Cele mai esențiale 14 documente de înscriere pentru noii angajați

Introducere

Scopul integrării este de a ajuta noii angajați să se simtă bineveniți, informați și gata să dea drumul. Făcând procesul simplu, distractiv și informativ, veți pregăti scena pentru o relație lungă și de succes cu noii membri ai echipei.

O mare parte din integrarea eficientă a angajaților este furnizarea de documentație potrivită.

În acest articol, discut despre importanța documentelor de onboarding în procesul de onboarding și descriu cele 14 documente pe care trebuie să le oferi noilor angajați.

De ce este important un proces bun de integrare?

Un bun proces de integrare este esențial pentru afacerea dvs., deoarece îi ajută pe noii angajați să se simtă bineveniți și le face mai ușoară tranziția către noile lor poziții.

Atunci când noii angajați au o experiență pozitivă de integrare, implicarea angajaților se îmbunătățește și ea. Este mai probabil ca personalul să se simtă angajat în locul lor de muncă, ceea ce poate duce la o performanță mai bună și rate de reținere crescute.

De fapt, un studiu din 2015 al Brandon Hall Group a constatat că organizațiile cu un proces puternic de integrare au o rată de reținere a angajaților cu 82% mai bună.

Eficientizarea documentelor de îmbarcare este o parte importantă a procesului. Oferind documente de angajare noi cu informații clare și concise despre rol, beneficii și politicile companiei, îi ajutați pe angajați să se familiarizeze rapid și să se simtă încrezători în noua lor poziție.

Acest lucru reduce confuzia, economisește timp și permite o tranziție mai lină și o productivitate mai bună. Este benefic atât pentru noul angajat, cât și pentru organizația dvs. în ansamblu!

Ce sunt documentele de îmbarcare?

Documentele de înscriere oferă informații importante care îi pregătesc pe noii membri ai echipei pentru succes. De asemenea, vă ajută să îndepliniți cerințele guvernamentale.

Mai jos, am subliniat cele mai importante documente de onboarding, separate în 4 secțiuni.

Formulare juridice și fiscale

Acestea sunt obligatorii și cerute de guvernul de stat sau federal. Acestea includ documente precum formularele W-4 și I-9, care trebuie completate în câteva zile de la data începerii unui angajat pentru a evita amenzi sau penalități.

Documente specifice companiei

Acestea acoperă toate informațiile pe care un angajat ar trebui să le cunoască, indiferent de poziție. Acestea includ manuale ale angajaților, organigrame și declarații de misiune.

Documente specifice rolului

Acestea detaliază așteptările dumneavoastră de la noul dumneavoastră angajat și vă oferă proceduri standard de operare (SOP) și manuale de politici și proceduri.

Documente de plată și beneficii

Acestea vă educ angajații cu privire la modul în care vor fi plătiți și de ce beneficii pot profita. De asemenea, oferă lucrătorilor informațiile de care au nevoie pentru a beneficia de beneficii. Această categorie ar putea include pachete de beneficii pentru sănătate, informații 401k, politici de concediu, documente privind opțiunile de acțiuni și multe altele.

Pentru mai multe informații, citiți șablonul de listă de verificare pentru integrare Connecteam .

14 documente esențiale de integrare

Acum că sunteți la curent cu ce sunt documentele de înscriere, să discutăm despre cele 14 cele mai esențiale documente pentru a oferi noi angajați.

Documente legale și fiscale de îmbarcare

Forma W-4

Este important să le oferi noilor angajați un formular federal de impozit pe venit W-4 care le permite să își ajusteze statutul de reținere la sursă . Este responsabilitatea dvs. să urmăriți cel mai recent formular W-4 al fiecărui angajat și să vă asigurați că salariile reflectă opțiunile actualizate de reținere la sursă.

Pentru a respecta reglementările, trebuie să păstrați aceste documente fiscale la dosar pentru fiecare angajat timp de cel puțin 4 ani de la data scadenței sau achitării impozitului pe muncă, oricare dintre acestea este ulterioară.

Rămânând organizat și păstrând înregistrări exacte, vă puteți asigura că afacerea dvs. respectă legea și că angajații dvs. sunt plătiți corect.

formularul I-9

Formularul de angajare I-9 este un document important folosit pentru a verifica eligibilitatea unui nou angajat de a lucra în Statele Unite .

În calitate de angajator, este responsabilitatea dvs. să vă asigurați că noul angajat este autorizat legal să lucreze în țară pe baza cetățeniei, vizei, rezidentului și statutului de imigrare. Formularele I-9 sunt necesare pentru cetățeni și non-cetățeni.

Procesul I-9 implică doi pași esențiali:

• Noul angajat trebuie să completeze un formular în care își declară eligibilitatea și documentele care pot fi folosite pentru verificarea statutului lor.
• Noul angajat trebuie să prezinte documente de eligibilitate pentru muncă pe care angajatorul trebuie să le examineze. De obicei, departamentul de resurse umane al unei companii va verifica dacă documentele îndeplinesc lista IRS de documente acceptabile. Aceste documente pot fi pașapoarte, certificate de naștere sau carduri de rezident permanent, de exemplu.

După ce ați verificat cetățenia noului angajat, acesta poate începe să lucreze pentru compania dvs.

Nu trebuie să depuneți formularul I-9 de angajare sau documente de verificare, dar trebuie să le aveți la dispoziție dacă vi se solicită de un ofițer de imigrare.

Formulare pentru impozitele de stat

Unele state au formulare esențiale de reținere a impozitului. Ar trebui să verificați cu guvernul local pentru a vedea dacă aveți nevoie de angajați pentru a completa aceste documente de înscriere.

În prezent, 31 de state necesită un certificat de reținere a impozitului de stat . Acestea sunt:

• Alabama
• Arizona
• Arkansas
• California
• Connecticut
• Districtul Columbiei
• Georgia
• Hawaii
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kansas
• Kentucky
• Louisiana
• Maine
• Maryland
• Massachusetts
• Michigan
• Mississippi
• Missouri
• New Jersey
• New York
• Ohio
• Oklahoma
• Oregon
• Pennsylvania
• insula Rhode
• Vermont
• Virginia
• Virginia de Vest
• Wisconsin

Testarea antidrog și verificarea antecedentelor

Trebuie să includeți o copie a politicii dvs. de testare a drogurilor în documentele de înscriere dacă compania dvs. solicită testarea antidrog.

De asemenea, este important să păstrați evidența rezultatelor testelor și a verificărilor de fundal pentru a respecta reglementările guvernamentale sau din industrie.

Sfatul meu: Utilizarea unui sistem digital de management al angajaților online cu suport pentru formulare personalizate și încărcare de documente înseamnă că puteți păstra toate fișierele angajaților companiei dvs. într-un singur loc.

Connecteam permite angajaților să completeze W-4, I-9 și alte detalii de oriunde. Acest lucru vă poate ajuta să vă simplificați și să vă simplificați procesele de integrare. Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită pentru a testa aceste funcții și multe altele.

Documente de îmbarcare a companiei

Contract de neconcurență

Acordurile de neconcurență interzic angajaților să lucreze pentru concurenți sau începerea unor afaceri similare pentru o anumită perioadă după părăsirea companiei, cum ar fi 6 luni.

Aceste acorduri pot fi utile companiilor care investesc o cantitate semnificativă de resurse în dezvoltarea informațiilor de proprietate sau a relațiilor cu clienții care sunt esențiale pentru succesul lor.

În plus, acordurile de non-concurență pot ajuta companiile să-și păstreze un avantaj competitiv, împiedicând foștii angajați să-și împărtășească cunoștințele și expertiza cu concurenții. De asemenea, pot ajuta la evitarea conflictelor de interese. Aceste acorduri ajută la asigurarea faptului că angajații se concentrează pe responsabilitățile actuale ale locului de muncă și nu își folosesc poziția în cadrul companiei în beneficiul unei afaceri concurente.

