Organizați-vă: formular de disponibilitate a angajaților + șablon gratuit

Gestionarea programului de lucru al lucrătorilor poate fi o sarcină obositoare. O singură greșeală poate duce la lipsă de personal, termene limită ratate și relații deteriorate cu clienții. Mai mult decât atât, încercarea de a umple golurile de ultim moment poate fi, de asemenea, supărătoare. Poate împiedica programul altor lucrători, poate reduce productivitatea și poate duce la resentimente.

De aceea este atât de important să planificați din timp programele echipei. Un formular de disponibilitate a angajaților vă ajută să adunați preferințele și disponibilitatea lucrătorilor dvs. Având aceste informații în prealabil, este ușor să creați programe eficiente de schimb.

În acest articol, analizăm mai profund formularele de disponibilitate a angajaților, de ce sunt acestea importante și cum puteți crea unul. De asemenea, vă oferim un șablon gratuit și împărtășim cele mai bune practici pentru implementarea acestuia.

Ce este un formular de disponibilitate a angajatului?

Un formular de disponibilitate a angajaților este un document care îi ajută pe angajatori să colecteze informații despre disponibilitatea angajaților lor . Este folosit în industrii precum producția, construcțiile, asistența medicală și multe altele.

Un formular de disponibilitate pentru muncă acoperă de obicei:

• Disponibilitate. Formularul le cere lucrătorilor să indice zilele și orele săptămânii în care sunt cu siguranță disponibili să lucreze.
• Preferințe. Unele formulare permit lucrătorilor să partajeze solicitări și preferințe. De exemplu, un angajat ar putea fi disponibil să lucreze vineri, dar vineri ar putea fi și ziua liberă preferată.
• Restricții. Formularul are, de asemenea, un spațiu în care angajații pot introduce orice restricții de programare. De exemplu, este posibil ca o persoană să nu poată lucra în ture de dimineață din cauza lipsei de disponibilitate pentru îngrijirea copiilor la acel moment.

De ce este important?

Un formular robust de disponibilitate la locul de muncă vă ajută să:

Îndepliniți obiectivele de afaceri

A avea oamenii potriviți la locul potrivit la momentul potrivit este cheia pentru a vă satisface nevoile afacerii și pentru a maximiza productivitatea. Urmărirea disponibilității angajaților în programul dvs. de lucru vă asigură că proiectele dumneavoastră au o acoperire suficientă.

De asemenea, vă permite să ajustați schimburile în avans dacă anumiți angajați nu sunt disponibili. Acest lucru previne lipsa de personal. De asemenea, reduce riscul muncii de calitate scăzută, sarcini incomplete și termene limită ratate.

Sprijină munca flexibilă

Harvard Business Review a raportat că 96% dintre lucrătorii din SUA doresc flexibilitate la locul de muncă. Dar este dificil să oferi munca de la distanță lucrătorilor care nu sunt de birou, deoarece aceștia trebuie să fie prezenți fizic pentru munca lor. Cu formularul de disponibilitate a lucrătorilor, totuși, puteți oferi o programare flexibilă echipelor dumneavoastră din prima linie.

Având în avans preferințele lucrătorilor, vă permite să creați programe care le iau în considerare. Schimbarea schimburilor este fezabilă și atunci când tu sau echipa ta știi cine altcineva este disponibil în ziua respectivă sau pentru orele necesare.

Preveniți epuizarea angajaților

Înțelegerea disponibilității echipei vă permite să oferiți angajaților timp de nefuncționare binemeritat, fără a împiedica productivitatea. De exemplu, poate doriți să oferiți o zi sau câteva ore libere în locul celor care au lucrat peste orele contractuale. Știind cine altcineva ar putea umple golul, vă poate fi mai ușor să faceți acest lucru. Angajații plini de energie sunt mai productivi și mai puțin probabil să se îmbolnăvească.

Reduce absenteismul

Când angajații își indică disponibilitatea, munca nu intră în conflict cu angajamentele lor personale. Acest lucru ajută la reducerea absenteismului și întârzierilor, reducând la minimum întreruperile operațiunilor comerciale.

Reduceți costurile circumstanțelor neprevăzute

Modificările de ultimă oră în program sunt inevitabile. Dar cunoașterea în avans a disponibilității lucrătorilor vă ajută să rezolvați problema mult mai ușor.

De exemplu, dacă un lucrător sună bolnav, puteți utiliza informațiile despre disponibilitate pentru a găsi un înlocuitor potrivit din forța de muncă. Fără aceasta, este posibil să fi fost nevoit să angajați un antreprenor sau să plătiți ore suplimentare lucrătorilor existenți pentru a finaliza treaba. Costul pentru a face acest lucru poate fi foarte mare.

Mai mult, absențe neprevăzute pot pune în pericol moralul echipei. Când nu puteți înlocui lucrătorii absenți, membrii echipei sunt împovărați cu respectarea termenelor limită cu mai puține resurse. Acest lucru poate crea resentimente în cadrul echipei. De asemenea, poate promova o cultură de a da vina pe alții atunci când termenele limită sunt ratate.

Cu formularele de disponibilitate a angajaților, puteți preveni acest lucru, asigurând suficientă acoperire și suport pentru echipa dvs.

Angajează eficient

Pe lângă completarea lipsurilor de competențe, companiile angajează adesea pentru a umple golurile în ture. Odată ce toate formularele de disponibilitate sunt completate, puteți identifica care ture sunt expuse riscului de a fi insuficiente. Apoi, puteți angaja angajați care sunt special disponibili să lucreze în acest timp.

Identificați renunțarea liniștită

Monitorizarea disponibilității angajaților de-a lungul timpului poate ajuta la identificarea persoanelor care renunță la liniște. Aceștia sunt lucrători care își îndeplinesc sarcinile atribuite, dar nu depășesc rolurile lor.

Căutați modele în care lucrătorii arată mai puțină disponibilitate în timp. Aceștia pot fi persoane tăcute care au renunțat mental sau care se angajează într-o agitație secundară.

Apoi le puteți oferi instruire, planuri de îmbunătățire a performanței sau alte forme de sprijin. Dacă toate celelalte nu reușesc, îi puteți înlocui cu un alt lucrător care este disponibil să-și ia turele.

Ce să includeți într-un formular de disponibilitate a angajaților

Un formular bun de disponibilitate a angajaților ar trebui să includă:

Valabilitate

Indicați pentru ce perioadă de timp este valabil formularul - de exemplu, primul trimestru al anului. În acest fel, lucrătorii își pot oferi disponibilitatea și preferințele doar pentru acel moment specific.

Informațiile de contact ale angajaților

Oferiți spațiu cel puțin pentru numele complet al lucrătorului, adresa de e-mail și numărul de telefon. Veți avea nevoie de acest lucru pentru a comunica cu ei și pentru a-i informa cu privire la modificările de program.

Instrucțiuni clare

Furnizați instrucțiuni clare despre cum să completați formularul. Spuneți lucrătorilor dacă trebuie să traverseze sau să bifeze căsuțele. Sau le puteți instrui să folosească termeni specifici, cum ar fi „disponibil” sau „indisponibil” pentru a-și indica preferințele. De asemenea, reamintiți-le să adauge AM și PM atunci când indică preferințele orare pentru a preveni orice neînțelegeri.

Programează disponibilitatea

Această parte a formularului, importantă pentru o programare eficientă, este locul în care angajații își pot introduce disponibilitatea de lucru. Puteți formata această secțiune ca un tabel pe care îl pot colora sau la care pot adăuga text. Sau includeți o listă de verificare pe care o pot folosi pentru a-și bifa disponibilitatea oră și a zilei.

Indiferent de formatul pe care îl alegeți, păstrați-l simplu și intuitiv . Puteți include un exemplu pentru a ajuta lucrătorii să înțeleagă cum ar trebui să arate răspunsurile lor.

Schimburile preferate

Oferiți spațiu pentru angajați pentru a indica dacă au orele sau zilele preferate pentru schimburi. De asemenea, pot adăuga preferințe despre zile sau intervale pe care ar dori să le evite.

Diferența dintre disponibilitate și preferință este că preferințele sunt cele mai bune pentru lucrători. Este posibil să nu puteți răspunde tuturor solicitărilor, dar le puteți lua în considerare atunci când este cazul.

Timp liber

Lucrătorii pot folosi această secțiune pentru a împărtăși orice vacanță, programări medicale, zile personale etc. dacă cunosc deja data sau ora specifică pentru aceasta. Cu toate acestea, acest lucru este opțional și nu necesită ca lucrătorii să-și împartă toate cererile de concediu plătit în avans.

Comentarii suplimentare

Oferiți spațiu lucrătorilor pentru a furniza orice alte informații despre disponibilitatea lor. De exemplu, cineva poate fi disponibil numai miercurea alternativă. Această secțiune surprinde nuanțe care nu se încadrează în secțiunea de disponibilitate.

Mulțumiri

Includeți o declarație pentru a confirma că lucrătorul a furnizat informații corecte . De asemenea, menționați că aceștia sunt responsabili pentru a vă actualiza cu privire la orice modificări. Lăsați spațiu pentru a semna formularul și adăugați data semnării.

Cum se creează (șablon de formular gratuit inclus)

Puteți crea un șablon de formular de disponibilitate a lucrătorilor folosind Microsoft Word, Google Docs sau instrumente similare. Salvați formularul în format PDF, astfel încât să nu poată fi modificat înainte de a-l trimite lucrătorilor.

Știm că crearea unui formular de la zero poate consuma mult timp. Așadar, folosiți șablonul nostru gratuit de formular de disponibilitate a angajaților pentru a vă scuti de bătăi de cap. Îl poți ajusta în funcție de nevoile tale.

Șablon gratuit de formular de disponibilitate a angajaților

Exemplu de formular de disponibilitate a angajaților Acest formular este valabil de la ________ la _______. Nume complet: _________________________________________Adresa de e-mail: __________________________Număr de telefon: _________________ Instrucțiuni: Adăugați un semn de bifare () la schimburile pe care sunteți disponibil să lucrați. Pentru orice ture pentru care nu sunteți disponibil să lucrați , vă rugăm să lăsați spațiul necompletat . Preferințe pentru tură/zi: aveți preferințe pentru anumite zile sau ture?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ * Notă: vom face tot posibilul pentru a le adapta în funcție de volumul de muncă, termenele limită și disponibilitatea altor lucrători. Nu putem garanta că toate preferințele vor fi reflectate în programul final. Informații despre timpul liber: Există anumite zile sau ore în care aveți sau veți solicita să decolați?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ *Notă: Această secțiune este opțională. Includeți doar informații de care sunteți sigur. Comentarii suplimentare: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Confirmare: Eu, ________________ (Nume tipărit), confirm că am furnizat informații exacte despre disponibilitatea muncii mele în acest formular. Înțeleg că este responsabilitatea mea să actualizez compania despre orice modificare a disponibilității mele. De asemenea, confirm că, deși preferințele mele vor fi luate în considerare, programul meu nu este întotdeauna garantat să le reflecte. Semnătura angajatului Data

Cele mai bune practici pentru implementarea eficientă a formularelor de disponibilitate a angajaților

Limitați modificările

Limitați frecvența cu care lucrătorii pot face modificări în formularele lor. Modificările frecvente ale disponibilității unei persoane pot avea un efect în cascadă asupra programului întregii echipe. Acest lucru poate fi frustrant și dificil de gestionat.

Distribuiți formulare angajaților existenți și noilor angajați

Pe lângă colectarea disponibilității echipei existente, cereți tuturor participanților noi să completeze formularul. Acest lucru vă poate ajuta să planificați și să organizați mai eficient programele pentru întreaga echipă.

Țineți formularele la zi

Cereți angajaților să-și revizuiască și să-și actualizeze formularele la intervale regulate, de exemplu, trimestrial sau la fiecare 6 luni. Când preferințele se schimbă, este responsabilitatea lor să vă actualizeze.

Subliniați importanța formei

Comunicați în mod regulat importanța completării și actualizării formularului de disponibilitate a angajaților. Faceți-o parte din așteptările standard ale companiei în manualul angajaților dvs. Urmăriți lucrătorii până când toată lumea își completează formularele. Dacă chiar și formularul unui lucrător lipsește, este incomplet sau depășit, poate împiedica eficacitatea întregii practici.

Asigurarea unor practici de lucru corecte

Fii corect și imparțial atunci când oferi flexibilitate. Asigurați-vă că preferințele tuturor sunt luate în considerare în mod egal. Orice semn de favoritism poate crea resentimente și chiar vă poate pune în pericol legal pentru discriminare.

Rămâneți conform

În unele jurisdicții, angajatorii trebuie să informeze lucrătorii atunci când își schimbă programul de lucru. Asigurați-vă că înțelegeți legile care se aplică companiei dvs. și că le respectați.

Evaluați eficacitatea

Analizați cât de bine funcționează formularul dvs. de disponibilitate. Faceți acest lucru culegând date despre absenteism, schimbarea turelor și alte modificări de program. Gândiți-vă cum puteți îmbunătăți forma. De exemplu, trebuie să îl actualizați mai des? Sau, trebuie să cereți o informație care lipsește din formularul actual?

Automatizați întregul proces cu Connecteam

Colectarea și utilizarea informațiilor despre disponibilitatea angajaților este o sarcină plină de efort. Dar software-ul precum Connecteam elimină problema .

Menține disponibilitatea și preferințele la zi

Lucrătorii pot folosi aplicația mobilă Connecteam pentru a-și actualiza disponibilitatea în orice moment și de oriunde. Acest lucru vă scutește de a fi nevoit să colaționați manual fiecare răspuns într-un singur document de disponibilitate a echipei. În plus, nu va trebui să revizuiți și să repetați procesul la fiecare câteva luni, deoarece informațiile sunt actualizate în timp real.

Oferă o programare ușoară și flexibilă

Puteți utiliza instrumentul de programare prin glisare și plasare de la Connecteam pentru a crea și a atribui ture în funcție de locația lucrătorilor, disponibilitate și multe altele.

Când preferințele sunt valabile mai mult timp, puteți utiliza șabloane de ture reutilizabile și puteți seta ture sau programe comune să se repete zilnic, săptămânal sau lunar.

Lucrătorii pot vedea disponibilitatea întregii echipe într-un program comun, facilitând schimbarea turelor atunci când este necesar. Acest lucru economisește timp de a găsi pe cineva care este dispus să schimbe turele.

Oferă alerte inteligente, note, fișiere și multe altele

Puteți vedea și aproba toate schimbările de schimb în timp real. În plus, lucrătorilor li se trimit alerte inteligente dacă schimburile lor se schimbă, astfel încât nu trebuie să contactați toți lucrătorii afectați pentru a le informa. Acest lucru simplifică întregul proces și vă permite să oferi flexibilitate cu ușurință.

De asemenea, vi se trimit alerte inteligente dacă un angajat mai puțin calificat a fost repartizat într-o tură. Connecteam vă permite, de asemenea, să atașați fișiere, note și atașamente la schimburi. Așadar, dacă o persoană mai puțin calificată trebuie să înlocuiască un coleg în ultimul moment, ea poate găsi toate informațiile de care au nevoie pentru a duce treaba la bun sfârșit.

Connecteam este cel mai bun ghișeu unic pentru gestionarea programelor, urmărirea disponibilității și multe altele. Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită pentru a verifica toate funcțiile sale, inclusiv urmărirea timpului, un chat în aplicație, un director al companiei și multe altele.

rezumat

Disponibilitatea angajaților este crucială pentru programarea eficientă a locurilor de muncă și pentru îndeplinirea cerințelor afacerii. Cunoașterea disponibilității lucrătorilor vă permite să oferiți flexibilitate, să faceți față absențelor neprevăzute și să mențineți operațiunile să funcționeze fără probleme.

Formularul de disponibilitate a lucrătorilor ajută la colectarea de informații despre disponibilitatea și preferințele angajaților. Puteți crea unul pentru compania dvs. folosind șablonul nostru gratuit. În acest articol, am împărtășit și sfaturi despre cele mai bune practici pentru gestionarea și actualizarea formularelor de disponibilitate.

Deși utilă, practica colectării și menținerii formularelor de disponibilitate este manuală și necesită timp. Software precum Connecteam utilizează tehnologia pentru a simplifica și automatiza întregul proces. Verificați-l astăzi pentru a economisi timp și pentru a reduce conflictele și erorile de programare.