Ghidul pentru începători pentru integrarea clienților

Dacă lucrezi pentru tine, obținerea unui nou client este un motiv de sărbătoare. Cu toate acestea, euforia poate dispărea rapid când îți dai seama că partea grea nici măcar nu a început. Acum nu trebuie doar să planificați și să faceți efectiv munca, dar să vă mențineți clientul pe partea dumneavoastră în timp ce o faceți.

Onboarding-ul clienților este procesul prin care primiți clienți noi și vă asigurați că totul referitor la proiectul dvs. este prezentat în alb-negru. Având termene, reguli de bază și contracte planificate și convenite în avans, puteți reduce neînțelegerile și problemele de comunicare la minimum.

În acest articol, vom vorbi mai detaliat despre ce este integrarea clientului. De asemenea, vom discuta despre cum vă poate ajuta afacerea și vă vom oferi câteva sfaturi pentru configurarea propriului sistem. Haide să mergem!

Ce este integrarea clienților (și cum vă poate ajuta afacerea)

Incorporarea unui client este un proces care vă pregătește efectiv pe amândoi pentru proiectul la care lucrați. În timpul acestui proces, faceți prezentări, evaluați cerințele, stabiliți parametri și răspundeți la orice întrebări pe care le-ar putea avea clientul dvs. Un proces solid de onboarding asigură menținerea unei bune comunicări între afaceri și client din momentul în care sunteți angajat pentru un loc de muncă, până în momentul în care munca dvs. este finalizată. De asemenea, vă este mai ușor să lucrați eficient pe tot parcursul.

Procedura dvs. de înscriere poate include mulți pași diferiți, cum ar fi e-mailuri introductive simple și actualizări de progres ale contractelor, programelor și practicilor de lucru personalizate pe care doriți să le mențineți. Acest lucru nu numai că va clarifica așteptările pentru toate părțile implicate, dar vă va ajuta și să vă păstrați echilibrul dintre muncă și viață, în timp ce îndepliniți brieful la timp. De asemenea, se asigură că clientul tău știe exact pentru ce plătește și cât primești odată ce lucrarea este terminată.

Alocarea timpului necesar pentru a actualiza și a avea grijă de clienții dvs. este probabil să plătească dividende - și vă va ajuta să vă dezvoltați reputația de profesionalism și fiabilitate. Potrivit unui articol Forbes recent despre integrarea clienților, „afacerile cu cei mai fericiți clienți nu încetează niciodată să vândă și să creeze valoare” prin integrare și asistență.

Cu toate acestea, o astfel de muncă poate consuma mult timp, iar organizațiile care se confruntă cu clienții de toate categoriile se pot lupta cu sarcina. Raportul privind creșterea agenției de marketing din 2018 a arătat că 43% dintre agențiile de afaceri pur și simplu nu au timp pentru integrare și, ca urmare, 23% nu reușesc să își îndeplinească așteptările clienților.

Deci, dacă doriți să faceți cel mai bun lucru, să vă păstrați clienții și, în general, să vă depășiți concurenții, este important să vă rezervați timp pentru integrare. De asemenea, vă va ajuta afacerea într-un sens mai larg, cum ar fi oferindu-vă protecție juridică. Dacă aveți contractele și alte documente legale semnate și pe deplin actualizate, ca parte a procesului de integrare, vă poate ajuta să vă asigurați că, în cazul în care apar conflicte, sunteți acoperit.

Cum să vă creați propriul proces de integrare a clientului (în 3 pași)

După cum am descris, integrarea corectă a clienților vă va asigura că vă puteți dedica mai mult muncii dvs. Să aruncăm acum o privire la aspectele practice ale creării procesului de onboarding.

Pasul 1: Cercetați și adunați informații de la clientul dvs

Va trebui să începeți prin a afla cine este clientul dvs., ce fac și ce caută să obțină din proiect. O modalitate de a face acest lucru este oferindu-le un formular din timp, unde le puteți adresa întrebări specifice chiar înainte de a vă asocia oficial.

Există multe instrumente disponibile în acest scop, cum ar fi Typeform. Nu numai că formularele lor online frumoase și personalizabile arată grozav, ci sunt deosebit de ușor de utilizat atât pentru persoana care pune întrebări, cât și pentru persoana chestionată.

Când creați formularul în sine, gândiți-vă la toate întrebările la care aveți nevoie de răspuns. Veți dori să adunați informații specifice proiectului și, de asemenea, să obțineți un context despre client. Aceste informații pot fi de neprețuit atât atunci când decideți dacă să vă preluați proiectul la îndemână, cât și când lucrarea a început.

Pasul 2: Planificați-vă managementul de proiect și comunicarea

În continuare, veți dori să planificați sarcina la îndemână. Ar fi trebuit să obțineți o perspectivă asupra clientului dvs. din cercetarea dvs. și de aici puteți începe să îl utilizați.

Puteți face acest lucru invitându-vă clienții să se alăture instrumentului de management de proiect Dropmark, unde îi puteți „uimi” cu moodboard-uri plăcute din punct de vedere estetic și ușor de organizat. Dropmark vă permite dvs. și clientului dvs. să vă împărtășiți ideile pe parcursul proiectului și să vizualizați cum va arăta succesul.

Acest lucru vă asigură că sunteți pe aceeași pagină și oferă clientului o perspectivă asupra progresului dvs. De asemenea, vă permite să abordați și să prioritizați atât părțile administrative ale jobului, cum ar fi termenele limită, cât și aspectele mai creative. Puteți adăuga cu ușurință decupaje, link-uri și imagini și le puteți organiza fără probleme.

De asemenea, merită să vă gândiți la comunicarea prin alte medii, cum ar fi e-mailurile și apelurile. Puteți să vă adaptați planul la orarul clientului și să vă setați mementouri pentru a contacta la anumite intervale din calendar. Dacă utilizați Gmail, puteți automatiza comunicarea prin e-mail prin Streak, dar este o idee bună să comunicați și în persoană. Un apel telefonic sau o conversație pe Skype este mai prietenoasă și adesea mai utilă.

Pasul 3: Luați în considerare documentele dvs. pentru integrarea clienților

Odată ce procesele de lucru sunt rezolvate și convenite, sunteți aproape gata să începeți munca. Cu toate acestea, mai întâi este timpul să semnăm contracte și să faceți plăți. Când vine vorba de semnături electronice obligatorii din punct de vedere juridic, puteți utiliza HelloSign, care oferă, de asemenea, funcționalități utile pentru solicitări multiple și urmăriri.

Apoi, va trebui să vă gândiți la plățile de depozit, iar pentru asta Hiveage este alegerea perfectă. Include opțiuni integrate de facturare și plată și, de asemenea, vă permite să creați estimări și să urmăriți orele și cheltuielile facturabile până la cel mai mic detaliu - acoperind totul, de la kilometraj până la prânzuri de afaceri. Trimiterea facturilor cu Hiveage este punctul final perfect pentru o procedură de îmbarcare de succes.

Concluzie: integrarea clientului în 3 pași

Comunicarea greșită și dezorganizarea vă pot costa scump afacerea, așa că o bună planificare și coordonarea clienților sunt esențiale. Crearea unui sistem de integrare a clienților vă va ajuta să vă mențineți atât pe dvs., cât și pe clientul dvs. fericiți pe parcursul unui proiect.

În acest articol, am discutat despre cum puteți crea o procedură de înscriere a clienților pentru afacerea dvs. Pentru a face acest lucru, va trebui să:

1. Cercetează-ți clientul.
2. Planificați-vă munca.
3. Luați în considerare documentele dvs.

Aveți întrebări despre integrarea unui client? Luați legătura în secțiunea de comentarii de mai jos!