12 Probleme comune de programare a angajaților și soluțiile lor

Programarea angajaților este cu ușurință una dintre cele mai dificile sarcini cu care trebuie să se confrunte managerii și proprietarii de afaceri. Între nevoia de a jongla personalul cu diverse nevoi de programare, solicitări de concediu și diferite seturi de abilități, programarea poate fi extrem de consumatoare de timp.

Nu este de mirare că mulți manageri se luptă să creeze un program de lucru corect și echilibrat. Programarea schimburilor este o ordine destul de mare de menținut.

Mai ales dacă încă creați manual programul angajaților, vă deschideți la probleme de programare, erori și nemulțumiri ale angajaților.

Programarea manuală, conform cercetării, cauzează:

• 20% din timpul unui manager este pierdut creând programul de lucru
• Cifra de afaceri cu 174% mai mare se produce din cauza erorilor de la crearea manuală a programului
• 140 de ore sunt irosite anual prin crearea unui program manual de lucru

Morala povestii? Utilizați o soluție digitală, cum ar fi software-ul de programare a angajaților.

Prin automatizarea programării, puteți oferi rezultate consistente, puteți experimenta mai puține greșeli, reduceți costurile, maximizați productivitatea angajaților și creșteți satisfacția generală a angajaților.

Beneficiile programării automate

• Vizibilitate deplină asupra disponibilității fiecărui angajat
• Evitați orele suplimentare și limitările
• Simplificați comunicarea
• Programare mai eficientă
• Economisiți timp și bani
• Delegarea sarcinilor fără stres
• Mai puține rate de rulaj
• Operațiuni zilnice simplificate

Până acum, probabil ați învățat că crearea unui program corect și corect, care să vă țină pe tine și pe angajații tăi fericiți, este un loc de muncă cu normă întreagă.

De înțeles, mulți proprietari și manageri sunt în pierdere, dar pentru fiecare problemă, există o soluție.

Programare de ultimă oră

Să lași lucrurile în ultimul moment nu este niciodată o idee bună. Potrivit Forbes, managerul ar trebui să pună la dispoziție lista de angajați cât mai curând posibil, deoarece „acest lucru îi poate pune pe angajați într-un blocaj, fiind nevoiți să aleagă între responsabilități personale și muncă. Alte afaceri vor schimba programul dintr-un moment dat, ceea ce poate cauza și angajaților o mulțime de probleme”. Managerii trebuie să țină cont de echilibrul dintre viața profesională și cea privată a angajaților lor.

Asigurați-vă că vă planificați programul schimburilor cu mult timp înainte pentru a oferi tuturor șansa (inclusiv managerii) de a digera lista și de a vă asigura că sunt disponibili pentru a lucra. Se recomandă cel puțin 2 săptămâni înainte și asigurați-vă că sunteți consecvent. Pentru a evita alte probleme de programare, verificați dacă statul dvs. are legi pentru crearea programelor în avans, pentru a vă asigura că vă conformați.

Programarea cu mult timp în avans poate crea bătăi de cap, dar nu atât de multe dureri de cap ca a trebui să revizuiți complet un program deja publicat.

Pentru a fi cât mai simplu posibil, utilizați un șablon de program care trebuie doar ajustat în funcție de nevoile companiei și de disponibilitatea angajaților.

Lipsa tehnologiei adecvate

Managerii care încă folosesc creion și hârtie pentru a crea și distribui lista de angajați nu numai că își îngreunează viața de un milion de ori, dar sunt predispuși la probleme de programare și comunicare greșită. Și mai rău, tone de apeluri și mesaje dus-întors consumă timp, sunt ineficiente și pot duce la alte probleme, cum ar fi mesajele inadecvate și lipsa separării dintre muncă și viață.

Este secolul 21, iar tehnologia a făcut viața managerilor mult mai ușoară. Cu un software puternic și ușor de utilizat de programare a angajaților precum Connecteam, puteți ușura problemele de programare și puteți eficientiza comunicarea.

• Creați programe de angajați complet personalizabile în câteva minute, cu capabilități avansate, cum ar fi drag and drop, schimburi recurente, alerte de conflict de programare, ore suplimentare, alerte de limitare etc.
• Managerii au o supraveghere completă a programării și se pot asigura că angajații primesc și au vizualizat programul cu alerte și notificări automate.
• Angajații își pot împărtăși disponibilitatea, economisind managerilor o mulțime de timp.
• Confirmați că angajații știu exact ce trebuie să facă atunci când sosesc pentru tura lor, cu note, locații și fișiere atașate în cadrul turei.
• Stabiliți limitări de schimb de ture și permiteți numai anumitor angajați să preia anumite ture în funcție de calificările lor.
• Permiteți angajaților să preia turele deschise și să primească alerte automate pentru a vă asigura că toate turele sunt acoperite.
• Comunicarea în aplicație reduce comunicarea greșită, apelurile înainte și înapoi și confuzia.
• Managerii au supraveghere în timp real asupra cine a citit sau nu a citit mesajele din aplicație; au trecut zilele mesajelor sau apelurilor pierdute.
• Trimiteți mesaje țintite 1:1 sau creați grupuri pentru a intra cu ușurință în contact cu o echipă sau un departament.

Aceste caracteristici și capabilități măresc organizarea la locul de muncă și opresc problemele de programare înainte ca acestea să apară. Este important să vă pregătiți afacerea pentru succes, investind în software-ul de programare a angajaților. Acesta va asigura un management eficient al forței de muncă.

Confuzia angajaților

Confuzia în rândul angajaților când vine vorba de ture poate apărea din mai multe motive, inclusiv imprevizibilitatea schimburilor și schimbările de ultimă oră.

Dacă nu există consecvență sau oamenii schimbă ture dintr-un capriciu, fără un sistem care să urmărească totul, poate face ravagii la locul de muncă.

Evitarea acestor probleme de programare este cea mai bună soluție, așa că haideți să vedem cum să faceți asta.

1. Consecvență : utilizați un șablon de program ca program recurent și faceți ajustări numai atunci când angajații au nevoie de timp liber sau compania trebuie să facă modificări de personal. În acest fel, angajații vor primi o notificare semnificativă cu privire la schimburile viitoare și, dacă trebuie făcute modificări, este responsabilitatea lor să se asigure că schimbul este acoperit.
2. Schimbarea schimburilor : Schimbarea schimburilor nu este neapărat o problemă, dar urmărirea schimburilor poate deveni complicată, astfel încât angajații nu știu cine este de fapt programat în cele din urmă. Utilizați software-ul de programare a angajaților pentru a elimina această problemă de programare. Asigurați-vă că angajații pot schimba schimburile doar cu alți angajați calificați și necesită aprobarea managerului, iar programul se va actualiza automat când schimbul este aprobat.

Atât crearea unui program consecvent, cât și utilizarea software-ului de programare asigură că angajații nu mai sunt confuzi, astfel încât să apară la locul potrivit și la momentul potrivit.

Clopen

„Clopen” este un termen creat din cuvintele „închidere” și „deschidere”. Înseamnă efectiv că angajatul tău are ultimul schimb al zilei și primul schimb în ziua următoare. Acest lucru poate însemna că angajatul tău ar putea lucra în două schimburi la rând fără a avea posibilitatea de a merge acasă pentru a-și închide ochii. Acest lucru se întâmplă de obicei în spitale, restaurante și alte unități de 24 de ore pe zi.

Deci, cum vă puteți asigura că angajații tăi evită temutul clopen? Se rezumă la gestionarea programelor.

Deține un software de gestionare a programării pentru a detecta problemele de programare, cum ar fi ture conflictuale sau cele prea apropiate. În caz contrar, înseamnă că managerul implicat trebuie să aibă un ochi atent la clopen atunci când efectuează proiecțiile finale ale programului.

Clopens ar putea apărea și dacă diferiți manageri sunt responsabili pentru diferite părți ale programului (poate că există un manager de tură de noapte și altul pentru zi). Pentru a evita această problemă de programare și pentru a vă asigura că personalul dvs. este mulțumit, este vital ca managerii să ia legătura între ei pentru a se asigura că angajații beneficiază de pauza pe care o merită. Din nou, instalarea software-ului potrivit ar putea ajuta compania să detecteze aceste probleme.

Orele suplimentare scapă de sub control

Sunt angajații dvs. încă productivi în timp ce lucrează ore suplimentare? Dacă răspunsul este „da”, atunci nu este nevoie să schimbați status quo-ul.

Cu toate acestea, orele suplimentare pot fi adesea o problemă și pot afecta negativ productivitatea. Este, de asemenea, un cost suplimentar pentru afacere, așa că ar trebui evitat atunci când este posibil.

Dacă compania solicită ore suplimentare, asigurați-vă că limitați numărul de ore aprobat pentru ore suplimentare, astfel încât angajații să nu profite de beneficiile orelor suplimentare. Acest lucru se poate face folosind o aplicație de programare. Aprobați o anumită cantitate de ore suplimentare; acest lucru asigură, de asemenea, conformitatea guvernamentală, deoarece județele solicită sume diferite de plată în funcție de cantitatea de ore suplimentare.

Programare la apel

Cererea clienților poate fi imprevizibilă, așa că unele companii preferă să aibă angajați în așteptare sau la gardă. Această practică implică convingerea angajaților să sune înainte de începerea schimburilor lor pentru a determina dacă sunt necesari.

Dacă schimbul este setat să fie liniștit, atunci angajaților li se poate spune să nu vină în tura lor.

Această practică este frustrantă pentru angajați, deoarece aceștia nu își pot face planuri, iar autoritățile de reglementare sunt, de asemenea, din ce în ce mai împotriva acestui concept.

Lanțul de cafea Starbucks și retailerii Gap și Abercrombie & Fitch (A&F) sunt doar câteva companii care s-au angajat să renunțe la practica.

Sunt disponibile soluții pentru problemele legate de programarea la gardă – managerii au nevoie de date pentru a putea înțelege tendințele din trecut și pentru a putea face predicții privind programarea. Software-ul de programare a locurilor de muncă este disponibil pentru a ajuta exact în acest sens, eliminând nevoia de programare la gardă și sporind satisfacția angajaților.

Distribuție inegală a schimburilor

Este obișnuit să te bazezi pe câțiva angajați selectați pentru a face anumite sarcini, cum ar fi închiderea sau deschiderea unui magazin. Întotdeauna vor exista angajați preferați, chiar și atunci când încerci să fii obiectiv.

Dar dacă nu ești atent, ai putea transmite mesajul greșit, adică că o favorizezi pe Susan Smith față de alți angajați sau că nu crezi că John McDonald este la înălțimea sarcinii de a fi acolo când este timpul să încaseze.

Dacă aveți sistemul software de rotație potrivit, puteți evita cu totul aceste scenarii. Selectarea software-ului de management potrivit vă va ușura problemele de programare și vă va asigura conformitatea cu legile muncii.

În calitate de proprietar de mică afacere, veți observa schimbări masive în ceea ce privește satisfacția angajaților atunci când optimizați programarea, astfel încât angajații dvs. să primească schimburile preferate, ținând cont și de experiență, ceea ce în cele din urmă crește profiturile.

Schimbare dezordonată

Există argumente pro și contra în a permite lucrătorilor să schimbe turele.

Permiteți angajaților să-și gestioneze propriul timp poate însemna mai puțină responsabilitate pentru dvs., dar dacă modificările nu sunt comunicate corect, poate cauza probleme de programare, inclusiv haos și confuzie în rândul angajaților.

Schimburile ar putea duce la uitarea lucrătorilor de noile schimburi sau ați putea ajunge într-o situație în care un angajat calificat schimbă cu un angajat junior și există o lipsă de lucrători cu experiență de serviciu.

Există câteva soluții ușoare pentru a evita schimbarea dezordonată a turelor.

1. Puteți pune în aplicare o procedură care impune angajaților care doresc să schimbe ture să ia legătura cu conducerea pentru aprobarea schimbului de ture.
2. Utilizați un software robust de programare a angajaților unde puteți supraveghea schimbarea turelor.

Software-ul de programare, cum ar fi Connecteam, permite angajaților să schimbe turele, dar numai cu alți angajați calificați și necesită aprobarea managerului. Odată ce schimbul de tură este aprobat, programul este actualizat, astfel încât toată lumea să fie la curent cu modificările și, dacă cineva uită de tura, veți ști pe cine să contactați.

Lipsa de angajați

Problemele de programare sunt inevitabile dacă nu ai suficienți angajați pentru a acoperi turele.

Nu trebuie doar să ai suficienți angajați pentru a acoperi turele, ci și pentru a acoperi angajații atunci când cineva se îmbolnăvește sau pleacă în vacanță.

Dacă aveți un personal insuficient, clienții vor primi servicii mai proaste, iar angajații se vor simți suprasolicitați și nemulțumiți.

Soluția la această problemă pe hârtie este destul de simplă, angajați mai mulți angajați cu normă întreagă sau cu fracțiune de normă. Dar viața nu este întotdeauna atât de simplă. Din multe motive, aceasta poate să nu fie o opțiune viabilă. Deci, lucrând cu ceea ce aveți, trebuie să găsiți o modalitate de a menține clienții mulțumiți și angajații fericiți.

Puteți folosi software pentru a optimiza forța de muncă de care aveți în prezent pentru a face limonadă din lămâi. Optimizarea managementului forței de muncă ajută la automatizarea proceselor, la menținerea conformității și la rezolvarea problemelor de bază ale afacerii.

Absențe de ultim moment ale angajaților

Cu toții suntem oameni și uneori apar lucruri care fac imposibil să te apuci de treabă.

Forbes notează că „în medie, 3% dintre lucrătorii salariați cu normă întreagă lipsesc în mod regulat de la zilele de lucru. În timp ce 2,1% lipsesc din cauza unei boli sau răniri, 0,9% lipsesc din alte motive”.

Nu spunem că absențele frecvente ale angajaților ar trebui tolerate, dar dacă un angajat nu poate, din orice motiv, să ajungă la muncă, aceasta cauzează probleme de programare.

Deci, cum poți rezolva cu ușurință absențele angajaților de ultimă oră? Există câteva soluții pentru această problemă de programare.

1. De asemenea, vă puteți asigura că manualul angajaților are politici, proceduri și consecințe clare pentru absențele angajaților, astfel încât să puteți evita cât mai multe neprezentări de ultim moment posibil. Cu toate acestea, aceste politici nu vă vor ajuta afacerea atunci când un angajat este bolnav și nu poate lucra. Politicile îi vor face pe angajați să se sperie să sune, ceea ce ar putea crea o situație de ne-apel/neprezentare.
2. Vă puteți asigura că fiecare tură are cel puțin un angajat de rezervă care este disponibil să lucreze dacă un angajat nu este disponibil în ultimul moment. Dacă este nevoie de un angajat de rezervă, puteți utiliza un software pentru a-i anunța automat să vină la muncă.

Cu software-ul de programare a angajaților, acoperirea acestor absențe de ultim moment a angajaților va fi mai puțin dificilă. Membrii echipei vor fi recunoscători să beneficieze de sprijin din partea managerilor și a colegilor, mai degrabă decât să se ocupe de a fi un om în jos.

Fără control sau supraveghere

Lipsa controlului sau supravegherea programării poate provoca mari bătăi de cap pentru managerul de resurse umane sau pentru oricine este responsabil cu crearea listei de angajați. Mulți manageri se bazează pe telefoanele lor personale pentru a transmite mesaje și actualizări angajaților. Aceste apeluri și mesaje pot rămâne fără răspuns sau nevăzute, lăsând managerilor puțin sau deloc control și supraveghere.

Care este o soluție rapidă la aceste probleme de programare?

1. Puteți stabili politici și proceduri clare ale companiei pe care angajații trebuie să le urmeze dacă au o problemă cu programul lor. De exemplu, în loc să trimită mesaje, poți solicita angajaților să sune dacă au nevoie de cineva care să-și acopere tura sau dacă vor ajunge întârziat. Dacă managerul nu răspunde, ei trebuie să se prezinte la serviciu.
2. Puteți solicita angajatului să găsească el însuși un înlocuitor pentru schimb și, dacă nu poate găsi un înlocuitor, va trebui să se prezinte pentru schimb.
3. Investește în software-ul de programare a angajaților pentru a face față acestui lucru. Software precum Connecteam oferă managerilor o supraveghere completă și un control al programului. Managerii pot publica programele, pot permite angajaților să revendice ture deschise și să aprobe schimburile de ture. Notificările în timp real sunt transmise managerului pentru a aproba sau a respinge modificarea, iar odată ce o decizie este luată, angajatul este notificat și programul este actualizat. Limitările pot fi stabilite pentru a permite numai angajaților calificați să revendice sau să schimbe ture cu alți angajați.

Incapacitatea de a gestiona programul de lucru din mers

Nu este neobișnuit ca managerii să fie în mișcare. Chiar și managerii aflati în mișcare trebuie să se ocupe de problemele de programare, conflictele și actualizările.

Pentru a gestiona această situație cât mai ușor și eficient posibil, este important ca managerii să aibă acces la programe și informații despre angajați de oriunde.

Soluția la aceste probleme comune de programare este ușoară: utilizați software-ul de programare a angajaților. Cu Connecteam, puteți edita cu ușurință și rapid sau crea noi schimburi în timp ce sunteți în deplasare. Managerii pot vedea, de asemenea, informații despre ture și pot comunica cu angajații relevanți prin chat-ul în aplicație, totul direct prin dispozitivele lor mobile, din palma mâinii lor.

Ultimul cuvânt despre problemele de programare a angajaților

Deși problemele de programare nu pot fi evitate 100%, ele pot fi gestionate. În cele din urmă, totul se rezumă la comunicare și organizare.

Vă recomandăm cu căldură software-ul de programare care vă permite să creați, să modificați și să publicați programe prin simpla apăsare a unui buton. Zilele nesfârșitelor foi de calcul Excel s-au încheiat. Folosirea unei aplicații de programare a angajaților vă va economisi atât de mult timp, astfel încât să vă puteți concentra asupra lucrurilor care contează cu adevărat în afacerea dvs.