Cum să utilizați un sistem de mesagerie pentru angajați pentru o mai bună comunicare la locul de muncă

În mediul actual de lucrători dispersați și fără birou, comunicarea eficientă cu angajații dvs. este mai dificilă ca niciodată. Mulți angajați sunt pe teren aproape toată ziua sau lucrează în fusuri orare diferite, așa că metodele tradiționale de comunicare nu funcționează întotdeauna. Un sistem de mesagerie pentru angajați vă poate ajuta să depășiți aceste provocări, astfel încât să vă puteți adresa forței de muncă, indiferent unde sau când lucrează.

Ce este un sistem de mesagerie pentru angajați?

Un sistem de mesagerie a angajaților este un instrument de comunicare cu toată lumea din organizația dvs. folosind o platformă centrală. Cu un sistem de mesagerie pentru angajați, puteți comunica prin mesaje instantanee, chat-uri, apeluri vocale, panouri de buletine, fluxuri sociale și multe altele. Angajații pot partaja cu ușurință informații, pot colabora și gestiona sarcinile zilnice.

Caracteristicile unui sistem eficient de mesagerie pentru angajați

Nu toate sistemele de mesagerie ale angajaților sunt la fel de utile. Pentru a profita la maximum de a ta, caută o soluție care are următoarele caracteristici:

Interfață ușor de utilizat

Dacă interfața de utilizare a sistemului dvs. de mesagerie este neplăcută și depășită, veți avea dificultăți să-i convingeți pe angajați să o folosească. Un sistem de mesagerie bun va fi o parte integrantă a aproape fiecărui flux de lucru, așa că alegerea unuia care este ușor de utilizat ar trebui să fie o prioritate de top.

În mod ideal, sistemul ar trebui să aibă un design intuitiv - toată lumea ar trebui să poată înțelege cum funcționează din tabloul de bord sau din punctul de acces. S-ar putea să fie nevoie să oferiți angajaților o instruire despre sistemul dvs., dar nu ar trebui să fie atât de complicat încât să fie mai multe probleme decât merită.

Acces mobil

Oamenii folosesc dispozitivele mobile mult mai mult decât laptopurile sau computerele desktop - în special lucrătorii fără birou. Angajații tăi probabil au întotdeauna un dispozitiv mobil pe ei, așa că un sistem eficient le va permite să comunice și să primească notificări pe telefoanele sau tabletele lor.

Integrari

Sistemul dvs. de mesagerie ar trebui să fie încorporat în rutina zilnică, astfel încât angajații să îl poată folosi fără efort pe parcursul zilei de lucru. Un sistem bun se va integra cu instrumentele pe care le utilizați deja, cum ar fi e-mailul și software-ul de management al proiectelor.

Personalizare

Fiecare afacere este diferită, iar sistemul de mesagerie al angajaților dvs. trebuie să poată face față acestor diferențe, permițându-vă să personalizați platforma. Posibilitatea de a configura diferite canale sau grupuri bazate pe proiecte, subiecte - chiar și interese comune - vă va face sistemul mai util.

Funcționalitatea de căutare

Mesajele mai vechi nu își pierd neapărat importanța pe măsură ce cele mai noi le îngroapă, așa că „dispărut” nu ar trebui să însemne „uitat”. Căutarea prin conversații vechi este extrem de utilă atunci când aveți nevoie de informații despre proiectele anterioare.

Distribuire a unui fisier

Când angajații dvs. colaborează la un proiect, posibilitatea de a partaja fișiere în sistemul de mesagerie poate accelera progresul.

Securitate și confidențialitate

Veți discuta despre informații comerciale confidențiale din sistemul dvs. de mesagerie, așa că asigurați-vă că alegeți unul care vă protejează confidențialitatea și oferă funcții avansate de securitate.

Cum să alegi sistemul de mesagerie potrivit pentru angajați

Compania ta este unică, la fel și nevoile tale de comunicare. Înainte de a începe să evaluați furnizorii, gândiți-vă la modul în care comunicați în prezent și cum vă puteți îmbunătăți comunicațiile actuale. Veți avea nevoie de funcții diferite dacă angajații dvs. sunt în principal pe teren decât veți avea dacă toți sunt de obicei în același birou.

Întrebați-vă angajații ce părere au despre sistemul dvs. actual și cum ar prefera să comunice. Când simt că au o voce în alegerea sistemului, este mai probabil să îl implementeze și să fie implicați în timp ce îl folosesc.

După ce înțelegeți ce doresc angajații dvs. și ce caracteristici vă pot ajuta să îmbunătățiți comunicațiile, puteți începe să comparați furnizorii. Căutați caracteristicile pe care le-ați identificat ca fiind cele mai importante, asigurați-vă că datele dvs. vor fi protejate și comparați prețurile pentru planurile de care aveți nevoie. Multe companii oferă versiuni gratuite reduse, dar este posibil să nu fie cea mai bună alegere.

Cum să utilizați sistemele de mesagerie pentru angajați pentru o mai bună comunicare la locul de muncă

Odată ce ați instalat sistemul, iată câteva modalități în care îl puteți utiliza pentru a vă eficientiza operațiunile zilnice de afaceri:

Integrare și orientare

Angajații tăi au multe de învățat atunci când încep să lucreze cu tine. De unde să obțineți rezerve de cafea până la stăpânirea noului rol, integrarea cu succes necesită mai mult decât semnarea unor formulare de resurse umane și vizionarea câtorva videoclipuri de instruire. Doriți ca noii dvs. angajați să adopte cultura și valorile companiei dvs. pe măsură ce învață frânghiile. De asemenea, nu vrei să stea în picioare așteptând ca cineva să le spună ce să facă în continuare.

Sistemul dvs. de mesagerie a angajaților poate simplifica procesul de integrare și poate facilita asimilarea noilor angajați în echipele lor de lucru. Multe departamente diferite trebuie să fie implicate în atragerea de noi angajați.

Un flux de lucru de integrare în sistemul dvs. de mesagerie poate face mai ușor pentru diferite departamente urmărirea activităților de integrare și orientare. În acest fel, angajații vor ști exact ce se așteaptă de la ei și ce ar trebui să facă în continuare, iar managerii și departamentul dvs. de resurse umane nu vor trebui să-și dubleze munca pentru fiecare angajat.

Sistemele de mesagerie facilitează, de asemenea, angajaților să cunoască noii membri ai echipei și să se informeze cu mentorii și supervizorii lor. Dacă au o întrebare, trimiterea unui mesaj este mai rapidă și mai ușoară decât trimiterea prin e-mail sau căutarea fizică a supraveghetorilor lor.

Colaborarea în echipă

Angajații dvs. pot folosi sisteme de mesagerie pentru a colabora prin partajarea rapidă a ideilor, actualizărilor și fișierelor între ei. Sistemele de mesagerie oferă comunicare în timp real, astfel încât echipele dvs. să poată discuta și rezolva probleme imediat - fără a avea nevoie de fire de e-mail lungi și lungi sau de întâlniri în persoană.

Utilizați sistemul de mesagerie ca locație centrală pentru documente și alte informații legate de proiectele curente, unde toți membrii echipei îl pot accesa. Menținând pe toată lumea la curent, puteți evita neînțelegerile și prioritățile conflictuale. Un sistem robust de mesagerie va servi ca instrument de gestionare a proiectelor în mișcare, permițând angajaților să rămână la curent cu progresul și să își planifice următorii pași.

Feedback-ul angajaților

Comunicarea deschisă este esențială pentru crearea unei culturi pozitive a muncii în care angajații sunt implicați și se simt apreciați. Feedback-ul este o modalitate de a promova o comunicare mai deschisă și mai onesta între manageri și lucrători și între colegi.

Utilizarea canalelor de comunicare internă pentru a facilita feedback-ul pe mai multe niveluri oferă tuturor celor din compania dvs. informațiile de care au nevoie pentru a-și îmbunătăți performanța în rolurile lor. Managerii le pot oferi angajaților feedback pentru a recunoaște munca bine făcută și pentru a indica domeniile de îmbunătățire. Sistemele de mesagerie sunt ideale atunci când unul-la-unu pur și simplu nu este posibil. De asemenea, sunt grozave pentru urmărirea după o evaluare mai formală a performanței.

Colegii își pot oferi reciproc feedback pentru a recunoaște atunci când cineva a mers dincolo. Și, deși feedback-ul de la manager la angajat și de la egal la egal este necesar, nu treceți cu vederea importanța solicitării feedback-ului angajaților despre manageri și politicile companiei.

Este costisitor să înlocuiești angajații - costă în medie de jumătate până la două ori salariul lor. Când solicitați feedback de la angajații dvs. și acționați în baza acestuia, aceștia tind să se simtă apreciați și sunt mai probabil să fie implicați cu compania și cu locurile de muncă. Puteți face acest lucru cu sistemul dvs. de mesagerie în mai multe moduri.

1. Un feed al companiei oferă angajaților șansa de a reacționa în timp real la evenimente și comunicare. Aceștia pot lăsa comentarii și emoji-uri pe mesaje, astfel încât să puteți înțelege sentimentul angajaților în jurul anunțurilor dvs.
2. Puteți utiliza sistemul dvs. de mesagerie pentru a genera și trimite sondaje - totul, de la simple verificări ale pulsului până la sondaje mai cuprinzătoare privind satisfacția angajaților. Urmăriți folosind datele generate din sondajele dvs. pentru a lua decizii informate pentru a îmbunătăți experiența de lucru a angajaților dvs.

Comunicare de urgență

Din fericire, adevăratele urgențe sunt rare pentru majoritatea întreprinderilor. Dar atunci când apar, ei solicită acțiuni rapide pentru a-i proteja pe toți cei implicați. Nu vrei să încerci să descoperi un sistem complicat de comunicare de urgență în mijlocul unei crize.

În schimb, puteți utiliza sistemul de mesagerie pentru comunicații de urgență. Configurarea din timp a procedurilor de răspuns în caz de urgență și a protocoalelor de siguranță vă va pune înaintea jocului atunci când apare o urgență. Veți putea notifica angajații ce acțiuni ar trebui să întreprindă în timpul unei crize sau dezastre naturale. De asemenea, puteți trimite alerte și vă asigurați că toată lumea știe unde să se adune după o alarmă de incendiu sau o evacuare.

Chiar și pentru mai multe urgențe minore, sistemul dvs. de comunicații poate fi un salvator. Spuneți-le angajaților să știe că nu trebuie să-și facă griji pentru a încerca să conducă la serviciu pe drumuri înghețate sau să trimită sfaturi pentru pregătirea pentru situații de urgență în timpul sezonului de uragane.

Programarea schimburilor și memento-uri

A rămâne la curent cu schimbarea programelor este o provocare atât pentru angajați, cât și pentru manageri. Sistemul dvs. de comunicații poate ajuta pe toată lumea să țină evidența, oferind schimburi și programe într-o locație centrală.

Managerii pot elabora rapid programe și pot trimite mementouri angajaților că schimbul lor începe în curând. Angajații pot schimba schimburile direct, fără a fi nevoiți să treacă prin manageri. De asemenea, angajații pot solicita concediu direct prin intermediul sistemului de mesagerie, astfel încât să nu existe greșeli sau neînțelegeri. Puteți duplica programele pentru a evita munca repetitivă și puteți trimite tuturor o notificare când este publicat un nou program.

Comunicarea cu lucrătorii care nu sunt de birou

Angajații fără birou pot simți că sunt separați de restul echipei dacă nu acordați prioritate comunicării. În timp ce lucrătorii fără birou nu sunt noi, tehnologia oferă acum mijloacele de a comunica cu ei mai eficient ca niciodată. Lucrătorii din domeniul sănătății, servicii de restaurant, producție și construcții nu au întotdeauna accesul ușor la e-mail pe care îl au angajații de birou, așa că au nevoie de forme mai imediate de comunicare.

Sistemele de mesagerie asigură contact direct cu lucrătorii fără birou, astfel încât aceștia să poată rămâne la curent și să se simtă incluși în evenimentele companiei. De asemenea, se pot informa rapid cu întrebări sau preocupări și își pot actualiza supervizorul cu privire la progresul lor, fără a efectua apeluri telefonice.

Sondaj și schimb de informații

Informați-vă angajații despre evenimentele companiei, cum ar fi:

• Posturi libere
• Politici noi
• Termenele limită de înscriere la beneficii
• Evenimente sociale

Dacă planificați un eveniment, trimiteți un sondaj rapid pentru a obține părerea tuturor. De exemplu, dacă plănuiți o petrecere de Crăciun a companiei, oferiți opțiuni - angajații dvs. doresc să aibă o cină, un schimb de cookie-uri sau să iasă la karaoke? Declanșează un sondaj rapid pentru a afla.

Recunoașterea angajaților și creșterea moralului

De asemenea, puteți utiliza feedul companiei pentru recunoașterea și strigăturile angajaților. Tuturor le place să se simtă apreciați pentru munca lor, iar crearea unei culturi a recunoașterii va îmbunătăți reținerea angajaților.

Pentru a fi eficientă, recunoașterea trebuie să fie oportună și conectată la valorile companiei. Recunoașterea care vine la luni după o muncă bună nu va fi la fel de eficientă ca un strigăt imediat. Folosiți feedul companiei dvs. pentru a vă recunoaște și a recompensa imediat cei mai performanti.

Puteți, de asemenea, să împuterniciți angajații să se răsplătească unul pe altul prin crearea unui program de recompensare a angajaților. Managerii și angajații pot oferi recompense care pot fi schimbate cu carduri cadou.

Deși există o valoare extraordinară în recompensele publice, este, de asemenea, important să trimiteți mesaje personale de apreciere. Deoarece un mediu de lucru fără birou înseamnă că angajații sunt în permanență în mișcare, nu este la fel de probabil să dai peste un angajat pentru a-ți transmite laudele. Încurajați managerii să trimită indivizilor mesaje private de încurajare pentru a ajuta la construirea relațiilor.

Comunicarea cu noii angajați

Adaptarea la un nou loc de muncă poate fi copleșitoare, iar noii tăi angajați sunt deosebit de vulnerabili în primele săptămâni. Ușurați procesul păstrând legătura strânsă prin sistemul dvs. de mesagerie.

Spuneți-le pe noii dvs. angajați să știe cum să folosească sistemul de mesagerie și adăugați-i la orice canal pe care îl folosește echipa lor pentru a stimula un sentiment de comunitate. Managerii ar trebui să mențină un contact strâns pe tot parcursul perioadei de formare, asigurându-se că angajații pot adresa orice întrebări pe care le au și că progresează prin activitățile de integrare conform așteptărilor.

Configurați mesaje automate pentru a comunica cu noii angajați pe baza unor declanșatoare specifice. De exemplu, ați putea trimite o notă de felicitare împreună cu o recompensă atunci când își finalizează formarea de orientare. Cu toate acestea, asigurați-vă că managerul lor trimite și mesaje personalizate și se confruntă cu ei frecvent.

Cele mai bune practici pentru utilizarea sistemelor de mesagerie text pentru angajați

Sistemele de mesagerie ale angajaților sunt instrumente puternice de comunicare. Cu toate acestea, ca orice instrument, ele pot fi utilizate greșit. Pentru a vă asigura că al dvs. este folosit în beneficiul companiei și angajaților dvs., ar trebui să stabiliți cele mai bune practici pentru utilizarea acestuia.

Setați linii directoare clare

Încercați să nu abuzați de privilegiul de a vă putea contacta angajații. Dacă organizația dvs. are ore de lucru clare, nu utilizați sistemul de mesagerie în timpul orelor libere. Dacă afacerea dvs. funcționează pe orele prelungite, asigurați-vă că angajații dvs. știu că nu trebuie să verifice sau să răspundă la mesaje în timpul orelor libere.

Nu doriți neapărat să restricționați utilizarea sistemului de mesagerie doar la conversațiile de lucru - crearea de canale pentru interese comune este o modalitate excelentă de a stimula comunitatea și inovația - dar ar trebui să vă așteptați ca toate mesajele să fie respectuoase și profesioniste. Faceți clar așteptările și spuneți tuturor că, dacă nu ar spune asta în fața supervizorului lor, nu ar trebui să o spună pe sistemul de mesagerie.

Menține confidențialitatea și securitatea

Nu numai că trebuie să protejați informațiile confidențiale ale companiei, dar și angajații dvs. trebuie să știe că comunicările lor vor fi păstrate private atunci când este cazul. Dacă un angajat îi trimite managerului un mesaj despre o problemă personală, ar trebui să aibă încredere că aceasta va fi tratată în mod confidențial.

Evitați distragerile

Sistemul dvs. de mesagerie ar trebui să îmbunătățească productivitatea angajaților, nu să o diminueze. Evitați utilizarea excesivă a sistemului și distragerea atenției angajaților de la îndeplinirea activității lor principale. Creierul uman nu a fost conceput pentru multitasking, așa că lăsați-vă angajații să se concentreze pe sarcini de mare valoare.

În plus, dacă trimiteți text în exces, personalul dvs. va începe să vă retragă. Când totul este important, nimic nu este important. Notificările nesfârșite despre fiecare problemă minoră își vor pierde impactul. Păstrați actualizări minore în feedul companiei și limitați notificările la mesaje cu adevărat importante și informații sensibile la timp.

Cele mai bune 3 sisteme de mesagerie pentru angajați

Connecteam este un sistem all-in-one de mesagerie pentru angajați, cu funcții avansate de chat, astfel încât să puteți rămâne în contact cu echipa dvs., indiferent de locația acestora. Cu Connecteam, puteți trimite mesaje audio, videoclipuri, imagini și fișiere. Funcția de geolocalizare vă permite chiar să știți exact unde sunt angajații dvs. în timp ce lucrează.

Cu o aplicație web și acces mobil, nu aveți nevoie de niciun echipament special pentru a rămâne în contact, ceea ce face din Connecteam ideal pentru lucrătorii fără birou.

Puteți crea grupuri inteligente personalizate pe baza criteriilor din directorul de angajați încorporat. Adăugați toți membrii unei anumite echipe la un chat de grup și toți managerii la altul. Nu trebuie să adăugați manual persoane pe rând.

Păstrați conversațiile pe drumul cel bun și profesionist, desemnând un moderator. Administratorul poate elimina conținutul neadecvat și poate seta controale pentru a restricționa accesul la anumite funcții.

Cu funcții de securitate îmbunătățite, Connecteam vă păstrează mesajele și alte date în siguranță. Când angajații părăsesc organizația dvs., își pierd automat accesul la Connecteam. Datele nu sunt descărcate pe dispozitive individuale, iar informațiile nu pot fi salvate sau exportate din sistem.

Connecteam merge mult dincolo de mesagerie și oferă un sistem complet de management al angajaților. Puteți gestiona programarea, resursele umane, managementul proiectelor și comunicarea, toate de pe aceeași platformă accesibilă.

Slack a fost conceput pentru comunicarea de afaceri. Fluxul de lucru și funcțiile de chat vă permit să colaborați și să comunicați în timp real. Puteți configura diferite canale în Slack în funcție de proiect, locație, echipă sau orice altă categorie.

Cu Slack, discuțiile de grup sunt organizate în fire, conturând o structură clară. Puteți edita și șterge mesaje și puteți trimite răspunsuri rapide. Slack se integrează cu alte instrumente de afaceri comune și oferă un abonament gratuit.

WhatsApp este un sistem de mesagerie gratuit deținut de Meta. WhatsApp este adesea folosit pentru comunicarea securizată datorită autentificării în doi factori, a criptării și a mesajelor care dispar. Puteți crea conversații de grup pentru a trimite texte, note vocale, fișiere, fotografii și videoclipuri. WhatsApp vă informează cine este online și cine v-a văzut mesajele.

Pe lângă planul lor gratuit, WhatsApp are și un plan de afaceri pentru comunicare internă și mesaje text în masă angajaților dvs., precum și mesaje text directe cu clienții.