5 Cazuri de utilizare pentru managementul conținutului pentru întreprinderi de luat în considerare

Am reunit cinci cazuri de utilizare pentru managementul conținutului, la care să vă gândiți atunci când vă gândiți dacă să investiți într-o soluție de management al conținutului pentru întreprinderi (ECM).

Patru dintre acestea sunt oferite de DocuWare, unul dintre partenerii tehnologici ai Impact Networking. Pentru a citi mai multe studii de caz DocuWare, vă rugăm să urmați acest link.

De ce Enterprise Content Management?

De ce au nevoie organizațiile de astăzi de un sistem ECM pentru operațiunile lor?

Gestionarea conținutului pentru întreprinderi ajută companiile să digitalizeze, să controleze și să automatizeze fluxurile de lucru pentru informații structurate și nestructurate, cum ar fi facturi, CV-uri, documente fiscale, e-mailuri și multe altele.

După cum vă puteți imagina sau știți deja, posibilitatea de a gestiona aceste informații în mod eficient și eficient printr-o soluție care este centralizată este importantă pentru o organizație modernă concentrată pe îmbunătățirea capacităților sale digitale.

Odată cu volumul de date prezent chiar și în întreprinderile mici astăzi, necesitatea de a le gestiona în mod corespunzător crește și nevoia de fluxuri de lucru care sunt simplificate prin soluții precum ECM-urile devine tot mai evidentă în fiecare an.

Postare conexă: De ce managementul conținutului pentru întreprinderi este esențial pentru afacerea dvs

Cazul de utilizare #1: Avance (nonprofit)

Avance are sediul în San Antonio și operează aproximativ 30 de centre de educație pentru copilărie în San Antonio și în alte orașe.

Aceste centre de educație trebuie să comande o cantitate mare de rechizite (fie că este vorba despre formulă, scutece sau mobilier) și, ca urmare, există o mulțime de comenzi care trebuie urmărite.

Înainte de a implementa un ECM, organizația s-a bazat exclusiv pe procese bazate pe hârtie, care, prin propria recunoaștere, au făcut ca procesul de aprobare și achiziție să fie lent și ineficient.

Aceste procese bazate pe hârtie, în cea mai mare parte referitoare la formularele de comandă de achiziție pe hârtie, ar trebui trimise prin poștă interoficială sau prin FedEx - ambele practici incredibil de consumatoare de timp.

După digitizarea acestor procese cu un sistem de management al conținutului, a fost folosit un script de automatizare pentru a calcula și raporta toate achizițiile restante, permițând organizației să aibă o imagine exactă și actualizată a comenzilor în așteptare și a fondurilor de grant rămase.

De asemenea, au economisit o cantitate substanțială de spațiu fizic după ce au îndepărtat o multitudine de dulapuri de dosare noi redundante, beneficiind locurile de muncă și angajații care le folosesc.

Cazul de utilizare #2: Advantage Credit (finanțare)

Advantage Credit oferă servicii de raportare a creditelor creditorilor ipotecari, brokerilor și băncilor.

Înainte de digitizare, ca și Avance, compania se bazase în mare măsură pe procesele pe hârtie.

Din acest motiv, organizația a întâmpinat dificultăți enorme în păstrarea angajaților, deoarece nu a fost capabilă să ofere nicio flexibilitate lucrătorilor în ceea ce privește munca la distanță.

Rezultatul a fost un nivel problematic de rotație a angajaților, care s-a înrăutățit după mai bine de un deceniu în industrie, mulți lucrători în curs de maturizare dorind flexibilitate.

Într-un efort de a aborda aceste preocupări ale forței de muncă, a fost căutată o strategie de transformare digitală, iar introducerea unui sistem de management al conținutului pentru întreprinderi a fost un aspect central al acesteia.

Advantage avea nevoie de o soluție de gestionare a documentelor care să fie sigură și capabilă să digitizeze documente pe hârtie pentru preluare, partajare și colaborare.

După implementarea sistemului ECM, compania a reușit să atingă toate aceste obiective și, ca urmare, a putut oferi oportunități de lucru la distanță angajaților.

Advantage Credit a reușit să-și mute 90% din forța de muncă către lucrul la distanță, reducând costurile cu chiria biroului cu 65%, îmbunătățind productivitatea cu 50% și, cel mai important, îmbunătățind reținerea angajaților cu 100%.

Cazul de utilizare #3: Ewart-Ohlson (producție)

Ewart-Ohlson Machine Company lucrează cu mașini cu control numeric computerizat (CNC), producând piese pentru industria aerospațială, energetică, siderurgică și auto.

Compania a fost fondată în 1942 și a respectat de mulți ani reglementările de conformitate cu AS9100 pentru datele și informațiile lor.

Deoarece toate documentele înainte de digitizare au fost achiziționate manual, acestea trebuiau stocate și securizate într-o locație fizică - de obicei, un dulap de dosare la fața locului.

