Cum se calculează plata de concediu pentru angajații pe oră

Personalul dvs. are nevoie de timp liber - o vacanță odihnitoare îi aduce pe angajați înapoi împrospătați și reangajați - dar calcularea plății de concediu poate fi confuză și complicată.

Fără să știi cum se calculează plata de concediu, riști să plătești greșit angajații pentru concediu.

S-ar putea chiar să deveniți frustrați de proces și să decideți să evitați deloc să oferiți vacanțe plătite, ceea ce duce la angajați nemulțumiți.

Din fericire, înțelegerea modului de calcul al plății de concediu este mai simplă decât pare. Suntem aici să vă ghidăm pas cu pas și să ne asigurăm că luați în considerare toate detaliile necesare.

Termeni importanți de cunoscut

Dezavantajele plății de concediu pot fi confuze la început. Mai jos, am enumerat termenii cheie și definițiile acestora, astfel încât să puteți înțelege cum diferă și cum se leagă de plata concediului de odihnă.

• Timpul de vacanță se referă la timpul liber pentru petrecere a timpului liber sau pentru relaxare.
• Perioada liberă plătită (PTO) include toate tipurile de concediu plătit, cum ar fi timpul de boală sau plata concediului, precum și timpul de concediu.
• Acumularea vacanțelor este procesul prin care angajații câștigă treptat timp de concediu conform unui program specific.
• Rata de acumulare a concediilor este cantitatea de concediu pe care un angajat o câștigă într-o anumită perioadă de timp. Este de obicei exprimat ca procent din timpul lucrat. De exemplu, o rată de acumulare de 5% înseamnă că pentru fiecare 100 de ore de muncă un angajat, acesta câștigă 5 ore de concediu.
• Plata de concediu este compensația pe care o primește un angajat în timp ce folosește timpul de concediu. Acesta este de obicei egal cu salariul sau salariul pe oră.
• O plată de concediu este o sumă forfetară plătită unui angajat pentru timpul de concediu neutilizat. Plata are loc de obicei atunci când lucrătorul părăsește compania sau trece o anumită perioadă de timp, cum ar fi când începe un nou an.

Ce este plata de concediu?

Plata de concediu este compensația pe care companiile le oferă angajaților în timpul liber de la serviciu . Angajații se pot relaxa, reîncărca și menține un echilibru bun între viața profesională și viața privată, în timp ce primesc salariul obișnuit.

Oferirea angajaților de concediu plătit (PTO) precum timpul de vacanță nu este obligatorie la nivel federal, dar contribuie la o forță de muncă mai fericită și mai productivă. Fără a primi concediu plătit, este posibil ca unii lucrători să nu-și ia concediu, riscând astfel să se epuizeze.

Există două moduri principale în care este oferit timpul de vacanță:

Vacanță avansată

Cu o politică avansată privind timpul de vacanță, toate timpul liber dintr-o anumită perioadă de timp sunt puse la dispoziție angajaților de la o anumită dată, cum ar fi data de începere. De exemplu, dacă compania dumneavoastră oferă 2 săptămâni (80 de ore) de vacanță plătită pe an, puteți face toate cele 80 de ore disponibile la 1 ianuarie a fiecărui an.

Vacanță acumulată

Conform unei politici de concediu acumulat, angajații câștigă timp de concediu în funcție de numărul de ore pe care le lucrează. De exemplu, lucrătorii pot câștiga o parte din cele 80 de ore totale la fiecare câteva luni, cum ar fi 20 de ore la fiecare 3 luni.

Sau, puteți seta un procentaj al ratei de acumulare a concediilor și le permite lucrătorilor să câștige timp de concediu de până la 80 de ore pe an. De exemplu, o rată de acumulare de 8% înseamnă că echipa ta va câștiga 8 ore de concediu pentru fiecare 100 de ore de muncă. După 1.000 de ore lucrate, aceștia vor avea acces la toate cele 80 de ore de concediu.

Cum se calculează acumularea de concediu?

Primul pas pentru a plăti angajații pentru timpul lor de vacanță este înțelegerea modului de măsurare a timpului acumulat. Formula de calcul a angajamentelor este simplă.

Rata de acumulare

Rata de acumulare se calculează folosind această formulă:

Rata de concediu acumulată = Vacanță anuală / Program anual de lucru

Imaginați-vă că angajații dvs. lucrează 40 de ore pe săptămână sau 2.080 de ore pe an și oferiți 2 săptămâni de vacanță sau 80 de ore. Pentru a găsi rata de acumulare orară, calculați:

80 ore / 2.080 ore = 0,038 ore de concediu câștigat pe oră lucrată. Aceasta este rata de concediu acumulată. Ca procent, este exprimat ca 3,8%.

Apoi puteți aplica acest lucru la alte calcule.

Acumulare pe perioadă

Pentru a vedea câte ore va acumula un angajat pe perioadă de plată, utilizați această formulă:

Acumulare pe perioadă de plată = Ore în perioada de plată x Rata de acumulare pe oră

De exemplu, pentru o perioadă de plată de 80 de ore, veți calcula:

80 de ore x 0,038 rata de acumulare = 3,04 ore acumulate pe perioadă de plată.

Puteți folosi formule similare pentru a determina câtă vacanță acumulează un angajat pe săptămână, pe lună sau pe trimestru. Doar luați orele din acea perioadă de timp și înmulțiți-le cu rata de acumulare orară.

Acumulare pe lună sau trimestru

Pentru a calcula acumularea lunară sau trimestrială, înmulțiți orele de lucru ale perioadei cu rata de acumulare. Deși nu există două luni sau trimestri exact la fel, iată câteva exemple:

170 ore pe lună x 0,038 rata de acumulare = 6,46 ore acumulate pe lună

520 ore pe trimestru x 0,038 rata de acumulare = 19,76 ore acumulate pe trimestru

Cum se calculează plata de concediu pentru angajații pe oră?

Plata concediului de odihnă se calculează de obicei pe baza salariului unui angajat, în cazul lucrătorilor salariați. Pentru angajații orar, acesta este de obicei calculat pe baza salariului lor .

Pentru a calcula plata de concediu, există câțiva pași simpli. În primul rând, aveți nevoie de câteva informații:

• Detalii despre politica de concediu a organizației dvs. , în special dacă include prevederi specifice pentru lucrătorii orar.
• Rata de acumulare . Derulați în sus dacă aveți nevoie de un memento despre cum să calculați acest lucru.
• Ore lucrate . Aceste date trebuie să fie cât mai exacte posibil, așa că vă recomandăm să utilizați o aplicație precum Connecteam, care le permite angajaților și managerilor să urmărească cu ușurință schimburile, orele de intrare și de plecare și cererile de concediu.
• Rata de plată a concediului . De obicei, acesta este tariful orar normal al unui angajat.
• Orele de concediu solicitate — sau, în cazul unei plăți, numărul de ore neutilizate.

Plata de concediu și plata pentru angajații actuali

Pentru a vă da seama cât să plătiți angajatul pentru o vacanță viitoare, înmulțiți orele de concediu cu rata lor de plată.

Timp de concediu x Rata de plată = Plata de concediu datorată

Dacă angajatul tău folosește 40 de ore de concediu și câștigă 25 USD pe oră, calculul pe care îl vei folosi pentru a-și determina plata de concediu este:

40 de ore x 25 USD/oră = 1.000 USD datorați

Acest calcul se poate aplica și plăților de concediu pentru membrii actuali ai echipei atunci când aceștia au rămas cu un timp de vacanță neutilizat care nu se transferă.

De exemplu, să presupunem că politica companiei dumneavoastră notează că angajații trebuie să ia toate cele 80 de ore de concediu într-un an calendaristic, neutilizate nu se transferă de la un an la altul, iar compania trebuie să plătească orice vacanță nefolosită.

Imaginați-vă că un angajat care câștigă 30 USD pe oră rămâne cu 20 de ore de concediu nefolosit la 1 decembrie 2023. Spuneți că nu își poate lua acest timp liber înainte de 1 ianuarie 2024, când timpul de vacanță al tuturor angajaților dvs. se resetează.

Pentru a determina cât de mult li se datorează, iată cum se calculează plata pentru concediu:

Timp de vacanță x Rată de plată = Plată pentru vacanță

20 de ore x 30 USD/oră = 600 USD de plătit

Cum se calculează plata concediului de odihnă pentru angajații care pleacă?

Dacă calculați o plată pentru un angajat care părăsește compania, va trebui să cunoașteți timpul de concediu acumulat și neutilizat de angajat. Ca un memento:

Vacanță acumulată = Ore lucrate x Rata de acumulare orară

Să presupunem că angajatul a câștigat 25 USD pe oră în rolul său și mai are 40 de ore de concediu nefolosit. Calculul plății este același ca pentru angajații care își iau concediu:

Timp de vacanță x Rată de plată = Plată pentru vacanță

40 de ore x 25 USD/oră = 1.000 USD de plătit

Cum să urmăriți plata de concediu pentru angajații pe oră

Utilizarea unei foi de calcul pentru a urmări plata pentru concediu de odihnă poate părea simplă și accesibilă, dar riscați să faceți o eroare umană și costuri administrative mari. De asemenea, necesită timp și efort semnificativ.

În schimb, vă recomandăm să utilizați o aplicație de urmărire a plăților de vacanță . Sunt rapid și ușor de utilizat, automatizează multe sarcini manuale și reduc riscul erorilor costisitoare. Înregistrează cu exactitate angajații:

• Tarife de plată pe oră
• Orele de concediu anuale și orele lucrate în fiecare an, ceea ce este egal cu rata de acumulare
• Ore lucrate pe perioadă de plată
• Ore de concediu câștigate pe perioadă de plată
• Orice plăți de concediu

Lucruri de luat în considerare atunci când structurați și calculați vacanța plătită

Atunci când structurați și calculați concediul plătit, sunt câteva lucruri de care trebuie să aveți în vedere.

Timp de vacanță vs. PTO

În primul rând, determinați dacă compania dvs. va oferi PTO generală care include timpul de vacanță sau dacă veți oferi timpul de vacanță ca un singur tip de PTO. Majoritatea companiilor oferă PTO generală pe care lucrătorii îl pot folosi pentru orice fel de concediu, inclusiv vacanțe.

Aflați mai multe despre diferențele dintre timpul de vacanță și alte tipuri de concediu plătit.

Vacanță avansată sau acumulată

Apoi, decideți cum va oferi compania dvs. timp de vacanță.

Avantajul timpului de vacanță în avans este că sunt necesare mai puține calcule - toate orele sunt disponibile la o anumită dată. Dar există și riscuri. Angajații pot folosi toate orele de îndată ce doresc, ceea ce ar putea duce la prea mult timp liber devreme.

Pe de altă parte, concediul acumulat ajută la limitarea timpului pe care angajații îl iau, dar necesită mai multă muncă de urmărit.

Angajații cu normă întreagă vs. cu normă parțială

De asemenea, trebuie să stabiliți criterii de eligibilitate . Angajații trebuie să lucreze un anumit număr de ore pentru a se califica pentru a câștiga vacanță sau toată lumea este eligibilă?

Oferirea de eligibilitate tuturor este cea mai bună modalitate de a asigura corectitudinea, dar va trebui să decideți cum orele de vacanță corespund orelor de lucru.

Este obișnuit să se bazeze acumularea de concedii pentru lucrătorii cu normă întreagă pe o săptămână de 40 de ore, dar calculul pentru angajații cu fracțiune de normă depinde de numărul de ore pe care le lucrează. Dacă lucrătorii dumneavoastră cu normă parțială lucrează 20 de ore pe săptămână, 2 săptămâni de vacanță înseamnă 40 de ore pe an sau 1,5 ore pe perioadă de plată bisăptămânală.

Legile statului

Nu există legi care să oblige companiile să ofere PTO, dar dacă o companie o furnizează, acestea sunt obligate de anumite legi. Acestea variază în funcție de stat, așa că fiți clar care se aplică angajaților dvs.

Dacă aveți angajați în mai multe state, va trebui să înțelegeți cerințele legale din fiecare stat. De exemplu, unele state impun companiilor să plătească timpul de concediu neutilizat atunci când un angajat pleacă. Câteva state interzic politicile de vacanță „folosește-l sau pierde-l”, care impun angajaților să renunțe la timpul de vacanță nefolosit chiar înainte de începerea unui nou an.

PTO/reportul timpului de vacanță

Luați în considerare dacă veți aplica o politică „folosește-l sau pierde-l” sau le vei lăsa angajaților să transfere perioada de concediu nefolosită la anul următor. Dacă alegeți să permiteți reportarea PTO/timp de vacanță, decideți dacă lucrătorii pot reporta toate orele neutilizate sau doar o parte.

De exemplu, unele companii permit transferul unei săptămâni de PTO/vacanță. Unele companii stabilesc un plafon, astfel încât angajații să poată trece peste tot timpul nefolosit, dar când ating un anumit număr, nu mai acumulează timp suplimentar până când îl folosesc.

Trecând în negativ

Dacă un angajat nu mai are PTO/vacanță, dar are nevoie de concediu, poate el să acumuleze un sold negativ (folosind orele viitoare de concediu pentru a plăti timpul liber retroactiv) sau să-și ia concediu neplătit?

Ambele sunt opțiuni comune, dar permiterea unei acumulări de sold negativ necesită mai multă supraveghere și urmărire. Decideți ce curs de acțiune ar funcționa cel mai bine pentru compania dvs.

PTO nelimitat

Gestionarea reporturilor și a soldurilor negative poate fi descurajantă, așa că poate doriți să luați în considerare beneficiile și dezavantajele oferite de PTO nelimitat.

O astfel de politică poate atrage noi angajați și poate reduce burnout-ul în rândul angajaților existenți, dar poate duce și la abuzul de sistem sau la un tratament inegal al angajaților. Cântăriți argumentele pro și contra și luați decizia care vi se pare potrivită pentru organizația dvs.

Concluzie

Oferirea timpului de concediu plătit angajaților este necesară pentru a se asigura că aceștia mențin un echilibru sănătos între viața profesională și viața privată, iar a ști cum să calculezi salariul de concediu pentru lucrătorii tăi este la fel de esențial. De asemenea, este important să înțelegeți ce sunt plățile de concediu: Compensații pe care angajații le primesc în schimbul timpului de concediu neutilizat.

Puteți calcula acumularea de concediu și plata și plățile pentru concediu de odihnă cu câteva formule simple și puteți urmări plata pentru concediu de odihnă folosind o soluție digitală puternică, cum ar fi Connecteam.

Există o serie de lucruri de luat în considerare atunci când structurați și perfecționați politica de concediu plătită, precum și atunci când calculați plata de concediu. Acestea includ legile de stat, prevederi pentru angajații cu fracțiune de normă, solduri negative și multe altele.

Pentru informații suplimentare, consultați ghidul nostru pentru PTO și trackere de vacanță.

Întrebări frecvente

Cum calculezi orele de vacanță în zile?

Pentru a calcula orele de concediu în zile de vacanță, puteți lua numărul de ore de concediu acumulate și îl puteți împărți la orele pe care le lucrați într-o zi. De exemplu, dacă aveți 40 de ore de PTO stocate, puteți împărți 40 la 8 ore pe zi. Rezultatul sunt 5 zile de concediu.

Care este o rată bună de acumulare a PTO?

Ratele de acumulare a concediilor variază, dar o rată de 4 ore pe perioadă de plată bisăptămânală este în general considerată bună, potrivit Zippia. Aceasta înseamnă aproximativ 2,5 săptămâni de vacanță pe an.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în căsuța dvs. poștală? Abonați-vă aici