10 sfaturi pentru o comunicare eficientă la locul de muncă

Practic, toată munca de astăzi implică schimbul de informații și comunicarea cu ceilalți. Fie că oferă feedback de performanță angajaților, că primesc un apel telefonic, participă la o întâlnire de echipă sau trimit e-mailuri despre actualizări ale companiei, 97% dintre lucrători spun că comunicarea le afectează sarcinile de lucru (și capacitatea de a-și face treaba) în fiecare zi .

Deci, ce este comunicarea eficientă și cum ar putea arăta la locul de muncă? O bună comunicare se referă la conexiune și la asigurarea faptului că informațiile relevante ajung la membrii echipei potriviți la momentul potrivit. Este vorba despre a vă asigura că toată lumea se simte capabilă să pună întrebări și să comunice eficient pentru a-și îndeplini munca și să vă asigurați că lucrătorii se simt sprijiniți.

De ce să vă îmbunătățiți comunicarea la locul de muncă?

Comunicarea eficientă la locul de muncă poate întări cultura companiei, asigurându-se că informațiile circulă fără probleme și că toată lumea se simte implicată și are resursele necesare pentru a-și face treaba. Acest lucru se poate traduce în rezultate mai bune în afaceri: folosind tehnologia socială, locurile de muncă care îmbunătățesc comunicarea pot vedea o creștere a productivității cu până la 25%.

Care sunt unele obstacole în calea unei bune comunicări în echipă?

Doar 7% dintre lucrătorii chestionați din SUA au fost de acord că comunicarea în organizația lor este deschisă, la timp și de încredere. Problemele de comunicare pot apărea din mai mulți factori, printre care:

• Schimbarea locurilor de muncă: locul de muncă după 2020 se concentrează mai mult pe angajații fără birou, hibrizi și la distanță. În prezent, aproximativ 9% din forța de muncă lucrează în mare parte de la distanță, iar 11% sunt complet la distanță. 2,7 miliarde de lucrători, sau aproximativ 80% din forța de muncă globală, nu au birou. Acești angajați au nevoi de comunicare diferite. Ei pot fi foarte independenți atunci când lucrează la sarcini și ar putea avea nevoie de mai multe informații - eventual livrate asincron - pentru a-și face treaba.
• Nevoi de comunicare diferite între membrii echipei: managerii pot prefera e-mailul, în timp ce unii lucrători pot prefera discuțiile în persoană. Unii angajați ar putea dori să obțină feedback mai personalizat, în timp ce alții ar putea dori informații mai generale despre așteptările la locul de muncă. Unii membri ai echipei doresc o mulțime de comunicare, în timp ce alții preferă un contact minim, cu informații furnizate pe baza „necesității de a cunoaște”. Preferințele de comunicare ale unei echipe pot varia în funcție de personalitate, vârstă, fundal, cultură și alți factori și poate fi greu să mulțumești pe toată lumea tot timpul.
• Nevoia de conversații dificile: O mare provocare pentru comunicarea la locul de muncă este atunci când un manager sau un lider trebuie să aibă o conversație dificilă. Fie că îi spune unui angajat că evaluarea performanței indică o nevoie de îmbunătățire, fie că îi comunică nevoia de a reduce forța de muncă, conversațiile cu vești proaste pot determina angajații să se simtă dezamăgiți sau supărați. Atunci când acest tip de comunicare nu este tratat cu sensibilitate, lucrătorii pot deveni nemulțumiți și pot chiar dori să părăsească o organizație.

Dacă sunteți interesat mai mult de problemele de comunicare care pot apărea la locul de muncă, Connecteam are un ghid de depanare pentru a vă ajuta să găsiți soluții.

Să examinăm acum cum puteți construi practici de comunicare puternice în compania dvs.

Cum poți crea o comunicare excelentă în echipă?

