Planul tău de urgență: ce este și cum să faci unul

Tu, ca proprietar de afaceri, habar n-ai ce se află după colț. Ar putea fi o ruină financiară totală (sper că nu), sau chiar ceva de genul unei pandemii globale!

Oricare ar fi dezastrul, averea unei companii se poate schimba dramatic, deraiindu-vă complet operațiunile.

Și, prin urmare, aveți nevoie de un plan de urgență.

Adică un plan de rezervă, pentru fiecare eventualitate.

Să dezvăluim exact ce este un plan de urgență, beneficiile acestuia și cum să folosiți instrumentele potrivite pentru a vă crea propriul plan.

Definiția unui plan de urgență

Pe scurt, un plan de urgență este un plan bine gândit care acoperă toate domeniile companiei tale.

Este conceput pentru a remedia erori relativ mici înainte ca acestea să devină dezastre în toată regula.

Sigur, probabil că ați auzit deja de termenul „Plan B”. Și exact asta este. Planul „de urgență” se întâmplă să fie termenul profesional.

Atunci când este executat corespunzător, un plan de urgență vă ajută compania să se redreseze în cel mai scurt timp. Nu numai asta, dar este și conceput pentru a preveni apariția din nou a unor probleme similare.

De ce este important un plan de urgență?

O concepție greșită clasică pe care o au companiile este următoarea: dacă faci o greșeală, poți pur și simplu să o repari și atunci nu se va mai întâmpla niciodată. Cu toate acestea, realitatea este că această automulțumire înseamnă că problema va continua să revină din nou și din nou. Dacă acest lucru nu este gestionat corespunzător, aceste probleme recurente pot avea consecințe devastatoare, inclusiv închiderea afacerii.

După cum au demonstrat ultimii câțiva ani, viața profesională și personală se pot schimba atât de repede și, totuși, companiile ar putea să nu fie încă pregătite pentru aceste schimbări. Studiile arată că 39% dintre profesioniștii în resurse umane nu aveau un plan de urgență în vigoare pentru a face față COVID-19 la începutul pandemiei. Acest lucru, împreună cu diverse alte motive, arată cât de important este să gândiți rapid și să aveți planuri de urgență în vigoare.

• Ajută la reducerea daunelor afacerii – un plan de urgență oferă companiilor un avans, reducând la minimum daunele potențiale. De exemplu, dacă lucrați în retail și un produs trebuie rechemat, un plan de urgență va asigura că nu toți managerii de magazine trebuie să se ocupe de el. Să presupunem că trei clienți se plâng de același articol. Administratorii magazinelor trebuie pur și simplu să elimine articolul în cauză și să informeze clienții despre eliminarea acestuia. Acest plan de urgență va proteja în cele din urmă reputația magazinului.
• Compania ta revine mai repede – nu se poate nega că pandemia ne-a luat pe toți pe nepregătiți. Deoarece companiile au suferit, au recuperat și au reproiectat diverse fluxuri de lucru în era post-pandemie, ele au planuri de urgență în vigoare în cazul în care un eveniment de această amploare se va întâmpla din nou. Și acest lucru se aplică practic în toate scenariile. Odată ce aveți o procedură în vigoare, va fi mai rapid de implementat data viitoare.
• Angajații cresc în încredere – planurile de urgență asigură că chiar și cel mai nou angajat este pregătit pentru o problemă potențială. Personalul poate ajunge pur și simplu la muncă fără a fi nevoit să-și facă griji, deoarece vor ști deja cum să gestioneze diverse posibilități. De exemplu, dacă lucrați în construcții și aveți un plan de urgență în vigoare pentru un pericol de siguranță, atunci echipa dvs. știe deja cum să îl gestioneze în viitor pentru a se asigura că nimeni altcineva nu este expus la acesta.

5 pași pentru a crea un plan de urgență

Adevărul să fie spus, elaborarea planului tău de urgență nu este ușoară. Este nevoie de timp și este rezultatul unei cercetări detaliate și al unui brainstorming. Iată câțiva pași esențiali pe care toți managerii ar trebui să-i urmeze atunci când construiesc un plan de urgență.

În primul rând, este important să stai ca o echipă și să decizi care crezi că ar putea fi provocările potențiale cu care te confrunți ca companie. În calitate de manager, lucrurile pe care le considerați a fi provocări ar putea fi diferite de cele cu care se confruntă angajații dvs. în fiecare zi. Prin implicarea lor în procesul de brainstorming, toți membrii echipei pot fi pe aceeași pagină. Dacă toți membrii echipei nu pot participa la o întâlnire, puteți deschide oricând o casetă de sugestii pentru a vă asigura că vocea tuturor este auzită, într-un fel sau altul.