Formular de contact de urgență

A avea un formular de contact de urgență pentru angajați este o parte esențială a planului de management al riscului oricărei companii. Formularul permite companiei dumneavoastră să ia rapid și ușor legătura cu persoana de contact de urgență desemnată de angajat în caz de urgență sau accident.

Având un formular de contact de urgență, de asemenea , îmbunătățește satisfacția angajaților . Știind că angajatorul lor are informațiile de contact în caz de urgență în dosar și poate fi contactat în caz de urgență, poate oferi angajaților liniște sufletească și îi poate ajuta să se simtă apreciați și îngrijiți. Este un pas simplu care poate merge mult în construirea unei culturi pozitive a companiei și în stimularea unui sentiment de comunitate și de sprijin în rândul angajaților.

Manualul angajatului

Un manual al angajaților servește drept ghid pentru lucrători cu privire la politicile, așteptările și procedurile companiei. Oferă o imagine de ansamblu clară și concisă a ceea ce se așteaptă de la angajați și la ce se pot aștepta aceștia de la companie. De asemenea, ajută la protejarea legală a companiei.

Câteva elemente cheie care ar trebui incluse într-un manual al angajatului sunt:

• Prezentare generală a companiei: Începeți cu o introducere care oferă o privire de ansamblu asupra companiei, misiunii și culturii acesteia. Acest lucru poate ajuta angajații să se simtă conectați la organizație și să înțeleagă valorile și obiectivele acesteia.

• Politici de angajare: cum ar fi clasificările angajaților, fișele posturilor, programul de lucru și beneficiile.

• Codul de conduită: Subliniați așteptările companiei cu privire la comportamentul angajaților, inclusiv politicile legate de codul vestimentar, conduita la locul de muncă și politicile anti-discriminare și hărțuire.

• Siguranță și securitate: includeți politici legate de siguranță și securitate, cum ar fi procedurile de urgență, regulile de siguranță la locul de muncă și politicile de securitate IT.

• Managementul performanței: Descrieți procesul de management al performanței al companiei, inclusiv modul în care este evaluată performanța, feedback-ul și procedurile disciplinare.

• Încetarea și demisia: Explicați politicile și procedurile companiei pentru reziliere și demisie, inclusiv cerințele de notificare și interviurile de ieșire.

Includeți, de asemenea, un formular de confirmare pe care să îl semneze angajații. Acest lucru va indica faptul că au primit și au citit manualul și au înțeles conținutul acestuia.

În plus, nu uitați să păstrați limbajul simplu și ușor de înțeles și să vă asigurați că manualul este actualizat în mod regulat pentru a reflecta orice modificări ale politicilor sau procedurilor.

Organigrama

Furnizarea noilor angajați cu o organigramă îi ajută pe angajați să înțeleagă structura companiei , ierarhia și relațiile de raportare.

De asemenea, îi poate ajuta pe noii angajați să comunice mai eficient cu colegii lor. Ei pot înțelege mai bine rolurile și responsabilitățile colegilor lor, facilitând colaborarea și atingerea obiectivelor comune. O organigramă poate ajuta, de asemenea, angajații să determine cine să abordeze cu întrebări sau preocupări și cine are autoritatea de a lua anumite decizii.

Ghid de brand

Un document de ghid de marcă asigură că angajații înțeleg identitatea mărcii companiei și cum să o reprezinte în mod consecvent. Acest document garantează că vocea și imaginea companiei rămân consistente în întreaga forță de muncă.

Acest document ar trebui să includă orientări privind:

• Voce și ton în materialele de marketing
• Utilizarea logo-urilor
• Fonturi și tipografie care trebuie utilizate
• Scheme de culori și forme care trebuie încorporate
• Ghid pentru utilizarea fotografiei și a operelor de artă

Documente specifice rolului

Scrisoare de ofertă de angajare

Scrisoarea de ofertă de angajare prezintă așteptările, salariul și beneficiile noului angajat . După ce angajatul examinează și semnează cu atenție scrisoarea de ofertă, aceasta ar trebui să fie păstrată în dosarul său pentru referințe viitoare în cazul oricăror probleme potențiale.

Contract de angajat

Este posibil să aveți un contract de angajat separat, care este mai detaliat decât scrisoarea de ofertă a angajatului.

Contractele de muncă pot include detalii suplimentare cu privire la:

• Titlul postului și atribuțiile
• Program de lucru
• Compensare
• Politici și proceduri de reziliere
• Proprietate intelectuală
• Confidențialitate
• Politici și proceduri de soluționare a litigiilor
• Beneficii

Sfatul meu: în contractul dvs. de angajat, includeți detalii specifice rolului, cum ar fi compensația și programul de lucru. Puneți reguli și informații mai generale pe care toți angajații trebuie să le respecte și să le cunoască în manualul angajaților. Puteți consulta manualul angajatului din contractul de angajat.

Manuale de proces și proceduri

Împreună cu pregătirea practică și instruirea de la un prieten de onboarding, vă recomand să oferiți angajaților manuale de proceduri oficiale . Acestea ar trebui să conțină instrucțiuni detaliate pentru diferitele sarcini de care va fi responsabil un nou angajat. De asemenea, ar trebui să sublinieze procedurile de escaladare pentru gestionarea oricăror provocări care pot apărea.

Angajații se pot referi cu ușurință la aceste manuale după ce au finalizat procesul inițial de integrare.

Documente de plată și beneficii

Formular de depozit direct

Mulți angajați preferă să-și primească plata prin depunere directă în conturile lor bancare. Pentru a facilita acest proces, va trebui să furnizați noului dvs. angajat un formular de depunere directă în care acesta poate introduce detaliile contului bancar și preferințele de depunere.

Document de prezentare generală a beneficiilor

Un document de prezentare generală a beneficiilor pentru angajați ar trebui să ofere un rezumat cuprinzător al pachetului de beneficii oferit de companie.

Documentul ar trebui să includă:

• Asigurare de sănătate: explicați opțiunile disponibile angajaților, cum ar fi tipurile de planuri, sumele de acoperire și primele.

• Planuri de pensie: Detaliați planurile de pensie pe care compania le oferă, cum ar fi un plan 401(k) sau un plan de pensii. Includeți cerințele privind contribuția angajaților și contribuțiile egale ale angajatorului.

• Politici privind timpul liber: descrieți politicile companiei privind timpul de concediu, concediul medical, zilele personale și sărbători.

• Altă asigurare: Detaliați orice beneficii suplimentare de asigurare, cum ar fi asigurarea de viață, asigurarea de invaliditate sau asigurarea de vedere și dentară.

• Programe de wellness: Descrieți orice programe de wellness pe care compania le oferă, cum ar fi abonamente la sală de sport, examinări de sănătate sau programe de reducere a stresului.

• Programe de asistență pentru angajați: explicați orice program de asistență pentru angajați oferit de companie, cum ar fi servicii de consiliere, planificare financiară sau asistență juridică.

• Beneficii suplimentare: Detaliați orice avantaje suplimentare pe care compania le oferă, cum ar fi reduceri pentru angajați, rambursarea taxelor de școlarizare sau asistență pentru transport.

Furnizarea unui document clar și cuprinzător de prezentare generală a beneficiilor poate ajuta angajații să înțeleagă valoarea pachetului lor de beneficii și să ia decizii informate cu privire la opțiunile lor.

rezumat

Integrarea eficientă este crucială pentru succesul oricărei noi angajări. Acesta dă tonul experienței lor în companie și stabilește o bază pentru o relație de muncă pozitivă.

Documentele de îmbarcare joacă un rol important în acest sens. Prin furnizarea de documente într-o manieră clară și organizată, angajatorii reduc stresul și confuzia procesului de onboarding pentru noii angajați și îi pregătesc pentru succes în noile lor roluri.