Integrarea digitală a angajaților: avantaje, provocări și instrumente

Recomandări cheie

• Cu integrarea digitală a angajaților, utilizați instrumente și tehnologie pentru a include noi angajați. Nu este nevoie de cursuri în persoană, instruire sau întâlniri.
• Beneficiile integrării digitale includ eficiență îmbunătățită, reducerea costurilor și confort sporit.
• Provocările asociate cu integrarea digitală includ noii angajați care se simt izolați, consideră că procesul este plictisitor și se confruntă cu supraîncărcare de informații.
• Optimizați-vă procesul de înscriere digitală utilizând diferite tipuri de conținut, făcându-i pe noii angajați să se simtă ca parte a echipei și utilizând o aplicație de onboarding dedicată.

Încorporarea corectă a angajaților îi ajută să înțeleagă domeniul de aplicare al rolului lor, să se familiarizeze cu echipa lor și să se familiarizeze cu obiectivele și cultura companiei tale. Fără o integrare adecvată, noii angajați s-ar putea lupta să-și găsească locul și să devină dezagajați. Acest lucru le poate afecta negativ productivitatea și chiar îi poate determina să renunțe la linie.

Integrarea tradițională implică o mulțime de documente, proceduri generice și puțin suport continuu. Poate dura mult timp și efort și este dificil să mențineți angajații implicați pe tot parcursul procesului. Cu toate acestea, integrarea digitală a angajaților schimbă totul.

În acest ghid, explicăm ce este onboarding-ul digital, precum și avantajele și provocările sale. De asemenea, discutăm despre cele mai bune instrumente de utilizat pentru a vă optimiza procesul de integrare digitală.

Ce este Digital Employee Onboarding?

Integrarea digitală a angajaților implică utilizarea instrumentelor și tehnologiei pentru a integra noi angajați. În timp ce integrarea tradițională se face în persoană, integrarea digitală se poate face complet online.

Companiile pot folosi software de onboarding bazat pe web sau mobil, cum ar fi aplicații sau platforme web, pentru a crea un program de onboarding complet personalizat. Puteți folosi aceste instrumente pentru a crea și a publica cursuri de formare, pentru a prezenta noi angajați în echipă, pentru a partaja politici, pentru a aduna documentație și multe altele.

Beneficiile integrării digitale a angajaților

În comparație cu integrarea tradițională, integrarea digitală oferă multe beneficii. Acestea includ:

Eficiență îmbunătățită

Incorporarea tradițională este adesea un proces consumator de timp, care implică o mulțime de documente și sesiuni de formare îndelungate. Integrarea digitală automatizează multe sarcini repetitive și menține procesul în mișcare fără întârzieri.

De asemenea, vă permite să stocați totul într-o bază de date pe care noii angajați o pot accesa oricând. Acest lucru le permite să completeze și să trimită rapid și ușor documente și se asigură că personalul de resurse umane are toate informațiile de care au nevoie într-un singur loc.

Integrarea digitală permite, de asemenea, un început imediat, fără a fi nevoie de o întâlnire în persoană. Până când noul angajat își începe prima zi, poate avea toate cunoștințele și resursele necesare pentru a începe să lucreze imediat.

Costuri reduse

Cu software-ul digital de onboarding, nu va trebui să vă faceți griji cu privire la costul tipăririi și stocării documentelor de îmbarcare sau al creării și furnizării de sesiuni de formare în persoană.

Sistemele digitale vă permit să stocați și să gestionați automat fișierele angajaților într-o singură locație. Ele vă permit, de asemenea, să creați și să publicați cursuri complete de formare online, astfel încât să nu trebuie să dedicați timp și bani formării în persoană. Puteți dezvolta cursuri în câteva minute și le puteți publica instantaneu pentru ca noii angajați să le finalizeze.

Integrarea digitală poate îmbunătăți, de asemenea, reținerea angajaților, ceea ce reduce costurile de recrutare și angajare. O experiență bună de integrare îi ajută pe angajați să se simtă sprijiniți și întărește ideea că au făcut o alegere bună în alăturarea organizației dvs. Acest lucru crește satisfacția lor în muncă și scade șansa de a ieși din timp.

O mai bună comoditate

Integrarea digitală este convenabilă pentru toți cei implicați. Puteți accesa software-ul de onboarding 24/7 . Noii angajați pot finaliza cursurile de integrare în ritmul lor chiar de pe dispozitivele lor mobile sau desktop.

De asemenea, angajații nu vor trebui să răsfoiască teancurile de hârtie pentru a găsi informații importante. În cadrul sistemului digital, aceștia pot accesa orice documente de care au nevoie în câteva secunde.

În plus, multe soluții software de integrare digitală au funcții de chat pe care le puteți folosi pentru a oferi noilor angajați asistență continuă. Puteți răspunde rapid la întrebările lor, chiar și după finalizarea procesului de îmbarcare.

