Cum să scrieți un formular de acțiune disciplinară pentru angajat + șablon gratuit

Acțiunea disciplinară este o sarcină nefericită, dar esențială în gestionarea angajaților. Vă asigură că abordați imediat comportamentul problematic și oferă angajatului oportunitatea de a-și corecta comportamentul. Dar un proces disciplinar eficient trebuie să fie corect, consecvent și documentat.

Formularele de măsuri disciplinare ale angajaților sunt instrumente utile pentru înregistrarea cazurilor de conduită greșită a angajaților sau a altor probleme disciplinare și pentru a detalia modul în care vor fi tratate. Aceste formulare vă ajută să vă asigurați că procesele dvs. disciplinare nu sunt discriminatorii, deoarece același proces va fi aplicat fiecărui angajat în parte.

În plus, creează o înregistrare în cazul oricărei acțiuni în justiție viitoare a unui angajat. De exemplu, în funcție de situație, formularele disciplinare pot fi dovezi care vă ajută să contestați o acuzație falsă a unui angajat.

În acest articol, vă prezentăm cum să scrieți un formular disciplinar, inclusiv cele mai bune practici de urmat. De asemenea, vă oferim un șablon ușor de utilizat pentru a începe.

Ce este un formular de disciplină a angajatului?

Un formular disciplinar al angajatului este un avertisment scris adresat unui angajat cu privire la comportamentul său . Acesta înregistrează preocupările legate de comportamentul unui angajat la locul de muncă, subliniază ce trebuie să facă pentru a-și aborda comportamentul și detaliază consecințele nereușirii.

Acest formular este utilizat atunci când un angajat se comportă inadecvat sau încalcă o politică sau o procedură a companiei. De exemplu, puteți emite un formular disciplinar pentru angajat pentru a aborda:

• Comportament sau limbaj inadecvat.
• Încălcări ale siguranței.
• Absențe inexplicabile, sosiri târzii sau plecări anticipate.
• Probleme de calitate a muncii.
• Nesupunere.
• Încălcări ale codului vestimentar.
• Încălcări ale politicilor sau procedurilor companiei.

Formularele disciplinare sunt de obicei pregătite de supervizorul sau managerul imediat al angajatului sau de HR. Ar trebui să plasați o copie în dosarul angajatului pentru referință ulterioară. De asemenea, trebuie să oferiți o copie angajatului pentru evidențele acestuia.

Tipuri de acțiuni disciplinare

O organizație ar trebui să-și stabilească procesul disciplinar în manualul său de politici și proceduri. Acest lucru asigură angajații să înțeleagă ce se așteaptă de la ei și sunt conștienți de consecințele neconformității.

Pașii specifici dintr-un proces disciplinar variază în funcție de organizație și de legislația muncii relevante. Acestea pot include:

• Un avertisment verbal. Pentru prima instanță de nerespectare sau în cazul în care comportamentul angajatului este perturbator, dar nu este o încălcare gravă, managerul acestuia îi poate da un avertisment verbal. În timpul acestei conversații, managerul ar trebui să se adreseze angajatului la politica sau procedura relevantă și să discute cum să-și corecteze comportamentul.
• Notita scrisa. Pentru o încălcare ulterioară care implică aceeași conduită sau o încălcare mai gravă, un manager poate da unui angajat un avertisment scris. Unele organizații emit mai multe notificări scrise înainte de a trece la următorul nivel de disciplină.
• Revizuire formală. Pentru încălcări repetate sau o primă încălcare gravă, poate fi efectuată o revizuire a comportamentului angajatului la o întâlnire cu angajatul și un reprezentant de resurse umane.
• Suspensie. O organizație poate suspenda temporar un angajat din sarcinile sale, fie cu sau fără plată, pentru o încălcare gravă sau în cazul în care angajatul nu își corectează comportamentul în ciuda avertismentelor repetate.
• Încetarea. Ca răspuns la o încălcare foarte gravă sau ca ultimă soluție pentru încălcări repetate, un angajator poate înceta contractul de muncă al unui lucrător.

De ce ar trebui să utilizați un formular de disciplină pentru angajați?

Există mai multe motive pentru a utiliza aceste formulare ca parte a procesului dumneavoastră disciplinar.

Se ocupă de comportamentul negativ al angajaților

Permiterea angajaților să continue comportamentul prost sau performanța slabă poate avea un impact negativ atât pe angajatul individual, cât și pe forța de muncă mai largă.

De exemplu, atunci când un angajat nu respectă procedurile de siguranță, ei își expun atât pe sine, cât și pe colegii lor, riscul de rănire. Comportamentul slab al unui angajat poate afecta, de asemenea, cultura la locul de muncă și moralul altor angajați.

Un formular disciplinar avertizează un angajat că comportamentul său este inacceptabil și îl ajută să înțeleagă cum să-l rezolve. Abordând probleme precum performanța slabă sau încălcările politicii, contribuiți la crearea unui mediu de lucru mai pozitiv și mai sigur pentru întreaga forță de muncă.

Reduce cifra de afaceri

Abordarea comportamentului inadecvat ajută, de asemenea, la reducerea fluctuației angajaților. Eliberarea angajaților cu un formular de acțiune disciplinară le permite acestora să-și corecteze comportamentul. Acest lucru reduce nevoia de a lua măsuri ulterioare, care altfel ar putea duce la rezilierea contractului unui angajat.

Procesul de emitere a unui avertisment scris poate identifica, de asemenea, motivele care stau la baza comportamentului angajatului sau a performanței slabe. Acest lucru vă oferă posibilitatea de a sprijini angajatul și de a interveni înainte ca acesta să decidă să plece .

De exemplu, dacă un angajat spune că nu cunoștea regulamentul de siguranță pe care l-a încălcat, ai putea să-i oferi mai multe cursuri de siguranță la locul de muncă. Acest lucru abordează cauza principală a problemei și sprijină angajatul, mai degrabă decât să-l lase să-și dea seama singuri.

Documentează măsuri disciplinare

Este important să documentați măsurile disciplinare din organizația dvs. Formularele disciplinare ale angajaților creează o înregistrare imediată a măsurilor disciplinare, explicând când și de ce au fost luate. De asemenea, documentează oportunitățile pe care angajatul le-a avut de a răspunde și de a-și corecta comportamentul, precum și pașii pe care organizația dvs. a luat-o pentru a-i sprijini.

Această înregistrare este esențială pentru a vă proteja organizația împotriva oricăror plângeri sau acțiuni legale legate de disciplina angajaților.

Aceste formulare ar putea servi drept dovezi în cazul în care un angajat ar trebui să vă dau în judecată, de exemplu, pentru discriminare sau reziliere abuzivă. Aceștia vă pot ajuta să răspundeți la acuzațiile angajatului sau să infirmați acuzațiile false.

Formularele disciplinare pot ajuta, de asemenea, să contracareze orice sugestie de discriminare, deoarece puteți demonstra că aplicați procesul disciplinar în mod consecvent și echitabil tuturor angajaților.

Menține măsurile disciplinare consecvente și profesioniste

Prin documentarea acțiunii dvs. disciplinare, vă puteți asigura că aplicați procesul în mod consecvent pentru toți angajații. Înregistrați același tip de informații de fiecare dată.

Punerea acestor detalii în scris și furnizarea unei copii angajatului încurajează, de asemenea, transparența. Le arată angajaților că procesele dumneavoastră disciplinare sunt oneste și deschise , mai degrabă decât secrete sau desfășurate fără implicarea lor.

Folosirea unui formular oferă managerilor, supraveghetorilor și resurselor umane un cadru pentru disciplinarea angajaților într-un mod profesional. Îi ajută să concentreze discuțiile cu angajatul pe problema în cauză.

Formularele disciplinare asigură, de asemenea, corectitudine față de angajat. Angajatul poate înțelege clar de ce este disciplinat și are șansa de a răspunde la acuzațiile de abatere.

Ce trebuie să includeți într-un formular de disciplină a angajaților?

Puteți personaliza un formular disciplinar pentru a se potrivi nevoilor organizației dvs. și oricăror legi relevante ale muncii.

