Urmărire compatibilă a timpului: remedierea corectă cu ceasurile de timp

„Amintiți-vă că timpul este bani” , scria Benjamin Franklin în eseul său din 1748. Acest lucru este valabil mai ales pentru lumea afacerilor;a pierde timp înseamnă a pierde bani, a fi învins de concurență și a fi lăsat în praf. Salarizarea este cea mai mare cheltuială a majorității companiilor, deoarece majoritatea angajaților sunt plătiți la oră.

Înainte rapid de la Ben Franklin și-a scris eseul, acum este 2021 și valul tehnologic este la apogeu. Este timpul să schimbăm, în sfârșit, foaia de pontaj pe hârtie pentru o soluție software inteligentă de urmărire a timpului. De fapt, multe afaceri, la fel ca a ta, fac schimbarea. Nu lipsește tehnologia de urmărire a timpului; variind de la aplicații mobile la sisteme biometrice portabile cu integrare a sistemului de salarizare.Deși alegerea celui potrivit pentru afacerea dvs. poate fi descurajantă, nu este vorba doar de potrivirea nevoilor afacerii dvs. cu o soluție.

Când vine vorba de gestionarea timpului și a prezenței, trebuie să vă asigurați că compania dumneavoastră respectă toate regulile și reglementările guvernamentale. În plus, vorbim despre oameni aici, așa că soluția pe care o alegeți trebuie să fie ușor de utilizat și confortabilă, precum și compatibilă cu sistemele existente.

Înainte de a discuta despre numeroasele aplicații (și despre câteva provocări) ale sistemelor de urmărire a timpului, este de ajutor să înțelegem ce anume determină companiile să adopte această soluție față de alternative.

De ce aveți nevoie de un ceas de timp în afacerea dvs

Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA) cere companiilor să păstreze înregistrări exacte ale orelor de lucru ale angajaților, dar permite proprietarilor să aleagă propria metodă de cronometrare.

„Angajatorii pot folosi orice metodă de cronometrare pe care o aleg. De exemplu, ei pot folosi un ceas, pot avea un cronometru să țină evidența orelor de lucru ale angajaților sau să le spună lucrătorilor să-și scrie propriile ore în înregistrări. Orice plan de cronometrare este acceptabil atâta timp cât este complet și precis.” – DOL

Regulile de conformitate FLSA cer să păstrați documentația de urmărire a timpului de lucru timp de cel puțin doi ani și trebuie să fie ușor disponibilă pentru inspecția reprezentanților guvernamentali.Așadar, sigur, puteți folosi foile de pontaj pe hârtie sau cărțile perforate, dar rețineți că acestea nu numai că provoacă o mulțime de bătăi de cap administrative, ci pot fi ușor deplasate sau pierdute sau pot include erori.

„Înregistrările pe care se bazează calculele salariale ar trebui păstrate timp de doi ani, adică fișele de pontaj și biletele de muncă la bucată, tabelele de salariu, orarele de muncă și de timp și înregistrările adăugărilor sau deducerilor din salarii. Aceste înregistrări trebuie să fie deschise pentru inspecție de către reprezentanții Diviziei, care pot cere angajatorului să facă prelungiri, calcule sau transcriere. Evidențele pot fi păstrate la locul de muncă sau într-un birou central de evidență.” – DOL

În plus, dacă lucrați la un contract guvernamental, DCAA (Agenția de Audit a Contractelor de Apărare) este obligată să se asigure că compania dumneavoastră respectă regulile necesare de cronometrare și contabilitate, numite cerințe DCAA. Acest lucru este cunoscut sub numele de conformitate DCAA.

Nu vrei să afli că ai pierdut toate evidențele privind timpul de lucru al angajaților din ultimul an într-o inundație de canalizare sau că un angajat nemulțumit să ardă toate cărțile perforate ale colegilor săi (da, se întâmplă și asta). Pe lângă neplăcerile cauzate de pierderea datelor, acest tip de situație vă poate cauza multe probleme atunci când agenții guvernamentali decid să treacă la un audit surpriză.

Potrivit FLSA,angajații trebuie să fie plătiți la timp și jumătate pentru orele lucrate peste 40 într-o săptămână .Ei sunt plătiți pentru acea perioadă în salarii normale pe oră și cu o jumătate suplimentară din rata lor obișnuită de salariu. Eșecul de a calcula și a plăti orele suplimentare poate fi foarte dăunătoare pentru afacerea dvs., chiar dacă guvernul nu vine să bată. Este nevoie doar de un angajat nemulțumit care crede că l-ai plătit nedrept. Nu este deloc neobișnuit; conform cercetărilor efectuate de NERA,42% din cauzele cu salariile și orele de judecată sunt legate de ore suplimentare, așa că încercați să nu fiți dat în judecată.

Reglementările FLSA cer să plătiți ore suplimentare chiar și atunci când nu sunt autorizate, ceea ce poate deveni foarte scump. Un sistem care vă avertizează asupra angajaților care lucrează neautorizat ore suplimentare are potențialul de a vă economisi destul de mulți bani. Cu datele potrivite la îndemână, s-ar putea chiar să descoperi că este mai rentabil să angajezi un alt lucrător decât să plătești orele suplimentare celor pe care îi angajezi deja .

De ce doriți un ceas de timp în afacerea dvs

Deși urmărirea manuală a timpului încă există și este folosită în unele părți ale lumii, tehnologiile au evoluat mult și s-au adaptat pentru a depăși cele mai populare cronometrare, și în special provocările și erorile legate de salarizare.

Urmărirea orelor plătibile ale lucrătorilor dvs. folosind foi de calcul sau (Doamne ferește!) de hârtie poate fi suficientă dacă aveți o mică afacere locală și resursele pe care să le investiți în gestionarea calculelor foilor de pontaj atunci când este timpul să scrieți cecurile.

Deși scrierea lor durează cu siguranță ceva timp. Potrivit Score.org, 17% dintre întreprinderile mici angajează 6-10 ore pe lună pe statul de plată, în timp ce 11% petrec mai mult de 10 ore în fiecare lună.

Acum imaginați-vă că atunci când forța de muncă crește într-un ritm exponențial, deoarece afacerea dvs. are un succes atât de revoltător, nu doriți să fiți nevoit să opriți sărbătorile pentru a vă așeza cu zeci (sau sute) de rapoarte de prezență și un calculator în poală.

Deoarece sunteți genul de manager care își propune succesul și planuri pentru viitor, probabil că doriți să verificați o soluție simplă, dar scalabilă înainte ca aceasta să devină urgentă.

De obicei, puteți spune cât de mult va trebui să plătiți angajații dvs. la sfârșitul lunii (sau săptămânii), uitându-vă la programul de lucru și făcând calcule. Dar ce se întâmplă când o epidemie bruscă elimină un număr aleatoriu de angajați în fiecare zi, forțându-și colegii să lucreze peste program? Cât de mult va trebui să plătiți pentru orele suplimentare și concediul medical se poate schimba din oră pe măsură ce angajații sună bolnavi .

Un software inteligent de ceas de timp vă poate ajuta să calculați în timp real cheltuielile cu salariile lucrătorilor și să calculați automat totalurile săptămânale sau lunare - astfel încât să vă puteți ajusta bugetul în consecință și să evitați surprizele nedorite când este timpul să plătiți sau să plătiți în exces prin greşeală.

Mai mult decât ceasul de intrare și ieșire

Soluțiile de urmărire a timpului de astăzi nu sunt ceasul de perforare al bunicului tău pe podeaua unei fabrici. Sistemele de astăzi includ o varietate de caracteristici și abilități, menite să faciliteze angajaților dvs. raportarea cu exactitate a orelor de lucru și să monitorizați și să gestionați mai ușor prezența și eficiența.

Aflați care sunt cele mai bune 15 soluții de urmărire a timpului aici.

Înainte de a alege soluția de implementat în afacerea dvs., luați în considerare nevoile afacerii dvs. și natura relației sale cu angajații.De exemplu, dacă aveți o echipă relativ micăde angajați dedicați și onești, implementarea unui sistem biometric de ceas orar ar fi o risipă masivă de bani, deși pare cool și futurist .

Unele caracteristici merită luate în considerare pentru majoritatea companiilor, indiferent de conformitate sau de nevoile specifice ale afacerii.

Unul dintre principalele avantaje ale aplicațiilor pentru ceasuri de timp este că angajații au șanse mai mari să își înregistreze cu acuratețe orele de lucru atunci când o fac în timp real. Dar ce se întâmplă atunci când aveți angajați pe teren, lucrători fără birou sau angajați la distanță, care nu se pot alinia la ceasul de la birou?

Multe dintre soluțiile de cronometru oferite astăzi permit accesul securizat pe mai multe canale la sistemele de urmărire a timpului, permițândangajaților să intre și să iasă de pe dispozitivul lor mobilsau computerul desktop (dacă au unul). Unii oferă chiar și geofencing, astfel încât să știți nu numai când a intrat angajatul, dar pot face acest lucru doar dintr-o locație desemnată.

Chiar dacă se întâmplă să utilizați un ceas fizic, posibilitatea de a accesa sistemul de la distanță este utilă. Angajații pot folosi o aplicație pentru a efectua cronometraj dacă au uitat, iar managerii pot verifica în timp real ce angajați sunt în prezent înregistrați. În plus, cele mai multe ceasuri online etichetează, de asemenea, locația GPS a angajatului, astfel încât să fii sigur că se aflau cu adevărat la fața locului când au marcat și ieșit, în loc să iei o cafea de la Starbucks, la aproximativ 5 mile distanță.

Când vine vorba de gestionarea unei forțe de muncă în creștere, automatizarea procesului de salarizare cât mai mult posibil devine o prioritate.O conexiune bună între ceasul dvs. de timp și alte sisteme de resurse umane economisește timp și bani , dar nu numai.Asigurarea fluxului de informații fără probleme și a proceselor definite clar în sistem poate preveni pierderea datelor, duplicarea înregistrărilor și posibila manipulare a angajaților.

În plus, a nu fi nevoit să-și urmărească angajații pentru a-și preda foile de pontaj, pare că visul perfect a devenit realitate. Folosirea unei aplicații pentru ceasul de timp face ca întregul proces să fie mai rapid, mai precis și mai puțin consumator de timp.

Multe dintre soluțiile de urmărire a timpului oferite astăzi permit trimiterea notificărilor automate către angajați și/sau manageri în condiții specificate. De exemplu,un manager poate fi anunțat dacă un angajat a lucrat peste 40 de ore în această săptămână și acum are ore suplimentare.Angajații pot fi anunțați dacă sunt înregistrați în afara orelor de ture prestabilite .

Aceste notificări pot fi livrate prin e-mail, notificare de aplicație mobilă sau mesaj text și pot preveni discrepanțe și erori atunci când este timpul să numărăm orele lucrate.

După cum am menționat, ceasurile moderne de timp depășesccu mult sistemele cu carduri perforate .Unele soluții oferă urmărirea timpului bazată pe sarcini, permițându-vă să plătiți un salariu diferit pentru diferite sarcini, să măsurați eficiența angajaților și să vă optimizați forța de muncă.

Gestionarea factorului uman

Tehnologic sau nu, principala sursă de probleme cu timpul și prezența sunt oamenii. Noi, oamenii, suntem în mod inerent imperfecți, anxioși și uneori necinstiți. Sigur, faci tot ce poți și nu faci niciodată compromisuri cu lucrătorii tăi. În ciuda acestui fapt, există câteva obstacole comune în drumul către integrarea ceasului de timp inteligent.

Oamenilor nu le place să se simtă spionați. Angajații care sunt obișnuiți să-și raporteze propriile ore de lucru sau pur și simplu nu le place sentimentul de a avea valoarea lor pentru locul de muncă cuantificată pe oră, ar putea manifesta rezistență față de ceasul orar nou introdus. În plus, deoarece ceasurile de timp sunt de obicei percepute ca fiind mai benefice pentru angajator, mai degrabă decât pentru angajat, mulți lucrători le consideră inutile. Există o serie de moduri de a trata această problemă.

Mai întâi, creați o politică privind ceasul de timp pentru afacerea dvs. și cereți angajaților să o citească și să o semneze ca parte a proceselor lor de integrare. În plus, încercați să atenuați preocupările angajaților comunicând beneficiile pe care le oferă un sistem inteligent de urmărire a timpului.

În cele din urmă, și cel mai important, vezi cum fac marile companii. Una dintre cele mai mari provocări pentru companiile mari cu mii de angajați este implementarea unei schimbări interorganizaționale. Nu e de mirare, cum vei face ca mii de angajați să accepte o schimbare în modul în care fac lucrurile?

De fapt, o întreagă disciplină numită managementul schimbării a fost dezvoltată pentru a crea cele mai bune practici pentru promovarea schimbării organizaționale.Concluzia este că, dacă vrei să-ți îmbunătățești angajații cu un nou ceas de timp sau cu orice schimbare, mai întâi trebuie să-i implici pe angajațișisă-i faci să se simtă investițiîn compania ta și în obiectivele acesteia . Lucrătorii angajați sunt lucrători mai productivi și mai fericiți.

Atât este bunul simț. Cu toate acestea, lucrătorii implicați pot deveni și „ambasadori ai schimbării” și vă pot ajuta să promovați schimbarea organizațională.

Aceasta este logica din spatele popularității Facebook. Odată ce toți prietenii tăi au fost la bord cu noile rețele sociale, nu ai vrut să fii lăsat în urmă.Dacă puteți include un grup inițial de angajați la bord, ambasadorii dvs. de schimbare, noul software de timp și prezență nu vor fi lăsați în urmă de restul angajaților dvs.

Iată cum introduci cu succes un nou ceas orar angajaților tăi:

1. Prezentați noul ceas orar unui eșantion de angajați despre care credeți că vor fi receptivi.
2. Rugați-i să testeze ceasul pentru o perioadă scurtă de probă.
3. Învățați din experiența de încercare.
4. Creați anticipare pentru noul ceas cu restul angajaților dvs. care nu au fost „aleși” pentru pilotul inițial.
5. Lansați noul ceas orar pentru toți angajații dvs.

Urmați acești pași și vă garantăm că angajații dvs. vor adopta noua soluție de ceas.

Dacă nu ați întâlnit niciodată angajați care trișează cu orele de lucru raportate, ați putea crede că „buddy pumn” este un nume de cod pentru un „Fight Club”. Nu este, dar la fel ca „Clubul de luptă”,prima regulă a „buddy pumnul” este că angajații nu vorbesc despre buddy pumn și alte tehnici de furt.

Există mai multe modalități de a combate practica de a da cu pumnul și a ieșit pentru un coleg de muncă în încercarea de a te fura literalmente:

1. Puteți solicita selfie-uri pentru a-l folosi pentru a vă asigura că numele de pe marcajul de timp și chipul din imagine se potrivesc.
2. Puteți lua în considerare geofencing-ul sau urmărirea geografică live breadcrumb ca parte a rutinei dvs. de urmărire a timpului.
3. Puteți merge până la utilizarea ceasurilor biometrice cu perforare.
4. Introduceți ceasuri portabile pentru a preveni furtul de ore.

Din experiența noastră,cea mai bună soluție nu este una tehnică, ci mai degrabă una culturală. O definiție clară a practicilor de urmărire a timpului interzis, cum ar fi lovirea cu pumnul pe prieteni în politica de urmărire a timpului semnată de angajații, și o politică detoleranță zero pentru prezență și furtul de timpde orice fel , sunt cea mai bună cale de urmat.

Cu toate acestea, rețineți că o aplicație de ceas orar poate eticheta locația angajatului atunci când acesta înregistrează și iese ceasul și, în plus, aplicația nu rotunjește nicio secundă sau un minut. Orele sunt calculate din momentul în care angajatul tău intră și până în momentul în care iese.

Angajații buni sunt mai preocupați de calitatea muncii lor decât de precizia raportării orelor de lucru. Așadar, nu este de mirare că chiar și cei mai dedicați lucrători neglijează uneori să pună și să pună pumn, chiar și atunci când știu că li se cere să facă acest lucru prin politica de orar al companiei. Acest lucru poate deveni dezordonat atunci când procesul de intrare și ieșire nu este suficient de ușor sau ușor de ignorat, aveți un număr mare de angajați și șansele ca cineva să uite să bată ceasul sunt mari...