Când personalul trebuia să facă referire la un document, de exemplu în scopuri de control al calității sau pentru o solicitare a clientului, căutarea documentelor a fost laborioasă și lentă.

Cu până la 300 de pagini de documente care trebuiau depuse în fiecare săptămână, este ușor de înțeles de ce aceasta a devenit o problemă care trebuia rezolvată mai devreme decât mai târziu.

După implementarea unui sistem de management al conținutului, Ewart-Ohlson nu numai că a putut oferi acum un acces mult mai eficient la documentația necesară pentru personal, ci și pentru clienți. Pe scurt, ceea ce era o slujbă de 30 de minute durează acum mai puțin de una.

În plus, ECM a putut să adere la reglementările necesare, astfel încât informațiile să poată fi gestionate, accesate și partajate, rămânând în conformitate.

Cazul de utilizare #4: Orașul Oakfield (guvern)

Oakfield este un oraș din statul New York și este guvernat de biroul orașului Oakfield.

Înainte de a se lansa într-un plan de transformare digitală, orașul Oakfield s-a bazat pe stocarea manuală a tuturor documentelor oficiale în birourile sale.

Menținerea înregistrărilor exclusiv pe hârtie a însemnat ca biroul să adauge continuu spațiu fizic pentru a le stoca și li s-a cotat un preț de 300.000 USD pentru a adăuga o cameră de păstrare a înregistrărilor în acest scop.

Știind că aceasta era o situație care nu va necesita decât mai multe cheltuieli și extindere în viitor, orașul Oakfield a decis un curs de digitalizare ca alternativă.

După adoptarea unei soluții de management al conținutului pentru întreprinderi, administrația locală a orașului a reușit să stocheze peste 40.000 de documente existente în stocare în cloud.

Aproximativ 300 de documente noi sunt scanate în sistem în fiecare lună, iar acum, datorită sistemului său de stocare în cloud, biroul guvernamental din orașul Oakfield poate să înregistreze în siguranță și să acceseze cu ușurință date sensibile și nesensibile.

Cazul de utilizare #5: Watertech of America

Watertech of America oferă programe de tratare a apei în Wisconsin, Minnesota, Iowa și nordul Illinois.

Watertech pune un accent mare pe ceea ce se referă la „ecologism practic”, care caută să îmbine durabilitatea cu eficiența pentru clienții săi.

Din păcate, sistemele de documentare ale Watertech nu erau sustenabile și, în scurt timp, micul lor birou adăpostea aproximativ 40 de dulapuri pline cu documente pe hârtie.

Acest lucru a cauzat un grad mare de ineficiență în procesele operaționale ale companiei, așa că au căutat un sistem de management al conținutului pentru a atenua acest punct de durere.

După ce Impact Networking a efectuat un audit de descoperire și a făcut recomandările corespunzătoare pentru a pune în aplicare strategia Watertech de gestionare a documentelor, a fost implementat un ECM și procesele de documentare ale companiei au fost digitizate.

Acest lucru a permis organizației să renunțe la utilizarea exclusivă a proceselor pe hârtie și, în schimb, să treacă la un depozit digital mai eficient și mai sigur pentru a captura și stoca date și informații.

Fără îndoială, cred că implementarea DocuWare cu Impact a fost unul dintre cele mai bune lucruri din cei 12 ani pe care i-am făcut în companie. – Jon Tiegs, Vicepreședinte, Watertech of America.

Concluzie

Există mai multe cazuri de utilizare care pot informa decizia unei companii de a implementa o strategie pentru adoptarea managementului de conținut al companiei.

Utilizarea principală și cea mai evidentă este reducerea sarcinilor pe hârtie, manuale, consumatoare de timp, care costă în mod obișnuit companiile timp și bani.

Nu numai că ECM poate îmbunătăți eficiența proceselor operaționale prin digitizarea acestora, dar fluxurile de lucru de automatizare pot fi adăugate pentru a merge și mai departe, iar standardele de conformitate cu datele pot fi atinse cu ușurință cu soluții moderne.

În plus, cazurile de utilizare în afara scăderii dependenței de procesele manuale, cum ar fi flexibilitatea sporită a modului în care datele pot fi gestionate, înseamnă că organizațiile care implementează sisteme ECM se pot bucura de o structură a procesului de flux de lucru care este raționalizată și eficientă.

Sperăm că aceste cazuri de utilizare pentru managementul conținutului v-au oferit să înțelegeți de ce companiile implementează ECM-uri și vă încurajăm să vizitați partenerul nostru, DocuWare, pentru mai multe cazuri de utilizare ale managementului conținutului.

Abonați-vă la blogul nostru pentru a primi informații lunare despre tehnologia de afaceri și pentru a fi la curent cu marketingul, securitatea cibernetică și alte știri și tendințe tehnologice.