Comunicarea eficientă la locul de muncă se bazează pe crearea unui mediu de lucru în care angajații se simt sprijiniți și în care informațiile și ideile circulă corect. Există zece moduri prin care puteți promova acest tip de comunicare la locul de muncă:

1. Creați rute de comunicare clare și simple

Dacă cineva din echipa ta are nevoie de o anumită informație, știe unde să meargă sau la cine să apeleze pentru a o găsi? O bună comunicare începe cu definirea tuturor modalităților în care vă relaționați cu echipa dvs., fie prin chat, e-mail, prezentări, întâlniri, recenzii de performanță sau orice altceva. Apoi, luați în considerare ce aveți nevoie pentru a comunica. Trebuie să-i ajuți pe membrii echipei să-și înțeleagă programul și turele? Trebuie să oferi instruire și liste de verificare pentru a ajuta lucrătorii să-și facă treaba?

Sunt șanse ca o bună comunicare în compania dumneavoastră implică multe tipuri de interacțiuni. Poate fi util să faceți o listă cu toate informațiile pe care trebuie să le partajați în organizația dvs. și cu modul în care comunicați în prezent. Dacă utilizați multe instrumente și platforme de comunicare, poate fi util să eficientizați. O soluție precum Connecteam, de exemplu, vă permite să dezvoltați programe, să oferi instruire, să discutați cu angajații într-o aplicație securizată și multe altele, totul într-o singură platformă care poate fi accesată de oriunde au angajații dvs. un computer sau un dispozitiv mobil. În acest fel, angajații tăi știu întotdeauna că pot obține toate informațiile de care au nevoie într-o singură locație. Un sistem sau un număr minim de sisteme înseamnă că se pierd mai puține lucruri și există o mai mare claritate cu privire la unde se pot întoarce angajații.

De asemenea, poate fi util să creați grafice sau o foaie de resurse în care angajații pot căuta unde să găsească anumite tipuri de informații. În acest fel, există un loc desemnat în care echipa ta poate apela dacă trebuie să determine unde să găsească un formular de resurse umane, o anumită resursă de formare online sau cu cine trebuie să vorbească despre o anumită problemă pe care o întâmpină.

2. Încurajați comunicarea bidirecțională

Cea mai bună formă de comunicare este cea care implică împărtășirea și ascultarea. Chiar dacă aveți angajați la distanță sau fără birou, acordați-vă timp pentru a cere feedback și pentru a vă întâlni în persoană sau prin videoconferință.

Când comunicați cu echipa dvs., angajați-vă într-o ascultare activă. Această idee a fost dezvoltată pentru prima dată în 1957 de Carl Rogers și Richard Farson și implică acordarea atenției într-un mod întruchipat, pozitiv și pe deplin prezent. Cu ascultarea activă, puteți îmbunătăți implicarea angajaților arătându-le membrilor echipei că vă abordați comunicarea cu concentrare, respect și o minte deschisă. Puteți exersa ascultarea activă împreună ca o echipă. Această metodă presupune:

• Eliminați toate distragerile înainte de a vă angaja într-o comunicare bidirecțională.
• Acordați atenție pe deplin și ascultați persoana care vorbește.
• Reținerea judecăților și evitarea întreruperii sau a vorbirii până când vorbitorul a încetat complet să vorbească.
• Lăsând să treacă un moment înainte de a răspunde.
• Verificați-vă corpul pentru a vedea dacă aveți reacții, cum ar fi o strângere a umerilor, în timpul conversației. Acest lucru vă poate împiedica să fiți reactiv. Daca observi corpul tau incordat, acorda-ti un moment in plus pentru a respira si apoi lucreaza pentru a mentine comunicarea placuta si profesionista.
• Rezumați și clarificați ceea ce s-a spus prin readucerea lui în propriile cuvinte, astfel încât să puteți fi sigur că înțelegeți ceea ce vi s-a transmis.
• Introduceți-vă propriile idei și răspunsuri numai după ce simțiți că ați înțeles ideile și perspectivele vorbitorului.

Dacă aveți angajați fără birou sau la distanță, comunicarea bidirecțională se bazează pe acces. O aplicație securizată, cum ar fi Connecteam Chat, permite lucrătorilor să vă contacteze atunci când au nevoie și vă permite să exersați ascultarea activă în chat-urile online unu-la-unu și în grup.

