Cum să scrieți un formular de solicitare de concediu pentru angajat + șablon gratuit

În calitate de manager, ținerea evidenței cererilor de concediu pentru întreaga ta echipă poate fi o adevărată durere de cap. Trebuie să jonglați cu nevoile individuale ale angajaților cu asigurarea personalului adecvat. De aceea, este esențial să existe un proces clar definit de solicitare a timpului liber.

Formularele de solicitare a concediului pentru angajați, ca parte a unei politici mai mari de concediu, sunt un instrument excelent pentru standardizarea acestui proces. Acestea oferă lucrătorilor o modalitate oficială de a cere timp liber și simplifică pentru dvs. sau pentru alți membri ai personalului de resurse umane (HR) să aprobe și să respingă cererile.

De asemenea, puteți înregistra aprobarea sau refuzul pe fiecare formular. În acest fel, puteți vedea dintr-o privire cui i s-a acordat concediu – și cât de mult.

În acest articol, explicăm ce sunt formularele de solicitare a concediului pentru angajați, de ce sunt importante și cum se încadrează într-o politică de concediu. În plus, oferim un șablon gratuit și explicăm cum puteți implementa cel mai bine formularele de solicitare în organizația dvs.

Ce este un formular de solicitare de concediu?

Un formular de solicitare de concediu pentru angajat este un document scris care le permite membrilor echipei să solicite orice tip de concediu de care ar putea avea nevoie. Tipurile de concediu includ, printre altele:

• Zile de vacanta
• Concediul de maternitate
• Concediu medical
• Zile nasoale
• Concediu militar
• Concediul de doliu
• Concediu pentru accidentare
• Concediu în temeiul Legii privind concediul medical și pentru familie (FMLA)
• Timp liber general neplătit sau plătit (PTO) din alte motive

Aceste formulare sunt apoi trimise managerilor, liderilor de echipă sau personalului de resurse umane, care aprobă sau resping fiecare cerere.

Cu toate acestea, nu toate organizațiile folosesc documente de solicitare de concediu. Unii le cer angajaților să solicite concediu prin e-mail, solicitări verbale sau folosind o platformă digitală.

În general, aceste formulare fac parte din politica mai extinsă a unei companii privind timpul liber și ajută la standardizarea procesului de solicitare a timpului liber .

De ce este important?

O politică bună de concediu și un formular de solicitare a concediului pentru angajați vă pot ajuta organizația cu:

Conformitate

Angajatorii sunt supuși cerințelor legale pentru a oferi anumite tipuri de concediu, cum ar fi concediul medical sau concediul de familie. De exemplu, Legea privind concediul medical și familial (FMLA) cere angajatorilor să acorde 12 săptămâni de concediu fără plată protejat de locul de muncă lucrătorilor care au nevoie de concediu medical sau trebuie să aibă grijă de un membru al familiei bolnav cronic.

Folosind un formular de solicitare de concediu, vă puteți asigura că afacerea dvs. respectă cerințele legale și documentează cererile angajaților pentru concediu în mod consecvent și fiabil.

În plus, deținerea unei evidențe a solicitărilor și aprobărilor angajaților de concediu poate ajuta la demonstrarea faptului că politica companiei dvs. de concediu este conformă cu reglementările privind munca și păstrarea evidenței.

Gestionarea concediilor și nevoilor de muncă ale angajaților

Formularele de solicitare vă permit să vedeți cine își folosește timpul liber plătit (PTO). Acestea vă permit să planificați din timp pentru a reduce riscul lipsurilor de personal . Formularele vă permit, de asemenea, să urmăriți cine a fost aprobat pentru concediu și să vă asigurați că nicio solicitare de concediu nu este trecută cu vederea.

Sprijinirea angajaților dvs

Muncitorii americani sunt printre cei mai suprasolicitați din lume, peste 20% dintre angajații din sectorul privat nu au acces la PTO. Acest lucru îi lasă cu un echilibru slab între viața profesională și viața privată, ceea ce poate contribui la probleme precum burnout-ul și dezlegarea.

O politică bună de concediu oferă angajaților acces la perioadele de nefuncționare atât de necesare, iar formularele standardizate le permit să solicite mult mai ușor timp liber. La rândul lor, angajații se simt susținuți știind că au o cale clară de a lua timp departe de muncă pentru a se reîncărca și împrospăta.

Reducerea cifrei de afaceri și a absenteismului

Într-o notă similară, un sondaj Deloitte pe 1.000 de profesioniști a constatat că 42% dintre toți lucrătorii și aproape jumătate dintre lucrătorii Millennial au raportat că au renunțat la un loc de muncă din cauza epuizării. Harvard Business Review raportează că atunci când angajații sunt suprasolicitați, companiile se confruntă cu o cifră de afaceri mai mare, un absenteism crescut și costuri mai mari de asigurare.

Cu formularele de solicitare, membrii echipei pot solicita cu ușurință timp liber atunci când au nevoie . În acest fel, ei pot fi mai puțin tentați să lipsească de la serviciu sau, mai rău, să renunțe.

Ce să includeți într-un formular de solicitare de concediu

Iată ce ar putea include un formular de cerere de concediu bun.

Instrucțiuni pentru formular

Acestea ar trebui să explice lucrătorului cum să completeze formularul. De asemenea, puteți indica cu cât timp înainte angajații ar trebui să solicite un concediu.

Data cererii

Este important ca echipele de resurse umane și managerii să vadă când un angajat a cerut timp liber, astfel încât să poată aproba sau respinge formularul în timp util.

Informații despre angajați

Formularul trebuie să includă numele și semnătura angajatului. În funcție de organizație, ar putea include și numărul angajatului, rolul și departamentul pentru a ajuta compania să identifice lucrătorul.

Datele solicitate și de ce

Ar trebui să existe o secțiune pe formular în care un angajat poate indica zilele sau orele exacte la care solicită concediu și numărul total de zile sau ore pe care le solicită.

De asemenea, este important să urmăriți motivul pentru care un lucrător solicită concediu. Acest lucru poate ajuta HR să ia o decizie dacă să aprobe sau nu cererile de concediu.

Această secțiune ar putea include și un spațiu pentru comentarii suplimentare, în cazul în care lucrătorul dorește să ofere mai multe informații despre cererea sa.

O secțiune pentru a urmări dacă cererea a fost aprobată

Ar trebui să existe o zonă în care personalul HR poate indica dacă cererea a fost sau nu aprobată. Această secțiune ar trebui să aibă un spațiu și pentru semnătura managerului sau a personalului de resurse umane.

Șablon gratuit de solicitare de concediu pentru angajați

Puteți crea un formular de solicitare de concediu folosind Google Docs, Adobe Acrobat, Microsoft Word sau un alt procesor de text. Puteți adăuga sigla și culorile companiei dvs., apoi puteți salva formularul în format PDF . Se recomandă salvarea formularului ca PDF, deoarece este mai ușor să-l completați digital în acest format.

Când creați formularul, utilizați un limbaj simplu și concis . Acest lucru va ajuta lucrătorii să completeze formularul mai rapid și să prevină orice confuzie. De asemenea, veți dori să adoptați un ton ușor formal. Chiar dacă mediul tău de lucru este informal, un ton formal și faptic transmite importanța documentului.

Poate fi o provocare să creezi un formular de la zero, așa că descarcă șablonul nostru de formular de cerere de timp liber și folosește-l ca punct de plecare. Îl poți personaliza după nevoile tale.

>> Descărcați șablonul de formular de solicitare a timpului liber <<

Cele mai bune practici pentru implementarea eficientă a formularelor de solicitare a concediului pentru angajați

Aveți o politică de timp liber

Formularul dvs. de solicitare de concediu ar trebui să facă parte dintr-o politică mai extinsă privind timpul liber, pentru a vă asigura că solicitările sunt tratate corect. Politica de concediu ar trebui să fie ușor accesibilă lucrătorilor. Includeți-l în manualul angajatului și păstrați-l acolo unde membrii echipei se pot referi cu ușurință la el.

Puteți explica următoarele în politica dvs.:

• Diferitele tipuri de absențe, cum ar fi concediul medical, concediul de familie, PTO etc.
• Când angajații își pot lua concediu.
• Cum pot angajații să solicite concediu.
• Utilizări adecvate ale formularelor de cerere de concediu.
• Ce ar trebui să facă angajații dacă au o urgență de ultim moment sau o boală care nu permite un formular de cerere de concediu.
• Câți lucrători pot lipsi de la serviciu în același timp. Acest lucru poate fi exprimat ca procent, cum ar fi 20% dintr-o echipă sau departament.
• Cine examinează, aprobă și respinge solicitările.
• Unde ar trebui să apeleze angajații sau pe cine ar trebui să contacteze dacă au întrebări despre cererile de concediu.
• Ce pot face lucrătorii dacă cererea lor este respinsă.

Politica privind timpul liber ar trebui să detalieze, de asemenea:

Perioada (perioadele) de notificare pentru cereri

Lucrătorii ar trebui să înțeleagă cu cât timp înainte trebuie să solicite concediu. Unele companii doresc un preaviz de cel puțin 2 săptămâni până la 1 lună pentru concediu.

Cât de mult preaviz ceri poate depinde de cât de flexibil este programul companiei tale. De exemplu, ați putea dori să le cereți lucrătorilor să vă anunțe cu cel puțin 2 luni în avans pentru concedii mai lungi, cum ar fi 4 săptămâni sau mai mult.

Având o notificare substanțială, vă ajută să planificați programul angajaților în consecință. De asemenea, vă oferă timp să angajați un înlocuitor temporar, dacă este necesar.

Cronologia răspunsului dvs

În mod ideal, ar trebui să puteți răspunde la formularele de solicitare de concediu în 3 zile sau mai puțin . Nu ar trebui să dureze mai mult de o săptămână. Dacă aveți angajați care trimit cereri digital printr-o platformă online, puteți răspunde solicitărilor și mai rapid.

Reguli de modificare a cererilor

Luați în considerare care sunt regulile privind modificarea formularelor de cerere dacă planurile unui angajat se schimbă. Poate doriți ca membrii echipei să trimită un e-mail unui anumit manager sau unui membru al echipei de resurse umane pentru a-și modifica formularul. Sau, ați putea solicita lucrătorilor să trimită un nou formular de cerere.

Procedura de respingere a unei cereri de concediu

Creați o procedură oficială pe care managerii sau personalul de resurse umane trebuie să o urmeze atunci când resping cererile de concediu. Apoi descrieți acest lucru în politica dvs. de concediu.

De exemplu, puteți lua în considerare solicitarea persoanei care a respins cererea să contacteze direct angajatul pentru a-și explica decizia. Este posibil să observați în politică că managerii sau HR-ul le vor oferi angajaților zile sau ore libere alternative ca un compromis.

Sau, puteți cere angajaților să trimită un anumit număr de cereri suplimentare după ce una a fost respinsă, de exemplu, 1 sau 2. Este posibil să solicitați angajaților să enumere diferite zile sau ore în formularele de solicitare ulterioare.

Utilizați o soluție digitală de gestionare a timpului liber

Software-ul digital de gestionare a concediilor precum Connecteam vă poate ajuta să creați cu ușurință o politică de concediu și să gestionați cererile de concediu.

Connecteam este o soluție cuprinzătoare de gestionare a angajaților care oferă o gamă de caracteristici concepute pentru a vă ajuta să vă gestionați forța de muncă mai eficient.

Folosind funcția de gestionare a concediilor de la Connecteam , angajații dvs. pot trimite cereri de concediu de pe dispozitivul lor mobil, iar managerii pot aproba sau respinge solicitările cu doar câteva clicuri. Sistemul urmărește automat toate solicitările și aprobările de concediu, astfel încât nu este nevoie să urmăriți manual cererile sau să folosiți foi de calcul.

De asemenea, ar trebui să citiți recenzia noastră aprofundată a celor mai bune instrumente de urmărire a angajaților

Cu Connecteam, puteți stabili reguli privind timpul liber pe care îl pot lua angajații, cât de mult preaviz trebuie să acorde și dacă anumite perioade ale anului sunt sau nu blocate pentru cererile de concediu.

Cel mai bine, funcția Connecteam de gestionare a timpului liber este integrată perfect cu restul platformei Connecteam, permițându-vă să gestionați toate aspectele forței de muncă de pe o singură platformă. Acest lucru facilitează programarea schimburilor, comunicarea cu angajații și urmărirea timpului și a prezenței, totul dintr-o singură locație centrală.

Începeți cu Connecteam gratuit astăzi!

Planificați din timp pentru blocaje și probleme

În timpul evenimentelor mari și în preajma sărbătorilor, este obișnuit ca mulți angajați să solicite concediu pentru același timp.

Puteți să planificați acest lucru din timp comunicând cu angajații dvs. cu o lună sau mai mult înainte de vacanță pentru a afla cine este dispus să lucreze. Creați o bancă de angajați pe care să vă puteți baza în această perioadă. De asemenea, puteți lua în considerare acordarea acestor lucrători de timp liber în următoarea vacanță. În acest fel, nu vă bazați pe aceiași angajați pentru a acoperi prea multe zile sau ore.

De asemenea, ar trebui să stabiliți un nivel minim de personal . Luați în considerare ce procent din personalul dvs. trebuie să aveți pentru fiecare tură. De asemenea, asigurați-vă că această cantitate de lucrători poate oferi calitatea serviciilor pe care clienții dvs. se așteaptă în orice altă perioadă a anului.

Dacă organizația dvs. funcționează de sărbători sau este mai ocupată, așa cum toată lumea își dorește timp liber, este posibil să doriți să aranjați soluții de angajare temporară înainte de sărbători pentru a completa golurile.

În plus, există câteva moduri prin care vă puteți asigura că cererile de concediu sunt tratate corect în perioadele populare de vacanță. Puteți face o politică de a prioritiza cererile în funcție de vechime, pe principiul primul venit, primul servit sau privind cine are cel mai puțin timp liber. S-ar putea chiar să oferiți bonusuri pentru lucrătorii care doresc să lucreze în zilele de sărbătoare majore.

Boală și urgențe

Angajații se pot îmbolnăvi brusc sau se pot confrunta cu o urgență. În aceste cazuri, de obicei nu vor avea timp să ceară concediu cu zile sau săptămâni înainte cu un formular de solicitare. De aceea, este esențial să existe o politică pentru timpul liber de ultim moment.

Politica dvs. ar trebui să includă:

• O definiție a ceea ce constituie o boală sau o urgență.
• O explicație despre cine ar trebui să contacteze angajatul tău în aceste situații, fie că ești tu, altcineva sau un membru al HR.
• Cantitatea minimă de preaviz pe care trebuie să o acorde angajatul înainte de începerea zilei de lucru. De exemplu, 2 ore.
• Dacă angajatul are nevoie de aviz medical dacă se întoarce. Multe organizații necesită un bilet de boală după o absență de 3 zile.
• Indiferent dacă concediul de ultim moment este plătit sau nu.

În plus, veți dori să creați o politică internă pentru gestionarea absențelor de ultim moment. Ar trebui să știi cum vei umple un gol dintr-o dată într-o tură. Este posibil să aveți o listă de lucrători de gardă pe care îi puteți contacta pentru a intra în ultimul moment. De asemenea, puteți trimite un mesaj text de grup sau o solicitare prin e-mail angajaților dvs. pentru a afla dacă cineva este disponibil.

Creați un proces de primire pentru a răspunde prompt solicitărilor de concediu

Când angajații solicită concediu, probabil că așteaptă cu nerăbdare un răspuns. De asemenea, compania dvs. trebuie să știe ce solicitări sunt aprobate, astfel încât să puteți completa orice program sau ture afectate de o absență.

Un proces de admisie poate ajuta. Aceasta înseamnă doar un proces pentru trimiterea și gestionarea formularelor de solicitare . Merge mână în mână cu politica dvs. de concediu.

Când vă creați procesul de admisie, ar trebui să luați în considerare:

• Unde și cum sunt depuse formularele.
• Cine este responsabil pentru revizuirea lor.
• Cum se iau deciziile privind timpul liber.
• Cum se depun formularele completate.

De exemplu, puteți cere lucrătorilor să trimită formulare completate prin e-mail sau în persoană — fie către dvs., fie către un membru al echipei desemnat, fie către departamentul dvs. de resurse umane. De asemenea, puteți cere lucrătorilor să trimită formulare digital printr-o platformă online de gestionare a muncii sau o soluție software de partajare a fișierelor.

Vă puteți crea manual procesul de admitere, creând un set pas cu pas de instrucțiuni pe care să le partajați personalului de resurse umane care se va ocupa de formularele de solicitare. Dar acest lucru poate fi dificil și consuma mult timp.

Folosind o platformă digitală precum Connecteam, puteți automatiza o mare parte din procesul de solicitare a timpului liber. Lucrătorii pot solicita timp liber de pe orice dispozitiv, iar tu poți primi solicitări în timp real. Aceste platforme vă permit să revizuiți imediat concediul solicitat de angajați.

De asemenea, ei anunță angajații când a fost luată o decizie la cererea lor. În plus, puteți vedea dintr-o privire cine a solicitat concediu și a cărui solicitare mai trebuie să fie abordată.

Unele platforme digitale se conectează, de asemenea, direct la funcțiile de programare, astfel încât să puteți actualiza rapid ture și programe, să întrebați membrii echipei care pot acoperi un lucrător absent și să primiți notificări dacă o tură are nevoie de mai mulți angajați.

Examinați-vă politica privind timpul liber pentru a vă conforma

Poate doriți să vă revizuiți politica de concediu cu un avocat pentru a vă asigura că nu încalcă nicio lege .

De exemplu, angajatorii nu au voie să refuze unui angajat concediu FMLA în majoritatea cazurilor. Cu toate acestea, în cazurile în care un angajator are mai puțin de 50 de angajați sau lucrătorul care solicită concediu a lucrat pentru companie mai puțin de 1.250 de ore sau 12 luni, acesta poate să nu fie eligibil pentru concediu. Înțelegerea detaliilor acestei legi este importantă.

Oricine ia decizii cu privire la concediu la compania dumneavoastră ar trebui să înțeleagă când trebuie aprobate cererile de concediu și când lucrătorii nu se pot califica pentru concediu.

Evaluați eficacitatea formularelor de solicitare a timpului liber

Formularele de solicitare de concediu ar trebui să reducă absențe și angajații fără apel, neprezentare. Dacă nu o fac sau dacă angajații nu trimit formularele în mod obișnuit, reevaluați-vă politica .

Luați în considerare dacă trebuie să solicitați informații suplimentare de la angajați. Sau vedeți dacă există instrucțiuni suplimentare pe care le puteți furniza în formulare pentru a ajuta angajații să completeze corect formularele de solicitare și să le trimită la timp.

De exemplu, dacă formularele dvs. sunt prea complicate, este posibil ca lucrătorii să nu se simtă încrezători în a le completa. Raționalizarea formularelor de solicitare la 1 până la 2 pagini și utilizarea unui limbaj simplu poate fi de ajutor. Oferirea unui spațiu pentru note suplimentare pe formular poate oferi angajaților șansa de a explica, cu propriile cuvinte, de ce au nevoie de timp liber.

Dacă aveți multe absențe de ultim moment, s-ar putea să doriți, de asemenea, să vă uitați mai atent la cronologia dvs. Cereți lucrătorilor să notifice luni de zile? Este posibil ca unii lucrători să nu facă planuri cu atât de mult timp înainte. Permiterea lucrătorilor să solicite timp liber cu un preaviz de câteva săptămâni poate oferi mai multă flexibilitate.

rezumat

Un formular de cerere de concediu îi ajută pe angajați să comunice când au nevoie de concediu, zile de boală sau orice alt tip de concediu. De asemenea, vă permite să prioritizați aceste solicitări și să informați lucrătorii dacă și când își pot lua anumite zile libere.

Un formular eficient de solicitare a concediului pentru angajați poate reduce, de asemenea, confuzia și neînțelegerile dintre angajați și conducere și poate asigura conformitatea cu cerințele legale.

Folosind șablonul nostru gratuit și cele mai bune practici prezentate în acest articol, puteți elimina stresul gestionării cererilor de concediu și puteți crea un formular de solicitare care funcționează perfect pentru afacerea dvs.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici