Cele mai bune sfaturi pentru a intra și a ieși la serviciu (+6 moduri de a urmări timpul)

Urmărirea precisă a timpului poate ajuta la prevenirea furtului de timp , a orelor suplimentare în exces și a problemelor de prezență a angajaților.

Cu toate acestea, implementarea unei strategii eficiente de înregistrare și ieșire poate fi greu de stăpânit, mai ales dacă utilizați un pix și hârtie sau un alt sistem manual.

Ceasurile digitale sunt mai ușor de utilizat și mai precise, dar pot prezenta probleme dacă sunt utilizate incorect.

Pentru a vă ajuta să mențineți orele exacte ale angajaților în general, vă explicăm de ce ar trebui să urmăriți orele lucrătorilor, modalitățile populare de a face acest lucru și beneficiile utilizării aplicațiilor de intrare și de ieşire.

Am enumerat, de asemenea, câteva sfaturi de top pentru a vă ajuta să profitați la maximum de software-ul pentru ceasul orar.

Ar trebui să urmăriți orele angajaților?

Ar trebui să urmăriți întotdeauna orele angajaților pentru lucrătorii care sunt plătiți cu o rată orară. De asemenea, poate fi util să urmăriți orele pentru alți angajați din mai multe motive.

Conformitatea FLSA

Pentru început, Legea privind standardele de muncă echitabile (FLSA) cere să urmăriți și să păstrați înregistrări exacte ale orelor și plății angajaților. De asemenea, se precizează că angajații trebuie să primească plata pentru orele suplimentare dacă lucrează mai mult de 40 de ore în timpul unei săptămâni de lucru. Urmărirea precisă a timpului vă ajută să mențineți conformitatea cu acestea și cu orice reglementări de stat.

Preveniți furtul de timp

Urmărirea precisă a timpului va ajuta la prevenirea furtului de timp . Folosirea unor instrumente precum geofencing (care plasează granițe virtuale în jurul site-urilor de muncă și restricționează punch-in și punch-out la acele locații) și adăugarea de straturi suplimentare de verificare (cum ar fi verificarea selfie-urilor) vă va ajuta să vă asigurați că angajații efectuează și ies din punct de vedere adecvat.

Să presupunem, de exemplu, că un singur angajat înregistrează cu 15 minute mai devreme și iese cu 15 minute întârziere în fiecare zi. Aceasta înseamnă că veți plăti pentru 30 de minute suplimentare pe zi de muncă neremunerată. Aceasta este egală cu 2,5 ore pe săptămână sau 130 de ore pe an. Dacă mai mulți angajați fac acest lucru, ar putea costa zeci de mii de dolari pe an.

Îmbunătățiți acuratețea cotațiilor și a facturării

Urmărirea orelor angajaților vă va ajuta să înțelegeți exact cât timp este petrecut pentru fiecare loc de muncă . Acest lucru este util pentru facturare și pentru a vă asigura că puteți crea cotații și estimări exacte în viitor.

Eficientizați urmărirea timpului și programarea angajaților

În cele din urmă, urmărirea timpului vă poate ajuta să vă asigurați că munca este distribuită echitabil în întreaga companie. Folosirea unui instrument de programare a angajaților care este legat de sistemul dvs. de urmărire a timpului vă poate ajuta să mențineți un orar constant și să vă asigurați că un singur angajat nu rămâne blocat cu toate orele suplimentare.

6 moduri de a urmări orele angajaților

Cea mai bună metodă de urmărire a orelor de lucru ale angajaților ar trebui să fie ușor de utilizat, precisă și de încredere. Iată 6 opțiuni populare de urmărire a timpului (în nicio ordine specifică).

Pix și hârtie

Urmărirea timpului cu stiloul și hârtie este încă o metodă utilizată pe scară largă datorită simplității sale. Aceasta implică un angajat care notează ora la care se conectează și se deconectează. Cu toate acestea, această metodă este susceptibilă de furt de timp, deoarece angajații își pot modifica cu ușurință orele de intrare și ieșire a ceasului.

Aplicatie mobila

Utilizarea unei aplicații pentru ceasul orar mobil, cum ar fi Connecteam, este una dintre cele mai ușoare modalități de a păstra o evidență exactă a orelor angajaților. Cele mai multe opțiuni sunt simplu de utilizat, cu o funcție de intrare și de oprire cu o singură atingere, care le permite lucrătorilor să intre rapid și eficient.

Aplicație desktop

Aplicațiile de urmărire a timpului de pe desktop sunt, de asemenea, populare, în special pentru lucrătorii de birou sau de birou. Acestea sunt foarte asemănătoare cu aplicațiile mobile, cu un ceas de timp cu o singură atingere. Unele vin și cu funcții precum urmărirea activității și capturi de ecran periodice pentru a ajuta angajatorii să valideze orele de lucru ale angajaților.

Chioșc de urmărire a timpului

Unele locuri de muncă sunt cel mai bine deservite de un singur chioșc de intrare și ieșire care este partajat de mai mulți angajați . Fiecare angajat va avea propriile detalii de conectare care îi permit să-și acceseze contul și poate să înregistreze și să iasă cu o singură atingere.

Ceas biometric

Software-ul biometric de cronometrare este conceput pentru a identifica angajații utilizând elemente biometrice, cum ar fi scanarea amprentei sau recunoașterea facială. Aceasta este o modalitate foarte eficientă de a elimina lovirea cu pumnii, o cauză principală a furtului de timp.

Lovirea cu pumnul de prieteni are loc atunci când un angajat are un prieten sau un coleg să intre sau să iasă pentru el atunci când nu sunt de fapt la serviciu. Acest lucru este aproape imposibil cu verificarea biometrică.

Extensii de browser

Extensiile de browser de urmărire a timpului sunt utile pentru lucrările care sunt efectuate în principal folosind un computer. Angajații pot înregistra timpul direct din browserele lor web. Aceste instrumente includ adesea funcții precum urmărirea adreselor URL și urmărirea activității pentru a ajuta la verificarea orelor de lucru ale angajaților.

Bonus: Geofencing și urmărire GPS

Unele programe mobile de urmărire a timpului includ geofencing și funcționalitatea de urmărire a locației GPS. Deși acestea nu pot fi folosite pentru a urmări timpul în sine, ele merg mână în mână cu înregistrarea și ieșirea .

Cu geofencing, puteți restricționa locațiile din care angajații pot intra și ieși, asigurându-vă că sunt la fața locului înainte de a începe să își urmărească orele.

Funcționalitatea GPS vă permite să urmăriți locațiile angajaților atunci când aceștia sunt la ceas. Acest lucru vă permite să verificați dacă lucrează de la locul de muncă sau locația corectă.

Beneficiile aplicațiilor Clock-In Clock-Out

Ușurință în utilizare și economie de timp

Unul dintre cele mai bune lucruri despre aplicațiile de intrare și de ieşire este cât de ușor sunt de utilizat. Cele mai multe sunt disponibile atât pe Android, cât și pe iOS, ceea ce înseamnă că angajații tăi le pot accesa de pe smartphone-urile lor sau de pe alte dispozitive mobile.

Unele aplicații, cum ar fi Connecteam, vin și cu o serie de automatizări pentru a vă ajuta să economisiți timp. Acestea includ generarea automată a foii de pontaj și gestionarea automată a pauzelor, pauzelor și orelor suplimentare.

Supraveghere îmbunătățită

Cu o aplicație de intrare și ieșire, obțineți o mai bună supraveghere a angajaților dvs. Puteți vedea cine este pe ceas la o oră dată, când toată lumea a înregistrat și ieșit și orice descriere sau notă atașată la intrările din foaia de pontaj.

Dacă urmărirea GPS este activată, veți putea, de asemenea, să monitorizați locația angajaților dvs. în timp ce aceștia sunt înregistrați.

Risc redus de lovire a prietenului

Majoritatea aplicațiilor de ceas orar vin cu un nivel suplimentar de verificare, cum ar fi verificarea biometrică reduce riscul lovirii cu pumnul prietenului. Unele sisteme pot solicita ca un angajat să facă un selfie rapid ori de câte ori intră. Puteți să le utilizați pentru a verifica dacă nu a avut un prieten sau un coleg să-i spună sau să iasă. Alte aplicații pot oferi scanarea amprentelor digitale sau recunoașterea facială.

Precizie mai bună

Aplicațiile ceasului sunt precise și pot urmări timpul până la secundă. Angajații nu își vor putea rotunji orele atunci când își completează foile de pontaj, iar aplicațiile vă vor permite să examinați și să aprobați orice înregistrări de timp pe care angajații le-au adăugat manual.

Aceasta înseamnă că veți plăti doar pentru orele exacte în care lucrează angajații dvs., ceea ce face lucrurile mai corecte pentru toată lumea.

Permiteți detaliile de introducere a timpului și clasificarea

O altă caracteristică bună este capacitatea de a adăuga etichete, descrieri, note și alte informații la intrările de timp . Acest lucru le permite angajaților să detalieze exact la ce lucrau și să furnizeze orice informații necesare pentru a-și justifica orele.

De asemenea, puteți clasifica orele în funcție de client, loc de muncă, loc de muncă și multe altele. Acest lucru este util în scopuri de facturare și vă poate ajuta să vă asigurați că cotați corect.

Activați gestionarea simplă a timpului liber, a absențelor și a orelor suplimentare

Unele aplicații pentru ceasul orar vin chiar și cu funcții avansate, cum ar fi timpul liber, absența angajaților, pauzele și gestionarea orelor suplimentare. Acest lucru vă poate ajuta să economisiți timp, să reduceți erorile de gestionare a forței de muncă și să vă asigurați că mențineți conformitatea cu legile muncii relevante.

Cu Connecteam, de exemplu, puteți crea automatizări pentru a vă asigura că orele suplimentare sunt plătite corect și că angajații au pauzele corespunzătoare la momentele potrivite.

Cele mai bune sfaturi pentru utilizarea software-ului Clock In and Out

Condus de exemplu

Una dintre cele mai bune modalități de a încuraja utilizarea adecvată a sistemului de ceas este să îl utilizați singur . Dacă angajații dvs. văd că dvs. și alți manageri îl folosesc, probabil că se vor simți mai confortabil folosindu-l ei înșiși.

Experiența de primă mână cu software-ul pentru ceasul orar vă va ajuta, de asemenea, să înțelegeți exact cum funcționează. Acest lucru va face foarte ușor să instruiți noi angajați și să remediați problemele.

Nu te complica

Este important să vă păstrați sistemul de urmărire a timpului simplu și ușor de utilizat . Dacă angajații dvs. au probleme cu acesta, este mult mai probabil să înceteze să îl mai folosească corect sau cu totul. Acest lucru poate duce la probleme precum orele urmărite incorect și descrieri slabe de introducere a orei.

Prin urmare, este esențial să alegeți un sistem de intrare și ieșire ușor de utilizat. Căutați o interfață personalizabilă care să nu necesite multă pregătire sau abilități tehnice speciale pentru utilizare. Connecteam este un exemplu excelent, deoarece are o aplicație mobilă intuitivă și o funcție de intrare și ieșire cu o singură atingere.

Consultați jurnalele de timp zilnic

Luând 5-10 minute în fiecare zi pentru a arunca o privire peste intrările tuturor în foaia de pontaj, vă va permite să identificați și să rezolvați imediat problemele. Dacă cineva a uitat să înregistreze sau să iasă, de exemplu, puteți vorbi cu el și luați măsurile necesare.

Creați o politică de urmărire a timpului

Asigurați-vă că aveți o politică cuprinzătoare de urmărire a timpului , care descrie cum să vă înregistrați la locul de muncă și exact ceea ce vă așteptați de la angajații dvs. când vine vorba de înregistrarea orelor. Ar trebui să includă un tutorial care explică fiecare aspect al ceasului, inclusiv cum să-l configurezi și cum să-l folosești.

Politica dvs. de urmărire a timpului ar trebui să includă și informații despre consecințele nerespectării așteptărilor. Acestea ar putea include avertismente verbale, avertismente scrise și chiar riscul de reziliere pentru încălcări repetate ale politicii.

Asigurați-vă că angajații dvs. înțeleg importanța urmăririi timpului

Când angajații dvs. înțeleg cât de importantă este urmărirea timpului, va fi mai probabil să o facă corect. Asigurați-vă că ghidul de urmărire a timpului explică de ce trebuie să urmăriți orele, adică, astfel încât angajații să fie plătiți corect și compania să respecte legile și reglementările muncii.

Oferiți recompense pentru cronometrarea consecventă

Puteți încuraja și mai mult angajații să își urmărească corect orele de lucru, oferind recompense sau bonusuri pentru urmărirea consecventă a timpului. De exemplu, puteți oferi o mică recompensă sau bonus celui mai consistent membru al personalului în fiecare săptămână. Alternativ, puteți avea un mic bonus săptămânal disponibil pentru toți cei care îndeplinesc și depășesc așteptările.

Profită de etichete și descrieri

Asigurați-vă că profitați din plin de etichete și de funcțiile de descriere a timpului de intrare. Etichetând intrările de timp, le puteți sorta rapid și ușor după job, client, echipă și multe altele. Acest lucru vă poate ajuta să înțelegeți unde este petrecut timpul.

Descrierile mai lungi permit angajaților să detalieze cu ce și-au petrecut timpul. Acest lucru vă poate ajuta să verificați foile de pontaj și să vă asigurați că toată lumea lucrează la ceea ce ar trebui să facă.

Concluzie

Urmărirea exactă a timpului angajaților este o cerință legală în multe cazuri și asigură că toți angajații sunt plătiți corect. Există mai multe moduri de a urmări timpul, dar utilizarea unei aplicații de ceas orar precum Connecteam este mai puțin consumatoare de timp, mai precisă și mai ușor de înțeles pentru tine și pentru angajații tăi.

Connecteam vă poate ajuta să mențineți o cronometrare constantă la locul dvs. de muncă, indiferent de tipul de afacere pe care o conduceți.

Începeți cu Connecteam gratuit astăzi!

Întrebări frecvente

Care este cea mai bună modalitate prin care angajații pot intra și ieși?

Un ceas digital, cum ar fi Connecteam, oferă angajaților o modalitate precisă și ușor de utilizat. Connecteam este ușor de utilizat și este susținut de funcții precum gestionarea pauzelor și a orelor suplimentare, generarea automată a foilor de pontaj, geofencing și urmărirea locației prin GPS.

Care este cel mai bun mod de a reduce furtul de timp?

Folosirea unui ceas digital cu funcții precum geofencing și verificarea selfie-urilor vă poate ajuta să reduceți furtul de timp în compania dvs. Geofencing restricționează locațiile în care angajații pot intra și ieși cu pumnul, iar metodele de verificare suplimentare împiedică pumnul cu prietenii, asigurându-se că fiecare angajat intră și iese singur.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici