Creșteți-vă compania de curățenie cu aplicația de servicii de curățenie de top

Înființarea unei companii de curățenie poate fi o decizie profitabilă, deoarece există multă muncă cu multă cerere, plus cheltuieli generale reduse și niciunul dintre costurile de operare obișnuite. Cu toate acestea, gestionarea unei companii de curățenie vine cu propriul set de provocări. De la angajarea și formarea celei mai bune echipe, planificarea și perturbarea unui program eficient, urmărirea cu acuratețe a timpului pentru un salariu ușor, menținerea unei comunicări interne sănătoase, implicarea clienților repeți și asigurarea satisfacției clienților, iar lista ar putea continua.

Mulți proprietari de afaceri de curățenie au descoperit că bazarea pe creion și hârtie sau chiar pe foi de calcul Excel cu mesaje text nesfârșite și grupuri WhatsApp dezordonate nu funcționează. Doar că nu o taie! Având în vedere progresele tehnologice, apelarea la o soluție digitală pentru a gestiona operațiunile zilnice este o idee deloc.

Sute de companii de curățenie folosesc Connecteam pentru a combate provocările de zi cu zi ale conducerii unei companii de curățenie. Ca atare, am creat un ghid bazat pe utilizarea lor pentru a vă ofericele mai bune practici pentru a depăși provocările și a extinde afacerea dvs. de curățenie.

Provocări cu care se confruntă companiile de curățenieînainte de Connecteam

• Rapoartele de pe teren sunt adesea deplasate

„Când un agent de curățenie trebuie să trimită un raport, cum ar fi un formular de confirmare a curățeniei, de obicei nu îl primesc decât mai târziu în acea zi, dacă am noroc. Și dacă au făcut o greșeală sau au uitat să semneze formularul, trebuie să-i urmăresc pentru a obține aceste informații, așa că îmi ia de două ori mai mult timp să procesez informațiile.”

„Uneori, angajații mei îmi trimit confirmări prin mesaj text, care devine greu de urmărit și este pur și simplu foarte dezordonat!”

• Urmărirea orelor poate duce la erori

„Urmărirea timpului și salarizarea îmi pot lua o zi întreagă sau două, pentru că trebuie să cernuiesc sute de foi Excel sau mâzgăleți pe hârtie și, uneori, pot apărea greșeli. Nu este deloc eficient.”

„Este doar un joc de ping pong fără sfârșit cu angajații mei dacă prind o greșeală sau am nevoie de ei să-și ia ore.”

• Atribuirea schimburilor durează ore

„Dacă se deschide o tură, trebuie să caut un înlocuitor, iar jonglarea cu atât de mulți angajați și locații face din această sarcină o corvoadă pe care vreau să o evit cu adevărat.”

• Integrarea este lungă și consumatoare de timp

„Am nevoie de noi agenți de curățenie care să funcționeze în aceeași zi, dar în schimb suntem blocați într-o cameră și pierdem o zi întreagă doar trecând prin lucruri mărunte precum ceea ce este în manualul angajaților. Este o risipă totală când jumătate din noii mei angajați renunță în prima lună.”

• Comunicarea internă este dezordonată

„Când trebuie să trimit o actualizare urgentă, fie trebuie să-mi sun pe toți agenții de curățenie unul câte unul, fie să organizez o conferință telefonică, fie trimit mesaje text, dar habar nu am cine a primit mesajul sau chiar m-am obosit să-l citesc.”

„Curățătorii mei se chinuie să mă apuce uneori pentru că sunt atât de ocupat să gestionez o duzină de sarcini diferite, până când mă întorc la ele, este deja irelevant.”

• Oferirea celui mai bun serviciu pentru clienți poate fi dificilă

„Există multă concurență acolo și îmi doresc foarte mult să am un avantaj competitiv, dar am nevoie de un instrument care să mă ajute să gestionez totul, astfel încât să mă pot concentra pe imaginea de ansamblu.”

Abia când am găsit aplicația de servicii de curățare a Connecteam, cele mai mari provocări ale noastre au devenit treptat un lucru din trecut! – Servicii BnB Curate

Citiți mai multe despre experiența BnB Clean Service cu aplicația de servicii de curățare Connecteam aici.

Cum îi ajută Connecteam pe managerii de curățenie să facă față provocărilor la locul de muncă

1. Automatizați listele de verificare, rapoartele și formularele zilnice

Operațiunile de zi cu zi sunt o funcție de bază pentru gestionarea eficientă a companiei dvs. de curățenie, prin urmare listele de verificare și rapoartele sunt utilizate în mod obișnuit pentru a reduce frecarea din activitățile de zi cu zi, pentru a automatiza fluxul de informații, a îmbunătăți timpul de răspuns și pentru a construi supravegherea.

