Cum să creați un program PTO (Paid Time Off) pentru afacerea dvs

Înainte de a angaja un nou angajat, ar trebui să aveți deja o politică de concediu plătit. Această politică joacă un rol important în atragerea de noi angajați, în creșterea angajamentului și a productivității și este încorporată în cultura companiei. Acum, nu vi se cere să oferiți concediu plătit, totuși, mai mult de 60% dintre angajații micilor întreprinderi au acces la PTO (concediu plătit) pentru vacanțe, vacanțe și boală - dar în funcție de starea în care vă aflați, regulile și politicile pot varia.

Nu este un secret pentru nimeni că PTO poate fi greu de stabilit, motiv pentru care răspundem la cele mai arzătoare întrebări despre PTO. În acest blog, analizăm ce este PTO, avantajele și dezavantajele, regulile diferite în funcție de stat și cum să creați un program PTO care funcționează cel mai bine pentru compania dvs. și angajații dvs.

Ce este PTO?

Perioada liberă plătită sau timpul liber personal (PTO) combină zilele de boală, zilele de vacanță și zilele personale pentru ca angajații să le folosească după cum doresc, au nevoie sau doresc. Ori de câte ori un angajat are nevoie sau dorește să-și ia timp liber, politica PTO îi permite să folosească un număr de timp ca ore plătite și este la latitudinea angajatului să folosească acest timp după cum dorește. De la a-și ridica copiii, a lăsa un reparator, a merge la medic și așa mai departe. Modul în care angajatul folosește acest timp nu este treaba angajatorului.

Care este diferența dintre PTO și vacanță?

Cel mai frecvent, atunci când un angajat își ia concediu de muncă, o face cu o vacanță. Acum, o vacanță este plătită liberă care este luată fără condiție, ceea ce înseamnă că salariile sunt datorate din cauza legilor de stat sau a politicii angajatorului și, de asemenea, angajatul are libertatea de a decide când este luată vacanța și din ce motiv.

PTO, pe de altă parte, este orice moment în care un angajat este plătit în timp ce nu lucrează. Practic, este orice concediu plătit. PTO este mult mai larg decât o vacanță, deoarece o vacanță este practic un exemplu de PTO, dar PTO nu este tocmai o vacanță. Un PTO fără vacanță include concediu de maternitate, sarcina de juriu, concediu medical sau plata de concediu.

Este obligat angajatorul să ofere PTO ca beneficiu pentru angajat?

Deloc. La nivel federal, angajatorii nu sunt obligați să ofere PTO angajaților lor. Având în vedere acest lucru, statul, județul și orașul dvs. pot avea cerințe fixe privind concediul și perioada de boală. Rețineți că aceste legi se schimbă în mod constant, așa că asigurați-vă că verificați site-ul web al Departamentului Muncii al statului dvs. și site-urile web ale județului și orașului pentru a fi la curent cu regulile care se pot aplica afacerii dvs.

Angajatul și Angajatorul sunt protejați

Înainte de PTO, este posibil ca angajații tăi să fi mințit despre modul în care își foloseau timpul liber. De exemplu, și-au dus copiii la medic sau au trebuit să lase un reparator să intre toată ziua, dar au afirmat că este o zi de boală. Cu PTO, angajații dvs. au mai multă flexibilitate pentru a crea un echilibru sănătos între viața profesională și viața privată și nu se simt presați să inventeze povești, în schimb, pot fi sinceri cu privire la timpul lor.

Managerii trebuie să se asigure că au orientări clare în vigoare atunci când vine vorba de politica lor PTO. Includeți acest lucru în manualul angajatului, astfel încât echipa dvs. să se poată referi la politica PTO după cum este necesar. Orientările vor clarifica procesul, de exemplu, PTO trebuie solicitat cu două zile înainte, cu excepția cazului în care angajatul este grav bolnav.

Înainte de a vă implementa politica PTO, asigurați-vă că angajații înțeleg de ce aceasta este noua politică și explicați procesul de gândire din spatele acesteia, astfel încât să nu reziste noii politici. Acest nivel de transparență ajută la asigurarea adoptării fără probleme.

Pot oferi diferite politici PTO diferiților angajați?

Da, angajatorilor li se permite să ofere diferite politici de concediu plătit diferiților angajați. Cu toate acestea, motivul NU POATE fi din cauza discriminării (rasă, sex, religie etc.). În plus, rețineți că fiecare stat are propriile limitări și este posibil să nu permită anumite politici de concediu plătit, așa că asigurați-vă că verificați ce este și ce nu este. permis.

Mai jos sunt cele mai frecvente scenarii pentru a avea nevoie sau a dori să ofere diferite politici de concediu plătit diferiților angajați:

• Mandat: PTO poate fi diferit pentru angajații care au lucrat mai mult timp la companie.De exemplu, un nou angajat poate primi doar 14 zile de PTO pentru primul an. În timp ce un angajat care este în companie de peste trei ani are 21 de zile de PTO.
• Promoții: mai mulți angajați seniori sau angajați care au fost promovați recent, pot primi mai multe zile de PTO.
• Angajații cu normă întreagă vs. cu normă parțială: când vine vorba de angajarea angajaților cu normă întreagă sau cu normă parțială, numărul de PTO poate varia.De exemplu, un angajat cu normă întreagă poate începe cu 14 zile, în timp ce un angajat cu normă parțială începe cu 10 pentru anul.

Care sunt legile de stat privind PTO și timpul de vacanță?

Când vine vorba de vacanță, există numeroase legi de stat. De exemplu, acestea acoperă:

• Salariile câștigate: Unele state consideră timpul de concediu acumulat drept salariu câștigat și solicită angajatorului să plătească acest lucru atunci când un angajat este eliberat.
• Folosiți-l sau pierdeți-l: unele state permit unei politici de vacanță să aibă o „date de expirare”.
• O combinație a celor două.

Statele nu cer angajatorului să le acorde angajaților concediul plătit, cu toate acestea, majoritatea reglementează PTO. Majoritatea statelor au o politică de concediu plătit care se aplică numai timpului de concediu câștigat.

Chiar dacă statul dumneavoastră necesită sau nu o plată acumulată pentru concediu, vi se cere să o abordați în politicile companiei. Aceasta înseamnă că puteți alege politica care vi se potrivește cel mai bine dvs. și angajaților dvs. atunci când vine vorba de plata timpului acumulat.

Care sunt legile PTO pe stat?

California

Angajatorii nu au voie să implementeze o politică de folosire sau pierdere, cu toate acestea, ei pot include un plafon la angajamente. Angajatorii sunt obligați să plătească salariații care au fost eliberați pentru concediul acumulat în salariul final. În California, plata de concediu este o formă de salariu pe care un angajator poate alege să o ofere angajaților.

Legea privind timpul acumulat din California se aplică timpului de vacanță sau timpului de vacanță care este combinat cu timpul de boală conform unei politici PTO.

Pentru mai multe informații, consultați site-ul web al statului California.

Colorado

În Colorado, angajatorii trebuie să-și plătească angajații pentru timpul de concediu acumulat atunci când sunt eliberați. Plata de concediu este considerată o formă de salariu în Colorado. De asemenea, această lege se aplică doar perioadei de vacanță și nu timpului de boală.

Pentru mai multe informații, consultați site-ul web al statului Colorado.

Illinois

Angajatorilor nu li se permite politica de folosire sau pierdere în Illinois. Cu toate acestea, este reglementat. Angajatorii au voie să solicite angajaților să folosească timpul de concediu până la o anumită dată, dar numai dacă angajatului i se acordă o perioadă rezonabilă de timp.

În plus, legea din Illinois impune angajatorilor să ofere plăți PTO angajaților care au fost eliberați.

