Ghidul complet al managerului pentru programele fixe

Programele fixe de lucru sunt un aspect esențial al gestionării angajaților.

În calitate de manager, este important să creați un program de lucru care să vă asigure că echipa este productivă, răspunde nevoilor afacerii și menține angajații motivați.

Acest ghid își propune să vă ofere cunoștințele și abilitățile necesare pentru a crea și gestiona eficient un program de lucru fix.

Înțelegerea programelor de lucru fixe

Programele de lucru fixe sunt un tip obișnuit de program care impune angajaților să lucreze la o oră fixă ​​în fiecare zi pentru un număr stabilit de ore pe zi.

Programul comun „de la nouă la cinci” este un exemplu de program de lucru fix.

Acestea pot fi folosite pentru schimburi în orice moment și pentru locuri de muncă cu normă întreagă și parțială.

Ce este un program de lucru fix?

Cu un program fix, angajații lucrează în același timp și în același loc pentru aceleași zile stabilite pe săptămână.

Programele fixe sunt de obicei ture de opt ore timp de cinci zile, totalizând 40 de ore pe săptămână, cum ar fi ture de la 8:00 AM la 5:00 PM cu o pauză de masă.

O afacere poate eșalona mai multe ture fixe, cum ar fi turele de zi și turele de noapte, cu unele ore suprapuse dacă activitățile sale se desfășoară non-stop.

În general, organizația stabilește programul, iar angajații au așteptări clare despre când vor lucra și cât de mult.

Beneficiile programelor fixe de muncă pentru întreprinderi și angajați

Programele fixe de lucru oferă beneficii atât angajaților, cât și companiilor.

Unele dintre motivele pentru care angajații tind să le placă, cum ar fi stresul redus și o mai bună coeziune a echipei, sporesc productivitatea și comunicarea pentru afacere.

Previzibilitatea permite echilibrul dintre viața profesională și viața privată

Având predictibilitate bazată pe program la locul de muncă, este mai ușor pentru angajați să planifice activități precum evenimente de familie, divertisment și întâlniri la doctor.

Un program de lucru fix îi ajută, de asemenea, pe lucrătorii să mențină modele de somn consistente și să obțină somnul de înaltă calitate de care au nevoie pentru a funcționa, sporind productivitatea și susținând sănătatea.

Timpul comun întărește conexiunile între colegi

Angajații care lucrează în aceleași ture își dezvoltă în mod natural abilități mai bune de coordonare a echipei.

Implicarea angajaților este un factor crucial în gestionarea unei echipe.

O comunicare mai bună întărește coeziunea echipei, iar lucrătorii se pot simți mai conectați cu colegii lor atunci când lucrează împreună la obiective comune.

Setarea de programare îmbunătățește gestionarea timpului și a forței de muncă

Managerii apreciază că construirea cu program fix este o perspectivă care se stabilește și se uită.

Odată ce ați creat un program fix de lucru ideal pentru afacerea dvs., puteți sta pe spate și lăsați programul să se repete.

Va trebui doar să gestionați timpul liber sau să corectați cursul acolo unde este necesar. Un program fix face, de asemenea, mai simplă măsurarea productivității angajaților.

Ca bonus, angajații cărora le place schimbul lor ar putea dori să rămână.

Dezavantajele programelor fixe de lucru pentru întreprinderi și angajați

Deși programele de lucru fixe au multe beneficii, ele pot prezenta și unele dezavantaje.

Angajații ar putea dori mai multă flexibilitate sau ture de lucru mai bune, iar managerii pot avea dificultăți în alocarea personalului în schimburi nepopulare sau în distribuirea echitabilă a timpului pentru angajații cu experiență.

Mai puțină flexibilitate provoacă frecări ale angajaților

Lucrătorii cu program fix au mai puțin spațiu de lucru atunci când situația lor de viață se schimbă și nu pot pur și simplu schimba turele.

Unii se plictisesc făcând același lucru în același timp în același loc și preferă programe rotative sau flexibile. În plus, datele recente sugerează că mulți lucrători preferă flexibilitatea în programul lor de lucru.

Schimburile nepopulare generează cifra de afaceri

Chiar dacă dezvoltați cel mai corect program de lucru fix posibil, este puțin probabil ca fiecare muncitor să-și facă schimbul ideal.

Unii vor trebui să lucreze în schimburi mai puțin dorite, ceea ce poate duce la o rată ridicată de rotație a angajaților, deoarece lucrătorii nemulțumiți se aruncă pe nave în căutarea unor ture mai favorabile.

Productivitatea poate avea de suferit în programele stabilite

În mod obișnuit, angajații cu mai multă vechime primesc o preferință pentru ture mai bune, ceea ce poate duce în mod neintenționat la ture specifice stivuite cu cei mai experimentați lucrători.

Acest lucru poate duce la unele schimbări care necesită lideri mai experimentați.

Unii lucrători extrem de eficienți își vor termina sarcinile stabilite înainte de sfârșitul schimbului stabilit.

Dacă managerii nu monitorizează îndeaproape rezultatele, acest lucru poate pierde timp și poate plictisi angajații.

Dezvoltarea unui program de lucru fix eficient

Programul de lucru fix ideal trebuie să se potrivească atât nevoilor afacerii dumneavoastră, cât și nevoilor angajaților dumneavoastră.

Când sunteți mulțumit că avantajele programelor de lucru fixe depășesc dezavantajele, este timpul să personalizați unul pentru compania dvs., dar va trebui să aveți în vedere câteva considerente.

Evaluarea cerințelor afacerii

Un program de lucru fix trebuie să se alinieze nevoilor dvs. de afaceri înainte de a satisface alți factori.

Luați în considerare nivelul de calificare și forța de muncă necesare pentru a vă finaliza toate procesele interne, astfel încât toate operațiunile să funcționeze fără probleme.

Acest lucru vă va spune cine trebuie să lucrați - și când.

Determinarea disponibilității și preferințelor angajaților

Verificați cu atenție disponibilitatea angajaților pentru a evita frecarea operațională.

Nu faceți presupuneri despre disponibilitatea angajaților și situațiile personale, ci cunoașteți-le.

Oamenii apreciază întotdeauna să fie tratați ca oameni, așa că, deși nu puteți sacrifica nevoile afacerii pentru a se potrivi preferințelor personale ale fiecăruia, asigurați-vă că oferiți o comunicare clară cu privire la deciziile de programare.

Programarea schimburilor și atribuirea sarcinilor

Luați în considerare cerințele de calificare și forță de muncă ale sarcinilor în fiecare schimb.

Doriți să vă distribuiți lucrătorii cei mai calificați și experimentați pe diferite schimburi pentru a crește eficiența și a evita întârzierile din cauza lipsei de competențe sau a forței de muncă.

Comunicarea programului angajaților

Informarea angajaților dumneavoastră despre programul dumneavoastră fix înainte de a-l lansa vă oferă șansa de a lua în considerare feedback-ul lor și le permite să se adapteze rapid și fără probleme.

De asemenea, puteți explica rațiunea din spatele programării dvs., inclusiv orice politici stabilite pe care le urmați.

Gestionarea programelor de lucru fixe

Pe măsură ce dezvoltați programul de lucru fix care funcționează cel mai bine pentru afacerea dvs., trebuie, de asemenea, să construiți politici care să îl susțină, inclusiv planificarea din timp pentru programarea conflictelor și monitorizarea prezenței și a productivității.

Gestionarea solicitărilor angajaților pentru modificări de program

O solicitare a unui angajat pentru un program este una dintre cele mai frecvente probleme de programare a angajaților, dar soluția nu trebuie să fie complexă.

Software-ul de programare digitală poate facilita atât planificarea, cât și ajustările.

Oferiți angajaților o cale clară pentru a solicita modificări pentru a vă asigura că se simt ascultați și luați în considerare, chiar dacă nu puteți satisface cererea în cele din urmă.

Pentru a decide dacă schimbarea funcționează pentru afacere, luați în considerare resursele dvs. disponibile în schimbul la care doresc să se schimbe și pe cel pe care speră să îl oprească.

Va trebui să echilibrați disponibilitatea angajaților cu cerințele dvs. de personal.

Dacă celălalt schimb ar putea folosi mâinile suplimentare sau experiența adăugată, ar putea avea sens să-i acorde cererea.

Dar, dacă este o tură populară, nu aveți probleme cu personalul, veți dori să vă gândiți cu atenție la ce ar trebui schimbat pentru a se potrivi preferințelor lor.

Dacă răspunsul la solicitarea unui angajat este da, puteți rearanja turele în câteva minute folosind instrumente digitale de programare cu funcționalitate drag-and-drop.

Dacă răspunsul este nu, subliniați motivele și orice politici relevante. Evitați să dați speranțe false că „poate cândva” vor avea acea schimbare.

Dacă există o șansă să puteți acorda modificarea programului în viitor - de exemplu, dacă reevaluați în mod regulat turele sau dacă angajații care ajung la o anumită funcție devin eligibili pentru luare în considerare cu prioritate - comunicați clar acest proces angajatului.

Gestionarea conflictelor de orar

Creați politici care definesc când și cum pot solicita angajații timp liber, inclusiv dacă zilele de boală și zilele de concediu sunt separate.

Asigurați-vă că aceste politici sunt subliniate clar în manualul angajaților pentru ca angajații să le poată consulta cu ușurință.

Din punct de vedere operațional, stabiliți un plan pentru acoperirea personalului.

Vă puteți menține activitățile de afaceri dacă o persoană este plecată sau puteți chema un alt angajat pentru a acoperi?

Oferirea angajaților tăi cu o modalitate ușoară de a coordona direct schimburile de ture poate avea sens.

Asigurați-vă că politicile dvs. respectă legile și reglementările locale în domeniul muncii și respectați-le pentru a asigura un tratament echitabil pentru toți angajații.

Strategii de monitorizare a performanței și a prezenței angajaților

Trebuie să fii sigur că angajații apar și își fac treaba, dar nu vrei să le compromiți sentimentul de autonomie.

Absentismul la locul de muncă este o problemă reală pentru care managerii trebuie să o rezolve, cu puțin peste 3% dintre lucrători absenți în orice zi de lucru.

Cu toate acestea, mulți lucrători nu se simt microgestionați sau spionați, așa că fiți transparenți și comunicați clar politica de monitorizare a locului de muncă.

Căutați un sistem de gestionare a prezenței ușor de integrat, care să permită angajaților să intre și să iasă și să se integreze perfect cu sistemele dvs. de salarizare și resurse umane.

De asemenea, puteți urmări performanța cu un software eficient de gestionare a sarcinilor, care îi ajută pe angajați să finalizeze proiectele rapid și la buget.

Folosirea listelor de verificare și a sarcinilor stabilite face lucrurile mai ușor de gestionat și crește eficiența.

Cele mai bune practici pentru gestionarea programelor de lucru fixe

Există o diferență între pur și simplu gestionarea programelor pentru a vă asigura că aveți oameni acolo unde aveți nevoie și gestionarea bine a programelor.

Cele mai bune practici includ o comunicare puternică, conformitatea cu reglementările, contribuția angajaților și echilibrul dintre viața profesională și viața privată.

Comunicați cu angajații dvs

Liniile deschise de comunicare sunt vitale pentru menținerea moralului și a productivității, indiferent de tipul de programare pe care îl utilizați.

Integrarea unor caracteristici transparente de comunicare și implicare în fluxul dvs. de lucru poate stimula o cultură a încrederii.

Când trebuie să faceți modificări, comunicați clar motivele și acordați angajaților cât mai mult preaviz posibil pentru a le adapta.

Asigurați conformitatea cu legile și reglementările muncii

Pe măsură ce vă construiți politicile de programare, asigurați-vă că acestea sunt aliniate cu legile și reglementările relevante federale, de stat și locale ale muncii.

Va trebui să respectați programul și plata orelor suplimentare, vacanțele, pauzele de masă și de odihnă și intervalul de timp pentru informarea lucrătorilor cu privire la programul lor, printre alte considerente.

Încurajați feedback-ul și sugestiile angajaților

Căutați feedback de la angajații dvs. devreme și des pentru a vă asigura că aveți un deget pe pulsul cine este fericit și prosper în rolurile lor și cine devine din ce în ce mai frustrat.

Când știi unde se află problemele, le poți aborda mai ușor.

O casetă de sondaj de modă veche este probabil să fie ignorată, dar dacă utilizați deja soluții digitale, puteți integra cu ușurință un instrument de feedback al angajaților care permite mai multe canale de comunicare - inclusiv sondaje și șabloane personalizabile, sondaje live și funcționalități de chat pentru intrare rapidă și directă.

Sprijină echilibrul dintre viața profesională și viața privată

Menținerea unui echilibru bun între muncă și viața personală este o provocare comună în rândul angajaților.

Aproape jumătate dintre angajați raportează simptome de epuizare, conform unui studiu McKinsey.

Odată cu separarea vieții de muncă și de acasă, lucrătorii beneficiază de o perioadă sănătoasă de timp pentru a se deconecta de la serviciu și a întineri.

Managerii pot îndruma angajații cu privire la strategii pentru a menține acest echilibru, inclusiv a avea spații de lucru și dispozitive desemnate, limite rezonabile pentru citirea și răspunsul la mesaje legate de muncă, obiceiuri sănătoase și un program previzibil.

Instrumente pentru gestionarea programelor de lucru fixe

Programarea forței de muncă este o activitate complexă, chiar și cu stabilitatea relativă a programelor de lucru fixe.

Să presupunem că gestionați mulți angajați pe diferite programe fixe.

În acest caz, veți petrece mai mult timp planificând în avans și, odată ce programele sunt stabilite, acestea nu vor necesita atât de multă monitorizare ca și alte tipuri de programare, cum ar fi programele flexibile.

Cele două abordări principale pentru gestionarea programelor de lucru fixe includ programarea manuală a schimburilor și software-ul de programare.

Programarea manuală a schimburilor

Un manager sau altcineva din echipă stabilește programul de lucru pentru turele programate manual.

În mod obișnuit, aceștia folosesc o foaie de calcul complexă pentru a cântări disponibilitatea și preferințele angajaților față de nevoile afacerii și pentru a încerca să găsească o cale de mijloc.

Unora le place abordarea practică și elementul uman de luare în considerare a preferințelor, dar elementul uman lasă loc și erorii umane.

Este un proces care necesită timp pentru a configura și monitoriza dacă aveți mai mult de o mână de angajați, iar analiza manuală a datelor este o corvoadă în sine.

Introducere în software-ul de programare

Software-ul de programare ușurează sarcina de timp a programării forței de muncă.

Aplicația de planificare a lucrărilor all-in-one a Connecteam vă poate ajuta să vă optimizați gestionarea schimburilor și să obțineți productivitate maximă cu mai puține bătăi de cap. Mărește eficiența și acuratețea și încorporează, de asemenea, raportarea automată.

Connecteam vă ajută să eficientizați toate sarcinile de gestionare a angajaților și de programare a muncii, permițând eficiență operațională continuă, cu funcții care permit:

• Digitalizarea sarcinilor de rutină de gestionare a angajaților, cum ar fi mementourile echipei și actualizările de stare
• Urmărirea angajaților folosind o aplicație de ceas orar
• Crearea și partajarea instantanee a programelor cu echipele dvs. fără birou
• Colectarea de informații de la angajații dvs. prin crearea de rapoarte, liste de verificare, formulare și solicitări online

Întrebări frecvente

Care este diferența dintre un program de lucru fix și un program de lucru flexibil?

Pe un program de lucru fix, angajații lucrează de obicei în aceleași ture săptămânale pentru același număr de ore și zile lucrate. Totuși, nu toate locurile de muncă necesită un program strict de timp.

Programele de lucru flexibile sunt mai puțin rigide și permit angajaților să efectueze un anumit număr de ore de lucru pe săptămână sau pe zi, dar acele ture nu sunt neapărat la aceleași ore exacte.

Care sunt unele alternative la programele fixe de lucru?

Există cel puțin 15 tipuri de programe de lucru pe care managerii le pot lua în considerare. Alte programe de lucru obișnuite includ programe flexibile în care angajații și angajatorii colaborează pentru a determina cât de mult lucrează un angajat, programe rotative de lucru în ture în care lucrătorii se desfășoară în ture de zi și de noapte, ture împărțite în care angajații lucrează în două intervale de timp într-o singură zi cu o perioadă extinsă. pauză între ele și ture de gardă în care angajații lucrează după cum este necesar.

Care este impactul programelor fixe de lucru asupra moralului angajaților?

Fiecare angajat este diferit, iar unii apreciază predictibilitatea unui program fix care le permite să-și delimiteze timpul personal de timpul de lucru, în timp ce alții pot fi plictisiți de caracterul repetitiv al programului lor sau devin frustrați într-o tură care nu le place.

Cum mă pot asigura că programul meu fix de lucru este corect și echitabil pentru toți angajații?

Asigurarea unei comunicări clare despre toate politicile de programare și respectarea acestor politici este cea mai bună modalitate de a asigura angajaților un program de lucru corect și echitabil.

Fiți corecti atunci când luați în considerare solicitările pentru programele preferate și timpul liber și fiți consecvenți cu modul în care luați în considerare mandatul și performanța. Luați în considerare utilizarea unui software de programare care minimizează oportunitatea de luare a deciziilor părtinitoare.