Cum să creezi un manual de instruire a angajaților în 10 pași

Crearea unui manual eficient de instruire a angajaților vă ajută să oferiți încadrare consecventă a noilor angajați, să vă asigurați că toată lumea din compania dvs. este aliniată cu obiectivele și valorile de afaceri și să vă echipați angajații cu cunoștințele de care au nevoie pentru a avea succes în rolurile lor.

Puteți folosi manualele de instruire în diverse scopuri și pot acoperi o gamă largă de subiecte, fluxuri de lucru, bune practici și multe altele. Cu toate acestea, oricât de importante sunt și oricât de versatile pot fi, crearea unuia dintre aceste manuale poate fi dificilă.

În acest articol, vă prezentăm cei 10 pași pentru a crea și implementa propriul manual de instruire a angajaților. De asemenea, explicăm modul în care Connecteam poate simplifica procesul.

Ce este un manual de instruire și care este scopul acestuia?

Un manual de instruire este un document cuprinzător care oferă instrucțiuni și informații despre un proces, flux de lucru sau subiect .

Nu există un format standard pentru aceste manuale. Unele oferă instrucțiuni pas cu pas, altele oferă elemente vizuale, cum ar fi diagrame de flux, iar altele sunt documente de formă lungă.

Multe companii oferă manuale de instruire pentru angajați, astfel încât aceștia să poată accesa cu ușurință informațiile legate de locul de muncă, indiferent dacă sunt angajați noi sau au fost în companie de ani de zile.

Câteva dintre cele mai frecvente momente de utilizare a unui manual de instruire includ:

• Înscrierea angajaților noi. Pe măsură ce angajații se alătură companiei, un manual de instruire face ușor să vă informați cu privire la cerințele rolului, așteptările, sistemele pe care le utilizează afacerea și politicile și procedurile companiei.
• Învățare continuă. Chiar și angajații cu experiență au nevoie de o actualizare din când în când. Este important să furnizați manuale de instruire, astfel încât lucrătorii să se poată referi la cele mai bune practici și procese.
• Formare în conformitate și reglementare. Manualele de instruire pe teme precum hărțuirea sexuală, discriminarea, instruirea personală, securitatea cibernetică și siguranța la locul de muncă vă ajută să vă mențineți compania în conformitate cu cerințele legale.
• Instruire pentru produse sau sisteme. Când implementați un nou sistem sau produs la afacerea dvs., angajații trebuie să știe cum să-l folosească în mod corespunzător. Echipați-i cu aceste informații prin crearea unui manual de instruire cu instrucțiuni pas cu pas pentru o utilizare optimă.

Dincolo de instruirea angajaților, este adesea nevoie de manuale de instruire pentru a informa clienții despre cum să folosească produsele sau serviciile companiei dvs.

Beneficiile manualelor de instruire

Oferă consecvență echipei tale

Un manual de instruire bun permite tuturor angajaților să experimenteze aceeași pregătire, reducând probabilitatea de confuzie sau greșeli.

Când procese sau proceduri importante sunt documentate pentru întreaga echipă, puteți avea încredere că toată lumea lucrează din același manual și urmează aceleași instrucțiuni. Acest lucru asigură, de asemenea, echipa că urmează pașii corecti.

Eficientizați procesul de integrare

Folosirea unui manual de instruire vă permite să economisiți timp la înscrierea noilor angajați . Vă puteți asigura că fiecare angajat primește aceleași informații standard și este configurat pe piciorul potrivit din prima zi. Cu cât angajații învață mai devreme detaliile rolului lor, cu atât mai repede pot începe să ofere valoare.

Angajații pot fi îmbarcați mai rapid și mai productiv, cu materiale de instruire eficiente, indiferent dacă trebuie să înțeleagă politicile, procesele și procedurile sau să urmeze o instruire aprofundată cu privire la produsele sau serviciile companiei dvs.

Promovați inventivitatea, performanța și independența

Angajații vor avea mai multe resurse atunci când rezolvă probleme și învață noi abilități atunci când știu că există manuale de instruire eficiente și unde să le găsească.

Ei se pot referi la manual în loc să vină la tine sau la un alt manager pentru a cere ajutor. Acest lucru economisește timp tuturor și crește încrederea și independența membrilor echipei, deoarece găsesc cu succes soluții singuri.

Angajații care sunt bine pregătiți și încrezători în cunoștințele lor despre locul lor de muncă sunt, de asemenea, probabil să aibă performanțe mai bune, să fie mai productivi și să rămână implicați.

Creșteți conformitatea și siguranța

Cea mai bună modalitate de a garanta că echipa dvs. respectă reglementările este să vă asigurați că sunt înarmate cu informațiile corecte și cu pașii de urmat. Crearea unui manual de instruire este o modalitate excelentă de a sublinia aceste proceduri și protocoale pentru a evita problemele de conformitate sau procesele .

Puteți chiar să furnizați videoclipuri de instruire alături de un manual scris, astfel încât angajații să aibă o reprezentare live, în lumea reală, a modului în care trebuie să respecte cerințele.

Reduceți greșelile

Un program de instruire detaliat pune informații importante direct în mâinile angajaților. Nu va trebui să vă faceți griji că un angajat ar putea uita cum să execute corect o sarcină, să documenteze o muncă sau să urmeze protocoalele și procedurile.

Evitarea greșelilor minimizează necesitatea de a relua munca și ajută la îmbunătățirea calității muncii în general.

De asemenea, vă ajută să evitați plata pentru amenzi sau orele suplimentare . De exemplu, o pregătire adecvată face mai probabil ca munca să fie făcută corect de prima dată. Acest lucru vă împiedică să plătiți orelor suplimentare unui angajat pentru a rămâne târziu și a repara. De asemenea, ține angajații informați cu privire la procedurile adecvate, în special în ceea ce privește siguranța sau conformitatea, ceea ce limitează riscul de amenzi pentru încălcări.

Economisiți bani la costurile de formare

Manualele de instruire vă pot ajuta afacerea să economisească bani. În primul rând, vă oferă o modalitate consecventă de a instrui pe toată lumea pe un anumit subiect. Nu va trebui să plătiți pentru a crea și furniza sesiuni de antrenament individualizate sau videoclipuri de antrenament. În schimb, puteți condensa acele informații într-o singură sursă pe care toți angajații dvs. o pot folosi.

În plus, deoarece angajații se pot referi oricând la un manual de instruire, nu va trebui să cheltuiți bani creând cursuri de perfecționare sau sesiuni de microînvățare pentru a face angajații la curent dacă uită informații.

Cum să creezi un manual de instruire a angajaților în 10 pași

Deși procesul exact poate varia în funcție de nevoile companiei dvs., crearea unui manual de instruire este la fel de simplă ca să urmați 10 pași generali.

Pasul 1: Identificați obiectivele de formare și cunoștințe

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să vă dați seama ce cunoștințe doriți să predați prin acest training . Gândiți-vă la cele mai importante obiective pe care doriți să le atingă angajații. Ce abilități ar trebui să învețe sau să dezvolte? Ce informații ar trebui să învețe?

Este util să scrieți câteva obiective specifice. De exemplu: „După citirea acestui manual, angajații vor înțelege procesul exact de înscriere pentru beneficiile angajaților.” Sau, „Acest antrenament va înarma membrii echipei cu instrucțiuni specifice pentru a-și completa autoevaluarea performanței.”

Pasul 2: Definiți publicul țintă

Apoi, gândiți-vă la publicul țintă. Luați în considerare cine are nevoie de aceste cunoștințe sau cine va beneficia de aceste instrucțiuni.

Veți dori să luați în considerare lucruri precum nivelul de experiență, rolul și antecedentele . De exemplu, un angajat senior are probabil cunoștințe diferite față de un lucrător junior, așa că fiți conștienți de ce fel de pregătire poate beneficia fiecare lucrător.

În mod similar, angajații din diferite poziții vor avea abilități și înțelegeri diferite. De exemplu, puteți include informații tehnice într-un manual de instruire pentru ingineri, dar ar putea provoca confuzie într-un manual pentru profesioniștii în resurse umane.

Atunci când îți definești publicul, ar trebui să te gândești și la obiectivele pe care ți le-ai stabilit. De exemplu, cel mai mare obiectiv poate fi îmbunătățirea siguranței în depozitul dumneavoastră. Publicul tău țintă va fi oricine își petrece timpul lucrând acolo. Sau poate doriți să construiți o echipă de management plină de antrenori excelenți. Publicul dvs. țintă ar fi lucrătorii care sunt deja în conducere sau sunt interesați de o promovare.

Pasul 3: Adunați resurse și informații

Înainte de a fi gata să creați manualul de antrenament, asigurați-vă că aveți toate informațiile necesare.

De exemplu, pentru un manual de instruire despre o anumită procedură a companiei, adunați toată documentația existentă a procedurii și orice procese relevante. Pentru instruire pentru software sau sistem, veți dori să aveți la îndemână orice manuale sau ghiduri de implementare. Pentru a crea un manual de instruire în materie de siguranță, asigurați-vă că căutați orice reglementări sau coduri.

Acesta este, de asemenea, un moment excelent pentru a vă consulta cu orice experți interni sau externi în domeniu . Cei care sunt implicați îndeaproape cu tema cursului pot oferi informații, idei și bune practici la care poate nu te-ai gândit.

Pasul 4: Alegeți un format și o structură

Apoi, decideți cum să formatați și să structurați manualul.

Alege cel mai bun format

Există numeroase tipuri de materiale de instruire, așa că aveți o mulțime de formate din care să alegeți.

Puteți scrie un document, puteți crea un pachet de diapozitive (cum ar fi o prezentare PowerPoint sau Google Sheets) sau puteți utiliza un sistem interactiv de management al învățării (LMS) pentru a vă crea manualul.

În cele din urmă, alegeți ceea ce funcționează cel mai bine pentru tipul de formare pe care îl oferiți și pentru publicul țintă.

De exemplu, ați putea folosi un pachet de diapozitive pentru un manual care include multe elemente vizuale, cum ar fi fluxuri de lucru și infografice pentru un manual axat pe siguranță. Pentru un manual de HR la care angajații pot face referire la nevoie, un document le facilitează găsirea informațiilor de care au nevoie.

Structurați-vă manualul

Indiferent de modul în care prezentați informațiile, veți avea nevoie de o schiță puternică a conținutului în sine. Creați o schiță care descompune conținutul în bucăți mici, ușor de digerat .

Începeți prin a crea titluri pentru fiecare secțiune, inclusiv o introducere în instruire pentru a explica ceea ce se poate aștepta un utilizator să învețe, un cuprins și o concluzie care rezumă ceea ce a fost tratat.

Pe măsură ce creați manualul, concentrați-vă pe un design simplu și accesibil . Nu doriți ca conținutul de antrenament să se piardă printre prea multe culori sau stiluri. Respectați stilul de brand al companiei dvs. sau utilizați doar câteva culori diferite. Acest lucru ajută la citirea mai ușor a manualului.

De asemenea, asigurați-vă că utilizați același font ușor de citit pe tot parcursul. Un font sans-serif precum Arial este o opțiune sigură. Utilizați doar câteva dimensiuni de font diferite, după cum este necesar pentru titluri, titluri, subtitluri, textul principal etc.

Includeți ajutoare vizuale

Materialul de instruire eficient include ajutoare vizuale. Chiar dacă instruirea dvs. se bazează în mare parte pe text, includerea unor ajutoare vizuale este o modalitate utilă de a transmite informații, în special celor care învață vizual.

Luați în considerare adăugarea de imagini care arată cum să executați un proces - cum ar fi diagrame de flux sau diagrame explicative - sau ilustrații pentru a menține angajații implicați. Tabelele vă pot ajuta să afișați cantități mari de informații într-un mod digerabil.

Imaginile vă pot face manualul mai interesant din punct de vedere vizual, dar evitați să folosiți prea multe . Acestea pot atrage atenția de la informații mai importante și pot face conținutul dvs. să pară aglomerat.

Pasul 5: redactați și editați conținutul

Consultați schița pe care ați creat-o și începeți să completați spațiile libere . Evidențiază-l după cum este necesar, mai ales dacă ai descoperit informații noi când ai vorbit cu IMM-uri sau ai examinat documente.

Utilizați rezultatul final dorit ca ghid. Pentru ca un angajat să vină complet instruit, ce trebuie să învețe? Ce trebuie să le explici?

Țineți cont de succesiunea informațiilor, astfel încât acestea să curgă într-o manieră logică. Începeți de la început și construiți pe tema pe parcursul antrenamentului.

De exemplu, să presupunem că creați un manual de instruire despre procedurile de siguranță. Tu ai putea:

• Începeți cu o introducere despre motivul pentru care siguranța este importantă și cum aceste proceduri măresc siguranța în compania dvs.
• Pătrundeți-vă în „carnea” formării pentru a explica tot ce trebuie să știe angajații dvs.
• Încheiați cu un rezumat și pași. Ce ar trebui să facă angajații tăi în continuare? Cum ar trebui să procedeze acum că au fost instruiți?

În plus, nu uitați să luați în considerare publicul dvs. atunci când vă redactați conținutul. Evitați jargonul excesiv de specific sau tehnic dacă antrenați un public larg. De asemenea, păstrați la îndemână totul din antrenament relevant pentru public.

De exemplu, evitați jargonul specific rolului într-un manual de instruire destinat întregii companii. În schimb, folosește un limbaj pe care toată lumea îl va înțelege, indiferent de poziție. Pe de altă parte, pentru antrenamentul axat pe un proces care se aplică doar unei echipe, puteți personaliza manualul pentru a fi mai specific cunoștințelor acelei echipe.

După ce ați scris conținutul, citiți-l și faceți modificări după cum este necesar .

Pasul 6: Trimiteți un manual de testare și faceți modificări după cum este necesar

Înainte de a face o lansare la nivel de companie, testați-o cu un mic subset al companiei. Puteți alege membri ai unui anumit departament, membri ai conducerii sau chiar 1-2 persoane din echipe interfuncționale pentru a obține un grup complet.

Cereți-i să citească manualul de instruire și apoi cereți-le feedback. Trimiteți-le un sondaj , punând întrebări precum:

• Ce ai luat din acest antrenament?
• După ce ați citit manualul, cum ați evalua înțelegerea dvs. a subiectului?
• Cât de relevantă este această formare pentru rolul tău? Cum vă va ajuta să vă îmbunătățiți locul de muncă?
• A fost ceva ce ai sperat să înveți, dar nu ai făcut-o?
• Ce sugestii aveți pentru adăugări sau modificări viitoare la acest training?

Odată ce colectați feedback-ul lor, analizați răspunsurile pentru a înțelege temele și domeniile de îmbunătățire. Utilizați aceste informații pentru a modifica manualul înainte de a-l publica pentru toată lumea.

Pasul 7: implementați toți angajații

Felicitări, manualul tău de instruire este gata de publicare! Acum este timpul să împărtășiți cu angajații dvs.

Începeți prin a comunica noua resursă echipei dvs. Explicați de ce există manualul, cum îi poate ajuta și unde îl pot accesa.

Luați în considerare utilizarea unei strategii de comunicare pe mai multe direcții . Trimiteți un e-mail, distribuiți manualul în aplicația de mesagerie a companiei și publicați-l în baza de cunoștințe internă sau în pagina wiki. Acest lucru acoperă toate bazele și se asigură că nimeni nu pierde informațiile. De asemenea, oferă angajaților diverse opțiuni pentru unde pot accesa manualul.

Pasul 8: Urmăriți progresul

Pe măsură ce angajații lucrează prin manualul de instruire, poate fi util să urmăriți progresul și finalizarea acestora.

Nu va trebui să urmăriți progresul pentru fiecare manual. Depinde de tipul de antrenament . Manualele care sunt menite să fie menționate la nevoie sau cele care învață utilizatorii cum să folosească un anumit software nu necesită de obicei urmărirea progresului.

Cu toate acestea, veți dori să urmăriți progresul pentru formarea necesară din motive de reglementare sau de conformitate sau manuale care oferă informații noi.

Pasul 9: Testați cunoștințele angajaților

Luați în considerare adăugarea de chestionare sau alte elemente interactive la manualul de antrenament. Acestea ajută la testarea cunoștințelor angajaților și îi mențin implicați .

Consultați principalele obiective de cunoștințe pe care le-ați notat, apoi construiți-vă testul și includeți întrebări pentru a evalua cunoștințele respective. Puteți seta chestionare să apară pe tot parcursul manualului sau doar la sfârșit. Puteți chiar solicita angajaților să treacă un test înainte de a termina oficial manualul de instruire.

Pasul 10: Colectați feedback și actualizați în timp

Așa cum ați făcut atunci când ați testat manualul, veți dori să solicitați feedback-ul angajaților pentru a aduce îmbunătățiri manualului de instruire.

Un sondaj funcționează bine și aici. Puteți chiar să efectuați un sondaj înainte ca angajații să citească manualul și unul după.

Un exemplu de sondaj inițial ar putea include întrebări precum:

• Ce sperați să învățați din acest manual de instruire?
• Pe o scară de la 1 la 5, cum ați evalua înțelegerea dvs. actuală a subiectului?

Pentru sondajul post-formare, puteți folosi întrebări similare cu cele pe care le-ați folosit în sondajul de testare. Puteți evalua cât de mult au învățat și puteți colecta orice feedback sau sugestii pe care le-ar putea avea.

Analizați aceste răspunsuri și actualizați manualul de instruire după cum este necesar .

Cum vă poate ajuta Connecteam la antrenament

Connecteam este o platformă de management al muncii all-in-one care include tot ce aveți nevoie pentru a oferi angajați antrenamente de formare .

Creați materiale și cursuri personalizate de instruire pentru angajați

Cu Connecteam, puteți crea cu ușurință cursuri complete de instruire, videoclipuri de dimensiuni mici, manuale de instruire personalizate și alte materiale.

Folosiți șabloane sau creați materiale și cursuri de la zero. Puteți include PDF-uri, videoclipuri, formulare, imagini, infografice și multe altele și puteți împărți cursurile în module ușor de digerat.

În plus, pe măsură ce lucrurile se schimbă, este ușor să revizuiți și să actualizați conținutul de antrenament, după cum este necesar.

Angajații pot folosi aplicația mobilă Connecteam pentru a accesa informațiile de formare de oriunde , în orice moment. Acest lucru încurajează învățarea continuă și poate ajuta la creșterea încrederii și independenței acestora.

Stocați toate informațiile într-un singur loc

Când utilizați Connecteam pentru a crea materiale de instruire, puteți stoca în siguranță toate informațiile într-o bază de cunoștințe centrală .

Angajații se pot referi la materiale de instruire și la orice alte documente importante ale companiei oricând au nevoie. Această singură sursă de adevăr înseamnă că nimeni nu trebuie să petreacă timp vânând informații din diferite locații.

Urmăriți progresul și testați cunoștințele

Connecteam facilitează urmărirea progresului de instruire al angajaților . Pur și simplu vizualizați tabloul de bord central pentru a vedea cât de departe este în pregătire fiecare lucrător. Connecteam vă permite să trimiteți memento-uri automate angajaților pentru a-i încuraja să finalizeze formarea.

În plus, chestionarele interactive vă permit să verificați cunoștințele membrilor echipei, astfel încât să fiți sigur că obțin ceea ce au nevoie de la instruire.

Pe măsură ce angajații termină formarea și trec chestionare în aplicație, le puteți recompensa realizările cu insigne de recunoaștere sau jetoane digitale.

Cererea de feedback este rapidă

Funcția de sondaje și sondaje Connecteam vă permite să culegeți rapid și ușor feedback de la angajați. Puteți crea și partaja sondaje și sondaje chiar în aplicație, iar angajații pot răspunde de oriunde.

Folosiți șabloane sau creați-vă propriile sondaje personalizate cu da/nu, scară de evaluare, întrebări deschise și cu răspunsuri multiple. Vizualizați rezultatele în timp real direct de pe dispozitivul dvs. mobil și trimiteți angajaților alerte inteligente care să le reamintească să completeze sondajul înainte de termenul limită.

Fără limite pentru pregătirea angajaților

Cu capacitatea de a crea formare nelimitată și de a le partaja cu utilizatori nelimitați , Connecteam crește odată cu compania dvs., indiferent dacă aveți 10, 100 sau 10.000 de angajați. Nu vă faceți griji că rămâneți fără spațiu de stocare sau că trebuie să plătiți suplimentar pentru mai mulți cursanți.

Concluzie

Crearea manualelor de instruire a angajaților duce la o integrare mai ușoară, o performanță mai puternică a angajaților, o mai bună consecvență și mai puține greșeli. Cu acest ghid, sunteți gata să urmați 10 pași pentru a vă proiecta și implementa propriul manual de instruire.

Puteți folosi Connecteam pentru toate nevoile dvs. de formare a angajaților, de la crearea de materiale până la colectarea de feedback. Angajații dvs. vor aprecia ușurința de a accesa materialele din mers și veți beneficia de faptul că aveți muncitori calificați și cunoscători. Planurile încep de la doar 29 USD pe lună pentru până la 30 de utilizatori, iar întreprinderile mici cu 10 angajați sau mai puțini pot folosi Connecteam 100% gratuit pe viață.

Întrebări frecvente

Ce ar trebui inclus în materialele de instruire?

Materialele de instruire pentru angajați ar trebui să includă conținut scris, suporturi vizuale pentru a ilustra procesele și fluxurile de lucru și demonstrații video. O bună practică este să includeți și teste sau chestionare pentru a verifica cunoștințele angajaților.

Ce instrumente sunt folosite pentru instruirea angajaților?

Există multe instrumente digitale pe care le puteți folosi pentru instruirea angajaților. Cu toate acestea, este important să selectați unul care oferă opțiuni de personalizare, conținut scris și vizual, utilizatori nelimitați și acces din mers. Connecteam este o alegere excelentă pentru o soluție de antrenament all-in-one.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici