5 Cele mai bune practici din sondajul angajaților pentru un feedback eficient

Multe companii folosesc sondaje pentru a aduna feedback-ul angajaților, dar rezultatele sunt adesea greșite, înșelătoare și dificil de analizat. Interpretarea greșită a lucrurilor precum satisfacția angajaților, implicarea și performanța poate avea consecințe grave.

De exemplu, rezultatele pot arăta că angajații se simt mai puțin împuterniciți la locul de muncă. Ați putea rezolva acest lucru oferindu-le mai multă proprietate și independență. Dar dacă ei căutau mai multă pregătire și sprijin, i-ai pregătit pentru eșec.

În mod similar, lucrătorii cărora le este frică să nu fie sinceri vă pot spune că sunt mulțumiți la locul de muncă. Următorul lucru pe care îl știi, au renunțat, lăsându-te confuz.

Când creați și administrați sondaje, este important să urmați cele mai bune practici privind sondajele angajaților. Acestea ajută la asigurarea unor rezultate robuste și fiabile. Mai jos, vă împărtășim 5 sfaturi de proiectare a sondajelor de experți pentru a vă ajuta să creșteți participarea și să adunați informații sincere și semnificative pentru compania dvs.

Planificare in avans

Definiți scopul

Sondajele angajaților pot fi utilizate din mai multe motive. Companiile le folosesc pentru a măsura nivelul de implicare a angajaților. De asemenea, angajații le pot folosi pentru a colecta feedback de la managerii, colegii de muncă și sub raportul direct.

Asigurați-vă că definiți un scop clar pentru sondajul dvs., oricare ar fi acesta. Un studiu Forbes a constatat că 78% dintre companii nu au reușit să obțină rezultate de calitate din sondajele de implicare a angajaților, iar unul dintre motivele cheie pentru aceasta a fost că abordează prea multe probleme deodată.

Cel mai bine este să vă restrângeți scopul la câteva subiecte cheie. În acest fel, nu epuizați angajații cu prea multe întrebări. În plus, având un focus clar pentru sondaj, puteți aduna informații mai semnificative pentru a obține rezultate specifice de afaceri.

Stabiliți-vă publicul țintă și asigurați-vă că este „reprezentativ”

Identificați de la cine doriți să colectați răspunsuri. Publicul dvs. țintă sau „eșantionul” va varia în funcție de ceea ce măsoară sondajul dvs.

Când vine vorba de sondaje ale angajaților, cele mai bune practici includ colectarea de feedback de la un „eșantion reprezentativ”. Aceasta se referă la un grup care reflectă toate persoanele relevante cărora li se pot aplica întrebările sondajului. Puteți ajunge la rezultate înșelătoare ale sondajului dacă nu adunați feedback de la un eșantion reprezentativ.

De exemplu, trimiterea unui sondaj numai membrilor echipei care sunt foarte implicați nu va aduce rezultate obiective. Acești membri ai echipei nu sunt reprezentativi pentru toți angajații dvs., care probabil au niveluri diferite de implicare. În acest exemplu, nu ați avea ocazia să auziți de la lucrători mai puțin implicați și, prin urmare, nu ați putea lucra la rezolvarea problemelor de bază.

În cele din urmă, asigurați-vă că aveți o dimensiune bună a eșantionului. Aceasta înseamnă că ar trebui să aveți un număr minim de răspunsuri pentru ca sondajul dvs. să fie considerat reprezentativ pentru întreaga populație.

Dimensiunile mostrelor vor varia în funcție de dimensiunea companiei dvs. Există o mulțime de instrumente online pentru a vă ajuta să calculați care ar fi dimensiunea bună a eșantionului.

Ca regulă generală, pentru companiile mai mari, cu peste 1.000 de lucrători, 10% reprezintă de obicei o dimensiune bună a eșantionului. Dar pentru companiile mai mici, cu mai puțin de 100 de angajați, ar trebui să urmăriți ca toate să completeze sondajul.