Economisiți timp și efort prin actualizarea cu ușurință a resurselor de integrare

Cu software-ul digital de înscriere a angajaților, puteți încărca cu ușurință noi resurse de integrare și le puteți actualiza pe cele existente. Adăugați documente sau fișiere noi importante în doar câteva clicuri sau atingeri ale dispozitivului dvs. sau actualizați resursele existente în câteva minute .

În plus, instrumentele digitale de integrare sunt flexibile și vă permit să personalizați modul în care prezentați informațiile . Vă puteți ajusta cu ușurință procesul dacă nevoile sau obiectivele dvs. de integrare se schimbă. Puteți adăuga lucruri precum audio, linkuri, videoclipuri, chestionare și diverse alte fișiere sau puteți grupa anumite cursuri între ele.

Acest lucru vă economisește mult timp și efort, eliminând durerea de cap din actualizarea și gestionarea procesului de integrare.

O perspectivă mai bună pentru a sprijini angajații și a optimiza procesul de integrare

Integrarea digitală permite, de asemenea, companiilor să urmărească progresul angajaților pe parcursul integrării. De obicei, progresul este afișat pe un tablou de bord.

Acest tablou de bord vă permite să vedeți cine a început un curs și cine este în curs . De asemenea, monitorizează finalizarea cursului. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că angajații progresează bine și vă asigură că noii angajați trimit documentația potrivită la timp.

În plus, urmărirea progresului face ușor să vezi dacă angajații se confruntă cu anumite sarcini de integrare sau cursuri de formare. Puteți folosi această perspectivă pentru a vă ajusta materialele de îmbarcare și pentru a vă ajusta procesul.

Provocările integrării digitale a angajaților

Deși integrarea digitală a angajaților are o mulțime de avantaje, există și unele provocări de care ar trebui să fii conștient.

Noii angajați se pot simți izolați

În timpul integrării digitale, noii angajați nu vor avea timp în persoană cu managerii sau membrii echipei. Acest lucru îi poate face să se simtă izolați sau ca și cum nu ar fi o parte „adevărată” a echipei.

Poate fi neinspirator sau plictisitor

Procesele de integrare conțin adesea puțin mai mult decât un e-mail și câteva documente pentru a aduce un nou angajat la ritm. Ei fac treaba, deoarece angajații au informațiile de care au nevoie. Dar nu sunt interesanți și nu fac mare lucru pentru implicarea angajatului .

Un proces de bază de integrare care implică doar revizuirea politicilor, completarea documentelor și citirea documentelor nu îi va entuziasma pe noii angajați și nu îi va stimula cu privire la rolul lor. Acest lucru îi expune riscului de a se dezactiva, ceea ce poate duce la scăderea productivității și la creșterea cifrei de afaceri.

Noii angajați se pot confrunta cu o supraîncărcare de informații

Când un nou angajat este în curs de integrare, ei au multe de făcut și de învățat. Există documente de revizuit și de semnat, oameni cu care să vorbești și îndatoriri de înțeles. Acest lucru poate fi foarte copleșitor pentru noii angajați și poate duce la supraîncărcare de informații în primele zile.

Modalități de îmbunătățire a procesului de integrare digitală

Mai jos sunt câteva sfaturi pentru optimizarea și îmbunătățirea experienței de integrare a angajaților dvs. digitale.

Luați în serios pre-înregistrarea

Un proces digital de succes de integrare a angajaților începe cu pre-înscrierea. Aceasta cuprinde fiecare activitate care are loc înainte ca noul angajat să înceapă oficial prima zi de muncă. Trebuie să luați în serios pre-înregistrarea dacă doriți ca procesul să funcționeze fără probleme.

Acțiunile de pre-înregistrare pot include:

• Configurarea contului de e-mail al noului angajat și/sau a accesului la platformă
• Crearea unui pachet de bun venit
• Trimiterea informațiilor angajatului, cum ar fi organigrama companiei sau politica de beneficii
• Informarea restului echipei că se alătură un nou membru.

Folosiți diferite tipuri de conținut în timpul integrării și instruirii

Incorporarea poate fi adesea mai puțin interesantă, așa că îmbunătățiți-vă experiența de integrare digitală utilizând diferite tipuri de conținut.

În loc să trimiteți zeci de PDF-uri sau documente text, luați în considerare utilizarea videoclipurilor, infografice și chiar chestionare pentru a transmite informații importante. Acestea pot menține integrarea interesantă și se pot asigura că noii dvs. angajați rămân implicați.

Discutați obiectivele

Partajarea unei liste de obiective cu angajații în timpul integrării este o altă modalitate excelentă de a vă optimiza procesul de integrare digitală.

De exemplu, puteți crea un Plan de 30-60-90 de zile pentru un nou angajat. Aceasta subliniază ce vor face, învăța și realiza în primele trei luni în noul loc de muncă.

Cu toate acestea, nu copleși angajații noi cu informații și nu-i împinge să atingă obiective nerealiste. Amintiți-vă că toate obiectivele pe care le stabiliți pentru angajați ar trebui să fie SMART : specifice, măsurabile, realizabile, realiste și limitate în timp.

Îmbunătățiți comunicarea

Vrei să începi lucrurile cu piciorul bun cu noi angajați, așa că faceți efort să comunicați bine cu ei. Puteți suna, trimite un e-mail sau trimite mesaj.

Cu toate acestea, ar trebui să încercați și modalități atractive de a rămâne în contact cu noii angajați. Puteți crea chestionare distractive, puteți crea chestionare, puteți partaja GIF-uri sau puteți găsi spărgătoare de gheață pentru a ajuta conversațiile să curgă. Puteți chiar să jucați o rundă de trivia sau să faceți schimb de informații distractive cu noii angajați.

În plus, puteți lua în considerare adăugarea de noi angajați la un chat de grup, astfel încât aceștia să poată vorbi cu colegii în timpul procesului de înscriere.

Oferiți noilor angajați o primire călduroasă

Prezentați-i restului echipei noilor angajați printr-un mesaj într-un chat de grup sau printr-un e-mail la nivelul întregii companii, pentru a le primi călduros. Conferința video este o altă modalitate excelentă de a realiza acest lucru.

Acest lucru îi ajută pe noii angajați să simtă imediat un sentiment de apartenență în cadrul companiei. Când se simt astfel, este mult mai probabil să se angajeze la locul de muncă. Acest lucru este excelent pentru a vă menține rata de rotație scăzută, deoarece oamenii sunt mai puțin probabil să părăsească o companie la care sunt mulțumiți.

Oferă mentori sau prieteni de îmbarcare

De asemenea, ar trebui să luați în considerare posibilitatea de a oferi noilor angajați un mentor sau un „buddy de onboarding”. Asociați un angajat nou cu un angajat actual care este fie în funcția lor, fie care are cunoștințe extinse despre rolul noului angajat pentru a vă asigura că poate fi cât mai de ajutor posibil.

Cu cineva care să le arate frânghiile, noii angajați se obișnuiesc mai repede cu jobul și se simt mai puțin copleșiți. În plus, acest lucru îi ajută să construiască relații importante cu colegii de la bun început.

Personalizați experiența

Faceți un efort pentru a personaliza procesul de onboarding. Puteți face acest lucru prin înscrierea de noi angajați în mod diferit, în funcție de rolul lor . De exemplu, contractorii independenți vor avea nevoie de informații de integrare privind facturarea și beneficiile, care sunt diferite de ceea ce primesc angajații cu normă parțială și cu normă întreagă. Între timp, supraveghetorii vor avea nevoie de o integrare concentrată pe politicile și procesele companiei, astfel încât să poată supraveghea în mod corespunzător personalul.

De asemenea, puteți adapta experiențele de integrare ale angajaților în funcție de stilurile lor de învățare . De exemplu, puteți implementa diferite metode de integrare pentru cursanții auditivi și vizuali. Puteți avea videoclipuri sau înregistrări audio care explică anumite îndatoriri și politici pentru cursanții auditivi. Și ați putea avea infografice și ghiduri vizuale pas cu pas pentru cursanții vizuali.

În timpul pre-incorporării, puteți trimite un chestionar și puteți întreba noilor angajați cum preferă să învețe. Apoi, puteți folosi metodele de îmbarcare adecvate pentru a face din experiența lor una pozitivă.

Utilizați o aplicație pentru integrare

Încorporarea digitală a angajaților este mai ușoară atunci când utilizați o aplicație sau o soluție software dedicată.

Cu software-ul digital de integrare a angajaților, puteți crea cursuri de formare rapid și ușor, iar noii angajați le pot finaliza pe dispozitivele lor mobile sau desktop. De asemenea, angajații pot revizui și semna documente și pot accesa bazele de cunoștințe ale companiei.

În calitate de angajator, puteți folosi instrumente de urmărire pentru a obține o perspectivă asupra modului în care angajații noi progresează prin integrare. De asemenea, puteți stabili termene limită pentru sarcinile de integrare și puteți trimite notificări instantanee noilor angajați pentru a le finaliza. Unele aplicații de integrare au, de asemenea, sondaje live, sondaje și casete de sugestii care vă pot ajuta să obțineți feedback valoros.

Cel mai bine, tu și angajații tăi poți folosi o aplicație de onboarding de oriunde și oricând.

Cele mai bune instrumente pentru integrarea digitală a angajaților

Vorbind de aplicații, să trecem peste câteva dintre cele mai bune instrumente pentru integrarea digitală a angajaților.

Connecteam este o soluție de îmbarcare all-in-one premiată și un sistem de management al muncii.

Vă permite să vă proiectați propriul program de onboarding în doar câteva clicuri. Puteți gestiona întregul proces de integrare direct din aplicația Connecteam. De asemenea, noii angajați pot trece prin înscriere direct din aplicație! Ei pot lucra în propriul ritm și pot finaliza integrarea de oriunde doresc.

Connecteam simplifică, de asemenea, crearea cursurilor. Puteți împărți cursurile în secțiuni mai mici, astfel încât angajații noi să nu fie copleșiți de prea multe informații simultan.

Puteți personaliza complet conținutul și structura cursului și puteți face actualizări cu ușurință. Connecteam are chestionare, chestionare și formulare personalizabile pe care le puteți utiliza pentru a vă asigura că noii angajați își păstrează cunoștințele. În plus, puteți adăuga cu ușurință videoclipuri, PDF-uri, link-uri și alte materiale la cursurile dvs. Mai bine, Connecteam vă permite să vă refolosiți materialele de îmbarcare și să le actualizați oricând aveți nevoie.

În plus, Connecteam vă permite să adunați documentația de la noii angajați și să stabiliți termene limită și memento-uri pentru finalizarea cursului. De asemenea, puteți trimite automat cursuri de înscriere persoanelor potrivite, în funcție de data rolului sau de data de începere.

Connecteam simplifică, de asemenea , urmărirea în timp real a progresului de integrare a angajaților . De asemenea, puteți vedea cine a absolvit cursurile de formare. Aceste informații vă ajută să identificați potențialele zone cu probleme, astfel încât să puteți lua decizii bazate pe date pentru a vă îmbunătăți procesul de integrare.

Sondajele , sondajele și caracteristica casetei de sugestii de resurse umane ale Connecteam vă permit, de asemenea, să colectați feedback valoros de la angajați.

În plus, chatul în aplicație al Connecteam facilitează noilor angajați să pună întrebări, să obțină răspunsuri și să comunice cu echipa mai largă.

Instrumentele de urmărire a timpului de la Connecteam sunt o altă caracteristică excelentă pentru integrare și nu numai. Are un ceas care este exact la secundă, astfel încât angajații sunt întotdeauna plătiți corect.

Connecteam începe de la doar 29 USD pe lună pentru 30 de utilizatori . Oferă o încercare gratuită și un plan gratuit pentru totdeauna pentru întreprinderile mici cu până la 10 utilizatori.

Zenefits este o soluție software de resurse umane pentru gestionarea înregistrărilor angajaților, integrării și angajaților. Platforma poate automatiza procesele de resurse umane și oferă auto-înregistrare, astfel încât noii angajați să se poată integra înainte de a intra la muncă pentru prima dată.

Zenefits oferă, de asemenea, posibilitatea de a personaliza integrarea, de a trimite oferte de muncă, de a efectua verificări ale antecedentelor. De asemenea, simplifică semnarea documentelor, cum ar fi contractele. Poate gestiona beneficiile și salariile și permite administratorilor să urmărească progresul înregistrării.

Zenefits începe de la 8 USD/angajat/lună pentru pachetul de bază. Oferă un demo gratuit, dar nu are un plan gratuit.

Bamboo HR este o soluție digitală pentru personalizarea experienței angajaților în timpul integrării.

Acesta permite proprietarilor de afaceri și managerilor să creeze șabloane de înscriere, să creeze o bază de date pentru angajați, să atribuie sarcini și să urmărească progresul. Bamboo HR ajută, de asemenea, la strângerea semnăturilor angajaților și poate simplifica sarcinile repetitive de integrare. De asemenea, poate fi integrat cu alte instrumente și aplicații de gestionare a muncii.

Bamboo HR nu își afișează prețurile public. În schimb, companiile trebuie să contacteze și să solicite o cotație de preț.

În timp ce Bamboo HR oferă o probă gratuită, nu are un plan gratuit.

Concluzie

Integrarea necorespunzătoare poate frustra și deruta noile angajări, ceea ce poate duce la părăsirea timpurie din compania dvs. Integrarea digitală face procesul mai eficient, mai rentabil și mai convenabil pentru toți cei implicați.

Deși există provocări care vin odată cu integrarea digitală, le puteți rezolva optimizând procesul. Puteți face acest lucru utilizând diferite tipuri de conținut, desemnând noi angajați cu mentori de integrare, discutând despre obiective și multe altele.

Una dintre cele mai bune modalități de a crea un program digital de integrare a angajaților este utilizarea unei soluții software dedicate, cum ar fi Connecteam. Puteți să vă puneți la punct noile angajați cât mai eficient posibil și să vă asigurați că se simt implicați de la început.