Împuterniciți personalul să facă sugestii pentru planul dumneavoastră de urgență

Află mai multe

Odată ce ați identificat provocările/riscurile cheie, puteți începe să înțelegeți de ce se întâmplă. Apoi puteți găsi soluții pentru aceste probleme, astfel încât să nu se mai repete. În pregătirea pentru orice incident viitor, notați contactele de urgență pe care membrii personalului ar trebui să le sune. De asemenea, puteți nota procedurile planului de urgență și ce resurse ați putea avea nevoie pentru fiecare.

Odată ce ați enumerat procedurile planului dumneavoastră de urgență, va trebui să le enumerați în ordinea priorităților. Oricare ar fi industria, siguranța ar trebui să fie întotdeauna în fruntea listei. De exemplu, dacă lucrați în construcții, trebuie să decideți cum ar trebui să fie amenajate schelele. Dacă schela este construită necorespunzător, atunci procedura de siguranță va fi executată în conformitate cu planul de urgență. Avertizând lucrătorii în avans îi va împiedica de la expunerea la pericole, salvând potențial vieți în acest proces.

Pentru ca planul tău de urgență să fie cât mai eficient posibil, este timpul să scapi de lianții mari care le iau managerilor ore întregi pentru a găsi procedurile potrivite. Aplicații precum Connecteam au tot ce aveți nevoie, astfel încât personalul dvs. să aibă acces ușor la procedurile de urgență și să avertizeze alți membri ai echipei înainte să apară potențiale provocări.

• Membrii echipei pot folosi caseta de sugestii pentru a trimite idei pentru planul de urgență, îmbunătățind implicarea angajaților.
• Cu centrul de cunoștințe al Connecteam, puteți încărca toate procedurile împreună cu imagini, videoclipuri etc. Acest lucru vă va ajuta echipa să știe exact ce trebuie să facă atunci când apare o situație. Angajații pot vedea vizual ce trebuie să facă fără a fi nevoiți să meargă înainte și înapoi cu managerii prin apeluri telefonice. În caz contrar, își pot contacta managerul prin comunicare internă (1:1 sau chat de grup).

• Utilizați managementul sarcinilor pentru a permite membrilor echipei să execute planul de urgență urmând proceduri.
• Trimiteți actualizări pentru a vă informa întreaga echipă că planul de urgență este gata de citit și urmat dacă este necesar. Angajații trebuie să citească fiecare pagină înainte de a trece mai departe, asigurându-se că toți au citit-o și au înțeles-o.
• Programarea schimburilor îndepărtează sarcina mentală și posibilitatea unei erori umane. De exemplu, această caracteristică alertează automat angajații despre conflicte. Managerii pot vedea cine este disponibil/indisponibil dacă se întâmplă cel mai rău scenariu și se pot asigura că toate turele necesare sunt completate.
• Utilizați formulare/liste de verificare pentru a vă asigura că totul este verificat în prealabil, minimizând potențialul de eroare umană. Trimiteți cu ușurință angajaților formulare de evaluare a riscurilor. Acest lucru este benefic în special pentru lucrătorii din domeniul securității și din domeniul sănătății.

Chiar și atunci când planul dumneavoastră de urgență este gata să fie lansat, este important să îl revizuiți și să vă asigurați că este cât se poate de eficient și eficient. Pe măsură ce compania dvs. crește, la fel ar trebui și planul dvs. de urgență. Este o lucrare în proces care va trebui evaluată și editată în timp.

De exemplu, dezastrele naturale și pandemiile globale pot impune managerilor să schimbe procedurile în conformitate cu protocolul de sănătate și siguranță.

Concluzia planurilor de urgență

Când totul este spus și făcut, un plan de urgență nu trebuie să fie ceva pentru care angajații au nevoie de ore de pregătire. De asemenea, nu necesită strângerea tuturor angajaților într-o singură cameră, ceea ce poate fi deosebit de dificil pentru lucrătorii fără birou.

Adevărul este că nu va trebui să imprimați planul de urgență pe o grămadă de foi. În schimb, pur și simplu utilizați o aplicație all-in-one pentru a vă pune planul în mișcare și pentru a face modificările relevante pe măsură ce mergeți.

Odată ce utilizați Connecteam, nu vă veți mai întreba ce este un plan de urgență sau cum veți remedia o gamă largă de probleme viitoare. Vă veți întreba următoarele: „De ce nu am creat unul mai devreme?”