Cum fluxurile de lucru și formularele digitale pot genera eficiență operațională
Publicat: 2020-06-02Automatizarea proceselor și standardizarea acestora este ceva important pentru fiecare afacere. Fluxurile de lucru le permit angajaților să completeze rapoarte, formulare, liste de verificare, solicitări și multe altele, toate din aplicația lor mobilă.
Cu fluxurile de lucru zilnice, angajații își pot face munca mai eficient și mai eficient, asigurând în același timp respectarea regulilor și reglementărilor.
Trecerea de la pix și hârtie, clipboarduri și jurnalele de bord pentru gestionarea sarcinilor oferă atât de multe avantaje ale automatizării proceselor. De exemplu:
- Directorii generali și managerii își petrec aproape 20% din timp pe munca care ar putea fi automatizată, inclusiv analizând datele operaționale și revizuind rapoartele de stare.
- În ceea ce privește procesele de afaceri, 60% dintre companii ar putea economisi aproximativ 30% din timpul lor cu automatizarea. Generarea de clienți potențiali, aprobarea documentelor și procesarea documentelor sunt doar câteva dintre sarcinile care vă pot economisi timp prin automatizare.
- Firma de cercetare de piață IDC spune că companiile pierd între 20 și 30% din venituri în fiecare an din cauza proceselor ineficiente.
- 1/2 dintre lucrători au precizat că ar dori să acceseze și să editeze documente în deplasare.
Credem că fluxurile de lucru digitale și listele de verificare operaționale au 4 calități de bază care oferă valoare pentru automatizarea operațiunilor:
Fluxurile de lucru automatizează și simplifică colectarea de informații de la echipa ta:
Fie că este vorba despre o listă de verificare săptămânală, un raport de incident sau o confirmare a unei ediții recente a politicii, fluxurile de lucru sunt întotdeauna disponibile pentru echipa dvs. și sunt ușor de completat cu doar câteva clicuri, astfel încât este mult mai ușor să stimulați automatizarea operațiunilor de afaceri.
Fluxurile de lucru îți digitalizează instantaneu afacerea:
În mod implicit, fiecare intrare de flux de lucru este arhivată, oferindu-vă acces la toate informațiile istorice într-un mod care poate fi căutat și organizat, astfel încât ulterior să puteți căuta, exporta sau genera rapoarte relevante din informațiile adunate.
3. Fluxul de lucru operațional automatizează fluxul de informații și îmbunătățește timpul de răspuns:
Fluxurile de lucru nu doar culeg informațiile, ci le transmit automat părților interesate relevante, astfel încât aceștia să poată lua măsuri. Reducerea cheltuielilor generale de răspuns și comunicare, făcând afacerea dvs. mai eficientă și mai productivă.
Fluxurile de lucru susțin acțiuni ulterioare:
În calitate de manager, fluxurile de lucru vă oferă posibilitatea de a urmări stările, de a confirma intrările cu semnătură și multe altele, astfel încât să puteți urmări acțiunea de urmărire declanșată de membrii echipei.
Acum să ne uităm la câteva exemple reale de fluxuri de lucru digitale.
Pentru a aduce toate acestea la pământ, să ne uităm la câteva exemple din viața reală a clienților de fluxuri de lucru digitale. Fluxurile de lucru și formularele digitale pot fi segmentate în linii mari în câteva categorii cheie:
Liste de verificare operaționale
Exemple de flux de lucru : „Lista de verificare a deschiderii site-ului”, „Lista de verificare înainte de conducere”, „Lista de verificare lunară de siguranță”.
Avantaje: listele de verificare operaționale dictează în mod implicit standardizarea în întreaga organizație, deoarece toți membrii echipei respectă același format de raportare.Acestea stimulează eficiența operațională, îmbunătățesc nivelul de servicii și vă ajută să semnalați excepțiile care ar putea necesita atenție suplimentară.
De exemplu, Bob, managerul magazinului, poate vedea de pe telefonul său mobil în orice moment lista de verificare a deschiderii de astăzi și poate lua măsuri pentru eventualele excepții, chiar dacă nu se află în magazin.
Fluxuri de lucru de raportare
Exemple de flux de lucru : „Raport de incident”, „Raport de pericol pentru siguranță”, „Raport de accident”

Avantaje: Fluxurile de lucru de raportare permit o raportare detaliată rapidă în orice moment de oriunde și oferă un răspuns rapid.
De exemplu, atunci când Jessie raportează un incident care a avut loc, managerul ei este notificat automat în timp real și primește o copie pdf a detaliilor, imaginilor și locațiilor incidentului de pe teren.

Rapoarte de inspectie/audit
Exemple de flux de lucru : „Audit de șantier”, „Inspecție de sănătate și siguranță”, „Audit de performanță a echipei”
Avantaje: Rapoartele de audit facilitează auditorului să documenteze constatările, să standardizeze procesul de inspecție și, de asemenea, să urmărească rezultatele în timp și în întreaga organizație prin digitizarea tuturor auditurilor din întreaga organizație, făcându-le accesibile și comparabile.
De exemplu, atunci când Rob efectuează un audit de sănătate și siguranță într-un restaurant, el se uită mai întâi la auditul de anul trecut pentru a evalua rezultatele anterioare și apoi poate include în raportul său dacă există o tendință de îmbunătățire sau acțiuni ulterioare. este necesar să ridice standardele echipei.
Citiți și semnați fluxuri de lucru
Exemple de flux de lucru : „Confirmarea cărții angajaților, „Declarația zilnică de sănătate COVID19”, „Acceptare uniformă a politicii”.
Avantaje: fluxurile de lucru Read & Sign sunt foarte eficiente pentru a obține un răspuns rapid și documentat din partea echipei dvs., pentru a vă asigura că îndepliniți standardele de conformitate și că echipa dvs. este la curent cu protocoalele și ghidurile dvs. interne.Fluxurile de lucru Citire și semnare vă oferă vizibilitate deplină asupra celor care a completat formularul și facilitează urmărirea cu notificări push doar cu membrii echipei care nu au făcut-o, astfel încât să puteți ajunge la conformitate 100% din partea echipei dvs.
De exemplu, Elise de la HR dorește să se asigure că toată echipa ei este la curent cu actualizările recente ale Manualului angajaților companiei. Așa că emite un flux de lucru de citire și semnare care detaliază informațiile relevante și este capabilă să obțină recunoașterea întregii echipe în mai puțin de 24 de ore. De asemenea, ea descarcă o copie PDF a fiecărui formular completat pentru a asigura documentația în scopuri de conformitate.

Ticketing cu fluxuri de lucru
Exemple de flux de lucru : „Deschiderea unui ticket de întreținere”, „Formular de rambursare”, „Comandă pe stoc”, „Raportarea unui ticket de viteză”.
Avantaje: Cu fluxurile de lucru de ticketing, fiecare membru al echipei poate completa și documenta cu ușurință toate informațiile relevante, inclusiv încărcarea imaginilor de susținere și orice alte informații necesare.Toate tichetele sunt documentate, depuse și organizate automat, astfel încât echipa să poată răspunde ulterior și să acționeze după cum este necesar.
De exemplu, James este un controlor care este responsabil pentru rambursarea membrilor echipei pentru cheltuielile aprobate. Când este timpul să facă statul de plată, el se uită doar la tabelul fluxului său de rambursare și vede toate înregistrările din ultima lună, apoi poate marca toate cheltuielile care au fost plătite și chiar poate cere clarificări de la membrii echipei relevanți, dacă este necesar. El descarcă toate facturile pentru păstrarea înregistrărilor și trece la următoarea sa sarcină.
Puterea fluxurilor de lucru digitale pentru automatizarea operațiunilor de afaceri
Fluxurile de lucru sunt un instrument excelent pentru fiecare echipă, oferind o valoare uriașă în ceea ce privește economisirea de timp, standardizare, flux de informații, conformitate și multe altele. Sunt ușor de configurat și sunt foarte acceptați de membrii echipei, deoarece fac lucrurile mai ușoare pentru toată lumea.
Connecteam vă va pune în funcțiune fluxurile de lucru în câteva secunde
Deplasați-vă fără hârtie și spuneți la revedere de la foldere, scanere și faxuri. Îmbunătățiți conformitatea, standardizați procedurile de operare pentru angajații dvs. care nu sunt din birou și duceți-vă afacerea mai departe. A începe este ușor și gratuit!