De ce comunicarea cu clientul este cheia unei colaborări de succes

Comunicarea este esențială în fiecare aspect al vieții, iar acest lucru este valabil mai ales atunci când vine vorba de gestionarea clienților tăi ca un freelancer. De fapt, o bună comunicare cu clienții este una dintre cele mai mari chei (dacă nu cea mai mare cheie) pentru a realiza cu succes obiectivele proiectelor tale și pentru a-ți construi o reputație pozitivă în industria ta.

Dacă ești un freelancer, calitatea muncii tale și reputația pe care o vei câștiga pentru performanța ta sunt ambele în întregime în mâinile tale.

Puteți transmite clienților dumneavoastră că aveți încredere în abilitățile dumneavoastră și că aveți control asupra oricărui proiect la care lucrați, respectând cerințele lor și comunicând cu ei la fiecare pas.

Comunicarea clară cu clienții minimizează riscurile de neînțelegeri, erori și întârzieri, în timp ce liniștește mințile clienților tăi, ajutând la insuflarea încrederii în tine și în serviciile tale. Iată ce trebuie să știți despre o bună comunicare cu clienții și de ce este atât de importantă, în special în cazul proiectelor independente.

Iată de ce este importantă comunicarea cu clientul

Există zeci de motive pentru care comunicarea clară cu clienții dvs. este esențială pentru a finaliza proiecte de înaltă calitate care să răspundă așteptărilor acestora. Comunicarea corectă cu clientul:

• Asigură un proces lin și ușor de la început până la sfârșit, fără probleme de comunicare, frustrare și întârzieri inutile.
• Vă permite să vă prezentați ca un profesionist experimentat, care se ocupă de sarcinile pe care alegeți să le preluați.
• Vă ajută să gestionați așteptările clienților de la dvs. și să le îndepliniți oriunde este posibil.
• Stabilește ritmul și tonul proiectului în cauză.
• Vă permite să sugerați alternative viabile la părți ale proiectului planificat, care ar putea să nu producă rezultatul dorit.
• Vă oferă reputația de a fi sincer, sincer și transparent în ceea ce privește abilitățile, prețurile, etica în muncă și limitele profesionale.
• Vă permite să comunicați eficient obiectivele proiectului și KPI-urile oricăror membri ai echipei externalizate sau VA (asistenți virtuali).
• Vă permite să evaluați cu exactitate nevoile și cerințele clienților dvs. și să le gestionați cu empatie și diplomație.
• Vă oferă șansa de a observa semnale roșii și de a refuza politicos clienții care ar putea controla excesiv în timpul realizării proiectului lor.
• Vă permite să aflați exact când și cât de des ar dori clienții dvs. să îi contactați cu actualizări despre un proiect.
• Facilitează interacțiuni prietenoase, plăcute și confortabile și o relație de lucru puternică între tine și clienții tăi.

Este cunoscut în rândul liber-profesioniştilor că este mult mai uşor să păstrezi şi să lucrezi cu clienţii existenţi decât să generezi alţii noi. Comunicarea adecvată cu clienții vă va ajuta să vă păstrați clienții, să-i încurajeze să-și construiască așteptări realiste cu privire la abilitățile și abilitățile dumneavoastră și să-i mențineți mulțumiți de munca dvs.

Comunicarea inadecvată ar putea, din păcate, să vă alunge clienții și să vă lase afacerea înapoi la început.

Aveți nevoie de mai mulți clienți?

Obțineți mai multă muncă independentă cu cartea noastră GRATUITĂ: 10 clienți noi în 30 de zile . Introduceți adresa dvs. de e-mail mai jos și este totul a dumneavoastră.

Descarcă acum

10 sfaturi pentru o comunicare de succes cu clientul

1. Dezvoltați un protocol de integrare a clienților

Puteți stabili așteptările clienților la începutul proiectelor dvs. și vă puteți asigura că toate părțile implicate au obiective și așteptări clar definite prin crearea unui proces de integrare a clienților pentru afacerea dvs. independentă.

Elaborarea unui pachet de bun venit pentru client este o modalitate excelentă de a vă asigura că experiența pe care o primesc clienții dvs. este consecventă, previzibilă și de încredere, indiferent de proiectul în cauză. Aceasta este o modalitate excelentă de a primi clienții în portofoliul dvs., oferindu-le în același timp șansa de a vă explora procesul în propriul ritm.

Predarea unui pachet de bun venit va clarifica orice întrebări frecvente pe care clienții dvs. le-ar putea avea, dar este posibil să nu fi avut timpul sau cunoștințele necesare pentru a vă adresa în timpul consultării inițiale a proiectului.

2. Rămâneți transparent la fiecare nivel

Transparența este cheia pentru a menține bune practici de comunicare cu clienții și pentru a construi încrederea între tine și clienții tăi. Ar trebui să rămâneți onest și transparent la fiecare pas al proiectelor la care lucrați, de la furnizarea de ghiduri de preț până la furnizarea clienților dvs. cu termene de lucru și date de livrare.

Fiți sincer cu privire la potențialele întârzieri și comunicați direct cu clientul atunci când aveți nevoie de timp sau resurse suplimentare pentru a finaliza o lucrare.

3. Comunicați des

Clienții tăi vor aprecia întotdeauna o actualizare din partea ta, chiar dacă încă nu au apărut evoluții majore din munca ta.

Puteți oferi actualizări în timp util, la intervale regulate, anunțându-vă clienții că lucrați din greu la proiectele lor și că sunteți pe cale să atingeți următorul reper sau termen limită, așa cum sa discutat. Experții recomandă trimiterea acestor actualizări o dată pe săptămână.

Promiteți-i că îi veți ține la curent în viitor și, ca întotdeauna, asigurați-vă că îi anunțați imediat despre orice probleme sau întârzieri pe care le întâlniți.

4. Folosiți un limbaj accesibil

Cel mai bine este să evitați jargonul juridic sau industrial de mare putere atunci când țineți legătura cu clienții dvs.

Folosiți în schimb un limbaj simplu și profesional și bineveniți orice întrebări pe care le-ar putea avea despre procesul sau corespondențele dvs. Ar trebui să vă concentrați să preziceți și să răspundeți la întrebările clienților dumneavoastră în mod preventiv, acolo unde este posibil.

După întâlnirile cu clienții tăi, trimite-le un mesaj care rezumă ceea ce ai discutat și furnizând informații valoroase despre următoarea fază a proiectului tău.

Spuneți-le exact cum intenționați să procedați și oferiți-le oportunitatea de a solicita modificări ale planurilor pe care le-ați discutat anterior cu ei, în limite rezonabile.

5. Rămâneți profesionist, dar relaționabil

Sunt foarte puțini oameni care apreciază interacțiunile reci, robotice. Desigur, trebuie să rămâneți profesionist în orice moment când vă ocupați de clienții dvs., dar lucrați pentru a vă asigura că aceștia se simt confortabil să interacționeze cu dvs.

Stabiliți o conexiune umană respectuoasă cu ei și veți fi mai capabil să construiți și să mențineți o relație de lucru reciproc avantajoasă.

6. Rămâneți fidel misiunii și stilului personal de lucru

Misiunea ta ca freelancer ar trebui să fie clară în tot ceea ce faci, iar asta este valabil și pentru comunicarea cu clienții. Corespondența dvs. scrisă cu clienții dvs. ar trebui să includă expresii și termeni esențiali care să reflecte stilul și etosul dvs. personal de lucru.

Luați în considerare utilizarea termenilor precum „avansat”, „personalizat”, „de încredere” și „de ultimă generație” în comunicațiile dvs. pentru a vă exprima cele mai bune calități și capacități.

7. Utilizați mediile de comunicare potrivite

Unele canale de comunicare sunt mai potrivite pentru situații specifice decât altele. Va trebui să vă gândiți la cel mai bun mod de a oferi știri și actualizări clienților dvs. Unele metode de comunicare populare includ e-mail, mesaj instant, apel telefonic, text, scrisoare personală și fax.

Trucul pentru a alege canalul de comunicare potrivit constă de obicei în preferințele individuale ale clientului tău. Unii clienți ar putea prefera o actualizare rapidă sub forma unui mesaj WhatsApp, în timp ce alții ar aprecia un mediu mai profesionist, cum ar fi e-mailul.

Dacă nu sunteți sigur pe ce canale s-ar simți cel mai bine clienții dvs., nu ezitați să-i întrebați când și cum ar dori să luați legătura. Acest lucru arată că doriți să intrați în legătură cu ei într-un mod în care să fie și ei cel mai confortabil.

8. Creați programe de contact personalizate

Vorbind despre menținerea contactului cu clienții, puteți lua mai mulți pași pentru a vă asigura că comunicați eficient și regulat cu aceștia, creând un program de contact cu contribuția lor.

Stați cu fiecare dintre clienții dvs. și întreabă-i cât de des doresc actualizări și rapoarte de progres, care momente din zi le potrivesc cel mai bine și metodele preferate de comunicare, așa cum am menționat mai sus.

Este posibil să fie nevoie să ieși din zona ta de confort pentru a le satisface nevoile dacă doresc apeluri telefonice săptămânal și preferați să corespondezi prin mesaj instantaneu. Dar, în plus, acest lucru te-ar putea ajuta să-ți dezvolți abilitățile de comunicare interpersonală și să devii un freelancer mai acomodator.

9. Lasă-ți clienții să preia conducerea

S-ar putea să fii expertul în acest scenariu, dar clienții tăi te plătesc pentru a finaliza o sarcină conform specificațiilor lor. Aceasta înseamnă că trebuie să fiți conștient de modul în care vă comunicați expertiza și de cât de controlați aveți asupra proiectelor pe care le preluați. Dacă ești prea insistent sau asertiv, ai putea risca să-ți alungi clienții valoroși.

Fii prezent și atent în timpul comunicării, dar lasă-ți clienții să preia frâiele în cea mai mare parte. Nu întrerupeți când vorbesc și permiteți-le să vă dea o idee clară despre ceea ce se așteaptă de la relația dvs. de lucru.

Pune întrebări dacă simți că au menționat ceva despre care ai dori claritate.

10. Urmăriți performanța dvs

Dacă îți stabilești obiective sau așteptări în ceea ce privește comunicarea, este esențial să te ții de ele. Dacă aveți un asistent virtual, oferiți-le feedback și spuneți-le cum își pot îmbunătăți performanța.

Dacă tu ești cel care comunică cu clienții, evaluează-ți propriile strategii și fii sincer cu privire la domeniile pe care trebuie să le abordezi pentru a-ți perfecționa strategiile de comunicare.

Cum să vă îmbunătățiți comunicarea cu clienții

Dacă vă străduiți să vă optimizați abordarea de comunicare cu clienții, primul pas pentru a rezolva această problemă ar trebui să fie să diagnosticați problemele pe care le aveți.

Procesul dumneavoastră de comunicare împiedică comunicarea clară?
Sunt canalele de comunicare pe care le-ați ales mai puțin optime decât credeați că ar fi?
Clienții cu care lucrați sunt dificil de comunicat?

Înțelegerea a ceea ce vă împiedică capacitatea de a comunica clar vă va permite să dezvoltați strategii pentru a vă îmbunătăți abordarea.

Relatarea cu clienții provocatori

Dacă bănuiți că clienții dvs. sunt sursa provocărilor dvs., este o idee bună să eliminați de la bun început clienții potențial incompatibili. Acest ghid vă va ajuta să identificați semnale roșii și să găsiți clienți cu care puteți lucra la un nivel mai armonios.

Adevărul este că clienții care nu sunt dispuși să-ți urmeze procesul nu se vor simți mulțumiți de rezultatul final al eforturilor tale. S-ar putea să întâmpinați dezacorduri regulate cu aceștia în timpul proiectului și, în multe cazuri, este posibil să nu fiți deloc de acord cu privire la calea de urmat. În aceste cazuri, cel mai bine este să refuzați cu respect acești clienți.

Mențineți limite ferme și comunicare clară din prima zi cu fiecare client cu care lucrați. Clarificați că nu veți face compromisuri cu privire la procesul dvs. și că aveți expertiza necesară pentru a finaliza sarcina în mod satisfăcător.

Tu ești expertul, nu ei!

Dacă lăsați un client să dicteze fluxul procesului dvs. și să vă controleze încă de la începutul unui proiect, această tendință va fi doar exacerbată pe măsură ce timpul trece.

Practicați ascultarea activă

Odată ce ați selectat clienții potriviți, trebuie să ascultați în mod activ cerințele acestora pentru a produce lucrări care să facă nota. Oricine comunică cu clienții trebuie să rămână concentrat asupra conversațiilor și să ia notițe dacă este necesar.

Trebuie să fii complet implicat în discuțiile client-profesionist pentru a comunica eficient și pentru a înțelege ce așteaptă aceștia de la tine. Acest lucru va ajuta în mare măsură să vă asigurați că clientul dumneavoastră se simte respectat și apreciat în timpul interacțiunilor dumneavoastră.

Luarea notițelor în timpul întâlnirilor tale inițiale este o modalitate excelentă de a crea o imagine clară și precisă a ceea ce clientul tău dorește să obții.

Rămâneți consecvenți în orice moment

Consecvența este o regulă de aur nerostită a comunicării eficiente.

Prima ta comunicare cu un client stabilește tonul relației profesionale și stabilește așteptări viitoare pentru ambele părți implicate.

Păstrați toate comunicările viitoare aliniate cu tonul original, astfel încât clienții să nu se simtă confuzi sau induși în eroare de corespondența dvs. Ar trebui să mențineți un program regulat de comunicare.

Dacă ați început să vă actualizați clientul cu privire la proiectul său o dată pe săptămână, mențineți acea frecvență de actualizare pe toată durata proiectului. Ar trebui să fie confortabil cu cantitatea de informații pe care le oferiți despre progresul sarcinii.

Fii politicos și profesionist

Acest lucru poate fi de la sine înțeles, dar este esențial să folosiți bunele maniere și eticheta atunci când aveți de-a face cu clienții dvs. Politețe de bază, cum ar fi să spui „te rog”, „mulțumesc” și „cu stima” în comunicarea cu clientul, vor face minuni pentru a menține relația ta profesională amiabilă.

Păstrați comunicările cu clienții între orele de lucru (9:00 - 17:00, de luni până vineri), cu excepția cazului în care se precizează altfel.

Dacă clienții dvs. locuiesc în fusuri orare diferite, verificați ora din locația lor și asigurați-vă că este un moment potrivit pentru a-i contacta înainte de a face acest lucru. Nimeni nu apreciază un apel de trezire de la 3 dimineața, chiar dacă este de la un freelancer bine intenționat care caută să ofere feedback.

Nu faceți presupuneri

Nu ar trebui să ezitați să le adresați clienților întrebări despre cerințele lor atunci când simțiți că trebuie. Chiar dacă răspunsurile ar putea părea evidente.

Verificați și verificați întotdeauna ceea ce vă cere clientul să faceți înainte de a continua. Este posibil să aveți idei diferite despre așteptări și despre ceea ce este necesar. Acest lucru ajută la eliminarea posibilității de neînțelegeri și a întârzierilor frustrante ale proiectului.

De asemenea, trebuie să răspunzi la fiecare întrebare pe care ți-o pune clientul tău, indiferent cât de minoră. Asigurați-vă că îi întrebați dacă le-ați răspuns în mod adecvat întrebărilor și dați-le șansa de a clarifica orice răspuns de care nu sunt siguri.

Faceți sugestii profesionale despre abordări alternative față de ceea ce sugerează clientul, dacă simțiți că pot produce rezultate mai bune în conformitate cu cerințele lor.

Nu vă lăsați niciodată clienții în așteptare

Nimănui nu îi place să fie fantomat, dar atunci când vine vorba de a avea de-a face cu clienții, a nu răspunde este o greșeală greșită profesională. Urmărește-ți clienții cât mai curând posibil și răspunde la întrebările lor concis, respectuos și detaliat.

Făcând acest lucru, îi va spune că prioritizați proiectul lor și că îl puteți urma. Raportați frecvent despre starea unui loc de muncă, astfel încât toată lumea să rămână pe aceeași pagină și să faceți mai degrabă asigurări decât promisiuni ferme, dacă nu sunteți sigur că puteți îndeplini.

Solicitați feedback clienților dvs

Dacă încă nu sunteți sigur cu privire la eficacitatea abordării dvs. de comunicare cu clienții, de ce să nu întrebați clienții dumneavoastră ce părere au?

Ei ar putea avea feedback valoros de oferit și pot oferi recomandări utile despre cum vă puteți îmbunătăți stilul sau frecvența de comunicare.

Este o idee bună să le cereți clienților să revizuiască funcțiile adăugate imediat ce sunt implementate. Spune-le exact unde să găsească noua lucrare și cum o pot testa sau evalua.

Acest lucru va face mai ușor pentru client să găsească și să înțeleagă ceea ce trebuie să revizuiască și va oferi, de asemenea, viitoarei lucrări cu ei o direcție mai clară.

Țineți cheile pentru a debloca succesul

Transparența, încrederea și deschiderea sunt cheile unei comunicări de succes cu clienții.

În calitate de liber profesionist, trebuie să lucrați la perfecționarea abilităților de vorbire și ascultare, de înțelegere a dezavantajelor gestionării clienților și de a vă comunica în mod clar procesul de lucru. Procedând astfel, vă veți menține clienții mulțumiți și veți îndeplini așteptările lor de la serviciile dumneavoastră.

Fiecare client și fiecare proiect este unic. Așadar, este recomandat să vă adaptați abordarea în funcție de preferințele și complexitățile fiecărei sarcini și client de care vă ocupați.

Comunicarea sinceră și frecventă poate face minuni pentru afacerea dvs. Vă va ajuta să păstrați clienții bine plătiți și să atrageți alții noi prin recomandări și o reputație fantastică în industrie.

Continuă conversația...

Peste 10.000 dintre noi poartă conversații zilnice în grupul nostru gratuit de Facebook și ne-ar plăcea să te vedem acolo. Alăturaţi-ne!