Cum se scrie o scrisoare de verificare a angajării + șabloane gratuite

În calitate de angajator, angajații dvs. vă pot cere să confirmați detaliile angajării lor pentru creditori ipotecari, proprietari sau chiar alt angajator.

Deși scrisorile de verificare a angajării sunt de obicei scurte și ușor de pregătit, este important să le faci corect.

A face un pas greșit nu numai că se reflectă slab asupra companiei dvs., ci poate afecta și capacitatea unui angajat de a obține un împrumut, o locuință sau un nou loc de muncă.

În acest ghid, vă prezentăm cum să pregătiți o scrisoare de verificare a angajării, inclusiv ce informații să acoperiți.

Pentru a vă ajuta, am inclus și câteva exemple de scrisori de verificare a angajării și am pregătit două șabloane gata de utilizare.

Descărcați șabloanele dvs. gratuite aici

Formular de verificare a angajatului – Angajat curent

Formular de verificare a angajatului – Fost angajat

Ce este o scrisoare de verificare a angajării?

O scrisoare de verificare a muncii este dovada angajării curente sau anterioare a cuiva. Acesta confirmă faptul că un angajat lucrează – sau a lucrat – pentru compania dvs. și include detalii precum datele de angajare, rolul și salariul acestuia.

O scrisoare de verificare a angajării este uneori denumită și ca:

• scrisoare de angajare
• o scrisoare de dovadă a angajării
• o scrisoare de verificare a muncii
• o scrisoare de verificare a salariului
• o scrisoare de dovadă a venitului
• un formular de verificare a angajării

Aceste scrisori oferă o verificare independentă a detaliilor cheie de angajare pentru terți. O cerere de scrisoare poate veni prin intermediul unui angajat sau direct de la o terță parte, cum ar fi o bancă, proprietar, agenție guvernamentală sau alt angajator.

Scrisorile de verificare a muncii sunt diferite de scrisorile de referință sau scrisorile de recomandare care descriu cât de bine a funcționat un angajat într-un rol. În schimb, scrisorile de dovadă a angajării oferă informații neutre despre timpul pe care un angajat îl petrece cu compania dumneavoastră.

De unde provin cererile scrisorilor de verificare a angajaților?

Solicitările pentru o scrisoare de verificare a salariului pot veni de la un angajat, care o va transmite apoi terțului care solicită informațiile.

Angajații nu trebuie să vă spună de ce solicită scrisoarea. Cu toate acestea, trebuie să vă spună ce informații să includă în el atunci când solicită o scrisoare în numele unei terțe părți.

Solicitările pot veni și direct de la terți. Acestea includ:

• Institutii financiare. De exemplu, atunci când un angajat solicită un credit ipotecar sau un alt împrumut, banca trebuie să confirme capacitatea sa de a efectua rambursări. Dacă un angajat solicită să restructureze un împrumut existent sau să amâne plățile din cauza dificultăților financiare, banca trebuie, de asemenea, să își confirme veniturile înainte de a decide dacă își acordă cererea.
• Proprietarii. Când un angajat solicită să închirieze o proprietate, proprietarul poate dori să vadă că are capacitatea de a plăti chiria, depozitul și alte taxe de servicii.
• Alti angajatori. Dacă un angajat depune o cerere de angajare la o altă companie, potențialul angajator poate dori să solicite o scrisoare de verificare a muncii pentru a verifica informațiile din CV-ul angajatului.
• Avocații de imigrare pot solicita o scrisoare de la un angajator atunci când pregătesc o cerere de viză pentru un angajat sau pentru membrul familiei acestuia. De exemplu, o scrisoare de verificare a salariului poate fi folosită ca dovadă a capacității unui angajat de a sponsoriza cererea de rezidență permanentă a unui membru al familiei.
• Agențiile de colectare a datoriilor contactează uneori angajatorii solicitând scrisori de verificare a muncii pentru a încuraja plata. Ar trebui să solicitați consiliere juridică cu privire la răspunsul la aceste tipuri de solicitări, deoarece adesea puteți elibera doar informații limitate prin lege.
• Agențiile guvernamentale pot solicita o scrisoare de verificare a angajării pentru a identifica cazurile de fraudă a asigurărilor sociale sau pentru a confirma salariile pentru o decizie judecătorească. Cel mai bine este să discutați cu un avocat pentru îndrumare dacă primiți o astfel de solicitare.

De asemenea, este important să solicitați consiliere juridică pentru a înțelege când vi se cere prin lege să răspundeți la cererile de scrisori de dovadă a angajării.

De multe ori nu trebuie să faci asta. Cu toate acestea, poate fi o idee bună să furnizați o scrisoare dacă acesta sprijină un angajat, de exemplu, ajutându-l să obțină o ipotecă, să semneze un contract de închiriere sau să își găsească un nou loc de muncă.

Solicitările din partea agențiilor guvernamentale sunt de obicei excepția de la aceasta. Este posibil să vi se solicite prin lege să răspundeți la acestea, iar cererea stabilește de obicei regulamentul sau legea relevantă.

Ce ar trebui să fie inclus într-o scrisoare de verificare a angajării?

Există câteva informații de bază pe care ar trebui să le includeți întotdeauna atunci când scrieți o scrisoare de verificare a angajării. Detaliile specifice depind de cerere, precum și de politica companiei dumneavoastră și de legile și reglementările relevante.

Asigurați-vă că scrisoarea dvs. include:

• Data în care este scrisă scrisoarea , astfel încât destinatarul să știe că informațiile din ea sunt actuale.
• Numele și adresa companiei dvs.
• Un salut. Dacă cunoașteți detaliile destinatarului, le puteți adresa direct. Dacă nu, folosiți „Către cine vă poate interesa”.
• Numele complet al angajatului.
• Datele lor de angajare , inclusiv datele de început și de încheiere. Puteți nota data de încheiere ca „prezentă” dacă angajatul încă lucrează pentru compania dvs.
• Numele și informațiile dvs. de contact , în cazul în care destinatarul are întrebări sau are nevoie de informații suplimentare.
• Semnatura ta.

Dacă este solicitat și permis în mod specific de lege, este posibil să fie necesar să includeți și:

• Numele și adresa companiei destinatare, dacă sunt cunoscute.
• Titlul postului și departamentul angajatului.
• O scurtă descriere a îndatoririlor angajatului.
• Salariul angajatului.
• Dovezi justificative ale salariului lor, cum ar fi taloanele de plată sau foile de pontaj.
• Frecvența plăților – de exemplu, săptămânal sau lunar.
• Numărul de ore pe care angajatul lucrează într-o săptămână sau lună.
• Tipul lor de angajare (cu normă întreagă, cu jumătate de normă sau cu contract)
• De ce se termină angajarea lor.
• Dacă se așteaptă ca munca lor să continue.
• Eligibilitatea angajatului pentru reangajare.

În funcție de cerere, puteți furniza o scrisoare de verificare a angajării în format digital sau hârtie și o puteți trimite prin poștă, e-mail sau fax.

Cum să formați o scrisoare de dovadă a angajării

Pregătiți scrisoarea pe antetul companiei sau pe hârtie cu sigla companiei dumneavoastră. Acest lucru confirmă autenticitatea sa pentru destinatar.

Cel mai bun mod de a prezenta aceste scrisori este în format de scrisoare de afaceri.

Puneți numele și adresa companiei dvs., data și adresa destinatarului (dacă este cunoscută) în partea din stânga sus a scrisorii. Apoi, includeți salutul, conținutul scrisorii și o semnare formală, cum ar fi „Cu sinceritate” sau „Cu cele mai bune salutări”. Semnătura, numele și rolul dvs. ar trebui să urmeze.

Politica și procedura pentru scrisoarea de verificare a muncii

În calitate de angajator, angajații dvs. pot solicita în mod regulat un formular de verificare a angajării. Din acest motiv, este util să se creeze o politică de verificare a scrisorilor de angajare și să se stabilească procedura de solicitare și pregătire a acestora.

Crearea unei politici și a unei proceduri asigură că compania dumneavoastră adoptă o abordare consecventă a scrisorilor de dovadă a angajării.

Politicile și procedurile vă economisesc, de asemenea, timp dumneavoastră și angajaților dumneavoastră. Le puteți adăuga în manualul de politici și proceduri pentru ca angajații să le găsească cu ușurință. Prin stabilirea clară a pașilor, obțineți toate informațiile de care aveți nevoie de la angajat fără a fi nevoie să mergeți înainte și înapoi.

Politică

O politică de formular de verificare a angajaților stabilește modul în care sunt tratate cererile de scrisori și cine este responsabil pentru pregătirea acestora.

Înainte de a vă scrie politica, este important să vă confirmați obligațiile legale atât la nivel federal, cât și la nivel de stat. Verificarea scrisorilor de angajare implică divulgarea informațiilor sensibile ale angajaților către terți.

Există adesea legi și reglementări cu privire la informațiile despre angajați pe care le puteți și nu le puteți publica și procesul pentru a face acest lucru. De exemplu, în unele state din SUA, angajatorii nu pot împărtăși istoricul salarial cu terțe părți.

Poate fi necesar să obțineți consimțământul semnat de la angajat pentru a-și divulga informațiile înainte de a furniza o scrisoare de dovadă a angajării. De asemenea, este o idee bună să solicitați cereri în scris. Solicitările scrise și formularele de eliberare semnate creează o înregistrare în cazul oricăror dispute ulterioare, de exemplu, dacă un angajat se opune la informațiile pe care le-ați dezvăluit.

Din aceste motive, Resurse Umane (HR) are adesea sarcina de a răspunde solicitărilor de scrisori de verificare a angajaților. Ei se pot asigura apoi că scrisoarea respectă politica internă a companiei și orice lege relevantă.

Managerii sau supraveghetorii pot pregăti și formulare de verificare a angajaților. Cu toate acestea, HR ar trebui să le examineze înainte de a fi trimise.

Procedură

Crearea unei proceduri standard pentru solicitarea verificării scrisorilor de angajare vă economisește timp dvs. și angajaților dvs. Angajații știu cui să facă cererea și ce informații sunt necesare.

În procedura dvs., explicați:

• Cui trebuie să facă cererea angajații și terții.
• Cine este responsabil pentru pregătirea scrisorilor.
• Ce informații sunt necesare pentru a pregăti scrisoarea.
• Dacă este necesară o scrisoare digitală sau pe hârtie și unde să o trimiteți.
• Termenele de răspuns la solicitări.
• Link-uri către orice politici sau formulare conexe.

Poate fi util să creați un model de formular pe care angajații îl pot folosi pentru a solicita o scrisoare. Adăugarea formularului în manualul de politici și proceduri sau manualul angajaților facilitează găsirea acestuia de către lucrători. Pur și simplu completează informațiile necesare și le trimit persoanei sau departamentului relevant.

Sfat profesionist: utilizați un sistem dedicat de gestionare a documentelor de resurse umane, cum ar fi Connecteam, pentru a gestiona cu ușurință toate documentele și informațiile importante ale angajaților.

Încercați Connecteam gratuit astăzi

Sfaturi pentru pregătirea unei scrisori de verificare a muncii

Când scrieți o scrisoare de verificare a salariului, țineți cont de aceste puncte.

Păstrați-l scurt și la obiect

Aceste scrisori nu trebuie să fie lungi sau complicate. Trebuie doar să prezinte informațiile solicitate în mod neutru. Aceste scrisori nu ar trebui să intre în opinii, de exemplu, despre performanța sau caracterul unui angajat.

Verificați scrisoarea înainte de a o trimite

Ca orice comunicare externă, o scrisoare de dovadă a angajării este o reflectare a afacerii tale. Ar trebui să fie fără erori și profesionist.

De asemenea, verificați dacă scrisoarea conține toate informațiile solicitate. Este un document important pentru un angajat care îl ajută să obțină o ipotecă, o locuință sau un loc de muncă viitor. Furnizarea de informații incomplete poate încetini aplicarea acestora.

Asigurați-vă că informațiile conținute în scrisoare sunt corecte și veridice

Detaliile din scrisoarea dvs. ar trebui să se bazeze pe înregistrările HR. Terții pot folosi scrisoarea dumneavoastră pentru a lua decizii serioase cu privire la angajatul dumneavoastră, cum ar fi acordarea sau refuzul unei vize unui membru al familiei unui angajat.

Precizia vă ajută, de asemenea, să vă protejați împotriva oricăror plângeri ulterioare din partea angajaților care sunt nemulțumiți de informațiile pe care le-ați furnizat.

Furnizați scrisoarea la timp

Solicitările scrisorilor de verificare ale angajaților sunt adesea sensibile la timp. De exemplu, o bancă care are în vedere o cerere de credit ipotecar poate solicita informațiile în termen de două zile lucrătoare.

Dacă un angajat a solicitat o scrisoare de confirmare a angajării, ar trebui să încercați să le răspundeți cât mai repede posibil. Puteți sublinia timpul de răspuns în politica și procedura dvs. Angajații înțeleg apoi cu cât timp în avans trebuie să își facă cererile.

Exemple de scrisoare de verificare a angajării

Mai jos sunt două exemple de scrisori de verificare a muncii atât pentru actualii angajați, cât și pentru foștii angajați.

Acest șablon de verificare a scrisorii de angajare actuale este formatat ca o scrisoare formală de afaceri. Personalizați textul pentru a se potrivi cu informațiile relevante. Salvați o copie pentru referință și păstrați-vă corespondența de verificare a angajării viitoare rapidă, clară și concisă.

Descărcați șablonul de scrisoare de verificare a angajării curente

documente Google

Acest șablon de verificare a scrisorii de angajare anterioare este formatat ca o scrisoare formală de afaceri. Personalizați textul pentru a se potrivi cu informațiile relevante. Salvați o copie pentru referință și păstrați-vă corespondența de verificare a angajării viitoare rapidă, clară și concisă.

Descărcați șablonul de scrisoare de verificare a angajării anterioare

documente Google

Simplificați procesul

Angajații dvs. pot avea nevoie în mod regulat de formulare de verificare a angajaților, așa că este util să aveți o politică și o procedură în vigoare pentru a gestiona cererile lor. Acest lucru standardizează procesul, ajutându-vă să furnizați scrisori în timp util. De asemenea, vă asigură că includeți informațiile necesare, cum ar fi rolul angajatului, fișa postului și salariul.

Prin redactarea unor formulare profesionale și precise de verificare a angajării, vă puteți ajuta să vă sprijiniți angajații în cumpărarea propriilor case, închirierea de locuințe și găsirea unui loc de muncă viitor.

Urmați ghidul nostru pas cu pas și utilizați șabloanele noastre de scrisori de verificare a angajării pentru a produce cu ușurință scrisori profesionale de dovadă a angajării la cerere.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici