Cum se creează foi de pontaj în Excel

Dezvăluire completă, nu am fost niciodată nevoit să creez o foaie de pontaj în Excel. Până acum. Și să vă spun ceva, am vrut să-mi trag părul după 10 minute!

Da, este adevărat că urmărirea cu exactitate a orelor angajaților și crearea de foi de pontaj este o parte necesară a managementului afacerii, iar Excel pare alegerea logică, având în vedere că este gratuit.

Cu toate acestea, doar pentru că Excel este gratuit nu îl face cel mai bun instrument pentru a crea foi de pontaj pentru angajați și pentru a calcula salariul. Nu este o metodă simplă de urmărire a timpului. Și iată de ce.

De ce nu ar trebui să utilizați Foaia de pontaj Excel pentru a crea foi de pontaj și pentru a calcula salariul

Utilizarea Excel pentru a crea foi de pontaj poate fi o soluție bună la început, dar nu este o foaie de pontaj eficientă pe termen lung.

Există câteva dezavantaje majore atunci când creați o foaie de pontaj cu Excel...

1. Crearea lor durează mult, mai ales dacă nu sunteți familiarizat cu Excel.
2. Deoarece orele trebuie introduse manual, acestea pot fi pline de greșeli și erori. Ceea ce duce doar la amenzi grele pe drumul de la IRS.
3. Fără supraveghere, angajații pot manipula orele, cunoscut și sub denumirea de furt de timp.
4. Formulele trebuie utilizate pentru a număra orele normale lucrate, numărul total de ore lucrate și orele suplimentare lucrate. De asemenea, trebuie utilizate formule pentru a calcula salariul din aceste foi de pontaj la sfârșitul lunii.
5. Crearea de rapoarte este dificilă deoarece Excel nu a fost creat ca instrument de raportare.

Acestea sunt doar câteva exemple ale unora dintre dezavantajele creării foilor de pontaj Excel. În cele din urmă, utilizarea Excel pentru a crea foi de pontaj poate costa compania dvs. de mii de dolari din cauza greșelilor stupide și neglijente.

Eliberați întregul potențial al afacerii dvs. cu software-ul de management All-in-One Connecteam -

Utilizarea unei aplicații de urmărire a timpului angajaților este într-adevăr cea mai bună alegere. Cu o aplicație de urmărire a timpului angajaților, cum ar fi Connecteam, proprietarii de afaceri pot urmări cu exactitate orele angajaților și pot crea foi de pontaj cu o aplicație digitală pentru ceasul orar al angajaților. Gata cu procesele manuale, cu greșelile și cu furtul de timp.

Automatizați și simplificați procesul dvs. de pontaj și salarizare cu Connecteam astăzi!

Probă gratuită de 14 zile, nu este necesar un card de credit.

Începe perioada gratuită de testare

Cum se creează un șablon de foaie de pontaj în Excel

Crearea unei foi de pontaj Excel este destul de ușoară, dacă ați folosit-o înainte. Include majoritatea detaliilor pe care le-ați vedea pe o foaie de pontaj normală, cum ar fi informațiile angajaților, data, sarcinile finalizate, ora de începere și de sfârșit, orele normale lucrate, orele suplimentare lucrate și absențe.

După ce ați adăugat toate detaliile pe care doriți să le completeze angajații dvs. în foaia de pontaj Excel, trebuie să plasați formule în celula orelor normale lucrate, celula orelor suplimentare lucrate și celula totală a orelor lucrate; astfel încât Excel să poată calcula orele care au fost introduse.

În plus, trebuie să formatați celulele care au orele de intrare și ieșire a ceasului în format de oră și numărul total de ore lucrate pe perioadă de plată, orele normale lucrate și orele suplimentare care lucrează în format numeric. De asemenea, orice celulă care are „suma câștigată” trebuie să fie în format contabil.

Este important să rețineți că, dacă valorile scrise de angajații dvs. sunt incorecte, puteți ajunge să plătiți masiv sau mai puțin salariile angajaților atunci când este timpul pentru salarizare.

Cum se calculează numărul total de ore lucrate în Excel

Aici devine un pic complicat. Pentru ca Excel să calculeze numărul total de ore lucrate, trebuie să tastați o formulă „=(ora de încheiere – ora de începere*24)” folosind celulele corespunzătoare ale angajatului respectiv.

Cum se calculează orele regulate de lucru în Excel

Calcularea orelor normale lucrate necesită să setați câte ore regulate de lucru au permis angajaților dvs. înainte de a se transforma în ore suplimentare. Pentru a face acest lucru, introduceți formula „=IF(total ore >= (max ore regulate), (max ore regulate), (max ore regulate). În acest exemplu, orele normale normale permise să lucreze este 9.

Cum se calculează orele suplimentare în Excel

Pentru a calcula orele suplimentare în Excel, trebuie să introduceți și o altă formulă. Pentru a face acest lucru, introduceți formula „=if(total ore<=max ore normale, 0, (total ore – max ore normale)).

Cum se calculează salariile cu formule Excel

De asemenea, puteți utiliza Excel pentru a calcula salariul. Este esențial să rețineți că, dacă orele introduse de angajați sunt incorecte, atunci și statul de plată va fi incorect.

Mai întâi trebuie să calculați numărul total de ore lucrate, inclusiv orele suplimentare. Formula pentru calcularea orelor totale este „suma(primul:ultimul rând)”. După aceea, trebuie să utilizați aceeași formulă pentru a calcula toate orele de-a lungul timpului. Și pentru a calcula salariul, doar înmulțiți tariful orar, cu numărul de ore lucrate.

Pentru acest exemplu, vom folosi o rată de plată orară de 15,00 USD pe oră.

Repetați acest proces pentru orele suplimentare și orele totale pentru a calcula salariul și asigurați-vă că puneți salariul orar corect pentru angajații care lucrează ore suplimentare. Apoi trebuie să adăugați suma sumei câștigate și a orelor suplimentare câștigate pentru a calcula salariul total câștigat.

De ce este important să vă blocați foile de pontaj

A fi capabil să-ți blochezi foile de pontaj este esențială atunci când vine vorba de partajarea foilor de pontaj cu angajații și de a crea foi de pontaj precise pentru salarizare. Foile de pontaj care nu se blochează pot fi modificate sau manipulate, ceea ce va cauza erori de salarizare în continuare.

Cu Excel vă puteți bloca foile de pontaj permițând doar anumitor angajați să acceseze foaia de calcul Excel. De asemenea, puteți dezactiva partajarea la un anumit moment al zilei, după ce angajații au terminat de introdus orele, astfel încât angajații să nu poată schimba sau adăuga ore mai târziu.

Vestea bună este că nu trebuie să faci nimic din toate astea. Există soluții uimitoare de software de urmărire a timpului angajaților care pot crea foi de pontaj și pot exporta în statul de plată în doar câteva clicuri.

Cum să automatizezi procesul cu o soluție digitală: Connecteam

Excel are câteva defecte...

1. Este nevoie de mult timp și efort dacă nu sunteți familiarizat cu Excel.
2. Nu este organizat.
3. Formulele se pot rupe și pot afecta calculele.
4. Este imposibil să comunicați cu ușurință cu angajații despre foaia de pontaj prin Excel.
5. Toate orele trebuie introduse manual.
6. Excel nu este online, ceea ce face colaborarea aproape imposibilă.

Dacă realizarea de foi de pontaj Excel este la fel de dificilă pentru tine ca și pentru mine, atunci vei fi fericit să știi că există o modalitate de a automatiza întregul proces fără a utiliza Excel! Un software de management al angajaților, precum Connecteam, vă permite să faceți tot ce face Excel și multe altele.

Cu Connecteam, puteți urmări cu exactitate orele angajaților în următoarele moduri:

1. Un ceas de timp alimentat de urmărire GPS permite angajaților să înregistreze și să iasă direct de pe dispozitivul lor mobil.
2. Foi de pontaj complet personalizabile.
3. Economisiți timp examinând și aprobând foile de pontaj direct pe tabloul de bord administrativ.
4. Blocați cu ușurință foile de pontaj, astfel încât angajații să nu poată schimba orele fără aprobare și să reducă furtul de timp al angajaților.
5. Preveniți, de asemenea, problemele legate de salarizare, cum ar fi furtul de timp și pumnirea cu prietenii, folosind tehnologia geofence, creând perimetre virtuale din care angajații să poată intra și ieși.
6. Setați perioade de salarizare și notificați automat angajații când este timpul ca aceștia să-și revizuiască foile de pontaj.
7. Exportați cu ușurință foile de pontaj în software-ul de salarizare, cum ar fi integrarea Connecteam cu QuickBooks Online și Gusto pentru salarizare 100% exactă.
8. Notificările automate alertează managerii cu privire la ore suplimentare, limitări de timp, timp dublu și multe altele.
9. Managerii pot contacta cu ușurință angajații cu privire la foaia lor de pontaj prin chat-ul din aplicație și pot rezolva orice probleme sau discrepanțe.

Un software de urmărire a timpului angajaților, cum ar fi Connecteam, face crearea foilor de pontaj ușoară și eficientă. Cu Connecteam, nu este nevoie să creați manual o foaie de pontaj Excel sau să introduceți formule confuze. Totul este automat, precis și simplu.

Concluzia: Cum să creați foi de pontaj în Excel și de ce nu ar trebui

După cum am menționat anterior, dacă nu sunteți deja familiarizat cu cum să utilizați Excel, atunci crearea foilor de pontaj poate fi dificilă și poate dura mult timp.

Ca să nu mai vorbim de faptul că pot fi pline de greșeli sau erori - costând bani atunci când vine timpul să calculezi salariul.

E o lumină la capătul tunelului! Acum puteți automatiza procesul cu o soluție digitală precum Connecteam. Îndepărtați durerea de cap de a crea foi manuale de pontaj Excel și începeți să urmăriți cu exactitate orele angajaților, creați foi de pontaj în câteva minute și exportați în statul de plată.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici