Ghidul complet pentru managementul înregistrărilor angajaților + cele mai bune instrumente

Între foile de pontaj, înregistrările de salarizare și evaluările performanței, gestionarea înregistrărilor angajaților poate fi o sarcină copleșitoare pentru majoritatea departamentelor de resurse umane. Și nu este întotdeauna ușor să o faci corect.

În cel mai bun caz, gestionarea slabă a înregistrărilor este un inconvenient, ceea ce face dificilă găsirea documentelor atunci când aveți nevoie de ele. În cel mai rău caz, devine o răspundere cu consecințe juridice grave. De aceea, este esențial să folosiți un sistem eficient de gestionare a evidențelor angajaților.

Software-ul de management al documentelor HR este ideal pentru aceasta. Vă economisește timp și efort prin automatizarea proceselor de păstrare și găsire a înregistrărilor. Vă oferă acces la documentele HR de oriunde, în timp ce le stocați în conformitate cu obligațiile dvs. de conformitate. În plus, facilitează păstrarea documentelor angajaților la zi și exacte.

În acest articol, vă explicăm cum să configurați un sistem de gestionare a evidențelor angajaților și cele mai bune instrumente digitale pentru a vă ajuta să faceți acest lucru.

Ce este managementul evidențelor angajaților?

Managementul înregistrărilor angajaților se referă la gestionarea ciclului de viață al înregistrărilor angajaților în conformitate cu legile și reglementările relevante. Denumit și managementul documentelor de resurse umane, acesta include stocarea, accesul, manipularea și distrugerea documentelor angajaților.

Cel mai bun mod de a gestiona înregistrările angajaților este cu un sistem de gestionare a documentelor. De obicei, bazat pe software, un sistem de management al documentelor stochează, organizează și urmărește documentele electronic.

Tipuri de înregistrări ale angajaților

Înregistrările angajaților includ:

• Informații personale , cum ar fi numele complete, adresele, detaliile contului bancar și contactele de urgență.
• Informații medicale , inclusiv înregistrări medicale, scrisori ale medicilor, informații despre dizabilități și cereri de acomodare.
• Înregistrările de recrutare , cum ar fi fișele postului, aplicațiile, CV-urile, note de interviu, scrisori de ofertă și verificări de referință.
• Istoricul de angajare , cum ar fi dosarele de angajare, informațiile de îmbarcare și formularele I-9.
• Salarizare și beneficii , inclusiv foi de pontaj, înregistrări de prezență, documente fiscale, planuri de beneficii pentru asistență medicală și formulare de înscriere la beneficii.
• Înregistrările personalului , inclusiv avertismente sau alte acțiuni disciplinare, premii și documente de separare, cum ar fi interviurile de ieșire.
• Înregistrări de dezvoltare profesională , inclusiv evaluări ale performanței, promovare și documente de transfer.
• Lăsați înregistrări , inclusiv timpul liber solicitat și aprobat.
• Contracte și acorduri , cum ar fi contractele de muncă, acordurile de confidențialitate și manualele angajaților semnate
• Documente de resurse umane , cum ar fi politicile scrise.
• Înregistrări de siguranță și securitate , inclusiv materiale de instruire în materie de siguranță, rapoarte de incident și documente de compensare a lucrătorilor.
• Materiale de instruire, licențe profesionale și certificări.

De ce este importantă gestionarea eficientă a înregistrărilor?

Este necesar în scopuri de conformitate

Un sistem de management al evidențelor angajaților este adesea cerut de lege. O serie de legi privind păstrarea înregistrărilor se aplică întreprinderilor. Acestea impun angajatorilor să păstreze înregistrările exacte ale angajaților pentru o anumită perioadă de timp - cunoscută sub numele de „perioadă de păstrare”.

În SUA, există mai multe legi federale care obligă angajatorii să păstreze evidențele angajaților. Acestea includ:

• Legea privind discriminarea în vârstă
• Legea egalității de salarizare
• Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA)
• Legea privind concediul medical și familial (FMLA)
• Legea privind securitatea și sănătatea în muncă (Legea SSM)
• Titlul VII din Legea drepturilor civile

De exemplu, în conformitate cu FLSA, angajatorii trebuie să păstreze orice înregistrări utilizate pentru a calcula salariul, inclusiv foile de pontaj și orarele, timp de doi ani.

Există, de asemenea, legi și reglementări privind păstrarea înregistrărilor la nivel de stat și local. Acestea stabilesc diferite perioade de păstrare și cerințe de stocare.

Este esențial să vă înțelegeți obligațiile legale cu privire la evidențele angajaților pentru a evita penalizări. Acest lucru poate implica un cadru legal complex, așa că ar trebui să solicitați consiliere profesională cu privire la legile care se aplică afacerii dvs.

Stochează în siguranță informațiile sensibile

Gestionarea documentelor angajaților implică manipularea informațiilor personale ale angajaților. Acestea includ detaliile contului lor bancar, informațiile fiscale și documentele medicale. Aceste documente sensibile sunt adesea guvernate de legile privind protecția datelor cu caracter personal. Prin urmare, este esențial să le depozitați în siguranță și să vă asigurați că pot fi accesate numai de persoanele potrivite.

Un sistem bun de gestionare a înregistrărilor este ideal pentru protejarea documentelor confidențiale. Sistemele digitale de gestionare a documentelor oferă în special o serie de caracteristici de securitate. Acestea includ protecția prin parolă, criptarea, controalele de permisiuni și istoricul accesului.

Caracteristici ca acestea asigură că documentele pot fi accesate numai de persoane aprobate. De asemenea, creează o hartă digitală a istoricului documentului, arătând când a fost creat, cine l-a accesat și când.

Măsurile de securitate precum controlul accesului și criptarea ajută la reducerea riscului de atacuri cibernetice sau de încălcare a datelor. Controalele versiunilor pot detecta, de asemenea, încercările de a vă pirata sistemul de gestionare a documentelor, permițându-vă să răspundeți rapid.

Îmbunătățește eficiența și menține afacerea dvs. conformă

Gestionarea manuală a înregistrărilor poate fi consumatoare de timp. Implică căutarea prin dulapuri sau unități de depozitare care conțin sute sau mii de documente pentru a-l găsi pe cel pe care îl cauți. Într-un sondaj Wakefield Research, 54% dintre respondenți au spus că petrec mai mult timp căutând documentele de care au nevoie decât răspunzând la e-mailuri sau mesaje.

Software-ul de gestionare a înregistrărilor digitalizează procesul de stocare și recuperare a documentelor. Cu fișierele digitale stocate și organizate într-o locație centrală, puteți găsi rapid și ușor documentele de care aveți nevoie. În acest fel, timpul tău este eliberat pentru o muncă mai importantă.

Accesul rapid la documente este, de asemenea, esențial pentru producerea de documente pentru rapoarte de audit sau alte scopuri de reglementare. Este, de asemenea, relevant pentru a răspunde la plângeri sau procese. Există adesea termene limită implicate în aceste situații, așa că recuperarea rapidă a documentelor este crucială.

Gestionarea înregistrărilor digitale vă permite, de asemenea, să automatizați unele etape ale procesului de gestionare a înregistrărilor, de exemplu, clasificarea și arhivarea documentelor. Acest lucru face treaba mai rapid decât manipularea manuală a documentelor. De asemenea, reduce riscurile de eroare umană, inclusiv documentele care sunt distruse accidental.

Îmbunătățește schimbul de informații

Documentele bine organizate și accesibile facilitează partajarea informațiilor cu persoanele potrivite din organizația dvs.

Cu documentele stocate într-o locație centralizată, angajații au întotdeauna acces la documentele de care au nevoie pentru a-și face treaba. De asemenea, evită dublarea muncii. Angajații pot verifica dacă un document există înainte de a-l crea.

În plus, un sistem eficient de gestionare a documentelor facilitează colaborarea lucrătorilor. Ei pot partaja și actualiza documente în timp real.

De asemenea, vă ajută echipa să ia mai repede decizii de afaceri mai bune. Toată lumea are cele mai actualizate informații la îndemână pentru a lua decizii în cunoștință de cauză.

Cum să configurați un sistem digital de gestionare a documentelor

Clasificați-vă documentele de resurse umane

Primul pas atunci când vă configurați sistemul de management al documentelor este să identificați ce tipuri de fișiere HR trebuie să fie stocate. Pentru a ajuta la depunere, împărțiți-le în funcție de categorii. De exemplu, înregistrările personalului, înregistrările de siguranță, înregistrările de instruire și reclamațiile.

Organizarea documentelor astfel vă ajută să le înregistrați cu ușurință, mai ales dacă software-ul dvs. de gestionare a înregistrărilor are o funcție de înregistrare automată. De asemenea, se asigură că documentele sunt stocate separat, ceea ce facilitează atribuirea drepturilor de acces.

Setați permisiunile de acces

Puteți decide apoi cine are nevoie de acces la fiecare tip de document. Ca regulă generală, cu cât înregistrările sunt mai sensibile, cu atât sunt mai puține persoane care au nevoie de acces la ele.

Managerii de resurse umane au de obicei acces la o gamă largă de înregistrări ale angajaților. De exemplu, ar trebui să poată vedea înregistrările de plată, precum și informațiile personale și medicale ale angajaților.

Un lucrător în ture, pe de altă parte, nu are nevoie de acces la aceste informații. În schimb, trebuie să acceseze formulare, rapoarte de siguranță și politici de resurse umane.

Prin setarea permisiunilor, puteți controla cine are acces la ce document. Deci, în timp ce toți cei din departamentul de resurse umane pot vedea înregistrările salariale și ale angajaților, puteți împiedica toți ceilalți angajați să le deschidă.

Este important să verificați legislația relevantă cu privire la permisiunile documentelor. Unele legi specifică cine poate accesa anumite documente sau informații conținute în evidențele angajaților.

Definiți perioade de păstrare și declanșați evenimente

Apoi, identificați cât timp veți păstra tipurile de documente și când începe să ruleze ceasul la acea oră (adică, evenimentul de declanșare). De exemplu, evenimentele declanșatoare pot include crearea unei înregistrări, data unei evaluări a performanței sau încetarea unui angajat.

Perioadele de păstrare și evenimentele de declanșare sunt adesea definite prin lege. De exemplu, în SUA, la nivel federal, angajatorilor li se cere să păstreze:

• Cereri de locuri de muncă și CV-uri pe 1 an.
• Înregistrările de salarizare timp de 3 ani de la crearea acestora.
• Înregistrările Administrației pentru Securitate și Sănătate Ocupațională (OSHA) timp de 5 ani după anul la care se referă înregistrările.

Verificați legile și reglementările la nivel federal și de stat care se aplică afacerii dvs.

Deși puteți alege să păstrați înregistrările dincolo de perioada legală de păstrare, cel mai bine este să ștergeți în mod regulat înregistrările expirate. Deținerea inutilă de înregistrări poate îngreuna gestionarea documentelor. Acestea pot crește costurile de stocare a documentelor și pot face mai lentă recuperarea documentelor, în special a copiilor pe hârtie.

De asemenea, trebuie să decideți cum să eliminați documentele la sfârșitul perioadei de păstrare. Soluțiile de gestionare a înregistrărilor digitale automatizează de obicei acest proces. Ei distrug în siguranță înregistrările electronice la data de expirare, astfel încât să nu poată fi reconstruite.

Dacă aveți și înregistrări fizice, luați în considerare dacă puteți pur și simplu să aruncați documentele sau dacă acestea trebuie eliminate în siguranță. Poate fi necesar să angajați o companie de distrugere a documentelor cu proceduri stricte de lanț de custodie pentru a colecta, distruge și distruge documente sensibile, cum ar fi cele care conțin date personale ale angajaților.

Adăugați măsuri de securitate suplimentare

În cele din urmă, luați în considerare modalități de a adăuga un plus de securitate sistemului dvs. de gestionare a documentelor.

Cu un sistem de gestionare a înregistrărilor digitale, puteți seta permisiuni de acces în funcție de tipul de document. Dar ar trebui să verificați și dacă înregistrările angajaților sunt criptate. Aceasta înseamnă că sunt protejate de a fi citite sau editate dacă o terță parte le accesează în timp ce angajații dvs. le folosesc, le partajează sau le încarcă.

Ca un alt nivel de securitate, este posibil să doriți să adăugați parole sau autentificare cu doi factori pentru utilizatorii care accesează anumite documente.

Copierea de rezervă regulată a înregistrărilor angajaților este, de asemenea, importantă în cazul în care sistemul dumneavoastră se defectează. Utilizați fișiere criptate pentru a stoca copii de rezervă digitale pe servere securizate la nivel local sau bazate pe cloud. Copiile de rezervă pe hârtie trebuie păstrate în dulapuri încuiate sau într-o zonă de depozitare încuiată.

O altă modalitate de a vă proteja sistemul de gestionare a documentelor angajaților este să vă educați angajații cu privire la securitatea datelor, de exemplu, prin cursuri de formare online. Acest lucru îi ajută să înțeleagă riscurile și cum să identifice potențialele amenințări cibernetice care ar putea compromite evidențele angajaților.

Alte bune practici de reținut

Înțelegeți drepturile angajaților dvs

Pe lângă legile privind stocarea documentelor și perioadele de păstrare, este important să înțelegem drepturile angajaților în legătură cu înregistrările lor.

Legile privind protecția datelor cu caracter personal oferă angajaților dreptul de a ști cum sunt colectate, tratate și partajate informațiile lor personale. Asigurați-vă că atât departamentul dvs. de resurse umane, cât și angajații dvs. primesc instruire în acest sens. De exemplu, desfășurați o serie de seminarii web despre protecția datelor cu caracter personal și asigurați-vă că abordați acest subiect în manualul angajatului. Acest lucru îi ajută pe toți cei din organizația dvs. să își înțeleagă drepturile și obligațiile privind protecția datelor cu caracter personal.

De asemenea, este important să configurați procese pentru ca angajații să solicite acces sau modificări la informațiile lor personale, de exemplu, printr-un formular online. În manualul de politici și proceduri, identificați care persoană sau departament este responsabil pentru acest lucru, astfel încât angajații să știe pe cine să întrebe.

Elaborați politici și procese clare și scrise de gestionare a documentelor

Planul dumneavoastră de management al documentelor ar trebui să fie susținut de politici și procese scrise. Acestea vă ghidează departamentul de resurse umane despre cum să creați, să organizați și să stocați înregistrările angajaților.

În timp ce scrieți, asigurați-vă că explicați diferitele tipuri de documente ale angajaților, cum să depuneți aceste documente, cine are acces la ele și când și cum ar trebui să fie distruse.

De asemenea, este esențial să împărtășiți aceste politici și procese cu angajații dvs. Puteți face acest lucru incluzându-le în manualul de politici și proceduri, încorporându-le în procesul de integrare și trimițând e-mailuri regulate la nivel de companie pentru a le reaminti angajaților despre procedurile de păstrare a evidenței.

Scrierea acestor îndrumări și comunicarea cu echipa dvs. asigură coerența în managementul înregistrărilor organizației dvs. De asemenea, oferă departamentului dumneavoastră de resurse umane un punct de referință ușor, astfel încât să poată lua deciziile corecte atunci când gestionează înregistrările angajaților.

Fiți la curent cu respectarea legislației

Legile și reglementările privind gestionarea înregistrărilor se schimbă des. Acest lucru este valabil mai ales când vine vorba de evoluția tehnologiei în jurul managementului înregistrărilor digitale.

Asigurați-vă că rămâneți la curent cu aceste modificări și ajustați politicile și procedurile după cum este necesar. Procedând astfel, puteți limita riscul de nerespectare care poate duce la penalități precum amenzi sau acțiuni în justiție.

Verificați în mod regulat evidențele angajaților dvs

Informațiile despre angajați se modifică în mod regulat, adesea ca urmare a cifrei de afaceri, a promovărilor și a schimbărilor în circumstanțe personale. Puneți sisteme pentru a vă revizui în mod regulat înregistrările angajaților pentru a confirma că acestea conțin informații exacte.

Instrumentele de gestionare a înregistrărilor digitale au adesea caracteristici care să vă ajute în acest sens. De exemplu, puteți configura un memento anual recurent pentru membrii echipei pentru a-și actualiza detaliile personale și de contact de urgență.

3 Cele mai bune instrumente de gestionare a documentelor angajaților

Având la dispoziție o gamă largă de software de gestionare a înregistrărilor angajaților, poate fi dificil să te decizi pe cel mai bun pentru afacerea ta. Iată recomandările noastre pentru cele mai bune trei instrumente de gestionare a documentelor.

Connecteam simplifică gestionarea tuturor tipurilor de documente ale angajaților, de la crearea acestora până la eliminarea lor. Funcțiile de gestionare a documentelor de la Connecteam stochează în siguranță documente sensibile, vă simplifică operațiunile și vă ajută să rămâneți conform.

Folosind aplicația mobilă completă a Connecteam, dumneavoastră și angajații dvs. puteți încărca documente din mers. Apoi, puteți accesa înregistrările angajaților din locația lor securizată printr-un tablou de bord centralizat.

În plus, Connecteam oferă spațiu de stocare nelimitat. Păstrați cât este necesar și păstrați documentele atât timp cât este cerut de lege.

Cu un chat în echipă încorporat , Connecteam vă permite, de asemenea, să partajați și să discutați documente cu angajații dvs. în timp real. Există, de asemenea, funcții avansate de notificare pe care le puteți utiliza pentru a vă menține documentele actualizate și exacte. De exemplu, Connecteam vă poate anunța când contractele de muncă urmează să expire.

Permisiunile de acces și criptarea end-to-end protejează și mai mult documentele sensibile ale angajaților, prevenind orice încălcare a datelor.

Connecteam are, de asemenea, o interfață intuitivă și asistență cuprinzătoare pentru clienți. Este ușor pentru echipa dvs. să înceapă și poate intra cu ușurință în contact cu serviciul pentru clienți dacă au întrebări sau nelămuriri.

Dar Connecteam este mult mai mult decât o aplicație de gestionare a evidențelor angajaților. Este o soluție digitală de management al angajaților all-in-one care include funcții pentru programare, comunicare, recunoaștere a angajaților și instruire.

Este, de asemenea, o soluție de gestionare a documentelor foarte accesibilă. Planul pentru afaceri mici pentru totdeauna de la Connecteam oferă până la 10 utilizatori acces la cele mai populare funcții ale sale, inclusiv gestionarea documentelor angajaților. Planurile plătite încep de la 29 USD pe lună pentru până la 30 de utilizatori, apoi doar 0,50 USD lunar pentru fiecare utilizator suplimentar.

Prețuri

• Începe de la doar 29 USD/lună pentru primii 30 de utilizatori
• Probă gratuită de 14 zile
• Plan gratuit disponibil

DynaFile este un software de gestionare a documentelor în cloud care poate fi utilizat pentru gestionarea fișierelor angajaților. Oferă stocare centralizată pe web și digitizează procesele de gestionare a înregistrărilor companiilor.

Include o funcție de scanare automată care acceptă scanarea în lot a unui număr mare de documente. De asemenea, utilizatorii pot partaja fișiere prin link-uri publice sau private.

DynaFile atribuie coduri de bare fișierelor în timpul scanării, care pot fi folosite ulterior pentru a găsi înregistrări. De asemenea, oferă o caracteristică care permite depunerea automată a documentelor.

Alte caracteristici includ permisiunile de acces ale utilizatorilor, controalele de administrare și semnăturile electronice. Cu toate acestea, DynaFile nu oferă o aplicație mobilă.

Prețuri

• Contactați vânzătorul pentru preț
• Proces: Nu
• Plan gratuit: Nu

Avokaado este un instrument digital pentru managementul ciclului de viață al contractului. Ajută utilizatorii să redacteze, să negocieze, să semneze și să-și gestioneze contractele.

Utilizatorii pot redacta contracte bazate pe automatizări bazate pe clauze și șabloane. De asemenea, pot automatiza urmărirea termenului limită și pot seta mementouri despre datele importante legate de documente, cum ar fi datele de reînnoire.

Avokaado folosește stocarea privată în cloud. Acest lucru le permite angajatorilor să urmărească și să colaboreze la contractele originale sau bazate pe șablon. Platforma permite, de asemenea, utilizatorilor să gestioneze accesul la fișiere și să adauge semnături electronice la contracte.

Avokaado este un sistem independent de gestionare a contractelor. Cu toate acestea, oferă integrări cu software-ul existent al utilizatorilor, inclusiv Persona și Salesforce.

Prețuri

• Începe de la 312,40 USD/lună (Prețul afișat doar în euro: 290 EUR/lună)
• Proces: Da
• Plan gratuit: Da

Pentru mai multe informații, consultați articolul nostru despre cele mai bune 10 programe de gestionare a documentelor de resurse umane.

O soluție de gestionare a înregistrărilor digitale pentru afacerea dvs

Software-ul de gestionare a înregistrărilor angajaților este cea mai bună modalitate de a stoca și de a accesa înregistrările angajaților dvs. Vă permite să faceți acest lucru rapid și ușor, cu un nivel de securitate pe care manipularea manuală a datelor nu îl poate egala.

Unul dintre cele mai importante aspecte ale gestionării evidențelor angajaților dumneavoastră este înțelegerea obligațiilor dumneavoastră legale. Verificați legile și reglementările la nivel federal și de stat pentru a afla ce înregistrări trebuie să păstrați, cât timp trebuie să le păstrați și cine are acces la ele.

Apoi puteți configura un sistem digital de gestionare a documentelor care nu numai că respectă legile relevante, ci și nevoilor afacerii dumneavoastră.