Acest lucru se numește „scurgere de timp” și este de fapt o problemă uriașă pentru multe companii – cu peste 38% din veniturile potențiale facturabile pierdute din cauza timpului petrecut în e-mailuri, întâlniri și întârzieri în completarea foilor de pontaj, companii care pot rezolva acest lucru. problema și soluționați-o va câștiga considerabil cu o creștere a veniturilor de până la 61%.

Majoritatea soluțiilor online de urmărire a timpului permit managerilor și/sau angajaților să se conecteze la sistem pentru a actualiza și modifica înregistrările (în funcție de permisiuni, desigur) atunci când este necesar. De asemenea, aceste sisteme păstrează, de obicei, o evidență istorică a acestor modificări în scopuri de conformitate.

În plus, o aplicație de ceas orar vă permite să trimiteți o notificare push angajaților tăi cu o jumătate de oră sau la orice oră pe care o alegeți, înainte ca aceștia să intre, astfel încât să li se reamintească să facă acest lucru!

O soluție puternică și robustă de urmărire a timpului, cum ar fi Connecteam, oferă proprietarilor de afaceri abilitatea de a urmări angajații care sunt înregistrați pe parcursul zilei cu urmărire geografică Breadcrumbs live și efect minim asupra planului lor de date sau a duratei de viață a bateriei. Acest lucru oferă angajaților aflați în mișcare o plasă de siguranță de rezervă dacă li se întâmplă ceva pe parcursul zilei și oferă managerilor și proprietarilor de afaceri o supraveghere completă a locului (și când) se află angajații lor.

Concluzie privind urmărirea timpului conform

Este adevărat (și destul de evident) că diferitele afaceri au cerințe diferite. Unii au angajați care lucrează pe teren și care pot să intre și să iasă de la distanță. Alții doresc să nu mai aibă o linie la ceasul de perforare la sfârșitul zilei de lucru, angajații care așteaptă să vină rândul lor să plece.

Există câteva alte lucruri pe care trebuie să le ții cont înainte de a alege un ceas. Este important să rețineți că trebuie să respectați reglementările, mai ales dacă lucrați în baza unui contract guvernamental. În plus, un ceas robust va avea capacitatea de a înregistra orele suplimentare și chiar de a notifica managerii dacă un angajat se apropie de ore suplimentare. Puteți primi chiar și notificări push în timp real trimise angajaților dvs. pentru a le reaminti să lucreze înainte de a intra în ore suplimentare. Alegând ceasul potrivit, veți fi mai ușor să procesați mai eficient și mai rapid foile de pontaj și salariile, în special prin integrarea QuickBooks Online și Gusto de la Connecteam. În plus, nu vor exista surprize pentru că veți putea calcula digital orele angajaților în timp real. Reducand astfel erorile manuale de pix si hartie sau foile de timp pierdute.

Un ceas puternic de timp va permite, de asemenea, conducerii să urmărească timpul pe care un angajat l-a petrecut pe sarcini, oferind managementului informații valoroase despre modul în care timpul este petrecut de către angajați la ceas. Cu ceasul potrivit, puteți elimina complet pumnul cu pumnii și furtul de timp. Economisind astfel o mulțime de bani pentru compania dumneavoastră în timpul furat.

Dacă angajaților le este greu să se integreze cu noul tău sistem de urmărire a timpului, revizuiește pașii menționați mai sus pentru a te asigura că angajații tăi vor fi entuziasmați și așteaptă cu nerăbdare noua schimbare care va avea loc. Încercați noul sistem cu doar câțiva angajați, creați hype și anticipare pentru noua tehnologie și apoi lansați noul ceas orar pentru toți angajații dvs.

Rețineți că nu există „o singură mărime”, dar chiar dacă nu sunteți în căutarea unor caracteristici suplimentare în soluțiile de urmărire a timpului alese, trebuie totuși să respectați legile federale ale muncii. O sarcină mult mai ușoară cu soluțiile de ceas orar online.

Începeți să urmăriți cu acuratețe orele angajaților cu Connecteam astăzi!

Probă gratuită de 14 zile, nu este necesar un card de credit.

Începe perioada gratuită de testare