanței procesului pot oferi informații valoroase asupra domeniilor care necesită îmbunătățiri.

Automatizarea facilitează, de asemenea, transparența proceselor de afaceri. Acest lucru ajută echipele să rămână informate cu privire la sarcinile atribuite și încurajează responsabilitatea.

De exemplu, o companie globală de gestionare a activelor, Insight Investment a dorit să documenteze, să descopere și să digitizeze procesele de afaceri pentru a crea transparență. Folosind tablouri de bord personalizabile pentru a vizualiza datele, aceștia au creat fundația unui sistem de raportare care reduce complexitatea, oferă vizibilitate managementului superior și face ca transferul de muncă să fie mai fiabil.

Îmbunătățirea moralului angajaților

Un avantaj cheie al metodologiei de automatizare a proceselor de afaceri este moralul mai ridicat al angajaților. Cu ajutorul automatizării, angajații sunt fără frecare pentru a face munca eficient. Aprobările sunt mai rapide, ceea ce înseamnă că echipele nu trebuie să petreacă timp așteptând și reamintindu-le managerilor.

Transparența proceselor îi ajută pe cei cu performanță ridicată să obțină recunoașterea pe care o merită. Lățimea de bandă eliberată de automatizare poate motiva angajații să inoveze și să îmbunătățească modul de lucru.

Acum că am înțeles ce este automatizarea proceselor de afaceri și am trecut prin beneficiile majore împreună cu exemplele de automatizare a proceselor de afaceri, este timpul să ne aprofundăm în cazurile de utilizare cheie ale automatizării proceselor întreprinderii .

Aplicații cheie ale automatizării proceselor de afaceri

Cazurile de utilizare a automatizării proceselor de afaceri pot acoperi o gamă largă de domenii operaționale, de la angajare la aprobări bugetare și vânzări și marketing. Să aruncăm o privire la câteva dintre acestea mai îndeaproape.

Recrutare si HR

Recrutarea și HR sunt domeniile cheie care necesită automatizare din cauza numărului de procese și a documentelor care trebuie gestionate.

Incorporarea și recrutarea sunt adesea un proces obositor și care necesită timp. Cu toate acestea, odată cu implementarea automatizării, modalitățile manuale de lucru, cum ar fi publicarea anunțurilor de angajare sau verificarea conformității pentru noii angajați, pot fi automatizate.

HR este un alt departament care necesită o mulțime de sarcini manuale – multe dintre ele pot fi automatizate. Unele dintre aceste sarcini includ urmărirea foii de pontaj a angajaților, interviurile de ieșire, managementul performanței și multe altele. Timpul economisit prin automatizarea proceselor va ajuta personalul HR să se concentreze pe sarcini mai importante. Echipele de resurse umane ar putea gestiona mai eficient formarea, cultura și starea de bine a angajaților.

Procesarea facturii

Urmărirea facturilor enumerabile poate fi epuizantă și poate provoca erori atunci când este tratată manual. Cu BPA, puteți automatiza procesarea facturilor și puteți asigura plăți în timp util pentru furnizorii dvs. Acest lucru va reduce, de asemenea, erorile umane și inexactitatea în procesul de plată.

Cu automatizarea, puteți economisi mult timp pentru echipa dvs. de conturi, iar aceasta se poate concentra pe sarcini cu prioritate ridicată, cum ar fi luarea deciziilor bugetare și previziunile.

Ordine de achiziție

Comenzile de achiziție joacă un rol crucial în procesul general de achiziție. Acestea permit organizațiilor să achiziționeze bunuri și servicii de care au nevoie pentru a funcționa. Cu toate acestea, acest proces este blocat de forme fizice și de introducerea manuală a datelor. Angajații își petrec majoritatea orelor în fiecare săptămână pe sarcini repetitive, cum ar fi completarea acelorași comenzi de achiziție.

Cu ajutorul software-ului de automatizare a proceselor de afaceri , puteți eficientiza fără efort întregul proces. Puteți digitaliza formularele de comandă și chiar să le conectați la o bază de date SQL pentru a extrage informații despre clienți.

Pretenții de cheltuieli

Gestionarea manuală a raportării cheltuielilor duce la un timp mai lung de procesare și lasă organizația vulnerabilă la frauda cheltuielilor. De exemplu, angajații pot umfla sau pot face afirmații falsificate. Cu BPA, creați un flux de lucru automat care poate simplifica fiecare pas și poate reduce riscul erorii umane.

Angajații pot completa rapid formulare electronice și chiar pot include chitanțe. Odată ce o cerere de cheltuieli este trimisă, formularul este direcționat automat către managerul lor, care îl poate examina imediat.

Pe parcursul acestui proces, angajații își pot urmări declarațiile de cheltuieli. Procesul automatizat asigură, de asemenea, că angajații primesc rambursarea la timp și reduce frauda cheltuielilor, deoarece există o cale clară.

Aprobari bugetare

Aprobarile bugetare sunt documente esentiale cand vine vorba de planificarea financiara. Acestea permit organizațiilor să își gestioneze eficient bugetele și să planifice viitorul. Cu toate acestea, gestionarea manuală a aprobărilor bugetare poate fi plictisitoare și consumatoare de timp, în special pentru echipa financiară care trebuie să le revizuiască și să le aprobe.

Folosind software-ul de automatizare, puteți crea cu ușurință formulare personalizate pentru aprobări bugetare. De asemenea, puteți utiliza software-ul pentru a crea un flux de lucru automat care direcționează toate formularele către aprobatorii potriviți.

Vânzări și marketing

Un alt domeniu important care ar beneficia enorm de pe urma soluțiilor de automatizare a proceselor de afaceri este vânzările și marketingul. Dacă reprezentanții de vânzări și soluțiile BPA lucrează împreună, aceștia pot îmbunătăți alocarea resurselor, prognoza vânzărilor, sarcinile administrative și multe altele. Reprezentanții de vânzări pot deveni mai concentrați asupra clienților prin creșterea timpului de față cu clientul și a experienței clienților .

Soluțiile de automatizare a proceselor de afaceri, atunci când sunt aplicate departamentelor de marketing, au un potențial imens în marketingul prin e-mail și managementul clienților potențiali. Oferă rentabilitate și oferă rezultatele dorite de afaceri. De asemenea, ajută la cultivarea potențialului, captarea potențialului, calificarea potențialului și scorul potențialului. În plus, ajută și cu răspunsuri automate/asistență pentru clienți.

Solicitări de concediu

Angajații pot depune cereri de concediu din cauza unor urgențe personale sau a unei boli. Gestionarea acestor solicitări poate fi destul de dificilă cu formulare fizice sau e-mailuri. Cu BPA, puteți eficientiza acest proces și puteți face mai ușor pentru angajați să trimită cereri de concediu. Acest lucru aduce vizibilitate în proces, accelerând astfel aprobările.

De asemenea, este important să existe un proces pentru cererile de concediu pentru manageri pentru a compensa angajații în mod corespunzător.

Cotații de preț

Când clienții potențiali cer o ofertă, înseamnă că sunt foarte interesați să facă afaceri cu dvs. Dar încă au nevoie de informații detaliate despre prețuri pentru a-i ajuta să ia o decizie în cunoștință de cauză. Orice întârziere în acest proces vă poate costa un client potențial.

Echipa dvs. de vânzări poate întocmi rapid cotații de preț folosind software-ul BPA și le poate trimite automat unui manager pentru examinare.

Automatizarea cotațiilor de preț poate ajuta la crearea unei prime impresii grozave asupra clienților. Tot ce trebuie să faceți este să trimiteți clienților dvs. un link către cotația de preț, iar aceștia pot semna documentul imediat - nu este nevoie să vă ocupați de e-mailurile dus și înapoi.

Pași pentru implementarea automatizării proceselor de afaceri

Potrivit unui sondaj , 75% dintre organizații cred că BPM și tehnologiile au ajutat organizația lor să-și atingă obiectivele. În plus, 73% raportează că nivelul de interes al organizației lor pentru BPM a crescut modest sau rapid în ultimii câțiva ani.

Aceste statistici demonstrează modul în care organizațiile din întreaga lume trec la automatizare pentru a-și îmbunătăți productivitatea și procesele de afaceri.

În această secțiune, am enumerat câțiva pași care vă vor ajuta să implementați cu succes automatizarea proceselor întreprinderii în organizația dvs.

Deci, hai să intrăm direct în asta.

Identificați sarcini repetitive

Primul pas atunci când optați pentru servicii de automatizare a proceselor de afaceri este să identificați sarcinile repetitive și zonele din afacerea dvs. care pot avea oportunități de îmbunătățire.

Pentru a identifica astfel de zone și probleme, o înțelegere profundă a afacerii este crucială. Cea mai bună opțiune ar fi să faceți o reprezentare vizuală a fluxului de lucru curent cu ajutorul diagramelor de flux. Acest lucru vă va ajuta să vă înțelegeți mai bine afacerea și să identificați sarcinile repetitive.

Acesta este un pas vital care trebuie făcut în strânsă colaborare cu utilizatorii actuali ai procesului și cu părțile interesate cheie.

De asemenea, ar trebui să luați în considerare beneficiile nete ale automatizării proceselor de afaceri în ceea ce privește economiile eficiente de costuri și economisirea de timp. Acest lucru va ajuta la prezentarea unui caz de afaceri clar pentru a sprijini automatizarea acestor procese de afaceri.

Definiți-vă obiectivele

Următorul pas este să vă definiți obiectivele și obiectivele de afaceri folosind fluxul de lucru actual ca etalon. Ținta dvs. poate fi automatizarea sarcinilor de zi cu zi, cum ar fi scrierea și trimiterea de e-mailuri, notificarea membrilor echipei sau actualizarea stărilor sarcinilor.

De asemenea, ați putea dori ca forța de muncă să se concentreze mai mult pe informații despre proces și pe optimizare, în loc să petreacă mult timp pentru introducerea datelor.

Ar putea fi orice, dar ar trebui să poți justifica modul în care obiectivele tale vor fi atinse folosind automatizarea și cum le vei măsura și ține evidența performanței tale.

Selectați soluția de automatizare potrivită

Nu trebuie să cheltuiți milioane de dolari pe software de codare personalizat pentru a automatiza procesele de afaceri. Există o multitudine de servicii de automatizare a proceselor de afaceri și servicii de analiză a datelor disponibile pe piață care pot ajuta companiile să proiecteze și să automatizeze procesele de afaceri. Alegeți un software sau obțineți un software personalizat care se va potrivi ideal pentru organizația dvs. Solicitați o demonstrație și explorați modul în care instrumentele de automatizare pot sprijini obiectivele de afaceri.

În funcție de nevoile dvs. specifice, puteți selecta trei până la cinci furnizori și apoi faceți o analiză comparativă pentru a-l selecta pe cel mai bun. Asigurați-vă că software-ul selectat este simplu și ușor de utilizat și ușor de adaptat de către utilizatori.

Antrenează utilizatorii

Odată ce ați implementat instrumentul de automatizare în organizația dvs., următorul pas ar fi pregătirea forței de muncă pentru a utiliza noul software.

Orice schimbare nouă adusă de management este de obicei întâmpinată cu rezistență de către angajați, deoarece consideră că este inutilă. Deci, este imperativ să includeți utilizatorii finali încă de la primul pas. Faceți-i parte din discuțiile dvs., astfel încât să poată înțelege mai bine procesul și să-și împărtășească ideile și feedback-ul.

Oferirea unei căi clare de tranziție de la procesul manual existent la noul sistem automatizat și oferirea acestora de formare adecvată ar contribui în mare măsură la succesul acestei tranziții.

Urmăriți progresul dvs

Odată ce sunteți în funcțiune cu noul sistem automatizat, este important să urmăriți în continuare KPI-urile și să îmbunătățiți sistemul de flux de lucru.

Utilizatorii dvs. vor oferi feedback valoros asupra procesului; asigurați-vă că implementați acel feedback pentru a remedia problemele și pentru a îmbunătăți fluxul de lucru actual.

Monitorizarea și măsurarea continuă a fluxului de lucru automatizat va ajuta la identificarea blocajelor și va sugera zone de îmbunătățire. Evaluarea continuă a fluxului de lucru nou actualizat vă va ajuta echipa să devină mai eficientă.

Gânduri finale

Automatizarea procesului de afaceri poate ajuta o afacere să treacă de la o creștere liniară la o creștere mai rapidă. De la gestionarea stocurilor până la integrarea personalului și digitalizarea proceselor de bază, veți descoperi că sistemele automatizate simplificate reduc procesarea manuală în favoarea operațiunilor inteligente și fără erori.

Dacă doriți să reduceți costurile proceselor manuale greoaie și să vă simplificați procesele de afaceri, puteți contacta o companie reputată de dezvoltare de software AI precum Appinventiv. Appinventiv este pe deplin abil în a gestiona toate tehnologiile complexe necesare pentru a vă automatiza procesele de afaceri în mod eficient.

De exemplu, recent am ajutat o bancă globală să-și automatizeze procesele bancare folosind inteligența artificială și tehnologiile de învățare automată. Soluțiile noastre de automatizare a afacerilor i-au ajutat să gestioneze sarcini complexe, cum ar fi rezolvarea plângerilor clienților în timp real și raportarea cazurilor de carduri de credit furate.

Automatizarea a dus la o creștere a ratei de retenție a clienților cu 20% și la o reducere a proceselor manuale cu 35%.

Deci, în cazul în care aveți nevoie de ajutor în automatizarea proceselor dvs. de afaceri, ne puteți contacta . Experții noștri vor oferi o soluție cuprinzătoare, care este accesibilă și ușor de utilizat. De asemenea, vă vor ghida prin caracteristicile importante ale automatizării proceselor de afaceri pe care le puteți include în software-ul dvs.