Cum să implementezi cu succes CRM? Un proces pas cu pas

Implementarea unui sistem CRM este un proces de mare valoare adăugată care poate aduce beneficii substanțiale oricărei afaceri. Este procesul de selectare, instalare și utilizare a software-ului CRM pentru a urmări și gestiona comunicarea unei organizații cu clienții actuali și potențiali.

Dar implementarea CRM este o mișcare mare. Găsirea și implementarea CRM-ului potrivit este crucială pentru a oferi angajaților informațiile de care au nevoie la momentul potrivit. De asemenea, atunci când este planificat un nou CRM, este prudent să luați în considerare nevoile fiecărui departament, astfel încât să nu pierdeți nicio funcție importantă. Dacă CRM-ul tău nu funcționează pentru toată lumea, este o problemă pentru întreaga companie.

Dar nu vă transpirați – în acest articol vă vom prezenta un proces pas cu pas de implementare cu succes a unui sistem CRM.

Așa că, fără alte prelungiri, să începem!

Care sunt etapele implementării CRM?

Alegerea soluției CRM potrivite este crucială, dar sunt necesari pași cheie pentru ca aceasta să funcționeze pentru afacerea dvs. Indiferent dacă înlocuiți un sistem CRM vechi sau dacă utilizați pentru prima dată, strategia dvs. de implementare este esențială.

Strategia CRM corectă nu numai că vă va eficientiza procesul de vânzări, ci și va îmbunătăți experiența clienților și va optimiza fluxul de lucru atât pentru agenții de vânzări, cât și pentru manageri.

Așadar, iată pașii implicați în procesul de implementare a CRM.

Pasul 1: Definiți strategia dvs. de implementare CRM

Fiecare implementare de succes începe cu construirea unei strategii CRM solide. Acesta include scopurile și obiectivele pe care doriți să le atingeți cu CRM și modul în care sistemul este de așteptat să fie utilizat.

De exemplu, dacă doriți să vă creșteți vânzările și să vă extindeți pe noi piețe, funcțiile de automatizare a forței de vânzări ar trebui să fie prioritatea dvs. Ca rezultat, veți avea un set prioritizat de funcționalități de bază pentru implementarea sistemului dvs. CRM.

În plus, este recomandabil să atribuiți ținte și obiective tangibile și măsurabile care trebuie atinse prin implementarea software-ului CRM. Stabilirea obiectivelor de la început facilitează obținerea rezultatelor dorite.

Pasul 2: Construiți o echipă de bază

Este esențial să ai o echipă CRM dedicată pentru a te asigura că CRM-ul tău este utilizat corect și adoptat cu succes în întreaga organizație. Echipa va monitoriza, de asemenea, progresul post-implementare și va obține feedback pentru ca software-ul CRM să funcționeze cel mai bine pentru companie.

Mai jos sunt membrii cheie de care aveți nevoie în echipa dvs. CRM:

• Manager de proiect
• Dezvoltatori
• manager IT
• Manager echipa de vanzari
• testeri QA
• Sponsor executiv
• Analist software
• Inginer de testare software

În cazul în care nu aveți experți interni care au perspicacitatea tehnică, puteți să vă asociați cu o companie de încredere de dezvoltare de software pentru întreprinderi. Profesioniștii vă vor ghida în procesul de implementare a CRM de la început până la sfârșit.

[ Citește și : Cum să construiești un sistem CRM personalizat? ]

Pe lângă faptul că aveți o echipă de bază CRM, este esențial să reuniți toți utilizatorii finali identificați. Obținerea de feedback de la ei este esențială pentru a determina ce caracteristici au cel mai mult nevoie, de câtă instruire vor avea nevoie și o varietate de alte puncte de date care vă ajută să introduceți noul sistem cu ușurință.

Acum că aveți o echipă la loc, va trebui să-și îndeplinească obiectivele conform planului detaliat de implementare a CRM.

Pasul 3: Creați un plan de implementare CRM

Un plan de implementare CRM subliniază etapele pe care echipa și afacerea dvs. trebuie să le parcurgă pentru adoptarea cu succes a software-ului CRM. În timpul dezvoltării unui plan de implementare CRM, este esențial să rămâneți cât mai concis și organizat posibil pentru a vă îndeplini obiectivele.

Un plan de implementare CRM trebuie să includă următoarele elemente:

Obiective: Obiectivele ar trebui să definească modul în care CRM se aliniază cu obiectivele companiei dvs. și să explice modul în care angajații vor beneficia de pe urma utilizării acestuia. Acest lucru va ajuta, de asemenea, echipa dvs. să măsoare succesul post-implementare a software-ului.

Jucători cheie: Aceasta include toți jucătorii cheie care vor fi responsabili pentru implementarea cu succes a sistemelor CRM. Notați rolurile membrilor echipei, nivelul lor de implicare și responsabilitățile de bază.

Buget: Bugetul va include în principal costul platformei CRM. De asemenea, luați în considerare și alte posibile cheltuieli legate de upgrade-uri de caracteristici, angajări sau consultanți externi și configurații avansate legate de personalizare sau migrarea datelor.

Cronologie: planificați o cronologie pentru configurarea software-ului CRM, instruirea angajaților despre cum să-l folosească și monitorizarea progresului după lansare.

Timpul necesar pentru implementarea unui CRM depinde de dimensiunea companiei dvs., de volumul de date care trebuie migrate și de complexitatea software-ului. Puteți acumula timp suplimentar pentru potențialele eșecuri legate de dificultăți tehnice și de depanare.

Pasul 4: Personalizați setările CRM

Următorul pas important este să personalizați setările CRM pe baza obiectivelor prezentate în planul dvs. de implementare CRM. Aproape fiecare software permite utilizatorilor să personalizeze următoarele elemente:

• Profilul companiei și setările
• Câmpuri customizate
• Permisiuni
• Aspecte
• Entități
• Tablouri de bord
• Fluxuri de lucru
• Integrarea aplicațiilor
• Conducte
• Setări de administrator

Înainte de lansare, echipa dvs. trebuie să se asigure că toate personalizările solicitate sunt la locul lor.

Pasul 5: Stabiliți ce date trebuie migrate

Migrarea datelor este procesul de mutare a datelor de la un software la altul. Fie vei transfera date din foi de calcul, fie din CRM-ul tău anterior. Deși poate părea un proces ușor, transferul de date trebuie făcut cu precauție pentru a vă asigura că toate informațiile sunt migrate în mod corespunzător către noul software CRM.

Puteți transfera datele în următoarele trei moduri:

Instrument de migrare a datelor: un instrument de migrare a datelor vă ajută să transferați date din sistemul dvs. vechi în noul sistem. Asigurați-vă că selectați instrumentul care este compatibil cu software-ul dvs. CRM.

Integrare CRM nativă: Folosind această metodă, vă salvați datele ca fișier CSV și le încărcați direct în noul CRM. Acesta este de obicei un proces care necesită timp.

Migrare personalizată a datelor: această metodă transferă un volum mare de date sau fișiere cu un istoric de activitate semnificativ (cum ar fi înregistrările apelurilor și e-mailurile).

Nu vi se cere să migrați toate datele din sistemele existente. Puteți alege să lăsați unele în urmă, mai ales dacă acestea nu vor servi unui scop în CRM-ul dvs. Poate include rapoarte de vânzări învechite și detalii despre clienți și foi de calcul slab formatate.

[Citiți și: Un ghid complet despre știința datelor și analiză pentru companii]

Pasul 6: Integrați aplicații și instrumente terțe

Integrarea software-ului dvs. CRM cu instrumente și aplicații terțe precum Slack și Facebook maximizează eficiența generală a organizației dvs. Acest lucru permite echipei dvs. să colecteze date importante despre clienți fără a părăsi platforma CRM.

CRM-urile oferă de obicei sute de integrări terțe, așa că prioritizează-le în funcție de ceea ce este mai important pentru echipa ta.

Unele dintre integrările populare includ:

• Instrumente de generare de lead-uri
• Aplicații de social media
• Aplicații de e-mail
• Instrumente de management de proiect
• Programe de chat live
• Marketing și programe de automatizare a e-mailului
• Aplicații de birou de asistență
• Instrumente de analiză

Pasul 7: Testați CRM-ul pentru performanță și securitate

Următorul pas esențial este să testați software-ul CRM pentru a verifica dacă funcționează corect și conform cerințelor dumneavoastră. Doar prin testare veți afla cum funcționează împreună componentele individuale și veți evalua punctele de contact ale clienților pentru a vă asigura că funcționează conform intenției.

Iată domeniile cheie cărora trebuie să le acordați cea mai mare atenție în timp ce testați CRM-ul:

Date migrate: asigurați-vă că nu există informații duplicate și că datele sunt mapate și sortate corect.

Performanță: CRM ar trebui să poată face față sarcinilor fără întârzieri și bătăi de cap. Testarea performanței ia în considerare timpul de răspuns al unui software CRM, utilizarea orelor de vârf și utilizarea serverului.

Integrari: examinați toate instrumentele și aplicațiile integrate ale companiei dvs. pentru a vă asigura că sunt conectate corect.

Securitate: software-ul dvs. CRM trebuie să poată proteja informațiile clientului dvs. prin funcții precum criptarea.

Odată ce totul a fost configurat și verificat corespunzător, acum puteți introduce CRM-ul restului companiei.

Pasul 8: Antrenează-ți utilizatorii

Noul dvs. software CRM este acum oficial gata de utilizare de către personal. Echipa ta trebuie să urmeze cursuri CRM și să învețe cum să folosească noul sistem. De asemenea, este important să obțineți feedback de la aceștia în mod regulat pentru a minimiza blocajele și problemele legate de utilizarea sistemului.

Pasul 9: Creați instrucțiuni interne de utilizare

Creați linii directoare comune pentru a utiliza CRM și partajați-l membrilor echipei dvs. Acest lucru va face întregul proces mult mai ușor și mai ușor pentru toată lumea.

Orientările CRM trebuie actualizate pentru a reflecta schimbările din sistem. Totul ar trebui să fie clar definit în ghid, inclusiv cum, ce și când trebuie introdus totul în sistem.

Pasul 10: Monitorizați performanța post-implementare

Imediat după lansarea software-ului CRM, este important să monitorizați dacă angajații dvs. îl folosesc eficient sau nu. Mai jos sunt câțiva pași pe care îi puteți lua pentru a asigura rate ridicate de adoptare în rândul utilizatorilor finali vizați:

Oferiți formare continuă: instruirea CRM trebuie să fie un proces continuu. Oferiți periodic seminarii online și cursuri în persoană, în special în lumina oricăror modificări aduse software-ului CRM.

Încurajați feedback-ul: primiți feedback constant de la angajați. Dacă găsesc că software-ul nu este suficient de robust sau le este greu de utilizat, ascultați-i și luați pașii corespunzători pentru schimbarea acționabilă.

Asigurați-vă că managerii direcți sunt implicați: utilizatorii finali vor fi mai înclinați să utilizeze noul software dacă supervizorii lor imediati promovează beneficiile unui CRM și, de asemenea, îl încorporează în propriile fluxuri de lucru.

Evaluând implicarea utilizatorului și procesul general de implementare, puteți determina dacă noul CRM adaugă valoare companiei dvs. sau nu.

Acum că am răspuns la cea mai importantă întrebare – Care sunt pașii implementării CRM – haideți să discutăm câteva provocări legate de procesul de implementare CRM.

Provocările implementării CRM și riscurile de luat în considerare

Implementarea largă a software-ului de ultimă generație precum CRM nu va fi lipsită de provocări. Dar conștientizarea acestor riscuri și pregătirea pentru ele în avans poate netezi întregul proces.

Una dintre provocările majore în implementarea sistemelor CRM este rata scăzută de adoptare în rândul utilizatorilor țintă. Dacă software-ul este prea complex sau utilizatorii nu înțeleg motivul din spatele implementării sale, există șanse mari să nu îl folosească. De asemenea, dacă noul dvs. CRM este complex de învățat și utilizat, poate duce la o productivitate mai scăzută a echipei de vânzări până când aceasta învață noul sistem.

CRM-ul potrivit se va extinde pe măsură ce afacerea dvs. crește. Dar alegerea unui CRM greșit va stagna creșterea cu costuri suplimentare pentru funcțiile de care aveți nevoie. În plus, dacă noul tău CRM nu este îmbunătățit sau actualizat în mod constant, acesta va rămâne rapid în urmă și va deveni o povară pentru echipa ta.

Gânduri finale

Procesul de implementare a software-ului CRM poate fi dificil. Cu toate acestea, cu o planificare atentă, puteți face din procesul de implementare un succes răsunător! Pentru a vă maximiza investiția, asigurați-vă că implementarea, configurarea și testarea au fost planificate și efectuate corespunzător.

La Appinventiv, experții noștri nu numai că sunt adepți în dezvoltarea celui mai bun software CRM pentru afacerea dvs., dar sunt și instruiți în integrarea, personalizarea, instruirea și colectarea de feedback cu privire la sistemul dvs. CRM nou integrat. Echipa noastră elimină complet presupunerile din implementarea CRM și vă ajută să economisiți timp, astfel încât să vă puteți concentra asupra altor procese de afaceri cruciale.

În calitate de companie lider în dezvoltare de software pentru întreprinderi, am ajutat mai multe companii cu implementarea de succes a CRM pentru a satisface diferitele lor nevoi de afaceri.

Așadar, dacă doriți și să implementați un sistem CRM în afacerea dvs., contactați profesioniștii noștri, care vă vor ghida prin întregul proces și vă vor oferi cea mai bună soluție CRM din clasă.