Următoarele sunt exemple de liste de verificare și formulare pe care companiile de curățenie le creează în mod regulat:

• Formular de confirmare pentru curatenie
• Liste de verificare pentru curățenia zilnică
• Liste de verificare săptămânale pentru curățenie
• Liste de verificare lunare pentru curățenie
• Inspecția locului sau a instalației
• Returul echipamentului și comanda echipamentului
• Biletul de comandă de reparație
• Raportează o problemă
• Lista de verificare a numărului de inventar
• Formular de comandă stoc (articole și cantitate)
• Formular de retragere a stocurilor
• Aprobarea serviciului clienți
• Raport de incident
• Rambursarea cheltuielilor
• Analiza performanței angajaților

Toate listele de verificare, rapoartele și formularele sunt înregistrate digital, pot fi partajate cu ușurință ca PDF sau pot fi, de asemenea, exportate în Excel. În plus, nu există o limită a numărului de documente stocate și numărul de trimiteri nu afectează prețul.

În plus, le puteți împărtăși cu clienții dvs., astfel încât aceștia să simtă mai bine că nevoile lor sunt îndeplinite.

2. Urmăriți cu precizie orele

Urmărirea timpului este disponibilă pe smartphone-ul unui angajat, astfel încât urmărirea timpului și fișele de salarizare sunt mult mai ușor de gestionat cu precizie.

• Ceas simplu de intrare și ieșire cu ștampilă de locație GPS
• Trimiterea de mementouri automate pentru a se asigura că angajații fac intrare și ieșire la timp
• Folosind etichete, atașamente pentru schimburi și note pentru a ști exact cât timp a fost alocat fiecărui client sau tipului de muncă
• Pentru a gestiona și a aproba cererile de concediu și concediu
• Exportarea fișelor de salarizare, pe tură sau ca total.
• Integrare cu QuickBooks Online și Gusto pentru procesare simplă și simplă a salariilor

3. Alocați cu ușurință ture și apeluri de service

Pentru expedierea și gestionarea apelurilor unui utilizator al serviciului, companiile de curățenie se bazează pe funcția de programare a locurilor de muncă a Connecteam pentru a oferi cu ușurință și toate informațiile relevante curățătorilor dintr-un singur loc:

• Alocarea de curățenți pentru servicii pe baza diferitelor cerințe
• Furnizarea tuturor informațiilor relevante, inclusiv ora, adresa și instrucțiunile speciale pentru fiecare locație și client.
• Trimiterea de mementouri și notificări pentru a ne asigura că personalul de curățenie sosește la timp și, de asemenea, pentru a anunța managerul dacă cineva întârzie.
• Păstrarea înregistrărilor privind ora și locația ceasului de intrare și de ieșire și activarea notelor și comentariilor de schimb atunci când sunt necesare informații suplimentare.
• Aflați când angajații vin și completează o tură – în plus, angajații pot adăuga imagini și comentarii pentru fiecare tură, dacă este necesar.
• Permite angajaților să accepte sau să respingă ture (opțional – poate fi dezactivat).

4. Asigurați conformitatea la toate nivelurile

Conformitatea este o necesitate pentru majoritatea companiilor de curățenie, prin urmare formularele „Citiți și semnați” și cursurile de perfecționare periodice sunt obișnuite. Toate documentele sunt înregistrate și trimise automat ca copie PDF către e-mail-uri predefinite prin intermediul aplicației, plus orice formular poate fi personalizat și rapoartele rezumative pot fi exportate în orice moment.

• Confirmarea manualului angajatului
• Utilizarea de materiale periculoase
• Sanatate si siguranta
• Acord uniform
• Politica de hărțuire sexuală
• Raport de constatare a incidentului
• Alte documente citite și semnate.

5. Încadrați-vă eficient la bord și instruiți-vă personalul

Companiile de curățenie se confruntă adesea cu o rată de rotație ridicată și trebuie să aibă un nivel de serviciu de vârf pentru fiecare loc de muncă, prin urmare, este important să utilizați Connecteam pentru a vă simplifica procesul de integrare. Cu aplicația, totul este mai eficient și mai rapid.

• O scrisoare oficială de bun venit la bord
• Lista de verificare a noilor angajați
• Formular de informații personale
• Forme de conformitate și verificarea securității
• Comanda uniformă a angajatului și formularul de acord
• Acord de confidentialitate
• Declarația vacanțelor rezervate în avans
• Citiți și semnați formularele adecvate

În afară de integrare, este important să vă instruiți personalul de curățenie ori de câte ori este necesar, astfel încât să nu existe lacune de cunoștințe. Companiile de curățenie folosesc Connecteam pentru a urmări progresul unui angajat și pentru a crea materiale de instruire pe lucruri precum:

• Instruire pentru sănătate și siguranță
• Instruire privind utilizarea corectă a materialelor periculoase
• Formare privind hărțuirea sexuală
• Utilizarea și întreținerea echipamentelor
• Teste și chestionare.

Aflați mai multe aici despre instruirea eficientă pentru personalul dvs. de curățenie.

6. Îmbunătățiți comunicarea internă

Comunicarea internă nu este atât de ușor de realizat atunci când angajații tăi sunt împrăștiați și nu stau într-o singură locație. Prin urmare, Connecteam facilitează depășirea acestei provocări, incluzând funcții precum:

• Directorul angajaților: este ușor să găsiți detaliile de contact ale unui angajat sau client, doar căutând numele, locația, titlul și multe altele.
• Grupuri și canale de chat: creați un grup intern pentru locurile de muncă sau echipele mici, astfel încât să fie mai ușor pentru toată lumea să păstreze legătura.Angajații se pot anunța reciproc dacă un drum este închis sau dacă nu mai au un produs și dacă cineva este în apropiere să ajute.
• Notificări push și actualizări în timp real : atât pentru anunțuri formale, cât și informale, cum ar fi actualizări de resurse umane, o scrisoare de la CEO, recunoașterea angajaților sau actualizări privind politica companiei și altele.Faceți un pas mai departe și trimiteți feedback uimitor de la un client tuturor angajaților dvs. pentru a vă ajuta să vă ridicați moralul.

7. Acces facil la protocoalele companiei

Pentru a asigura conformitatea la nivel general, este necesar să aveți toate protocoalele companiei disponibile la un clic pe un buton. În plus, atunci când actualizați un protocol, trebuie să o faceți o singură dată în aplicația serviciilor digitale de curățare și toată lumea are versiunea actualizată. Gata cu imprimarea a zeci de copii fizice și deranjarea angajaților.

• Proceduri de operare standard (SOP)
• Protocoale de siguranță și urgență
• Proceduri de curățare a covoarelor
• Manualul angajatului
• Codul de etică
• Politica privind hărțuirea sexuală
• Politică uniformă

8. Îmbunătățiți siguranța la locul de muncă

Companiile de curățenie își ridică standardele de siguranță și creează o conștientizare „în primul rând siguranța”, permițând angajaților să raporteze în timp real, să pună la dispoziție informații despre siguranță și să comunice subiecte legate de siguranță. Unele dintre cele mai bune practici includ:

• Raportare rapidă și ușoară: în timp real, este ușor pentru angajați să trimită rapoarte despre pericole sau incidente, iar supervizorul relevant primește imediat raportul pentru evaluare ulterioară.
• Resurse digitale de siguranță: asigurarea faptului că toate protocoalele, sfaturile și resursele de siguranță sunt disponibile într-un clic, împreună cu „lecții învățate”, constatări de incidente și sfaturi periodice de siguranță.
• Instruire continuă privind siguranța: trimiterea periodică a materialelor de instruire către angajați pentru a vă asigura că nu există lacune de cunoștințe și că angajații sunt la curent cu anumite actualizări, plus este ușor să trimiteți chestionare pentru a vă asigura că conținutul a fost înțeles.Administratorul poate urmări progresul și poate trimite un memento pentru a finaliza antrenamentul.
• Comunicarea siguranța pe primul loc: printr-o atingere, puteți distribui și comunica actualizări și protocoale legate de siguranță, cum ar fi rapoarte de găsire a incidentelor, actualizări și ghiduri privind utilizarea materialelor și echipamentelor periculoase, actualizări în timp real și multe altele.

9. Eficientizarea nevoilor de resurse umane

Echipele de resurse umane și directorii preferă să automatizeze procesele și să obțină un control mai bun asupra problemelor legate de forța de muncă prin:

• Recomandați un prieten: este ușor să recomandați prieteni pentru o poziție la companie, pentru a ajuta la îmbunătățirea numărului de recrutare.
• Gestionarea cererilor de concediu sau concediu medical: angajații primesc o actualizare instantanee dacă o cerere a fost aprobată sau respinsă.
• Formular de informații personale: atunci când înregistrați noi angajați, este ușor să obțineți informații personale, informații de contact, contact de urgență, documente precum formulare fiscale, act de identitate cu fotografie și multe altele.
• Actualizarea informațiilor de contact: primiți instantaneu o actualizare pentru informațiile unui angajat, cum ar fi numele, adresa, contul bancar și multe altele.
• Sondajele de satisfacție a angajaților sau evaluările performanței.

Connecteam este o adevărată soluție de management all-in-one, care include numeroase capabilități pentru a vă extinde afacerea. În plus, prețul nu îți face o gaură în buzunarul din spate. Începeți planul dvs. gratuit astăzi!