3. Înregistrați-vă regulat

Comunicarea eficientă nu se referă doar la modul în care comunici, ci și la cât de des . Doriți să găsiți un echilibru astfel încât să comunicați suficient de des pentru a face angajații să se simtă auziți, sprijiniți și implicați, dar nu atât de des încât angajații să se simtă enervați pentru că sarcinile lor de lucru sunt întrerupte de întâlniri frecvente. Pentru a comunica eficient în timp util, veți dori să configurați câteva tipuri de canale de comunicare:

• Canale asincrone: pentru informații de zi cu zi, instruire, actualizări și documente de care echipa dvs. are nevoie pentru a-și face treaba, aveți un loc online sau în persoană, unde toată lumea poate găsi cu ușurință ceea ce are nevoie, atunci când are nevoie. Fiecare articol ar trebui să fie etichetat clar și organizat eficient, astfel încât lucrătorii dvs. să poată găsi cu ușurință ceea ce au nevoie. Retrageți sau arhivați materiale mai vechi, învechite, astfel încât echipa dvs. să aibă întotdeauna la îndemână doar ceea ce are nevoie.
• Comunicare și colaborare în timp real: pot fi necesare întâlniri ale companiei, întâlniri de echipă și întâlniri individuale pentru a menține toată lumea la curent, pentru a anunța schimbări majore și pentru a colabora la proiecte sau pentru a oferi feedback privind performanța. Poate doriți să programați întâlniri în timp real trimestrial, lunar sau mai des, în funcție de dimensiunea echipei și de nevoile dvs.
• Comunicare sensibilă la timp: uneori, este necesară o comunicare urgentă cu privire la o întrerupere, un termen de urgență bruscă sau condițiile meteorologice care pot afecta munca. Urgența poate crea stres, așa că încercați să reduceți numărul de mesaje care necesită răspunsuri imediate dacă este posibil. Dacă trebuie să trimiteți ceva sensibil la timp, luați în considerare un sistem de comunicare în timp real, cum ar fi o aplicație de chat și trimiteți mesajul prin mai multe canale, cum ar fi e-mail și prin mesaje push, pentru a vă asigura că ajunge la toți cei care au nevoie de informațiile importante. .

4. Obțineți feedback despre comunicarea companiei

Pe măsură ce vă dezvoltați abilitățile de comunicare ca organizație, obțineți feedback despre nevoile și stilurile de comunicare. Întrebați-vă echipa despre ce ar putea dori să vadă: mai multe înregistrări, mai puține înregistrări? Întrebați dacă există anumite tipuri de informații sau de comunicare de care au nevoie, dar nu văd. Toată lumea se simte confortabil cu stilul de comunicare sau mai sunt probleme de rezolvat? Deși este posibil să nu reușiți să vă adresați preocupărilor tuturor, dacă vedeți că apare un model, este posibil să doriți să faceți modificări.

Mai presus de toate, veți dori să măsurați în mod regulat comunicarea în echipă. Observați mai puține confuzii, mai puțină frustrare și mai multă eficiență? Mai puține informații cad prin fisuri? Pentru a evalua corect, citiți ghidul nostru pentru măsurarea comunicării companiei dvs.

5. Faceți stiluri de comunicare în primul rând pe oameni

O modalitate de a comunica mai eficient este să elimini jargonul și să faci comunicările tale, atât în ​​persoană, cât și în text, mai plăcute. În loc să folosiți marcatori și fraze fragmentate, folosiți propoziții complete. În loc să folosiți jargon precum „schimbarea paradigmei” sau „cercul înapoi”, folosiți un limbaj mai simplu și mai clar, cum ar fi „schimbarea” sau „discutați din nou”. Dacă trebuie să utilizați acronime, scrieți-le mai întâi și includeți acronimul după aceea, astfel: „Diversitate, echitate și incluziune (DEI).” Scrierea ținând cont de publicul dvs. și utilizarea unui limbaj pe care l-ați folosi cu un contact profesionist vă poate face tonul să sune mai cald și mai captivant. De asemenea, vă poate face mesajul mai clar.

Când comunicați cu persoane sau echipe, faceți-vă mesajele personale, verificând persoana pe care o contactați prima. De exemplu, dacă începeți o întâlnire cu un membru al echipei, începeți prin a întreba cu adevărat „Ce mai faceți?” și ascultând pe deplin răspunsul. Crearea unui raport cu grija autentică pentru echipa dvs. poate face comunicarea mai ușoară, pe măsură ce vă cunoașteți publicul și nevoile acestuia.

6. Lucrați împreună la abilitățile personale în echipă

Lucrul colectiv asupra abilităților precum inteligența emoțională, abilitățile de vorbire și abilitățile de scriere vă poate ajuta să împărtășiți idei și informații mai eficient ca o echipă. Puteți angaja formatori pentru a desfășura sesiuni concepute pentru a vă îmbunătăți abilitățile de comunicare și pentru a stabili linii directoare pentru a comunica împreună. Aplicațiile de formare a angajaților vă permit să creați cursuri centrate pe abilitățile de comunicare și chiar să urmăriți participarea.

7. Creați o comunicare incluzivă

În conformitate cu Titlul I al Americans with Disabilities Act (ADA), angajatorii din SUA sunt obligați să facă acomodații rezonabile pentru lucrătorii care trăiesc cu dizabilități, ceea ce înseamnă că este posibil să aveți obligația de a vă face comunicarea accesibilă. Puteți oferi subtitrări pentru înregistrările întâlnirilor și puteți oferi note scrise, online, după discursuri sau comunicare verbală, astfel încât toți lucrătorii să poată accesa informațiile. Organizația Națiunilor Unite are un ghid online plin de idei suplimentare pentru a face comunicarea inclusivă, iar ADA are o imagine de ansamblu asupra comunicării eficiente.

8. Adresați-vă tuturor modurilor în care comunicați

S-ar putea să doriți, de asemenea, să vă gândiți la comunicarea inclusivă și eficientă la locul de muncă, luând în considerare cele patru tipuri principale de comunicare:

Comunicare verbală, inclusiv apeluri, prezentări și conversații interpersonale

Puteți exersa apelurile și prezentările înainte și la timp și le puteți revizui pentru a vă asigura că niciunul dintre limbi nu exclude pe nimeni. Oferiți pachete de diapozitive sau o versiune scrisă a prezentării pentru a permite tuturor lucrătorilor să revizuiască informațiile sau să le consulte după cum este necesar.

Comunicare scrisă, inclusiv e-mailuri, scrisori și rapoarte

Când scrieți, fiți conștienți de eticheta de scris bună: evitați, de exemplu, toate majusculele sau semnele de exclamare excesive. Verificați întotdeauna materialul înainte de a-l trimite pentru a vă asigura că nu conține erori sau expresii care ar putea deranja o parte din publicul dvs. De exemplu, evitați să folosiți termeni precum „pow-wow” și „bunic în”, deoarece au rădăcini în prejudecățile rasiale și pot face pe unii oameni să se simtă excluși. Rămâneți atenți la orice formulare care poate fi rasistă, capabilă, îmbătrânită sau dăunătoare în alt mod. Deoarece limbajul se schimbă mereu, poate fi util să consultați un ghid atunci când scrieți; Asociația Americană de Psihologie are o imagine de ansamblu utilă a limbajului incluziv. Dacă este posibil, cereți pe cineva să verifice materialele dvs. scrise pentru orice problemă înainte de a-l distribui.

Când trimiteți informații prin scris, luați în considerare modul în care poate fi accesată de cineva cu deficiențe de vedere. Există un software sau o aplicație pe care angajații o pot folosi și care citește notele scrise cu voce tare? Acest lucru îi poate ajuta nu numai pe cei care trăiesc cu deficiențe de vedere, ci și pe alți membri ai echipei. Având mai multe moduri de acces la informații, angajații pot alege modul care funcționează cel mai bine și se simte cel mai confortabil pentru ei.

Acolo unde este cazul, creați documente vii în care permiteți altora să comenteze, să adauge sau să editeze textul. Acest lucru permite feedback asincron care oferă tuturor șansa de a lua parte și oferă membrilor echipei o altă opțiune de comunicare.

Comunicare vizuală, inclusiv videoclipuri și fotografii

Când partajați fotografii și imagini, luați în considerare dacă imaginea ar putea provoca jignire. Sunt glume în detrimentul altcuiva? Dacă este o fotografie sau un videoclip cu toată lumea din echipă, aveți permisiunea tuturor de a le distribui?

Când partajați comunicarea vizuală, utilizați subtitrări sau o descriere a fotografiilor statice pentru a-i ajuta pe cei care trăiesc cu deficiențe de vedere. Acest lucru ajută, de asemenea, pe oricine folosește o conexiune la internet mai lentă și nu se poate uita cu ușurință la imaginile care se încarcă lent.

9. Abordați indicii de comunicare non-verbală

Comunicarea non-verbală, inclusiv postura, limbajul corpului și expresiile faciale, reprezintă 55% din mesajul tău, cu doar 7% din cuvintele pe care le folosești. Cu toate acestea, foarte puțini profesioniști sunt conștienți de impresia pe care o pot face.

Cu permisiunea altor participanți, înregistrați întâlniri și prezentări video pentru a vă evalua tonul vocii, tonul, gesturile și limbajul corpului. Obțineți feedback de la un antrenor sau de la alții din echipa dvs. Comunicarea ta non-verbală face mesajul tău greu de înțeles sau de implicat?

Lucrul cu un antrenor te poate face un vorbitor mai eficient. Un antrenor media vă poate ajuta, de asemenea, să stăpâniți limbajul corpului, expresia facială și încrederea pentru o mai bună comunicare verbală și non-verbală.

10. Fii conștient de propria ta comunicare internă

Comunicarea internă nu este adesea discutată atunci când vorbim despre comunicarea companiei, dar poate afecta modul în care interacționați cu ceilalți, uneori în moduri de care este posibil să nu le cunoașteți. Cu toții avem tendința de a crea „povestiri” despre ceea ce trăim. De exemplu, dacă cineva are brațele închise, putem interpreta acest lucru ca pe cineva supărat, chiar dacă nu este cazul. Poți face această presupunere fără a fi conștient de ea, iar interacțiunea ta cu cealaltă persoană poate fi afectată de interpretarea ta subconștientă.

Este nevoie de puțină practică pentru a deveni conștient de când îți spui povești. Un obicei bun pe care trebuie să-l înveți atunci când comunici cu oricine este să-ți pui frecvent (și în tăcere) câteva întrebări:

• Care sunt faptele despre această situație?
• Sunt cu adevărat fapte sau presupuneri?
• Ce poveste îmi spun despre această situație?
• Este adevărată povestea pe care mi-o spun, sau există o altă explicație posibilă?

Dacă vă surprindeți spunându-vă o poveste în loc să rămâneți la fapte, poate fi util să vă asumați cele mai bune intenții de la alții și apoi să clarificați. Uneori, dacă observați că vă deplasați în acest fel, puteți să vă verificați spunând ceva de genul acesta: „Dacă te aud corect, vrei să spui. . .dar mă trezesc interpretând lucrurile ca . . . Putem clarifica, te rog, pentru a ne asigura că sunt pe aceeași pagină?” Această abordare directă poate reduce comunicarea greșită, motiv pentru care ați putea dori să vă învățați întreaga echipă să o adopte.

Ultimul cuvant

Probabil că cea mai mare parte a zilei dvs. este petrecută fie primind informații, fie împărtășindu-le altora. Se întâmplă cabluri încrucișate, apeluri întrerupte și interpretări greșite, dar cu tehnici de comunicare eficiente în organizația dvs., puteți fi un loc de muncă în care membrii echipei beneficiază de claritate, informații în timp util și resurse de încredere atunci când au nevoie de ele.