Pentru mai multe informații, vizitați site-ul Illinois.

Indiana

În Indiana, angajatorii sunt obligați să-și plătească angajații pentru timpul de concediu acumulat atunci când angajatul este eliberat. Cu toate acestea, politica de concediu este lăsată la latitudinea angajatorilor să decidă, iar angajatorii pot specifica condiții pe care să le îndeplinească angajații pentru a primi plata acumulată pentru concediu.

Pentru mai multe informații, vizitați site-ul web al statului Indiana.

Louisiana

Louisiana nu permite angajatorilor să plătească angajații pentru timpul liber acumulat. În schimb, cere angajatorilor care oferă concediu plătit să plătească timpul acumulat atunci când un angajat este eliberat.

Pentru mai multe informații, consultați politicile Louisiana.

Maryland

În Maryland, angajatorii nu sunt obligați să plătească angajații pentru timpul liber acumulat. Cu toate acestea, angajatorii sunt obligați să plătească angajaților pentru timpul de vacanță neutilizat dacă angajatorul nu are o politică de confiscare care prevede altfel.

Pentru mai multe informații, consultați site-ul web al statului Maryland.

Massachusetts

În Massachusetts, angajatorii nu pot să-și forțeze angajații să renunțe la timpul câștigat, ei pot stabili politici de utilizare sau pierdere. Angajatorii pot stabili o dată de expirare a concediului acumulat, însă aceasta trebuie să fie rezonabilă. În plus, angajatorii pot limita perioada de concediu acumulată sau câștigată de angajați.

Angajatorii din Massachusetts trebuie, de asemenea, să ofere plăți de concediu acumulate angajaților care au renunțat la companie.

Pentru mai multe informații, consultați politicile Massachusetts.

Montana

În Montana, angajatorii care oferă concediu plătit angajaților lor nu pot avea și politici de utilizare sau pierdere. Cu toate acestea, ele pot limita limita a cât poate acumula un angajat. În plus, angajatorii trebuie să plătească angajații pentru orice timp de concediu acumulat atunci când sunt eliberați de la companie.

Pentru mai multe informații, accesați site-ul web al statului Montana.

Nebraska

Angajatorii din Nebraska nu pot stabili o politică de utilizare sau pierdere. Angajații care sunt eliberați trebuie să fie plătiți pentru timpul de concediu câștigat și nefolosit.

Pentru mai multe informații, vizitați site-ul Nebraska.

New York

În New York, angajatorii nu sunt obligați să plătească angajații pentru timpul liber acumulat. Cu toate acestea, angajatorii sunt obligați să plătească angajaților pentru concediul acumulat atunci când sunt eliberați de la companie, cu excepția cazului în care au o politică care prevede altfel.

Pentru mai multe informații, consultați site-ul New York.

Carolina de Nord

În Carolina de Nord, angajatorii nu sunt obligați să plătească angajații pentru timpul liber acumulat. În plus, angajatorii sunt obligați să plătească angajaților pentru concediul acumulat atunci când angajatul este eliberat de la companie dacă politica companiei nu abordează ceea ce se întâmplă cu acesta.

Pentru mai multe informații, consultați site-ul web al statului Carolina de Nord.

Dakota de Nord

Legea Dakota de Nord prevede că angajații au dreptul la plata de concediu neutilizată atunci când sunt eliberați de la companie, totuși există unele excepții.

Angajatorii cu angajați care părăsesc voluntar compania pot reține plata de concediu acumulată dacă:

• Angajatorul-a furnizat angajatului o notificare scrisă despre condițiile plății PTO.
• Salariatul a lucrat pentru angajator mai puțin de un an.
• Angajatul a dat angajatorului un preaviz cu mai puțin de cinci zile.

Pentru mai multe informații, consultați site-ul web al statului Dakota de Nord.

Oregon

În Oregon, angajatorii sunt obligați să includă timpul de concediu acumulat în salariul final al angajatului lor, dacă politica este deschisă interpretării.

Pentru mai multe informații, consultați site-ul web al statului Oregon.

Wisconsin

Angajatorii din Wisconsin pot stabili dacă vor oferi sau nu plata de concediu acumulată atunci când un angajat este eliberat de la companie. Cu toate acestea, angajatorii care nu au o politică scrisă de confiscare sunt de obicei responsabili pentru plata concediului neplătit al angajatului.

Pentru mai multe informații, consultați site-ul web al statului Wisconsin.

Wyoming

În Wyoming, angajatorii nu sunt obligați să plătească angajații pentru timpul liber acumulat. Angajatorii trebuie, de asemenea, să plătească angajații care au fost eliberați pentru timpul de concediu acumulat dacă nu au o politică scrisă de confiscare care a fost recunoscută de angajat.

Pentru mai multe informații, accesați site-ul web al statului Wyoming.

Beneficiile oferirii unei politici PTO

Când vine vorba de a oferi o politică de concediu plătit, atât angajații, cât și angajatorii beneficiază.

Beneficii PTO pentru angajați:

• Angajații pot folosi PTO la discreția lor și nu sunt bombardați cu supraveghere care le construiește încredere și fericire.
• Angajații își pot programa PTO în avans, ceea ce îi ajută pe manageri să se asigure că schimbul lor este acoperit din timp.
• Angajații pot folosi PTO atunci când este cel mai necesar, cum ar fi îngrijirea copilului lor bolnav, consultarea propriului medic sau pur și simplu să fie acasă pentru a se relaxa.

Beneficii PTO pentru angajatori:

• Angajatorii nu sunt puși într-o poziție incomodă de a-și „supraveghea” angajații atunci când vine vorba de a raporta modul în care și-au folosit timpul liber plătit.
• Angajatorii pot avea mai mult control asupra absențelor neprogramate, ceea ce ajută la reducerea costurilor și asigură clienții mulțumiți.
• Angajatorii pot gestiona prezența angajaților cu cei care abuzează de sistem sau au probleme cu apariția. În loc să aibă reguli stricte, ele pot aborda probleme individuale. De exemplu, unele aplicații cu geo-tracking folosesc tehnologia Breadcrumbs. Practic, aceasta colectează puncte aleatorii de locație în timpul turei unui angajat, asigurându-se că managerii au o înțelegere decentă a locației lucrătorului în timp ce sunt cronometrați - prevenind furtul de timp în acest proces.

Citiți mai multe despre cele mai bune aplicații de urmărire a timpului angajaților

Dezavantajele oferirii de politici de concediu plătit

Atât angajații, cât și angajatorii se confruntă cu dezavantaje PTO.

Dezavantaje PTO pentru angajați:

• Angajații consideră PTO un beneficiu și vor folosi de fapt tot timpul liber, în timp ce în trecut, nu ar fi folosit timpul pentru zilele personale, zilele de boală și vacanța.
• Angajații pot considera timpul PTO ca timp de vacanță și vor veni la muncă chiar și atunci când sunt bolnavi. Potrivit unui sondaj Glassdoor, americanul obișnuit își ia doarjumătatedin timpul de vacanță, iar când își ia concediu plătit, 61% spun că lucrează.

Dezavantaje PTO pentru angajatori:

• Angajatorii care oferă politici de concediu plătit le vor oferi angajaților lor mai puține zile în general decât înainte. Aceasta înseamnă, de asemenea, că noii angajați acumulează PTO mai lent.

Acum, cercetările arată că atunci când angajații își iau concediu, sunt mult mai productivi, deoarece au avut suficient timp pentru a se reîncărca. Nu oferi doar PTO și timp de vacanță, încurajează-ți angajații să-și ia timp liber! La urma urmei, un angajat mai productiv, odihnit și fericit este mai bine pentru rezultatul final. Unele companii oferă chiar și stimulente angajaților pentru a-și lua timpul necesar.

Companiile cu cele mai bune cote includ aceste politici în politicile lor PTO

Mediile unei politici PTO

Societatea pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM) a efectuat un sondaj în 2016 cu privire la politica de concediu plătit ca diverse companii și iată ce au descoperit,

„Majoritatea organizațiilor au oferit angajaților planuri PTO (87%) și planuri de vacanță plătite (91%) în funcție de vechimea lor în cadrul organizației. Pentru planurile PTO, zilele medii de concediu acordate pe an în funcție de vechimea în muncă a angajatului a variat între 13 și 26 de zile și între opt și 22 de zile pentru planurile de vacanță plătită.

Potrivit Asociației WorldatWork, angajatorii au oferit următorul număr mediu de zile PTO angajaților lor:

• Mai puțin de un an de serviciu: 16 zile
• 1-2 ani de serviciu: 18 zile
• 3-4 ani de serviciu: 19 zile
• 5-6 ani de serviciu: 22 de zile
• 7-8 ani de serviciu: 23 de zile
• 9-10 ani de serviciu: 24 de zile
• 11-15 ani de serviciu: 26 de zile
• 16-19 ani de serviciu: 27 de zile
• 20+ ani de serviciu: 28 de zile

Acum, Biroul de Statistică a Muncii a raportat că muncitorul mediu din Statele Unite a primit 10 zile de concediu plătit anual după ce a încheiat primul an. Cu toate acestea, de data aceasta nu a inclus zilele de boală și vacanțele. Numărul de PTO crește și scade, în funcție de industrie și regiune, cu toate acestea, 10 este media națională.

Cu cât un angajat rămâne mai mult la o companie, cu atât acumulează mai multe zile PTO. În plus, majoritatea companiilor permit angajaților să acumuleze timp suplimentar, dar pun un plafon la câte zile pot fi câștigate în timpul angajării.

Care industrii oferă cele mai multe zile de vacanță în SUA?

Angajații care doresc cele mai multe concedii libere în fiecare an ar trebui să lucreze în sectorul non-profit/fundație – media aici este de 17,5 zile de concediu plătite pe an. În timp ce, angajații guvernamentali și militari ocupă locul al doilea la 17,3 zile. Sectorul de locuri de muncă cu cel mai jos rang este marketingul și relațiile publice, deoarece foarte puțini primesc chiar și o singură zi liberă în fiecare an.

Creați-vă propria politică PTO

Având în vedere toate informațiile de mai sus, poate părea copleșitor să vă creați propria politică de concediu plătit. Totuși, nu te îngrijora! Am creat un șablon gratuit pe care îl puteți descărca, astfel încât procesul să fie ușor. (Recomandăm să solicitați consilierului dvs. juridic să examineze politica PTO pentru a vă asigura că se potrivește cerințelor legilor statului dvs. și culturii companiei.)

DESCARCĂ ȘABLONUL NOSTRU PTO GRATUIT PENTRU A ÎNCEPE

(În plus, cu aplicația noastră all-in-one de gestionare a angajaților și a afacerilor, puteți implementa cu ușurință programul dvs. PTO fără probleme cu QuickBooks... tot ce trebuie să vă ocupați este să vă asigurați că angajații dvs. trec și ies, iar noi ne vom ocupa de restul!)

Concluzia unei politici de concediu plătit

Implementarea unei politici PTO la compania dumneavoastră este o necesitate în viitor. Angajații tăi se vor aștepta la asta, mai ales pe măsură ce mai mulți angajați Millennials și generația Z se alătură forței de muncă. În plus, după cum am menționat, o politică de concediu plătit ajută la creșterea angajamentului, atrage talentele de top să se alăture companiei dvs. și vă ajută la rezultatul final. Chiar nu este o idee! Folosiți toate informațiile evidențiate mai sus pentru a elabora politica perfectă de concediu plătit pentru afacerea dvs. și pentru angajați. Meșteșug fericit!