Cum să creați o factură consolidată pentru plăți mai rapide

Pentru freelanceri și proprietarii de afaceri mici, timpul este cu adevărat bani. Din păcate, există unele aspecte ale lucrului pentru tine care necesită timp, dar nu generează direct venituri, cum ar fi crearea de facturi, ținerea evidenței plăților și generarea de chitanțe. Găsirea modalităților de a vă economisi timp pentru aceste sarcini vă permite să vă concentrați pe munca pentru care vă vor plăti clienții.

Folosirea facturilor consolidate este o modalitate inteligentă de a simplifica și accelera procesul de facturare. Trimiterea unei singure facturi care să cuprindă toată munca depusă pentru un client într-o perioadă stabilită vă poate ajuta să rămâneți organizat și să vă creșteți eficiența. În plus, procesul de creare a unei facturi consolidate este simplu, iar implementarea acesteia în proiectele tale independente sau de afaceri mici nu ar putea fi mai ușoară.

În acest articol, vom explica ce sunt facturile consolidate, de ce pot fi utile și cum să le creați cu Hiveage. Să ajungem la asta!

O introducere în facturarea consolidată (și de ce ar trebui să le folosiți)

O factură consolidată este atunci când facturați unui client pentru toată munca efectuată într-o perioadă de timp predeterminată. De exemplu, un scriitor independent ar putea trimite o factură unui client pentru toate articolele pe care le-a scris pe parcursul unei luni, în loc să trimită o factură separată pentru fiecare articol individual. Indiferent dacă scriitorul a completat două articole în acea lună sau în doisprezece, tot ar trimite doar o singură factură.

S-ar putea să găsiți facturile consolidate deosebit de utile dacă dvs. sau compania dvs. vă aflați frecvent în următoarele situații:

• Aveți clienți repetați care plasează în mod regulat comenzi pentru mai multe produse sau servicii.
• Deseori lucrați la proiecte pe termen lung pentru clienți, care conțin mai multe etape care ar trebui facturate fiecare ca servicii sau produse individuale.
• Oferiți un serviciu continuu și vă taxați clienții pe oră și doriți să le facturați pentru toate orele pe care le-ați lucrat într-o anumită perioadă de timp.

După cum probabil vă puteți imagina, utilizarea facturării consolidate ajută la simplificarea procesului de facturare a clienților și vă îmbunătățește eficiența. Veți economisi timpul petrecut cu crearea facturilor individuale, deoarece va trebui să le adunați mai rar. Având mai puține fișiere pe care să le urmăriți, vă va ajuta, de asemenea, la organizarea și gestionarea fișierelor. Dacă trebuie vreodată să recuperați o factură, veți avea mai puține fișiere de sortat.

Cu toate acestea, poate cel mai semnificativ beneficiu al facturilor consolidate este potențialul lor de eficientizare a procesului de plată. Trimiterea multor facturi către un client într-o perioadă scurtă de timp poate fi o rețetă pentru facturile pierdute și plățile ratate.

Pe de altă parte, este mai puțin probabil ca clienții să piardă evidența unei singure facturi, ceea ce înseamnă că nu ar trebui să pierdeți timp urmărind clienții pentru a asigura plățile lipsă. Acest lucru ajută, de asemenea, clienții să evite facturile restante și să rămână organizați — există doar o singură dată de facturare de care trebuie să țină evidența și un ciclu de facturare fix — ceea ce probabil le va lăsa cu o bună impresie despre cum este să lucrezi cu afacerea ta.

Cum se creează o factură consolidată (în 3 pași)

Din fericire, crearea unei facturi consolidate este destul de simplă. În plus, Hiveage oferă mai multe instrumente care vă pot ajuta pe parcurs. Să dezvăluim ceea ce va trebui să luați în considerare atunci când configurați prima factură consolidată.

Pasul 1: Determinați ciclul de facturare a facturii

Când lucrați cu clienți repetați sau la proiecte în derulare de lungă durată, este important să determinați din timp ciclul de facturare pe care îl veți utiliza pentru facturile consolidate. Va fi util pentru clienții dvs. să știe când vă așteptați la plățile lor. În plus, un ciclu de facturare definit vă asigură că nu așteptați câteva luni înainte de a vă vedea primul salariu.

Ciclurile de facturare pe care le stabiliți vor trebui să aibă sens pentru dvs., clienții și afacerea dvs. Ciclurile lunare și de 30 de zile sunt totuși obișnuite și pot fi ușor de urmărit pentru tine și clienții tăi. Cel mai bine este să nu vă prelungiți ciclurile, deoarece acest lucru va afecta fluxul constant de venituri către afacerea dvs.

Pasul 2: Păstrați înregistrări detaliate pentru facturi

Este extrem de important să păstrați înregistrări cuprinzătoare și clare ale timpului pe care îl petreceți lucrând la fiecare proiect, împreună cu orice servicii sau produse pe care le puteți oferi clienților dumneavoastră în timpul fiecărui ciclu de facturare. Veți avea nevoie de aceste informații atunci când vă creați facturile consolidate.

O soluție simplă este să vă urmăriți orele într-o foaie de calcul sau pe un calendar. Cu toate acestea, dacă doriți să simplificați cu adevărat acest proces, puteți profita și de funcțiile convenabile de urmărire ale Hiveage. Printre altele, Hiveages vă permite să întrerupeți și să porniți ceasul atunci când vă luați pauze de la serviciu și să salvați șabloane pentru sarcinile pe care le abordați în mod regulat (pentru o păstrare ușoară a evidenței).

Pasul 3: scrieți factura (în loc de facturi multiple)

Odată ce toate informațiile necesare sunt colectate și sfârșitul ciclului de facturare a fost atins, puteți introduce orele, serviciile și produsele într-o factură și o puteți trimite clientului. Asigurați-vă că includeți:

• Datele ciclului de facturare
• O listă detaliată cu ceea ce percepeți clientul
• Cât de mult percepeți clientul pentru fiecare element rând
• Totalul facturii (inclusiv orice taxe și taxe relevante)

Dacă vă faceți griji că ați uitat ceva, luați în considerare utilizarea generatorului de facturi de la Hiveage, care include câmpuri pentru toate informațiile pe care va trebui să le furnizați clienților dvs. În plus, dacă v-ați urmărit timpul cu Hiveage, puteți pur și simplu să vă convertiți înregistrările într-o factură, făcând procesul rapid și ușor.

Concluzie: Cum să utilizați facturile consolidate

Conducerea afacerii dvs. ar trebui să fie despre a face bani, nu de a gestiona documentele. Folosirea facturilor consolidate vă oferă mai mult timp de alocat aspectelor afacerii dvs. care sunt cele mai importante pentru dvs., mai degrabă decât procesului de facturare. În plus, este un sistem mai simplu, care este mai convenabil atât pentru tine, cât și pentru clienții tăi.

Cel mai bine, puteți consolida facturile în doar trei pași:

1. Stabiliți perioada de facturare a facturii
2. Păstrați înregistrări detaliate
3. Scrie-ți factura

Aveți întrebări despre cum să utilizați eficient facturile consolidate? Spune-ne în secțiunea de comentarii de mai jos!