Digitalizați formularele de raportare a incidentelor și transformați incidentele la locul de muncă

Indiferent dacă sunteți o întreprindere mică sau o întreprindere mare,doriți întotdeauna să evitați și să rămâneți înaintea incidentelor la locul de muncă, cum ar fi vătămările și accidentele profesionale, accidentele fatale sau minore, cazurile de mediu, defectele instalației sau ale mediului de lucru.În plus, ar trebui să încurajați o bună cultură de raportare a incidentelor pentru a crea un loc de muncă mai sigur și pentru a ajuta la identificarea modului de îmbunătățire continuă a mediului de lucru.

Pe lângă asigurarea siguranței angajaților dvs.,trebuie, de asemenea, să garantați că afacerea dvs. este întotdeauna în conformitate cu standardele de reglementare ale OSHA.În calitate de manager, trebuie să aveți suficiente documentație pentru a demonstra că ați făcut tot posibilul pentru a preveni un incident la locul de muncă și care au fost pașii pe care i-ați luat atunci când a avut loc unul.

Toate acestea duc la următoarele întrebări, mai ales dacă încă folosiți creion și hârtie pentru a gestiona incidentele la locul de muncă:

• Dar care este procesul tău atunci când se întâmplă un incident?
• Cum raportează un angajat incidentul?
• Este tratat în timp real?
• Angajații au la îndemână un manual pe care îl pot consulta și acționa în consecință?
• Cum poți, ca manager, să împărtășești rapid incidentul cu alți angajați?
• Și cum poți fi sigur că TOȚI angajații tăi au primit mesajul?
• Pe lângă toate acestea, cum pot noii angajați să învețe despre incidentele vechi?

Nu se poate nega că din întrebările de mai sus și cât de stricte trebuie să fie procedurile dumneavoastră de siguranță, există o modalitate de a gestiona pericolele și incidentele și asta este ceea ce analizăm mai jos.

Cum să gestionați pericolele și incidentele

Înainte de un incident:

Înainte ca un accident să aibă loc, doriți ca angajații să vă avertizeze despre un pericol potențial!De exemplu, o scară zdrobită, o podea udă sau cabluri expuse - acestea sunt pericole despre care doriți să le cunoașteți din timp, deoarece vor ajuta la prevenirea accidentelor viitoare.

În timpul unui incident:

Dacă un angajat este implicat într-un accident, ar trebui să fie pregătită o listă de verificare pentru fiecare tip de accident, astfel încât angajatul dumneavoastră să știe ce trebuie să facă pentru fiecare tip de incident.

Primul pas este să parcurgeți lista de verificare, să apelați o ambulanță și să anunțați contactul de urgență relevant. Apoi, completați formularul de raportare a incidentului. (Desigur, sunteți responsabil să creați o listă de verificare eficientă a ceea ce trebuie să faceți atunci când are loc un anumit incident la locul de muncă.) Este important să obțineți datele cât mai curând posibil cu cât mai multe informații, cum ar fi imagini cu pericolul și împrejurimile, împreună cu o locație GPS.

Elemente importante de inclus într-un raport de incident

• Detalii și descrieri specifice, faptice, dar rămân obiective – informații despre angajați, data, ora și circumstanțele incidentului.
• Locația GPS.
• Ceea ce duce la incident.
• Atașați fotografii cu incidentul și împrejurimile.
• Detaliați ce parte a corpului a fost rănită și de ce tratament veți avea nevoie.
• Echipamente, materiale deteriorate etc.
• Includeți declarațiile martorilor ori de câte ori este posibil.
• Păstrați unele informații confidențiale.
• Semnături de la toate părțile relevante.

După un incident:

Cât de repede puteți, transmiteți o actualizare despre incident (ce s-a întâmplat și cum să îl evitați) tuturor angajaților care ar putea fi expuși la un incident similar, cum ar fi o podea udă sau o scară spartă. În acest fel, puteți preveni incidentele similare să se repete.La câteva zile după incident, puteți partaja o nouă actualizare de procedură detaliată despre cum să gestionați incidentul în cazul în care apare.

Cu toate acestea, dacă încă utilizați formulare de raportare a incidentelor învechite, cum ar fi pix și hârtie, este timpul să faceți schimbarea!În 2021, listele de verificare și procedurile pe hârtie sunt irelevante, trebuie să treci la mobil.

Cu toate cele de mai sus evidențiate, este, de asemenea, important să știți că companiile completează un raport de incident, deoarece acesta demonstrează:

• Compania recunoaște incidentul
• Compania a investigat incidentul
• Compania a luat toate măsurile necesare pentru a se conforma cu reglementările de stat sau federale legate de incident
• Compania s-a asigurat că toți cei implicați în incident au fost incluse în raportul incidentului și că raportul lor a fost confirmat
• Compania a efectuat o analiză a cauzei principale pentru a afla de ce a avut loc incidentul
• Compania a luat măsurile necesare pentru a preveni să se repete.