Decideți dacă un șablon de sondaj funcționează pentru dvs

Înainte de a vă proiecta sondajul, evaluați dacă trebuie să îl construiți de la zero. Unele companii folosesc șabloane de sondaje noi sau utilizate anterior. De exemplu, ați putea folosi sondajul de satisfacție a angajaților de anul trecut din nou anul acesta, dacă a funcționat bine. Acest lucru vă va permite, de asemenea, să comparați rezultatele în mod mai semnificativ.

O altă opțiune este să începeți cu un șablon existent și să-l modificați pentru a se potrivi nevoilor dvs. De exemplu, puteți adăuga sau elimina întrebări în funcție de ceea ce este important pentru sondaj. Sau puteți adăuga o casetă de comentarii pentru sugestiile lucrătorilor, dacă asta este ceea ce căutați.

Luați în considerare un sondaj pilot sau obțineți feedback de la focus grupuri

Unele companii desfășoară un sondaj pilot înainte de a trimite sondajul publicului țintă complet. Aceasta înseamnă că companiile testează un sondaj privind experiența angajaților cu un grup mic pentru a se asigura că respondenții pot înțelege toate întrebările.

Companiile folosesc, de asemenea, sondaje pilot pentru a identifica orice prejudecăți – de exemplu, fiecare clasare primul sau ultimul element dintr-o listă ca opțiune preferată. Aceasta se numește prejudecată primară (când respondenții selectează primul articol) sau prejudecăți de recentitate (când aleg ultimul element).

În plus, utilizarea metodei sondajului pilot vă permite să faceți toate modificările necesare înainte ca sondajul să treacă la un grup mai mare.

Dar anchetele pilot nu sunt singura ta opțiune. De asemenea, puteți organiza un focus grup în care cereți unui grup mic să citească întrebările și să ofere feedback.

Alegeți timpul și frecvența potrivite

Luați în considerare cu atenție când doriți să trimiteți sondajul. De exemplu, sondajele de performanță sunt de obicei trimise ‌ anual sau la fiecare 6 luni. Puteți administra mai des sondaje de implicare sau de satisfacție a angajaților, de exemplu, în fiecare trimestru. Acestea sunt cunoscute și sub numele de sondaje ale pulsului.

Desigur, puteți trimite sondaje de câte ori este nevoie. Dar momentul este important, deoarece oferă context. De exemplu, puteți trimite un sondaj de satisfacție lucrătorilor într-o perioadă dificilă pentru afacere. Răspunsurile angajaților pot fi mai negative decât ar fi fost dacă sondajul ar fi trimis atunci când afacerea mergea bine. Asigurați-vă că luați în considerare momentul când analizați răspunsurile la sondaj.

Decide cui îl va deține

Sondajul ar trebui să fie administrat de o anumită persoană sau echipă. Aceasta ar putea fi HR, comunicații sau o altă echipă relevantă.

Acest lucru asigură că persoana sau echipa relevantă este responsabilă pentru administrarea sondajelor la timp, precum și pentru analizarea și prezentarea rezultatelor părților interesate relevante.

Maximizați participarea și încurajați onestitatea

Fă-l scurt și ușor de utilizat

Asigurați-vă că sondajul dvs. este scurt, intuitiv și ușor pentru ochi. În mod ideal, angajații ar trebui să poată completa sondajul în 20 de minute. În acest fel, se pot concentra asupra ei într-o singură ședință, fără distrageri.

De asemenea, păstrați orice elemente vizuale, cum ar fi sigle, numere de pagină, starea progresului sondajului și așa mai departe, curate și simple. Evitați să folosiți prea multe culori, deoarece acest lucru poate distra atenția. În plus, luați în considerare fontul pe care îl utilizați atunci când creați sondajul. Respectați un font sans serif, cum ar fi Arial, cu dimensiunea fontului 12, astfel încât lucrătorii să poată citi întrebările clar.

Un chestionar lung, cu prea multe elemente care distrag atenția, poate fi descurajator și poate fi o rată de participare mai scăzută a angajaților.

Stabiliți anonimatul și/sau confidențialitatea

Respondenții ar trebui să știe din timp dacă sondajul este sau nu anonim. De obicei, lucrătorii vor răspunde mai deschis dacă știu că răspunsurile lor sunt anonime. În timp ce unii susțin că anonimatul descurajează deschiderea și transparența la locul de muncă, studiile au arătat, de asemenea, că sondajele anonime primesc rate de răspuns angajaților de peste 90%.

Unele sondaje nu sunt anonime, dar răspunsurile rămân confidențiale. Aceasta înseamnă că numai partea administratoare știe cum au răspuns lucrătorii. Este esențial să informați angajații dacă acesta este cazul și să-i asigurați că răspunsurile lor nu vor fi împărtășite cu nimeni altcineva.

Folosiți un limbaj ușor și oferiți explicații acolo unde este necesar

Pentru a îmbunătăți acuratețea răspunsurilor, asigurați-vă că utilizați un limbaj simplu pe care toată lumea îl înțelege în același mod. În special în cazul sondajelor de implicare a angajaților, cele mai bune practici includ utilizarea unui sondaj pilot sau a unor grupuri de discuții pentru a verifica dacă nicio întrebare nu este ambigue. Acest lucru se datorează faptului că este mai probabil ca aceste sondaje să conțină termeni de resurse umane pe care alții nu îi înțeleg.

Pentru orice ar putea fi confuz, oferiți o explicație clară. În acest fel, angajații se pot concentra pe răspunsul la întrebări în loc să încerce să le înțeleagă semnificația.

Începeți și terminați cu întrebări ușoare

Creați o experiență pozitivă pentru angajați la începutul sondajului punând întrebări simple. De exemplu, „De exemplu, „Sunt mândru că fac parte din această companie”. Întrebările inițiale ușoare îi vor liniști pe lucrători și îi vor face să se simtă confortabil să răspundă la restul sondajului.

Încheierea cu întrebări ușoare îi va lăsa pe angajați să se simtă pozitiv. Acest lucru va crește probabil disponibilitatea lor de a participa la sondajele viitoare.

Utilizați tehnologia pentru a administra sondaje și pentru a urmări răspunsurile

În mod tradițional, anchetele erau administrate pe hârtie. Deși unele companii încă fac acest lucru, poate duce la o participare mai scăzută, răspunsuri pierdute și întrebări ratate. În plus, este nevoie de mult timp și efort pentru a analiza manual rezultatele.

Utilizați tehnologie, cum ar fi software-ul pentru sondaje pentru angajați, pentru a crea și administra online sondaje pentru angajați. Toate răspunsurile sunt salvate în cloud, astfel încât nu veți pierde niciodată date. De asemenea, puteți face obligatorii anumite întrebări dacă doriți ca toată lumea să le răspundă. În plus, puteți urmări și analiza cu ușurință răspunsurile în timp real.

Alternativ, puteți trimite sondaje într-un format Microsoft Word sau Google Docs și le puteți trimite prin e-mail angajaților. Deși încă folosește tehnologia, are limitările sale. Va trebui să grupați răspunsurile individuale și să analizați manual datele.

Foarte important, utilizarea tehnologiei permite lucrătorilor să participe de oriunde cu o conexiune la internet. Aceasta este o modalitate excelentă de a îmbunătăți ratele de răspuns ale angajaților pentru echipele distribuite.

Faceți-l compatibil cu dispozitivele mobile

Administrarea sondajelor pe dispozitive mobile facilitează participarea angajaților. Ei pot accesa sondajul din mers și pot salva și continua mai târziu dacă trebuie să întrerupă.

Studiile arată că 90% dintre Millennials și 98% dintre angajații generației Z folosesc smartphone-uri. De aceea, sondajele pentru dispozitive mobile sunt o modalitate eficientă de a colecta feedback astăzi.

Sfatul nostru: Folosiți software de management al echipei care are și o aplicație mobilă, cum ar fi Connecteam.

Connecteam are funcții de sondaj încorporate care vă permit să creați și să atribuiți sondaje și să urmăriți răspunsurile în timp real. De asemenea, puteți trimite notificări lucrătorilor pentru a le reaminti când trebuie să completeze sondaje. În plus, instrumentul de raportare Connecteam vă permite să vizualizați și să analizați cu ușurință tendințele sondajelor. Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită pentru a o verifica astăzi.

Oferiți stimulente sau faceți sondajele obligatorii

Asigurarea unui sondaj obligatoriu ajută la creșterea participării angajaților. De asemenea, oferă un eșantion corect și reprezentativ.

Alternativ, luați în considerare oferirea de recompense pentru a stimula lucrătorii să completeze sondajul. De exemplu, puteți oferi o reducere corporativă pentru retail, restaurante și așa mai departe. Sau, faceți o tragere la sorți în care un respondent câștigă un premiu.

Mulțumim respondenților pentru timpul acordat

A cere angajaților să răspundă la o grămadă de întrebări nu este sfârșitul sondajelor angajaților. Cele mai bune practici includ mulțumirea participanților pentru timpul și efortul lor.

Puteți adăuga o scrisoare de mulțumire la sfârșitul sondajului sau le puteți trimite un e-mail. Sau, puteți eticheta public și mulțumi respondenților într-un flux de știri la nivel de companie. Acest lucru poate motiva mai mulți lucrători să participe în viitor.

Angajații care se simt respectați și apreciați vor avea șanse mai mari de a participa la sondajele viitoare.

Creați întrebări semnificative, relevante și obiective

Scrieți fiecare întrebare pentru a acoperi un subiect

Puteți acoperi mai multe subiecte într-un sondaj, dar fiecare întrebare ar trebui să se concentreze pe o singură idee sau subiect specific.

De exemplu, dacă îi întrebați pe angajați cât de mulțumiți sunt de oportunitățile de formare și mentorat, nu le veți putea separa evaluările pentru aceste subiecte individuale. Astfel, nu veți putea folosi aceste informații în mod eficient. În schimb, folosiți o întrebare pentru a vă concentra pe formare și alta pentru a vă concentra pe mentorat.

Evitați întrebările deschise și concentrați-vă pe fapte, nu pe sentimente

Când vizați un număr de subiecte diferite cu un grup țintă mare, cel mai bine este să limitați întrebările deschise. Fiecare angajat va răspunde diferit, iar analizarea feedback-ului pronunțat și inconsecvent necesită timp. De asemenea, veți găsi dificil să alegeți teme importante și să decideți cum să acționați în funcție de feedback.

În schimb, întrebările cantitative sunt mai ușor de răspuns și analizat. Designerii de sondaje folosesc adesea o scală de evaluare pentru a aduna date clare pe care le pot analiza statistic.

Iată un exemplu de scară de evaluare utilizată în mod obișnuit, utilizată la întrebările din sondaj:

Î: Managerul meu îmi oferă feedback eficient.

1. Dezacord
2. Dezacord
3. Neutru
4. De acord
5. Complet de acord

Cu toate acestea, chiar și acest tip de întrebare poate fi problematică. Se concentrează mai degrabă pe modul în care se simte un angajat decât pe ceea ce sunt faptele observabile. Se reduce la ceea ce un angajat consideră a fi „feedback eficient”.

O opțiune alternativă ar putea fi utilizarea unui sistem bazat pe numere .

Iată un exemplu de întrebare de sondaj bazată pe numere:

Î: Pe parcursul ultimului an, managerul meu mi-a oferit feedback eficient și practic

1. Niciodată ………………………………………………………………………………… 10. Întotdeauna

Această întrebare se concentrează acum pe fapte observabile și este mai obiectivă. Răspunsurile numerice vor oferi date mai puternice decât răspunsurile cu cuvinte.

În cele din urmă, scopul sondajului și dimensiunea grupului țintă vor determina întrebările și scalele de evaluare care vor oferi cele mai semnificative rezultate.

Feedback-ul calitativ își are locul

În cele mai multe cazuri, sondajele includ cel puțin 1-2 întrebări care permit angajaților să ofere feedback calitativ, cum ar fi comentarii, pe lângă feedback-ul cantitativ.

Acest lucru este cel mai eficient atunci când căutați sugestii pentru angajați. Feedback-ul calitativ vă permite, de asemenea, să aveți mai mult context și o înțelegere mai profundă a opiniilor angajaților. În plus, este o modalitate excelentă de a-i face pe angajați să se simtă auziți și apreciați.

Rămâneți neutru și evitați întrebările conducătoare

Întrebările conducătoare sunt formulate pentru a ghida respondentul către un anumit răspuns dorit. De exemplu, „Te simți cu personal insuficient?” încurajează participantul să se concentreze pe negativ.

Întrebările neutre, non-emotive adună feedback mai eficient și obiectiv. Luați în considerare, în schimb, „În ce măsură sunteți mulțumit de dimensiunea personalului?”

De asemenea, companiile presără adesea sondajele cu declarații pozitive precum „Managerul meu susține”. Rezultatele sondajelor încărcate cu afirmații emoționante sunt adesea nesigure. Prin urmare, cel mai bine este să le evitați.

Păstrați întrebările semnificative pentru performanța și succesul companiei

Pentru a menține sondajul scurt și concis, rămâneți la întrebările care sunt semnificative pentru scopul sondajului. Evitați să vă completați sondajul cu întrebări bune de știut care nu sunt o prioritate imediată. Acest lucru vă va ajuta să culegeți mai ușor informații semnificative, astfel încât să puteți lua măsuri.

Evitați prejudecățile privind primatul și recentitatea cu întrebările de clasare

Întrebările de clasare oferă angajaților o listă de opțiuni pe care li se cere să le clasifice. De exemplu, „Clasați beneficiile companiei în ordinea importanței lor pentru dvs.”.

Acest lucru poate duce la prejudecăți de primație și/sau de recentitate în rândul angajaților. Aceasta înseamnă că este mai probabil să se concentreze pe primul și/sau ultimul element de pe listă, acordând puțină atenție celor din mijloc.

Cel mai bine este să evitați întrebările de clasare și să utilizați în schimb întrebări independente.

Schimbați formularea ocazional pentru a face răspunsul dorit negativ

Mențineți angajații angajați și pe degetele de la picioare, schimbând din când în când răspunsul dorit în negativ.

De exemplu, „Managerul meu nu îmi oferă feedback eficient.” Acest lucru scapă de tendința de „a fi de acord” cu totul – o părtinire care devine mai puternică spre sfârșitul sondajului.

Formatați-l pentru a minimiza părtinirea

Evitați etichetele secțiunilor și încercați să randomizați ordinea întrebărilor

Evitați să etichetați secțiunile sau să puneți seturi de întrebări împreună în casete. De exemplu, unele companii grupează împreună întrebările legate de beneficii. Viziunea unui lucrător cu privire la munca flexibilă poate influența modul în care evaluează alte beneficii, cum ar fi asigurarea de sănătate. Angajații tind să răspundă sau să evalueze răspunsurile în mod similar pentru întrebările dintr-o casetă sau secțiune.

Puteți alege aleatoriu ordinea întrebărilor dvs., astfel încât acestea să nu fie grupate împreună. De exemplu, nu aveți toate întrebările legate de beneficii la rând. Răspândiți-le în sondaj, astfel încât să puteți obține răspunsuri imparțiale care se aplică doar unui singur beneficiu la un moment dat.

Păstrați întrebările de aceeași lungime pentru a preveni prejudecățile

Încercați să scrieți întrebări care au o lungime aproximativ similară, de exemplu, 1 propoziție, 5-10 cuvinte sau mai puțin de 20 de cuvinte. Decideți o lungime care să funcționeze pentru întrebările pe care le veți adresa și rămâneți consecvenți în timp ce scrieți sondajul.

Lucrătorii pot presupune că întrebările mai lungi sau mai cuprinzătoare sunt mai importante pentru companie. Acest lucru îi poate determina să răspundă mai pozitiv la acele întrebări, mai ales atunci când sunt îngrijorați să fie identificați.

Puneți cu atenție întrebările demografice

Întrebările demografice despre sex, vârstă, etnie și orientare sexuală sunt importante. Ele ajută la identificarea semnalelor roșii atunci când vine vorba de DEI (diversitate, echitate și incluziune) și discriminare.

Pe de altă parte, ele facilitează identificarea respondenților. Acest lucru ar putea duce la împiedicarea lucrătorilor să răspundă la întrebări cu sinceritate.

Cel mai bine este să faceți întrebările demografice opționale. În acest fel, angajații pot decide dacă doresc să-și dezvăluie detaliile sau nu.

De asemenea, luați în considerare unde doriți să plasați aceste întrebări în sondaj. În sondajele de implicare a angajaților, cele mai bune practici includ plasarea întrebărilor demografice ‌la sfârșit. Acest lucru va ajuta la prevenirea angajaților să renunțe la sondaj și la reducerea răspunsurilor părtinitoare.

Asigurați-vă că rezultatele sunt de încredere și folosiți-le!

Verificări de verificare

Verificați rezultatele sondajului dvs. cu date și tendințe reale, din viața reală. De exemplu, imaginați-vă că un angajat notează într-un sondaj că este probabil să rămână în companie pe termen lung. Dar, în viața reală, au demisionat la scurt timp după finalizarea sondajului. Este important să identificăm aceste neconcordanțe și să înțelegem de unde provin.

Benchmarking

Folosiți datele de analiză comparativă - rezultate pentru aceleași întrebări sau întrebări similare - din sondaje realizate de alte echipe sau companii din industria dvs.

De exemplu, să presupunem că rezultatele tale sugerează că angajații tăi sunt foarte implicați. Poate că rezultatele unei alte companii pentru aceeași întrebare indică faptul că lucrătorii sunt, de asemenea, foarte implicați.

Aceste comparații asemănătoare vă pot ajuta să vă validați datele și să vă arate cum funcționează echipa dvs. în comparație cu concurenții dvs.

Eliminați întrebările sau sondajele cu foarte puține răspunsuri

Nu vă bazați pe date pentru sondaje sau întrebări dacă numărul de răspunsuri a fost prea mic și nu a reprezentat populația țintă.

De exemplu, dacă aveți o companie cu 50 de oameni și au participat doar 5, rezultatele dvs. nu vor reflecta opiniile tuturor membrilor echipei. Astfel, ele nu ar trebui folosite pentru a lua decizii importante.

Răspunsuri distorsionate

S-ar putea să descoperiți că rezultatele sondajului par să se încline puternic spre o parte. În aceste cazuri, verificați dacă datele sondajului dvs. nu au fost influențate de câteva răspunsuri extreme.

De exemplu, dacă majoritatea oamenilor au spus că sunt „mulțumiți” sau „neutri” de indemnizația de concediu, dar un număr mic de angajați au fost „profund nemulțumiți”, ar putea împinge rezultatele generale către „nemulțumiți”. Aceasta se numește „înclinare”.

Urmare

AON a dezvăluit că aproape 80% dintre manageri nu acționează pe baza datelor sondajului angajaților. Acest lucru a fost în concordanță cu 80% dintre angajați care au considerat că răspunsul la un sondaj nu a avut nicio diferență asupra condițiilor lor de muncă.

Cu implicarea angajaților din SUA pe o tendință descendentă, este important ca companiile să folosească datele pe care le adună din sondajele angajaților lor.

Nu-l tratați ca pe un exercițiu de bifare. Aceste sondaje oferă informații valoroase pe care le puteți folosi pentru a îmbunătăți cultura și practicile de lucru din cadrul companiei dvs.

Concluzia celor mai bune practici în sondajul angajaților

Sondajele angajaților sunt o modalitate eficientă de a aduna feedback de la lucrătorii dvs. Acestea oferă informații despre implicarea angajaților, nivelurile de satisfacție, integrare și multe altele.

Dar rezultatele sondajului sunt predispuse la părtiniri și erori și pot fi ușor interpretate greșit. Acest lucru vă poate conduce să luați decizii greșite pentru angajații dvs.

Prin urmare, trebuie să creați sondaje eficiente, dar care să țină cont și de aceste erori. Trebuie să vă planificați în avans, să maximizați rata de participare și să obțineți răspunsuri sincere și impartiale din partea lucrătorilor dvs.

Acest articol acoperă 5 sfaturi ale experților pentru a îmbunătăți proiectarea, administrarea și analiza sondajului. Cu aceste informații, puteți folosi puterea sondajului angajaților la întregul său potențial.