În general, aceste forme includ:

• Numele complet al angajatului.
• Rolul lor.
• Numele supervizorului sau managerului angajatului.
• Data la care formularul a fost completat și dat angajatului.
• Tipul de încălcare. De exemplu, prezența, siguranța, calitatea muncii, nesupunerea, hărțuirea sau altele.
• O descriere detaliată a problemei sau încălcării, inclusiv datele, orele, locațiile și detaliile oricăror martori. Acest lucru ar trebui să fie specific și să ofere informații detaliate. De exemplu, în loc să spună „Angajatul a încălcat politica de siguranță la locul de muncă”, formularul ar trebui să explice cum a încălcat politica, când și unde a avut loc și impactul comportamentului asupra altor angajați sau asupra organizației.
• Politica și/sau procedura încălcată de conduita angajatului . Acest lucru îl ajută pe angajat să înțeleagă contextul avertismentului și standardele de comportament așteptate.
• Detalii despre orice încălcări recente și relevante . Încălcările recente sunt de obicei cele din ultimii 5 ani.
• Pașii pe care trebuie să îi ia angajatul pentru a aborda comportamentul , inclusiv intervalele de timp pentru a face acest lucru. De exemplu, „Angajatul trebuie să urmeze 6 ore de instruire suplimentară în materie de siguranță în următoarele 4 săptămâni”. Aceste acțiuni sunt de obicei decise de managerul angajatului, HR sau ambele, în conformitate cu politicile relevante ale companiei.
• Orice continuare propusă. De exemplu, o întâlnire de check-in peste 2 luni.
• Consecințele potențiale în cazul în care angajatul nu își abordează conduita . De exemplu, „Dacă angajatul nu participă la cursuri suplimentare de siguranță sau comite încălcări suplimentare ale politicii de siguranță, trebuie să participe la o întâlnire de revizuire cu HR.”
• Comentariile managerului , de exemplu, pentru a extinde detaliile deja în formular sau pentru a nota refuzul unui angajat de a semna formularul.
• Comentariile angajatului . Permiterea angajatului să răspundă în scris la avertisment îl implică în proces și asigură că punctul său de vedere este auzit. Comentariile lor pot oferi context comportamentului sau problemei și vă pot ajuta să identificați modalități de a sprijini angajatul. De exemplu, dacă angajatul spune că a întârziat la mai multe ture din cauza problemelor de îngrijire a copiilor, ai putea vorbi cu angajatul despre a lua ture ulterioare.
• Semnătura angajatului , care confirmă că a citit formularul, a primit o copie și este de acord să ia măsurile corective.
• Semnătura managerului . Alternativ, o semnătură de la o altă persoană responsabilă pentru acțiuni disciplinare, cum ar fi un reprezentant de resurse umane.

Ce trebuie făcut dacă un angajat refuză să semneze un formular disciplinar

Un angajat poate refuza să semneze un formular disciplinar, de exemplu, în cazul în care contestă faptul că a avut loc încălcarea sau nu este de acord cu acțiunea corectivă sugerată.

În aceste situații, poate doriți să modificați confirmarea angajatului pentru a reflecta poziția acestuia, astfel încât să semneze formularul.

De exemplu, confirmarea ar putea confirma faptul că angajatul a primit o copie a formularului, dar nu este de acord cu avertismentul. De asemenea, puteți permite angajatului să răspundă în scris , explicându-și dezacordul. Apoi, puteți atașa declarația lor la formular.

Cel puțin, este important să obțineți semnătura angajatului pentru a confirma primirea unei copii a formularului.

Sfaturi pentru scrierea unui formular disciplinar

Acționează imediat

Este important să emiti un avertisment scris imediat după ce a avut loc încălcarea sau a apărut problema. Acest lucru permite angajatului să ia măsuri pentru a rezolva problema imediat, în loc să o lase să se agraveze.

Răspunsul imediat îl ajută pe angajat să înțeleagă legătura dintre încălcare și acțiunea disciplinară. Clarificarea acestei legături reduce șansele ca angajatul să sugereze că avertismentul este o răzbunare sau hărțuire.

Fii detaliat și specific

Asigurați-vă că informațiile din formularele dvs. oferă suficiente detalii. Acest lucru este deosebit de important atunci când vine vorba de descrierea problemei sau incidentului. O descriere clară asigură că angajatul înțelege comportamentul pe care trebuie să îl abordeze și de ce nu este acceptabil.

De exemplu, în loc să spună că angajatul „a plecat devreme de la serviciu”, formularul ar putea menționa „Angajatul a plecat cu 2 ore mai devreme la 1 aprilie 2023, fără aprobarea prealabilă sau să-și notifice managerul. Acest lucru a lăsat personalul junior nesupravegheat și a crescut riscul de incidente de siguranță.”

Descrierea incidentului ar trebui să fie, de asemenea, obiectivă . Poate fi folosit ulterior ca relatare în timp real a ceea ce s-a întâmplat, în cazul în care un angajat ia acțiuni legale împotriva companiei.

Deși este important să fiți detaliat, ar trebui să includeți în formular numai informații care sunt direct relevante pentru problemă. Nu intra în probleme mai ample. Acest lucru poate deruta angajatul dvs.

Păstrați în siguranță formularele completate

Procedurile disciplinare în general – și formele disciplinare în mod specific – ar trebui să rămână confidențiale. Formularele completate trebuie adăugate la evidența unui angajat. Este important să stocați aceste înregistrări în siguranță, astfel încât doar persoanele necesare să aibă acces la ele.

Stocarea înregistrărilor digital este o modalitate excelentă de a vă asigura că formularele disciplinare sunt păstrate în siguranță și că numai anumite persoane din organizația dvs. le pot accesa. Gestionarea înregistrărilor digitale facilitează, de asemenea, găsirea documentelor atunci când aveți nevoie de ele.

Ca alternativă, puteți stoca copiile pe hârtie ale formularelor în fișierele angajaților dvs. într-un dulap încuiat sau într-o unitate de depozitare securizată.

Citiți recenzia noastră aprofundată a celor mai bune sisteme de gestionare a documentelor

Creați un șablon

În funcție de mărimea forței de muncă, poate fi necesar să utilizați formulare disciplinare în mod semi-regulat. Este util să creați un șablon pe care să îl utilizați în organizația dvs., astfel încât orice probleme sau incidente să fie înregistrate în mod constant. De asemenea, este important să vă asigurați că șablonul dvs. respectă legile muncii relevante. Acest lucru vă asigură că procesul dumneavoastră disciplinar respectă în mod similar legile și reglementările necesare.

De asemenea, un șablon vă economisește timp. Trebuie pur și simplu să completați câmpurile obligatorii în loc să scrieți formularul de la zero de fiecare dată. Adăugând șablonul în manualul de politici și proceduri sau în manualul angajaților, managerii și supraveghetorii au întotdeauna acces ușor la acesta.

Pentru a vă ajuta, am creat un șablon de formular pentru acțiuni disciplinare pe care să-l folosiți ca punct de plecare. Asigurați-vă că adaptați formularul la nevoile companiei dvs. și la orice cerințe legale.

Descărcați formularul gratuit de acțiune disciplinară a angajaților

documente Google

Formularele de acțiune disciplinară vă protejează pe dumneavoastră și pe angajații dumneavoastră

Formularele disciplinare sunt o parte importantă a procesului disciplinar al unei organizații. Ei înregistrează cazurile de comportament necorespunzător al angajaților sau nerespectarea politicii și documentează măsurile luate pentru a le rezolva.

Nu numai că este necesar în cazul unei dispute sau unei contestații legale, dar asigură și că procesul disciplinar este echitabil, consecvent și transparent pentru angajații dvs., protejându-i împotriva părtinirii și discriminării.

Formularele de disciplinare a angajatului trebuie să includă toate informațiile relevante pentru problema sau incidentul, inclusiv detaliile angajatului, o descriere a comportamentului și acțiunea corectivă convenită. Prin menținerea unor înregistrări detaliate ale disciplinei, puteți crea o cultură a responsabilității în cadrul organizației dvs., ceea ce duce la un mediu de lucru mai sigur și mai pozitiv.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în căsuța dvs. poștală? Abonați-vă aici