Și dacă nu am făcut totul clar, folosirea unor metode învechite, cum ar fi pixul și hârtia, pur și simplu nu o va mai tăia.

De ceeste obligatorie trecerea la formularele de raportarea incidentelor mobile

Când utilizați un formular mobil de raportare a incidentelor, utilizați o soluție digitală care vă permite să prioritizați sarcinile zilnice și să simplificați operațiunile. Aceasta înseamnă că nu vei fi copleșit de munți de documente, în schimb, îți poți conduce afacerea eficient de pe smartphone. Totul poate fi urmărit și gestionat în timp ce sunteți în deplasare, listele de verificare și rapoartele digitale ajută la reducerea fricțiunilor din activitățile zilnice, automatizează fluxul de informații și vă permit să obțineți o mai bună supraveghere.

De ce altfel ar trebui să treceți la un formular de raportare a incidentelor mobile? Cele de mai jos ar trebui să arunce mai multă lumină.

• Ușor de trimis informații despre pericole și rapoarte de incidente. În plus, totul este raportat în timp real.
• Pur și simplu adăugați fotografii și locație GPS. Nu este nevoie să scrieți o explicație lungă când o imagine valorează cât o mie de cuvinte.
• Accesibil tuturor angajaților și au întotdeauna acces la liste de verificare și formulare.
• Trimiterea unei proceduri actualizate necesită un singur clic.
• Toate datele sunt măsurabile și sunt stocate în siguranță.
• Distribuiți videoclipuri despre cum să utilizați echipamentul în mod corespunzător și să gestionați pericolele și incidentele.
• Conformitate 100%, deoarece puteți vedea cine ce a făcut.
• Documentele sunt întotdeauna accesibile pentru instruire și solicitări de reglementare și, ori de câte ori sunt actualizate, toți angajații au imediat disponibilă cea mai recentă versiune.
• Îmbunătățiți și actualizați în mod regulat formularele de raportare a incidentelor, după cum este necesar.

Având în vedere toate cele de mai sus, trebuie să știți ce ar trebui să căutați atunci când vine vorba de software-ul de raportare a incidentelor. Este mult mai mult decât doar caracteristicile pe care le oferă și prețul – ambele sunt importante, dar aveți nevoie de un software de raportare a incidentelor care poate face eforturi suplimentare, astfel încât să vă puteți concentra pe ceea ce contează.

Ce să căutați într-un software de raportare a incidentelor

• Disponibil pe mobil

În acest fel, angajații dvs. sunt întotdeauna conectați la natura raportării pericolelor și incidentelor, deoarece este convenabil și foarte ușor să faceți acest lucru. Când aveți angajați fără birou, aceștia nu au timp să stea în spatele unui computer pentru a vă informa despre un incident sau pericol. Dar când este disponibil chiar pe smartphone-ul lor, asta înseamnă că pot fi pe deasupra tuturor în timp ce sunt în mișcare.

• Foarte ușor de utilizat

Nu ar trebui să treci printr-un proces de instruire îndelungat, ar trebui să fie la fel de simplu ca 1-2-3 (mai ales dacă ai angajați mai puțin cunoscători de tehnologie). Nimeni nu vrea să piardă timpul învățând cum să folosească o aplicație, doar să descopere că este super complicată. Dacă raportarea nu este ușor de făcut, angajații tăi nu vor fi motivați să o folosească!

• Ușor de implementat

Descărcarea unei aplicații durează câteva secunde și nu este un proces complicat, astfel încât economisiți timp și puteți începe imediat să utilizați noul software de raportare a incidentelor.

• Include caracteristici de comunicare

Tu și angajații tăi nu veți rata nicio clipă, deoarece puteți deschide chaturi private sau de grup pe diverse subiecte. Trimiteți actualizări cu sau fără capabilități de comentarii pentru a vă asigura că mesajul este livrat și nimeni nu este deranjat cu prea multe notificări.

• Formularele digitale sunt disponibile

Alegeți dintr-un șablon sau creați-vă propriul formular digital personalizat.Acest lucru asigură că formularele sunt similare cu aspectul companiei, astfel încât angajații dvs. să nu fie uimiți.

• Accesibil

În funcție de dimensiunea companiei dvs., trebuie să alegeți software-ul care are cel mai mult sens pentru compania dvs. și pentru portofel.

Având toate acestea în vedere, cum alegeți software-ul potrivit pentru raportarea incidentelor? Ne-am suflecat mânecile și am făcut treaba pentru tine! Mai jos veți găsi 12 opțiuni software de raportare a incidentelor care pot fi potrivite perfect pentru compania dvs.

Top 12 soluții software pentru rapoarte de incident

1. Connecteam

Aplicația mobilă all-in-one a Connecteam, ușor de utilizat, face raportarea și gestionarea unui incident rapid și ușor. Creați un raport înainte să se întâmple un accident (cum ar fi o podea udă), completați un formular de raport de incident după un accident, deschideți o bibliotecă pentru a vedea lista de verificare a ceea ce ar trebui să faceți după un incident și trimiteți noul protocol tuturor în câteva minute, în loc de zile sau săptămâni după un incident. În plus, toate numerele de serviciu sunt stocate în directorul angajaților din Connecteam, astfel încât să puteți contacta rapid contactul de urgență desemnat.

• Set de funcții robuste: editorul intuitiv de glisare și plasare facilitează crearea oricărui formular în câteva minute. Obțineți informații de la echipa dumneavoastră fără birou cu capabilități avansate, inclusiv imagini, semnături, ștampile de locație, liste drop-down, înregistrări vocale, fișiere atașate etc.
• Acces 24/7: atunci când sunteți în deplasare, echipa dvs. poate accesa aplicația pentru a completa și a trimite orice formular, astfel încât să nu aveți de-a face cu documentele și scrisul de mână dezordonat, formularele învechite și să evitați zilele de așteptare (dacă nu săptămâni) pentru documentele cheie de completat.
• Notificări în timp real: primiți notificări în timp real cu privire la fiecare intrare făcută de echipa dvs. și revizuiți-l pe smartphone sau de la birou. În plus, urmăriți ratele de finalizare, setați mementouri automate și urmăriți cu oricine nu a completat un formular.
• Procesarea rapidă a informațiilor: lucrurile de care trebuie să fii conștient în calitate de manager se întâmplă dintr-o privire, cu filtrare avansată și o interfață de căutare. Semnalați excepțiile, analizați datele istorice și exportați informații atunci când este necesar. În plus, toate intrările anterioare sunt documentate și disponibile ori de câte ori aveți nevoie de ele.
• Automatizați fluxul de lucru: descărcați și trimiteți automat rapoarte Excel atunci când este necesar, obțineți o copie PDF pentru fiecare intrare și multe altele, astfel încât să vă puteți menține echipa și compania organizate și proactive.
• Închideți bucla: oferiți feedback imediat și direct echipei dvs. despre trimiterile lor, cu note și stări coordonate în culori pentru fiecare înregistrare.
• All-in-one: nu trebuie să plătiți mai mult pentru a vă gestiona afacerea pe pilot automat, Connecteam oferă și mai multe funcții pentru a vă eficientiza afacerea. Beneficiați de directorul angajaților, chat în aplicație, notificări push, instrument de actualizare a companiei, instrument dedicat de gestionare a sarcinilor și multe altele.

Preț: Pentru un preț lunar fix, Connecteam vă oferă cel mai bun profit pentru banii dvs.Prețul începe de la doar 29 USD pe lună. Începeți cu planul gratuit pentru viață al Connecteam pentru a-și testa capacitățile uimitoare.

2. Typeform

Dacă aveți majoritatea angajaților de birou care se află în fața computerului, Typeform se potrivește excelent. Este similar cu Google Forms și nu este specific companiei. Alegeți dintr-un șablon preexistent de formulare, astfel încât angajații dvs. să poată completa un formular de raportare a incidentelor.

Preț: Typeform are trei planuri de preț de oferit: gratuit (care este foarte limitat), Pro la 35 USD/lună/pentru 1 utilizator și Pro+ la 70 USD/lună/1 sau mai mulți utilizatori.

3. Serviciu proaspăt

Freshservice este un serviciu de management IT (ITSM) în cloud. Acesta găzduiește o serie de capabilități de gestionare a incidentelor care se pot integra cu alte procese ITSM, cum ar fi gestionarea problemelor, schimbărilor, lansării și activelor. Deschideți biletele prin mai multe canale, cum ar fi e-mail, portal de asistență, chat și așa mai departe. Departamentul IT al companiei dvs. poate automatiza apoi atribuirile de bilete și poate emite răspunsuri predefinite.

Preț: Începeți o încercare gratuită de 21 de zile și apoi alegeți dintre cele patru planuri lunare pe care Freshservice le oferă.Cele patru planuri de prețuri includ 29 USD/lună, 59 USD/lună și există două planuri de 99 USD/lună – pentru echipe și întreprinderi mari.

4. A1 Tracker

Personalizați acest software de gestionare a incidentelor pentru a se potrivi aspectului companiei dvs. Implementați cu ușurință pentru a obține valori și diagrame de tablou de bord, un portal web, rapoarte de incidente, pierderi și multe altele. De asemenea, puteți oferi module pentru a urmări evenimente, incidente, contracte, asigurări, daune, vătămări, date privind salariile și active.

Preț: discutați cu un reprezentant al serviciului pentru clienți pentru a afla care sunt costurile lunare sau anuale.

5. ServiceDesk Plus

Ceea ce veți obține cu ServiceDesk Plus este un birou de asistență și un software de gestionare a activelor. Include, de asemenea, un pachet de gestionare a incidentelor, cum ar fi bilete de probleme, achiziții, gestionarea contractelor, un portal de autoservire și așa mai departe.

Preț: va trebui să contactați un reprezentant al serviciului pentru clienți pentru a afla mai multe despre prețurile pentru ServiceDesk Plus.

6. Incy.io

Utilizați Incy.io pe mobil, computer sau tabletă pentru a emite un raport de incident sau o observație. Puteți personaliza formularul de raportare a incidentelor, puteți adăuga imagini, puteți analiza riscurile și tendințele, iar toate datele sunt prezentate în timp real.

Preț: Oferă doar o taxă anuală și trebuie să contactați un reprezentant al serviciului pentru clienți pentru a vă prezenta o cotație, care depinde de dimensiunea organizației dumneavoastră.

7. PagerDuty

PagerDuty se descrie ca „o companie de cloud computing care produce o platformă de răspuns la incidente SaaS pentru departamentele IT”. Trimite rapid și ușor notificări prin SMS despre gestionarea incidentelor – personalizați pentru echipe sau indivizi.

Preț: prețul pentru PagerDuty începe de la 6 USD/lună pentru numai 6 utilizatori, 35 USD/lună, 47 USD/lună și 119 USD/lună.

8. VictorOps

VictorOps se mândrește cu elementele de bază la gardă, colaborarea între echipe și vizibilitate simplă. Ei folosesc sistemul IT și DevOps pentru a lansa alerte automate, integrează informații și găzduiește documentație crucială.

Preț: prețul începe de la 9 USD/per utilizator/lună, 29 USD/per utilizator/lună, 49 USD/pe/lună sau obțineți un plan de preț personalizat pentru toate nevoile dvs. de raportare a incidentelor.

9. Conformitate 360 ​​de către SAI Global

În ceea ce privește funcțiile de raportare a incidentelor, Compliance 360 ​​acceptă urmărirea de audit, acțiunile corective, raportarea incidentelor, diagnosticarea cauzei principale și gestionarea sarcinilor.

Preț: Pentru a obține o cotație de preț, va trebui să discutați cu un reprezentant al serviciului pentru clienți.

10. Adashi Systems

Organizațiile de servicii de urgență folosesc Adashi Systems pentru toate nevoile lor de raportare a incidentelor. Primii respondenți pot raporta, răspunde și gestiona toate incidentele în siguranță și rapid.

Preț: discutați cu un reprezentant al serviciului pentru clienți despre planurile de preț.

11. Managementul incidentelor ProcessMAP

ProcessMAP Incident Management este o soluție bazată pe web care funcționează în investigarea, raportarea și, de asemenea, analizarea incidentelor de mediu, răniri/boli, proprietăți și flote.

Preț: discutați cu un reprezentant al serviciului pentru clienți ProcessMAP Incident Management despre prețuri.

12. OnPage – Sistem de management al incidentelor

Pista de audit, diagnosticarea cauzei principale, recuperarea în caz de dezastru, raportarea incidentelor, managementul siguranței, managementul sarcinilor și gestionarea biletelor - de aceea, OnPage Incident Management System acceptă în cazul unui incident. Puteți permite rapoarte de incident în timp real și anchete post-mortem cu traseele și rapoartele sale de audit. OnPage se integrează, de asemenea, cu soluțiile RMM și PSA și cu instrumente de chat precum Slack.

Preț: Există o perioadă de încercare gratuită de 7 zile cu OnPage, altfel va trebui să contactați un reprezentant al serviciului pentru clienți pentru a afla mai multe despre prețuri.

Concluzia soluțiilor software pentru raportarea incidentelor

Necesitatea de a gestiona incidentele și pericolele la locul de muncă nu poate fi trecută cu vederea și probabil că știți deja acest lucru. Cu toate acestea, pentru a face procesul într-adevăr neted și nedureros (joc de cuvinte), trebuie să utilizați instrumente moderne pentru a rămâne în fruntea curbei. Crearea unui mediu de lucru sigur și plăcut este o NECESARE.

Cu acces în timp real la date, puteți identifica incidentele înainte ca acestea să se întâmple și îi puteți menține cu ușurință pe toată lumea pe aceeași pagină, astfel încât promovarea unei culturi sigure la locul de muncă să fie țesut în ADN-ul companiei dvs. Prin urmare, parcurgeți lista noastră cu cele mai bune 12 soluții software de raportare a incidentelor și faceți cea mai bună alegere pentru afacerea dvs. și pentru angajați.